Yksinkertaisen raportin luominen

Sisältö

• Tietuelähteen valitseminen

• Raportin luominen raporttityökalun avulla

• Raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla

• Osoitetarrojen luominen ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla

• Raportin luominen Tyhjä raportti -työkalun avulla

• Tietoja raportin osista

• Tietoja ohjausobjekteista

• Raportin viimeisteleminen asettelunäkymässä

• Raportin viimeisteleminen rakennenäkymässä

• Ohjausobjektien lisääminen raporttiin

• Työn tallentaminen

• Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä

• Raportin tarkasteleminen

• Raportin tulostaminen

• Raportin lähettäminen sähköpostiviestinä

Tietuelähteen valitseminen

Raportti muodostuu taulukoista tai kyselyistä otetuista tiedoista sekä raportin rakenteen kanssa tallennetuista tiedoista, kuten otsikoista, ylätunnisteista ja kuvista. Raportin pohjana olevat tiedot tuottavia taulukoita tai kyselyjä kutsutaan myös raportin tietuelähteeksi. Jos kaikki haluamasi kentät ovat samassa taulukossa, käytä tietuelähteenä tätä taulukkoa. Jos kentät ovat useammassa kuin yhdessä taulukossa, sinun on käytettävä tietuelähteenä yhtä tai useampaa kyselyä. Tietokannassa saattaa jo olla sopivia kyselyjä, tai saatat joutua luomaan raportin tarpeita vastaavia uusia kyselyjä.

Raportin luominen raporttityökalun avulla

Raporttityökalu on nopein tapa luoda raportti, sillä se luo raportin heti kyselemättä tietoja. Raportti näyttää kaikki pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Raporttityökalu ei ehkä luo haluamaasi lopullista ja viimeisteltyä lopputulosta, mutta se on varsin hyödyllinen tarkasteltaessa pohjana olevia tietoja. Voit lopuksi tallentaa raportin ja muokata sitä asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä siten, että se sopii käyttötarkoituksiisi.

1. Napsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa tai kyselyä, jota haluat käyttää raportin pohjana.

2. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmässä Raportti.

   Access luo raportin ja näyttää sen asettelunäkymässä.

3. Lisätietoja raportin tarkastelemisesta ja tulostamisesta on kohdassa Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä.

Kun olet tarkastellut raporttia, voit tallentaa sen ja sulkea sitten sekä raportin että sen pohjana olevan, tietuelähteenä toimineen taulukon tai kyselyn. Kun avaat raportin seuraavan kerran, Access näyttää tietuelähteen uusimmat tiedot.

Raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla

Jos haluat valita raporttiin tulevat kentät tarkemmin, voit käyttää ohjattua raportin luomista. Voit myös määrittää, kuinka tiedot ryhmitellään ja lajitellaan, ja voit käyttää useamman kuin yhden taulukon tai kyselyn kenttiä, jos olet määrittänyt taulukoiden ja kyselyiden väliset yhteydet etukäteen.

• Valitse Luo-välilehden Raportti-ryhmästä Ohjattu raportin luominen.

• Noudata ohjatun raportin luomisen ohjeita. Valitse viimeisellä sivulla Valmis.

  Esikatselunäkymässä raportti näkyy siinä muodossa kuin se näkyy tulostettuna. Voit tarkastella raportin tietoja lähemmin zoomaustoiminnoilla. Lisätietoja raportin tarkastelemisesta ja tulostamisesta on kohdassa Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä.

Osoitetarrojen luominen ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla

Ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla voit helposti luoda osoitetarroja monia eri vakiotarrakokoja varten.

1. Avaa siirtymisruudussa taulukko tai kysely, joka on osoitetarrojesi tietuelähde, kaksoisnapsauttamalla sitä.

2. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmässä Osoitetarrat.

3. Noudata ohjatun osoitetarrojen luomisen ohjeita. Valitse viimeisellä sivulla Valmis.

Access näyttää osoitetarrat esikatselunäkymässä, jotta näet ne sellaisina kuin ne näkyvät tulostettuina. Voit lähentää tai loitontaa tietoja Accessin tilarivin liukusäätimen avulla. Lisätietoja raportin tarkastelemisesta ja tulostamisesta on kohdassa Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä.

Raportin luominen Tyhjä raportti -työkalun avulla

Jos et halua käyttää raporttityökalua tai ohjattua raportin luomista, voit luoda raportin alusta alkaen käyttämällä Tyhjä raportti -työkalua. Näin voit luoda raportin erittäin nopeasti etenkin, jos aiot sijoittaa raporttiin vain muutaman kentän. Seuraavassa kerrotaan, miten Tyhjä raportti -työkalua käytetään:

• Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmässä Tyhjä raportti.

