Remarque : Microsoft Access ne prend pas en charge l’importation de données Excel avec une étiquette de confidentialité appliquée. Pour contourner ce problème, vous pouvez supprimer l’étiquette avant l’importation, puis la réappliquer après l’importation. Pour plus d’informations, voir Appliquer des étiquettes de confidentialité à vos fichiers et e-mails dans Office.
Access et Microsoft Excel présentent de nombreuses similitudes, ce qui peut compliquer le choix du programme que vous devez utiliser. Par exemple, les deux programmes peuvent stocker de grandes quantités de données, exécuter des requêtes et des outils d’analyse puissants pour découper et dés ces données, et effectuer des calculs sophistiqués qui retournent les données dont vous avez besoin.
Toutefois, chaque programme présente des avantages clairs, en fonction du type de données que vous gérez et de ce que vous souhaitez faire avec ces données. Par exemple, si votre objectif est de maintenir l’intégrité des données dans un format accessible à plusieurs utilisateurs, Access est votre meilleur choix, tandis qu’Excel est mieux adapté aux données numériques complexes que vous souhaitez analyser en profondeur.
Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser les deux programmes, en utilisant chacun pour l’objectif auquel il est le mieux adapté. En général, Access est mieux adapté à la gestion des données : il vous aide à les organiser, à les rechercher facilement et à les mettre à la disposition de plusieurs utilisateurs simultanés. Excel est généralement mieux adapté à l’analyse des données : effectuer des calculs complexes, explorer les résultats possibles et produire des graphiques de haute qualité. Si vous utilisez Access pour stocker vos données et Excel pour les analyser, vous pouvez bénéficier des avantages des deux programmes.
Avant de choisir le programme à utiliser, vous pouvez comparer les avantages de chaque programme, savoir quand il est préférable d’utiliser l’un ou l’autre, et découvrir comment travailler avec les deux programmes pour obtenir exactement les résultats souhaités.
Remarque : Toutes les suites Microsoft Office incluent Excel, mais pas toutes les suites incluent Access.
Comparer les avantages de chaque programme
Le choix du programme approprié est essentiel si vous souhaitez accéder à vos informations et les mettre à jour avec des performances et une précision maximales. Pour déterminer le programme le mieux adapté aux tâches que vous souhaitez accomplir, il peut être utile de comparer les avantages que chaque programme a à offrir en ce qui concerne le stockage des données, l’analyse des données, la collaboration multi-utilisateur et la sécurité.
Données plates et relationnelles Pour vous aider à déterminer le programme le mieux adapté au stockage de vos données, posez-vous la question suivante : les données sont-elles relationnelles ou non ? Les données qui peuvent être efficacement contenues dans une seule table ou feuille de calcul sont appelées données plates ou non relationnelles . Par exemple, si vous souhaitez créer une liste simple de clients, avec une seule adresse et une seule personne de contact pour chaque client, Excel peut être le meilleur choix. Toutefois, si vous souhaitez stocker une liste de clients plus complexe contenant des adresses de facturation et d’expédition pour chaque client, ou plusieurs personnes de contact pour chaque client, Access est la meilleure solution.
Dans un base de données relationnelle, vous organisez vos informations en plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est plate et contient des informations sur un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données client, les noms des clients doivent être stockés dans une table, tandis que les adresses de facturation et d’expédition de ces clients doivent être stockées dans une table distincte. Le stockage des adresses séparément des noms est une bonne idée, car chaque client peut avoir plusieurs adresses et vous souhaitez pouvoir entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.
Données locales et externes Vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données provenant de diverses sources de données externes afin de pouvoir afficher, interroger et modifier ces données sans avoir à les importer. Par exemple, Access fournit des commandes pour se connecter à des données existantes dans une base de données Microsoft SQL Server, un fichier dBASE ou un dossier Outlook, ainsi que de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à un large éventail de sources de données, notamment des bases de données Access, SQL Server et Analysis Services, des fichiers texte et XML, ainsi que des sources de données ODBC et OLE DB. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données pour modifier les données sources via l’interface utilisateur Excel.
Access et Excel fournissent des commandes pour se connecter aux données dans Windows SharePoint Services listes. Toutefois, Excel fournit uniquement une connexion en lecture seule aux listes SharePoint ; tandis qu’Access vous permet de lire et d’écrire des données dans des listes SharePoint.
Intégrité des données et flexibilité Les identificateurs uniques aident à préserver l’intégrité de vos données et garantissent qu’aucune ligne (ou enregistrement) ne contient exactement les mêmes données. Les identificateurs uniques fournissent également le moyen le plus rapide de récupérer des données lorsque vous recherchez ou triez vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données NuméroAuto pour générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs pour associer des enregistrements d’une table à un ou plusieurs enregistrements d’une autre table.
