Réduire la taille de votre boîte aux lettres et des fichiers de données Outlook (.pst et .ost)

Il existe plusieurs façons de réduire la taille de votre boîte aux lettres. 

Vous pouvez utiliser l’outil Nettoyer la boîte aux lettres pour afficher la taille de votre boîte aux lettres et de vos dossiers individuels. Cet outil peut également vous aider à rechercher des messages plus anciens ou très volumineux que vous souhaiteriez supprimer ou déplacer vers un fichier de données Outlook (.pst).

Souvent, la cause d’une boîte aux lettres volumineuse est due au volume important du dossier Éléments supprimés. L’outil propose un bouton permettant d’afficher la taille de votre dossier Éléments supprimés et de vider le contenu de ce dossier.

Parfois, Outlook stocke les éléments en conflit dans un dossier appelé Conflits. Les conflits se produisent lorsqu’une copie d’un élément stocké sur votre serveur de messagerie n’est pas synchronisée avec une copie d’un élément stocké sur votre ordinateur local. L’outil Nettoyer la boîte aux lettres peut supprimer ces conflits pour vous.

Exécuter l’outil Nettoyage de la boîte aux lettres

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Outils > Nettoyer la boîte aux lettres.

3. Sélectionnez Afficher la taille de la boîte aux lettres, Rechercher des éléments antérieurs à, Rechercher des éléments supérieurs à, Afficher la taille des éléments supprimés, Vider le dossier Éléments supprimés, Afficher la taille des conflits, ou Conflits vides pour effectuer la tâche souhaitée.

Utiliser l’outil de nettoyage de conversation pour supprimer les messages redondants

Dans une longue conversation, il existe souvent de nombreux messages qui contiennent toutes les mêmes informations que les messages précédents. L’outil de nettoyage de conversation peut supprimer automatiquement ces messages redondants. Pour plus d’informations, consultez Utiliser l’outil de nettoyage de conversation pour supprimer les messages redondants.

Rechercher des messages volumineux

Vous pouvez rechercher tous les messages d’une taille supérieure à une taille spécifique à partir de la zone de recherche d’Outlook. Cliquez dans la zone de recherche, puis tapez : messagesize:>5 Mo. Cette action permet de trouver tous les messages d’une taille supérieure à 5 Mo. Vous pouvez supprimer tout ou partie de ces messages ou les déplacer vers un autre fichier de données Outlook (.pst). Pour plus d’informations sur le déplacement d’éléments, consultez Déplacer ou copier un message entre des dossiers.

Si vous supprimez des éléments d’un fichier de données Outlook (.pst) ou d’un fichier de données Outlook hors connexion (.ost), Outlook compacte automatiquement le fichier en arrière-plan pendant la période d’inactivité, lorsque vous n’utilisez pas votre ordinateur, mais qu’Outlook est toujours en cours d’exécution.

Remarque : Outlook compacte le fichier uniquement s’il y a plus de 20 % d’espaces blancs (espace inutilisé) dans le fichier.

Vous pouvez également suivre les étapes suivantes pour démarrer manuellement et immédiatement le processus de compactage, qui peut prendre plusieurs minutes.

1. Supprimez les éléments que vous ne souhaitez pas conserver et videz le dossier Éléments supprimés.

2. Cliquez sur Fichier >  Paramètres du compte > Paramètres du compte.

3. Sous l’onglet Fichiers de données, cliquez sur le fichier de données que vous souhaitez compacter, puis cliquez sur Paramètres.
   
   Remarque: si vous utilisez un compte de messagerie Exchange ou Outlook.com, vous devez également cliquer sur l’onglet Avancé > Paramètres du fichier de données Outlook.

4. Dans la boîte de dialogue Fichier de données Outlook, cliquez sur Compacter maintenant, puis sur OK.