  Tyhjä raportti näkyy asettelunäkymässä ja kenttäluetteloruutu näkyy Access-ikkunan oikeassa reunassa.

• Napsauta kenttäluetteloruudussa sen taulukon tai niiden taulukoiden vieressä olevaa plusmerkkiä, jotka sisältävät raporttiin haluamasi kentät.

• Vedä kukin kenttä raporttiin yksi kerrallaan tai pidä CTRL-näppäintä painettuna ja valitse useita kenttiä ja vedä ne sitten raporttiin samanaikaisesti.

• Raportin rakennenäkymä -välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän työkalujen avulla voit lisätä raporttiin logon, otsikon, sivunumerot tai päivämäärän ja kellonajan.

Tietoja raportin osista

Accessissa raportin rakenne on jaettu osiin. Voit nähdä raportin osat tarkastelemalla raporttia rakennenäkymässä. Jotta voit luoda hyödyllisiä raportteja, sinun on ymmärrettävä, kuinka kukin osa toimii. Esimerkiksi osa, johon päätät sijoittaa lasketun ohjausobjektin, määrää, kuinka Access laskee tulokset. Seuraavassa luettelossa on yhteenveto eri osatyypeistä ja niiden käyttötavoista:

• Raportin ylätunniste     Tämä osa tulostetaan kerran raportin alkuun. Voit esittää raportin ylätunnisteessa tietoja, jotka muuten näkyisivät kansilehdellä, esimerkiksi logon, otsikon tai päivämäärän. Jos sijoitat Summa-koostefunktiota hyödyntävän lasketun ohjausobjektin raportin ylätunnisteeseen, koko raportin summa lasketaan. Raportin ylätunniste tulostuu ennen sivun ylätunnistetta.

• Sivun ylätunniste     Tämä osa tulostuu jokaisen sivun alkuun. Voit käyttää sivun ylätunnistetta esimerkiksi raportin otsikon toistamiseen joka sivulla.

• Ryhmän ylätunniste     Tämä osa tulostuu jokaisen uuden tietueryhmän alkuun. Voit käyttää ryhmän ylätunnistetta ryhmän nimen tulostamiseen. Voit käyttää ryhmän ylätunnistetta esimerkiksi tuotteen nimen tulostamiseen tuotteen mukaan ryhmitellyssä raportissa. Jos sijoitat ryhmän ylätunnisteeseen Summa-koostefunktiota käyttävän lasketun ohjausobjektin, summa lasketaan kyseisen ryhmän osalta.

• Tiedot     Tämä osa tulostetaan kerran kunkin tietuelähteen rivin osalta. Raportin päärungon muodostavat ohjausobjektit sijoitetaan Tiedot-osaan.

• Ryhmän alatunniste     Tämä osa tulostetaan jokaisen tietueryhmän loppuun. Voit käyttää ryhmän alatunnistetta ryhmän yhteenvetotietojen tulostamiseen.

• Sivun alatunniste     Tämä osa tulostetaan jokaisen sivun loppuun. Voit käyttää sivun alatunnistetta sivunumeroiden tai sivukohtaisten tietojen tulostamiseen.

• Raportin alatunniste     Tämä osa tulostetaan kerran raportin loppuun. Voit käyttää raportin alatunnistetta raportin kokonaismäärien tai raportin muiden yhteenvetotietojen tulostamiseen.

  Huomautus: Rakennenäkymässä raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen alapuolella. Kun raportti tulostetaan tai sitä esikatsellaan, raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen yläpuolella, aivan viimeisen sivun viimeisen ryhmän alatunnisteen tai tietorivin alapuolella.

Sivun alkuun

Tietoja ohjausobjekteista

Ohjausobjektit ovat objekteja, jotka tuovat näkyviin tietoja, suorittavat toimintoja ja sallivat käyttöliittymää tehostavien tietojen, kuten otsikoiden ja kuvien, tarkastelemisen ja käyttämisen. Access tukee kolmentyyppisiä ohjausobjekteja: sidottuja, ei-sidottuja ja laskettuja.

• Sidottu ohjausobjekti     Sidotun ohjausobjektin tietolähteenä on taulukon tai kyselyn kenttä. Sidottuja ohjausobjekteja käytetään tietokannan kenttien arvojen näyttämiseen. Arvot voivat olla tekstiä, päivämääriä, numeroita, kyllä/ei-arvoja, kuvia tai kaavioita. Tekstiruutu on yleisin sidotun ohjausobjektin tyyppi. Esimerkiksi lomakkeessa oleva työntekijän sukunimen näyttävä tekstiruutu saattaa saada tämän tiedon Työntekijät-taulukon Sukunimi-kentästä.