La structure qu’Access applique à vos données permet de garantir l’intégrité des données. Access peut exiger que les nouveaux enregistrements d’une table aient une valeur correspondante existante dans une autre table, de sorte que vous ne pouvez pas créer d’enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous ne voudriez pas avoir une commande qui n’incluait pas d’informations client. Access peut exiger que chaque nouvel enregistrement de votre table Commandes ait une valeur client correspondante dans votre table Clients. Cette correspondance requise des valeurs est appelée intégrité référentielle.
Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et règles pour vous assurer que les données sont entrées correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus libre, mais comme Excel ne prend pas en charge les données relationnelles, il ne peut pas prendre en charge l’intégrité référentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande Validation des données pour contrôler l’entrée de données dans Excel.
Interrogation Si vous devez souvent afficher vos données de différentes façons, en fonction de conditions ou d’événements changeants, Access peut être le meilleur choix pour stocker et utiliser vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes SQL (Structured Query Language) pour récupérer rapidement uniquement les lignes et les colonnes de données souhaitées, que les données soient contenues dans une table ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans des requêtes pour créer des champs calculés. L’utilisation d’une expression dans Access est similaire au processus d’utilisation de formules dans Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour synthétiser des données et présenter des valeurs agrégées, telles que des sommes, des moyennes et des nombres.
Modélisation Dans Excel, vous pouvez utiliser analyse de scénarios outils pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. L’analyse de scénarios vous permet d’exécuter différents scénarios sur vos données, tels que les scénarios les meilleurs et les pires scénarios, et de comparer les données résultantes de plusieurs scénarios dans un rapport de synthèse. Aucune fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.
Tableau croisé dynamique et graphique Dans les deux programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fournit des fonctionnalités de création de rapports et de graphiques de tableau croisé dynamique plus avancées qu’Access. Si vous envisagez de créer des rapports de tableau croisé dynamique complets ou de fournir régulièrement des graphiques professionnels, vous devez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique ou des graphiques de tableau croisé dynamique dans Excel au lieu des mêmes fonctionnalités dans Access.
Access et Excel peuvent être utilisés dans des environnements collaboratifs, tels que Windows SharePoint Services et les partages de fichiers réseau, mais il existe des différences dans la façon dont les données sont accessibles par plusieurs utilisateurs.
Accès de plusieurs utilisateurs aux données Dans le cadre d’un fonctionnement normal, Access permet à plusieurs utilisateurs d’ouvrir une base de données unique en même temps . cela fonctionne bien, car Access verrouille uniquement les données en cours de modification ; par conséquent, d’autres utilisateurs peuvent modifier différents enregistrements sans conflit. Dans Excel, vous pouvez partager un classeur avec d’autres utilisateurs, mais la collaboration multi-utilisateur fonctionne mieux lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce classeur à des moments différents plutôt que simultanément. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access collaborent sur un ensemble de données, et les utilisateurs d’un classeur Excel collaborent sur un document.
Utilisation de Windows SharePoint Services pour la collaboration Les deux programmes s’intègrent aux technologies Microsoft Windows SharePoint Services, telles que les listes SharePoint et les bibliothèques de documents.
Access offre différentes façons de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint. Par exemple, vous pouvez charger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, rendre les formulaires et les états disponibles en tant que vues Windows SharePoint Services et lier une base de données à des données stockées dans des listes SharePoint.
Excel n’offre qu’un seul moyen de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint Services. Vous pouvez charger un classeur dans des bibliothèques de documents Windows SharePoint Services, où les utilisateurs individuels peuvent extraire le classeur pour apporter des modifications, ce qui empêche d’autres utilisateurs de modifier le classeur en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un classeur sans l’extraire de la bibliothèque de documents, auquel cas ils doivent se coordonner avec d’autres utilisateurs pour éviter les conflits de données.
Utilisation de dossiers réseau pour la collaboration Si vous stockez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et utiliser ses données simultanément. Les enregistrements individuels sont verrouillés lorsqu’un utilisateur les modifie. Si vous stockez un classeur Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. À des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le classeur tandis qu’un autre utilisateur le modifie, mais ces utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications aux données tant que l’utilisateur qui modifie le classeur ne le ferme pas.
Les deux programmes fournissent des fonctionnalités similaires (mots de passe et chiffrement) qui peuvent vous aider à empêcher la perte de données et à protéger vos données contre tout accès non autorisé. Toutefois, il existe certaines différences entre Access et Excel dans le fonctionnement de la protection des données au niveau de l’utilisateur.
