Nous avons apporté des mises à jour majeures à la façon dont Outlook pour Windows se connecte et met à jour les calendriers partagés. Ces améliorations sont disponibles pour tous les clients Outlook 365 qui utilisent le dernier canal Entreprise mensuel, le canal actuel ou Semi-Annual canal Entreprise.
Remarque : La fonctionnalité de partage de calendrier mise à jour continuera de recevoir des mises à jour et des correctifs incrémentiels. Le canal actuel et le canal Entreprise mensuel sont les premiers canaux à inclure ces mises à jour. Il faut plus de temps pour que ces mises à jour atteignent le canal entreprise Semi-Annual. Par conséquent, nous recommandons vivement aux utilisateurs qui partagent et ouvrent des calendriers partagés de basculer vers le canal actuel ou le canal Entreprise mensuel.
Cet article décrit les améliorations attendues depuis longtemps, ainsi que d’autres modifications apportées à la forme et à la fonction. Pour vous assurer que vous bénéficiez de l’expérience améliorée, vérifiez d’abord que les améliorations sont activées comme décrit ici.
Remarque : Les améliorations du calendrier partagé sont désormais activées par défaut dans les versions les plus récentes d’Outlook, dans tous les canaux de mise à jour pour Microsoft 365 Apps. Le canal Semi-Annual Entreprise a été le dernier canal de mise à jour pour activer les améliorations du calendrier partagé par défaut (dans la version 2202, publiée le 12 juillet 2022).
Améliorations attendues depuis longtemps
Synchronisation instantanée et affichage des calendriers partagés
Auparavant, si des modifications étaient apportées à un calendrier partagé, le destinataire du calendrier partagé pouvait prendre jusqu’à quelques minutes pour voir ces mêmes modifications reflétées dans son affichage du calendrier partagé. À présent, les modifications se synchronisent et s’affichent instantanément.
De même, lorsque vous sélectionnez un calendrier partagé, le chargement du calendrier prenait jusqu’à quelques secondes. À présent, le calendrier est toujours préchargé et vous verrez le calendrier apparaître instantanément lors de la sélection.
La modification de la date de fin de la série ne réinitialise pas le passé
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Sélectionnez l’événement.
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Sélectionnez Toute la série, puis OK.
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Sélectionnez Modifier la périodicité et apportez les modifications souhaitées.
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Étendre ou mettre fin à une série de réunions en modifiant la date de fin de la série
Les détails de la réunion dans le passé ne changent pas et vous ne verrez pas le message : Si vous avez modifié des rendez-vous spécifiques dans la série, vos modifications seront ignorées et ces rendez-vous correspondront à nouveau à la série.
Accepter une réunion sans avoir à envoyer de réponse
Si vous sélectionnez Accepter > Ne pas envoyer de réponse, les autres utilisateurs peuvent encore voir votre réponse dans l’onglet Suivi. Auparavant, l’organisateur ne voyait pas votre réponse si vous n’envoyiez pas explicitement un e-mail de réponse. Cette amélioration s’applique également si vous choisissez de ne pas envoyer de réponse si vous acceptez provisoirement ou si vous refusez.
Aucune invite sur les personnes à qui envoyer une mise à jour
Si vous modifiez une réunion ou une série de réunions, et que vous avez uniquement modifié la liste des participants, vous n’avez pas besoin de choisir d’envoyer des mises à jour uniquement aux participants ajoutés ou supprimés ou d’envoyer des mises à jour à tous les participants. Outlook le détermine pour vous et envoie uniquement aux participants ajoutés ou supprimés.
Notez que si la réunion contient un groupe ou une liste de distribution et qu’au moins un participant a été supprimé, la mise à jour de la réunion est renvoyé à ces groupes et listes pour garantir qu’aucun utilisateur du groupe n’est supprimé de la réunion.
Petites modifications dans la forme et la fonction
Last Modified By n’apparaît plus dans l’élément de réunion
Auparavant, les utilisateurs voyaient « Dernière modification par » en bas à droite de l’élément de réunion. Cette valeur n’a pas toujours été précise pour les calendriers partagés. Nous l’avons donc supprimée. Il s’agit d’un problème préexistant qui n’est pas spécifique aux dernières mises à jour de calendrier partagé. Nous réévaluons cette fonctionnalité et nous pourrions la réintroduire à l’avenir.
Impossible d’ajouter le même calendrier plusieurs fois
Auparavant, il était possible d’ajouter le même calendrier partagé plusieurs fois en l’ajoutant à différents groupes de calendriers. Cela n’est plus pris en charge. Si vous essayez d’ajouter un calendrier partagé qui a déjà été ajouté, il ne sera pas ajouté.
Pour plus d’informations sur le comportement de sélection des calendriers partagés précédemment ajoutés plusieurs fois, consultez la section suivante.
