Lorsque vous enregistrez un document dans une bibliothèque sur le site SharePoint de votre organisation, vous et vos collègues disposez d’un emplacement central pour accéder au document.
Pour partager le document, vous pouvez envoyer un lien au lieu d’envoyer une pièce jointe. De cette façon, vous ne devez conserver qu’une seule copie du document. Si les utilisateurs ont besoin de procéder à des révisions, ils le font dans la même copie, sans qu’il soit nécessaire de rapprocher plusieurs versions et copies du document.
SharePoint peut également effectuer le suivi des versions d’un document, si vous avez besoin de récupérer une version précédente. Vous pouvez également choisir de recevoir une notification par courrier électronique lorsque des modifications sont apportées à un document.
En fonction de la version de SharePoint utilisée par votre organisation, vous pouvez également utiliser d’autres fonctionnalités de collaboration. Si votre organisation exécute SharePoint 2010 ou Microsoft 365, le stockage de documents dans une bibliothèque SharePoint vous permet de modifier des documents avec plusieurs personnes en même temps dans Microsoft Word 2010 ou Microsoft PowerPoint 2010. Par ailleurs, si Office Web Apps est configuré, vous pouvez utiliser votre navigateur Web pour afficher et modifier des documents Word, Excel, PowerPoint et OneNote, et vous pouvez modifier des fichiers Excel et OneNote avec plusieurs personnes en même temps dans le navigateur.
Dans Word, Excel ou PowerPoint
-
Cliquez sur l’onglet fichier , puis sur Enregistrer & envoyer.
-
Cliquez sur enregistrer dans SharePoint.
-
Cliquez sur Rechercher un emplacement.
Remarque : Si vous enregistrez le document dans un emplacement SharePoint que vous avez déjà utilisé, cliquez sur son nom.
-
Dans la zone Nom du fichier, tapez l’adresse web de la bibliothèque de documents (par exemple, http://fabrikam/documents partagés), puis appuyez sur Entrée.
-
Tapez un nom pour le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Dans OneNote
-
Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Partager.
-
Cliquez sur le bloc-notes que vous voulez enregistrer.
-
Cliquez sur Réseau, puis sur une bibliothèque de documents dans la liste des emplacements. Si la bibliothèque de documents que vous recherchez n’apparaît pas, cliquez sur Parcourir pour la localiser.
-
Cliquez sur Partager le bloc-notes.
-
OneNote vous donne la possibilité d’envoyer un lien vers le bloc-notes. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un lien par messagerie, puis rédigez un message électronique.
Remarque : Si vous partagez votre bloc-notes dans une bibliothèque de documents dans laquelle Office Web Apps est configuré, le message électronique contient deux liens. Un lien ouvre le bloc-notes dans l’application de bureau OneNote, et l’autre lien ouvre le bloc-notes dans OneNote Web App.