Protection contre la perte de données Dans Access, votre travail est enregistré en continu de sorte qu’en cas de défaillance inattendue, il est peu probable que vous perdiez beaucoup de travail (le cas échéant). Toutefois, étant donné qu’Access enregistre votre travail en continu, il vous est également possible d’apporter des modifications que vous décidez ultérieurement de ne pas valider. Pour vous assurer que vous pouvez restaurer votre base de données comme vous le souhaitez, vous devez créer une copie de sauvegarde du fichier de base de données selon une planification adaptée à vos besoins. Vous pouvez récupérer une base de données entière à partir d’une sauvegarde, ou vous pouvez restaurer uniquement la table ou tout autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde de système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde du système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer les informations de récupération automatique à des intervalles définis pendant que vous mettez à jour vos données.
Protection des données au niveau de l’utilisateur Dans Excel, vous pouvez supprimer des données critiques ou privées de la vue en masquant des colonnes et des lignes de données, puis protéger l’ensemble de la feuille de calcul pour contrôler l’accès utilisateur aux données masquées. En plus de protéger une feuille de calcul et ses éléments, vous pouvez également verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier involontairement des données importantes.
Sécurité au niveau du fichier Au niveau du fichier, vous pouvez utiliser chiffrement dans les deux programmes pour empêcher les utilisateurs non autorisés de voir les données. Vous pouvez également exiger qu’un mot de passe être entré pour ouvrir un fichier de base de données ou un classeur. En outre, vous pouvez sécuriser un fichier ou un classeur de base de données en utilisant un signature numérique.
Accès restreint aux données Dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations basées sur l’utilisateur pour accéder aux données ou définir des droits en lecture seule qui empêchent d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données auxquelles ils ont accès. Access ne fournit pas de fonctionnalités de sécurité au niveau de l’utilisateur, mais Access prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de n’importe quel serveur de base de données auquel il se connecte. Par exemple, si vous créez un lien vers une liste SharePoint, Access prend en compte les autorisations utilisateur pour la liste SharePoint. Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs non autorisés de vos données Access, vous pouvez chiffrer votre base de données en définissant un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données de la base de données, même s’ils y accèdent à l’aide d’un autre programme, tel qu’Excel.
Pour plus d’informations sur la façon de protéger vos données, voir Définir ou modifier la sécurité au niveau utilisateur Access 2003 dans Access 2007 ou version ultérieure et Protection et sécurité dans Excel.
Quand utiliser Access
En termes très généraux, Access est le meilleur choix lorsque vous devez suivre et enregistrer des données régulièrement, puis afficher, exporter ou imprimer des sous-ensembles de ces données. Les formulaires Access fournissent une interface plus pratique qu’une feuille de calcul Excel pour l’utilisation de vos données. Vous pouvez utiliser Access pour automatiser les actions fréquemment effectuées, et les rapports Access vous permettent de résumer les données sous forme imprimée ou électronique. Access fournit une structure plus grande pour vos données ; Par exemple, vous pouvez contrôler les types de données qui peuvent être entrés, les valeurs qui peuvent être entrées, et vous pouvez spécifier la façon dont les données d’une table sont liées aux données d’autres tables. Cette structure vous permet de vous assurer que seuls les types de données corrects sont entrés.
Access stocke les données dans des tables qui ressemblent beaucoup aux feuilles de calcul, mais les tables Access sont conçues pour des requêtes complexes par rapport aux données stockées dans d’autres tables.
Utilisez Access lorsque vous :
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Prévoyez de nombreuses personnes travaillant dans la base de données et vous souhaitez des options robustes qui gèrent en toute sécurité les mises à jour de vos données, telles que le verrouillage des enregistrements et la résolution des conflits.
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Prévoyez la nécessité d’ajouter d’autres tables à un jeu de données qui provient d’une table plate ou non relationnelle.
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Vous souhaitez exécuter des requêtes complexes.
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Vous souhaitez produire une variété de rapports ou d’étiquettes de publipostage.
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Gestion des contacts Vous pouvez gérer vos contacts et adresses postales, puis créer des rapports dans Access ou fusionner les données avec Microsoft Office Word pour imprimer des lettres, des enveloppes ou des étiquettes de publipostage.
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Inventaire et suivi des ressources Vous pouvez créer un inventaire des articles de votre domicile ou bureau, et stocker des photos et autres documents associés avec les données.
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Suivi de commande Vous pouvez entrer des informations concernant des produits, clients et commandes, puis créer des rapports indiquant les ventes par employé, par région, par période ou toute autre valeur.
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Suivi des tâches Vous pouvez effectuer le suivi des tâches pour un groupe de personnes, et entrer de nouvelles tâches pendant que d’autres utilisateurs mettent à jour leurs tâches existantes dans la même base de données.
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Organisation des bibliothèques de prêt Vous pouvez utiliser Access pour stocker des données sur vos livres et VOS DISQUES, et effectuer le suivi des personnes auxquelles vous les avez prêtés.
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Planification d’événements Vous pouvez entrer des informations concernant les dates, lieux et participants d’événements, puis imprimer les plannings ou résumés relatifs à ces événements.
