Le scénario suivant vous semble-t-il familier ? Vous envoyez votre fichier par e-mail à plusieurs collègues. Ensuite, ils ajoutent tous leurs commentaires, vous laissant la tâche d’intégrer les entrées de plusieurs copies de votre original.
Il existe une meilleure façon de gérer cela. Vous pouvez stocker votre fichier sur SharePoint ou Microsoft OneDrive et utiliser la commande Partager pour permettre à d’autres utilisateurs de lire ou de modifier. Ensuite, il n’y a qu’une seule copie à examiner contenant les commentaires de tout le monde. (Ce qu’ils peuvent faire sur le fichier dépend des autorisations que vous leur accordez.)
Voici le processus.
Ajouter SharePoint ou un emplacement OneDrive à votre liste d’emplacements dans Word
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Dans Word, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous > Ajouter un emplacement.
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Sous Ajouter un emplacement, sélectionnez le service cloud que vous souhaitez utiliser (par exemple, SharePoint, OneDrive).
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Complétez l’écran De connexion qui peut s’afficher. Si nécessaire, contactez votre service informatique pour obtenir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
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Notez le nouvel emplacement qui est désormais disponible dans le volet Enregistrer sous de Word.
Enregistrer et partager un document
Vous pouvez enregistrer votre document à l’emplacement cloud disponible. Vous n’avez besoin de le faire qu’une seule fois, après quoi toutes les modifications peuvent être effectuées sur le fichier partagé.
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Dans le document à partager, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous.
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Dans la page Enregistrer sous , double-cliquez sur l’emplacement que vous souhaitez utiliser (par exemple, OneDrive, SharePoint/Mon Site)
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Indiquez le nom du fichier, puis sélectionnez Enregistrer. Si vous revenez à l’onglet Informations , cliquez de nouveau sur Partager .
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Sous Partager avec Personnes, entrez un nom ou une adresse e-mail pour chaque destinataire.
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Si vous le souhaitez, sélectionnez Peut modifier ou Peut afficher. La première option permet à vos collègues de modifier le fichier, la seconde est plus sécurisée.
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Si vous le souhaitez, ajoutez un message dans la zone située sous la ligne d’adresse. Cliquez ensuite sur Partager.
Partager un document déjà enregistré
Si vous avez déjà enregistré un fichier dans SharePoint ou OneDrive, vous pouvez effectuer ces étapes.
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Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
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Cliquez sur Fichier > Partager > Partager avec Personnes
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Entrez un nom ou des adresses e-mail pour chaque destinataire.
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Si vous le souhaitez, sélectionnez Peut modifier ou Peut afficher. La première option permet à vos collaborateurs de modifier le fichier. La seconde permet de sécuriser davantage votre fichier.
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Si vous le souhaitez, entrez un message dans la zone située sous la ligne d’adresse, puis cliquez sur Partager.
Cesser de partager avec une personne
Si nécessaire, vous pouvez arrêter l’accès de partage pour des destinataires spécifiques.
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Ouvrez le document.
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Sélectionnez Partager > fichier
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Sous Partager avec Personnes, cliquez avec le bouton droit sur le ou les noms que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur.
En savoir plus sur OneDrive et Microsoft 365
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Pour ouvrir un compte OneDrive, consultez la rubrique S’inscrire à un compte Microsoft.
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Pour vous abonner à un compte SharePoint Microsoft 365, consultez la page d’accueil de Microsoft 365 .
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Si votre entreprise utilise SharePoint et que vous avez des questions à ce sujet, contactez votre administrateur système.
