Planification des événements, recherche de salles et RSVP dans Outlook pour Mac

Créer un événement ou une nouvelle réunion

1. Cliquez sur le menu déroulant en regard de nouveau message et sélectionnez nouvel événement.

   

2. Dans la fenêtre nouvel événement , vous pouvez attribuer un nom à l’événement, ajouter des personnes requises, définir l’heure, définir comme événement/réunion périodique, ajouter un emplacement, définir un rappel et ajouter un message.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer un rendez-vous ou sur Envoyer pour envoyer l’invitation à toutes les personnes que vous avez ajoutées. Elle apparaîtra dans votre calendrier à l’heure et à la date que vous avez choisies.

Utiliser l’Assistant Planification

Lorsque vous invitez plusieurs personnes, il peut être difficile de gérer les calendriers de tout le monde pour trouver un horaire qui convient à tout le monde. L’Assistant Planification vous simplifie la tâche.

1. Cliquez sur le menu déroulant en regard de nouveau message et sélectionnez nouvel événement.

2. Dans la fenêtre nouvel événement , cliquez sur afficher plus d’éléments (...) dans la barre d’outils, puis sélectionnez Assistant Planification.

   

3. Vous verrez une ligne pour chaque destinataire que vous avez entré précédemment ainsi que la disponibilité de l’emplacement que vous avez sélectionné (le cas échéant) et vous pouvez également ajouter des participants obligatoires ou facultatifs directement à partir de l’Assistant planification.

   • Les heures auxquelles les participants sont occupés apparaissent en rouge. Les heures auxquelles vos participants ont un rendez-vous provisoire apparaissent en rayures rouges et blanches, le nombre de fois que les participants travaillent à un autre emplacement est affiché avec un contour rouge et les heures extérieures aux heures de travail des participants apparaissent en gris clair et en diagonale blanche.

     

4. Cliquez sur un horaire pour placer un cadre bleu qui vous permettra de voir les conflits. Vous pouvez également cliquer et faire glisser les bords de la zone bleue pour augmenter ou réduire la durée de l’événement ou de la réunion.

   

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur terminé en haut de l’écran pour revenir à la fenêtre nouvel événement avec les modifications que vous avez effectuées. Vérifiez que tous les éléments sont corrects, puis cliquez sur Enregistrer pour l’envoyer.

Utiliser le recherche de salles

1. Dans un nouvel événement ou une nouvelle réunion, sélectionnez afficher plus d’éléments (...) dans la barre d’outils, puis sélectionnez Assistant Planification.

2. Cliquez sur Ajouter un emplacement, puis cliquez sur Parcourir avec le recherche de salles s’il est disponible.

   Remarque : Si vous ne voyez pas l’option recherche de salle, il est possible que vous ne soyez pas connecté à un compte pour accéder à des informations d’emplacement. Contactez votre administrateur informatique pour obtenir de l’aide.

   

3. La recherche de salle vous permet de choisir le bâtiment, le type de salle, de capacité, de plancher et de fonctionnalités (par exemple, si la pièce est dotée d’un son, d’une vidéo, d’un projecteur, etc.).

4. Une fois que vous avez sélectionné les options disponibles, la section suggestions dans la partie inférieure localise les salles. Si une salle est disponible au moment de la réunion, celle-ci est disponible en vert et si elle est déjà réservée ou fermée, elle indique qu’elle n’est pas disponible en rouge.

RSVP pour des événements ou des réunions

1. Lorsque vous cliquez sur un e-mail avec un événement ou une invitation à une réunion, cliquez dessus pour afficher une fenêtre RSVP.

   

2. Le fait de cliquer sur accepter, provisoireou refuser envoie immédiatement votre réponse, de sorte que si vous souhaitez ajouter un message facultatif ou proposer un nouvel horaire, faites-le tout d’abord. Vous pouvez également cliquer sur la case à cocher organiser par e-mail si vous ne souhaitez pas envoyer de courrier électronique de confirmation.

3. Si vous devez modifier votre RSVP, accédez à votre calendrier, recherchez l’événement ou la réunion, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

4. Cliquez sur le bouton modifier RSVP pour afficher la fenêtre RSVP et changer votre choix.