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Suivi de la nutrition Suivez les recettes et journalisez les activités de régime et d’exercice.
Quand utiliser Excel
En tant que programme de feuille de calcul, Excel peut stocker de grandes quantités de données dans des classeurs qui contiennent une ou plusieurs feuilles de calcul. Toutefois, au lieu de servir de système de gestion de base de données, comme Access, Excel est optimisé pour l’analyse et le calcul des données. Vous pouvez utiliser ce programme flexible pour créer des modèles d’analyse des données, écrire des formules simples et complexes pour effectuer des calculs sur ces données, faire pivoter les données comme vous le souhaitez et présenter des données dans divers graphiques professionnels. Microsoft Create propose plusieurs modèles de conception Excel parmi lesquels choisir
Utilisez Excel dans les cas suivants :
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Exiger une vue plate ou non relationnelle de vos données au lieu d’un base de données relationnelle qui utilise plusieurs tables, et lorsque vos données sont principalement numériques.
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Exécutez fréquemment des calculs et des comparaisons statistiques sur vos données.
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Vous souhaitez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher les données hiérarchiques dans une disposition compacte et flexible.
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Prévoyez de créer des graphiques régulièrement et souhaitez utiliser les nouveaux formats de graphique disponibles dans Excel.
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Vous souhaitez mettre en évidence vos données à l’aide d’icônes de mise en forme conditionnelle, de barres de données et d’échelles de couleurs.
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Vous souhaitez effectuer des opérations d’analyse de scénarios sophistiquées sur vos données, telles que des analyses statistiques, d’ingénierie et de régression.
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Vous souhaitez effectuer le suivi des éléments d’une liste simple, que ce soit pour un usage personnel ou à des fins de collaboration limitée.
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Comptabilité Vous pouvez utiliser les puissantes fonctionnalités de calcul d’Excel dans de nombreux états comptables financiers, par exemple, un compte de trésorerie, un compte de résultat ou un compte de résultat.
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Budget Que vos besoins soient personnels ou professionnels, vous pouvez créer n’importe quel type de budget dans Excel, par exemple, un plan de budget marketing, un budget d’événement ou un budget de retraite.
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Facturation et ventes Excel est également utile pour gérer les données de facturation et de ventes, et vous pouvez facilement créer les formulaires dont vous avez besoin, par exemple des factures de vente, des bordereaux d’emballage ou des bons de commande.
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Rapports Vous pouvez créer différents types de rapports dans Excel qui reflètent votre analyse des données ou résument vos données, par exemple des rapports qui mesurent les performances du projet, des données de prévision, synthétisent des données ou présentent des données de variance.
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Planification Excel est un excellent outil pour créer des plans professionnels ou des planificateurs utiles , par exemple, un plan de cours hebdomadaire, un plan de recherche marketing, un plan fiscal de fin d’année ou des planificateurs qui vous aident à planifier des repas hebdomadaires, des fêtes ou des vacances.
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Suivi Vous pouvez utiliser Excel pour effectuer le suivi des données dans une feuille de temps ou une liste, par exemple, une feuille de temps pour le suivi du travail ou une liste d’inventaire qui effectue le suivi de l’équipement.
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Utilisation de calendriers En raison de sa nature de type grille, Excel se prête bien à la création de n’importe quel type de calendrier, par exemple, un calendrier académique pour suivre les activités au cours de l’année scolaire, ou un calendrier d’année fiscale pour suivre les événements et les jalons de l’entreprise.
Pour obtenir des modèles Excel utiles dans l’une de ces catégories, voir Modèles pour Excel sur Microsoft Office Online.
Utilisation d’Access et d’Excel ensemble
Il peut arriver que vous souhaitiez tirer parti des avantages que les deux programmes ont à offrir. Par exemple, vous avez créé une feuille de calcul dans Excel dans laquelle vous pouvez calculer et analyser les données, mais la feuille de calcul est devenue trop volumineuse et complexe, et de nombreux autres utilisateurs doivent avoir accès aux données. À ce stade, vous pouvez importer ou lier votre feuille de calcul dans Access et l’utiliser comme base de données au lieu de l’utiliser dans Excel. Ou bien, vous avez peut-être des données dans une base de données Access pour lesquelles vous souhaitez créer des rapports de tableau croisé dynamique Excel détaillés et des graphiques Excel professionnels.
Quel que soit le programme que vous utilisez en premier, vous pouvez toujours transférer les données d’un programme à l’autre, où vous pouvez continuer à les utiliser. Avec ou sans connexion de données, vous pouvez importer des données dans Access à partir d’Excel (et vice versa) en les copiant, en les important ou en les exportant.
Pour plus d’informations sur l’échange de données entre les deux programmes, voir Déplacer des données d’Excel vers Access.