Les calendriers en double sélectionneront simultanément
Si plusieurs dossiers apparaissent pour le même calendrier partagé, l’état de sélection est partagé entre ces calendriers. En d’autres termes, la sélection de l’un des calendriers en double permet de sélectionner tous les dossiers de ce calendrier partagé.
Le comportement ci-dessus se produit dans les conditions suivantes :
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Vous avez reçu des autorisations Accès total à une boîte aux lettres et Outlook s’y connecte automatiquement via le mappage automatique.
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Vous êtes également autorisé directement à accéder au calendrier à partir de cette même boîte aux lettres. Ensuite, vous acceptez l’invitation de partage, ou vous ouvrez directement ce calendrier spécifique en cliquant sur Ajouter un calendrier, puis sur Ouvrir le calendrier partagé.
Impossible d’ajouter des pièces jointes lors de la réponse à une invitation à une réunion
Vous pouvez sélectionner Accepter pour accepter une invitation, ou sélectionner Répondre > Transférer pour transférer une invitation, mais vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles pièces jointes à la réponse à la réunion.
Les brouillons d’événements ne sont pas enregistrés automatiquement
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer manuellement un brouillon de réunion ou d’événement. Pour reprendre la modification ultérieurement, sélectionnez et ouvrez le brouillon à partir du calendrier partagé. Le message Vous n’avez pas encore envoyé cette invitation à la réunion s’affiche en haut.
Aucun brouillon de prise en charge des mises à jour de réunion
Lors de la modification d’une réunion qui a déjà été envoyée,
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Si vous enregistrez vos modifications, vous serez invité à enregistrer les modifications et à envoyer une mise à jour ou à continuer la modification sans enregistrement.
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Si vous fermez le brouillon sans l’enregistrer, vous serez invité à enregistrer les modifications et à envoyer une mise à jour ou à fermer la réunion sans envoyer de mise à jour. Les modifications seront ignorées si vous choisissez la deuxième option.
Le paramètre Télécharger les dossiers partagés est ignoré
L’une des recommandations précédentes pour résoudre les problèmes de calendrier partagé était de décocher l’option « Télécharger les dossiers partagés ». Cette atténuation n’est plus nécessaire avec les améliorations, et l’état de ce paramètre est ignoré pour tout calendrier partagé qui a été mis à niveau vers la nouvelle plateforme de partage, lors de l’utilisation d’un client Outlook pour Windows avec des améliorations de calendrier partagé activées.
La règle de remise différée ne s’applique pas
Dans Outlook pour Windows, les utilisateurs peuvent configurer une règle pour retarder la remise du courrier sortant d’un certain nombre de minutes. Auparavant, le message d’invitation aux participants était retardé, mais l’invitation à la réunion était toujours ajoutée au calendrier du propriétaire. L’annulation du message d’invitation à la réunion dans la boîte d’envoi n’a pas annulé ou supprimé la réunion associée du calendrier du propriétaire. Cette différence a causé une confusion, et nous avons décidé de supprimer cette fonctionnalité dans cette mise à jour. Lorsque les améliorations sont activées, les invitations aux réunions sortantes sont envoyées immédiatement pour les calendriers mis à jour, et les règles de retard de remise s’appliquent uniquement aux e-mails sortants et aux invitations sortantes pour les calendriers non encore mis à jour.
Prise en charge des formulaires personnalisés
Tous les formulaires personnalisés doivent être publiés dans une bibliothèque de formulaires d’organisation. Les formulaires personnalisés publiés dans des bibliothèques de formulaires personnelles ne sont pas pris en charge.
Accepter ou refuser automatiquement
Auparavant, il était possible d’activer un paramètre pour accepter ou refuser automatiquement les demandes de réunion. Ce paramètre n’est pas pris en charge avec les améliorations du calendrier partagé activées.
La copie de réunions ajoute le préfixe « Copier » à l’objet
Auparavant, si un administrateur (délégué) copie une réunion en la faisant glisser et en la déposant dans le calendrier de l’exécutif (principal), un message d’invite demandant à accepter la réunion se produit. Si elle est acceptée, l’exécutif (principal) devient un participant à la réunion.
Avec les dernières mises à jour, lors de la copie d’une réunion en la faisant glisser-déposer dans le calendrier de l’exécutif (principal), le message d’invite ne se produit pas et une nouvelle demande de réunion est créée avec un préfixe « Copier » ajouté à l’objet. Lorsque la demande de réunion est envoyée, l’exécutif (principal) devient l’organisateur de la réunion.
Important : Dans les builds 16.0.16827.15000 et versions ultérieures, vous ne pourrez plus copier des réunions dans Outlook.
La meilleure pratique consiste à éviter de copier des réunions - Meilleures pratiques pour les organisations lors de l’utilisation de la Calendrier Outlook.
