Initiez-vous rapidement aux réunions Skype Entreprise en préchargeant les pièces jointes de réunion lorsque vous configurez votre réunion en ligne dans Outlook. Ainsi, lorsque les participants rejoignent la réunion, tout est prêt.
Transfert des pièces jointes de réunion à l’avance
Le transfert des pièces jointes de réunion à l’avance vous laisse le temps de vous concentrer sur votre réunion lorsque vos participants la rejoignent.
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Configurez une réunion Skype Entreprise dans Outlook comme vous le faites habituellement.
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Sous l’onglet Insérer, dans la section Inclure, cliquez sur Joindre un fichier ou Élément Outlook, puis sélectionnez les pièces jointes à ajouter.
Votre message indiquera que les fichiers de la réunion ont été joints à l’invitation à la réunion.
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Vous pouvez également joindre un fichier qui se trouve dans le cloud, comme dans OneDrive professionnel ou scolaire. Cependant, le fichier ne sera pas chargé à partir de l’emplacement sur le cloud tant que la réunion n’a pas commencé.
Remarque : Pour le moment, vous ne pouvez pas présenter de fichier PowerPoint à partir du cloud. Vous pouvez ouvrir le fichier, puis partager votre écran.
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Vous avez presque terminé. Il ne reste plus qu’à vérifier les informations et à cliquer sur Envoyer.
Remarque : Vous pouvez ajouter des pièces jointes de réunion à tout moment avant la réunion en mettant à jour l’invitation initiale à la réunion et en envoyant la mise à jour.
Utilisation des pièces jointes dans la réunion
Les pièces jointes incluses dans votre entreprise à une réunion Skype Entreprise s’affichent automatiquement dans la fenêtre de la réunion lorsque le premier participant rejoint la réunion.
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Dans la fenêtre de la réunion, les personnes peuvent savoir qu’il y a des pièces jointes de réunion grâce à la notification dans la bande jaune et également au point orange en regard du bouton Effectuer une présentation.
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Pour extraire les pièces jointes de réunion, cliquez sur le bouton Effectuer une présentation, puis sélectionnez Gérer le contenu.
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Pour afficher les fichiers de la réunion, cliquez sur le bouton Ouvrir le fichier.
Vous pouvez également effectuer d’autres opérations avec les pièces jointes dans cette page.
Cliquez sur cette option
Pour
Télécharger la pièce jointe de la réunion.
Modifiez les utilisateurs qui peuvent télécharger la pièce jointe d’une réunion (tout le monde, les présentateurs, l’organisateur). Par défaut, seul l’organisateur et les présentateurs ont accès automatiquement au contenu. Si des participants se trouvent en dehors de votre organisation, vous devez veiller à modifier cette option sur Tout le monde.
Supprimez la pièce jointe de réunion dans la réunion.
Options supplémentaires, comme Enregistrer sous et Renommer la pièce jointe de réunion
Remarque : Vous ne pouvez pas enregistrer des pièces jointes sous ou les renommer.
L’attribution d’un nouveau nom à un fichier est temporaire et ne modifie pas le nom de fichier de la pièce jointe dans le calendrier. Par ailleurs, si la réunion est relancée après l’attribution d’un nouveau nom, ce nom est perdu et le nom initial est restauré.
Remarques :
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Cette fonctionnalité n’apparaît pas encore dans votre client Skype Entreprise ? Restez connecté. Le déploiement sera mis en place lors d’une prochaine mise à jour de Microsoft 365.
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Si vous ne voyez toujours pas cette fonctionnalité et que vous estimez que vous le souhaitez, contactez l’équipe de support technique de votre entreprise pour obtenir de l’aide, et envoyez-leur un lien vers la rubrique d’aide de l’administrateur active ou désactive le préchargement de contenu pour les réunions à l’aide d’Outlook.
Voir aussi
Co-créer pendant une réunion ou une conversation Skype Entreprise