• Ei-sidottu ohjausobjekti     Ei-sidotulla ohjausobjektilla ei ole tietolähdettä (kenttää tai lauseketta). Voit käyttää ei-sidottuja ohjausobjekteja tietojen, viivojen, suorakulmioiden ja kuvien näyttämiseen. Esimerkiksi raportin otsikon näyttävä selite on ei-sidottu ohjausobjekti.

• Laskettu ohjausobjekti     Lasketun ohjausobjektin tietolähteenä on kentän sijaan lauseke. Määritä ohjausobjektiin haluamasi arvo määrittämällä ohjausobjektin tietolähteeksi lauseke. Lauseke on operaattorien (kuten = ja +), ohjausobjektien nimien, kenttien nimien, yhden arvon palauttavien funktioiden ja vakioarvojen yhdistelmä. Esimerkiksi seuraava lauseke laskee kohteen hinnan 25 prosentin alennuksen kanssa kertomalla Yksikköhinta-kentässä olevan arvon vakioarvolla (0,75).

  = [Yksikköhinta] * 0,75

  Lauseke voi käyttää raportin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentästä tai raportissa olevasta ohjausobjektista saatavia tietoja.

Kun luot raportin, on todennäköisesti tehokkaampaa lisätä ja järjestää kaikki sidotut ohjausobjektit ensin, varsinkin silloin, kun suurin osa raportin ohjausobjekteista on sidottuja ohjausobjekteja. Voit sitten lisätä ei-sidotut ja lasketut ohjausobjektit, jotka viimeistelevät rakenteen, raportin rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluilla.

Ohjausobjekti sidotaan kenttään ilmoittamalla kenttä, josta ohjausobjekti saa tietonsa. Voit luoda valittuun kenttään sidotun ohjausobjektin vetämällä kentän kenttäluetteloruudusta raporttiin. Kenttäluetteloruudussa näkyvät raportin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Jos haluat näyttää Kenttäluettelo-ruudun , valitse Raportin rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät.

Vaihtoehtoisesti voit sitoa kentän ohjausobjektiin kirjoittamalla kentän nimen ohjausobjektiin tai ohjausobjektin ominaisuusikkunan Ohjausobjektin lähde -arvon ruutuun. Ominaisuusikkuna määrittää ohjausobjektin ominaisuudet, kuten sen nimen, tietojen lähteen ja muodon.

Kenttäluetteloruudun käyttäminen on paras tapa luoda ohjausobjekti seuraavista kahdesta syystä:

• Sidotussa ohjausobjektissa on siihen liittyvä selite, joka saa oletusarvon mukaan kentän nimen (tai pohjana olevassa taulukossa tai kyselyssä tälle kentälle määritetyn otsikon), joten sinun ei tarvitse kirjoittaa otsikkoa itse.

• Sidottu ohjausobjekti perii monia samoja asetuksia (kuten Muoto-, Desimaalipaikat- ja Syöttörajoite-ominaisuudet) kuin pohjana olevan taulukon tai kyselyn kenttä. Siten voit olla varma, että nämä kentän ominaisuudet pysyvät samoina aina, kun luot ohjausobjektin, joka on sidottu kyseiseen kenttään.

Jos olet jo luonut ei-sidotun ohjausobjektin ja haluat sitoa sen kenttään, määritä ohjausobjektin OhjausobjektinLähde-ominaisuuden arvoksi kentän nimi. Saat lisätietoja OhjausobjektinLähde-ominaisuudesta etsimällä ohjeesta hakusanalla "OhjausobjektinLähde".

Sivun alkuun

Raportin viimeisteleminen asettelunäkymässä

Kun olet luonut raportin, voit helposti viimeistellä sen rakenteen asettelunäkymässä. Voit muuttaa sarakkeiden leveyttä, järjestää sarakkeet uudelleen ja lisätä ryhmittelytasoja ja summia käyttämällä raportin todellisia tietoja ohjeena. Voit sijoittaa raportin rakenteeseen uusia kenttiä ja määrittää raportin ja sen ohjausobjektien ominaisuudet.

Siirry asettelunäkymään napsauttamalla raportin nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.

Access näyttää raportin asettelunäkymässä.

Voit muokata raportin sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Voit tuoda ominaisuusikkunan näyttöön painamalla F4-näppäintä.

Käyttämällä kenttäluetteloruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä raportin rakenteeseen. Saat kenttäluetteloruudun näkyviin tekemällä jommankumman seuraavista:

• Valitse Raportin asettelun rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät. 

• Paina ALT+F8.

Sen jälkeen voit lisätä kenttiä vetämällä ne kenttäluetteloruudusta raporttiin.

Sivun alkuun

Raportin viimeisteleminen rakennenäkymässä

Voit viimeistellä raportin rakenteen myös rakennenäkymässä. Voit lisätä raporttiin uusia ohjausobjekteja ja kenttiä lisäämällä ne rakenneruudukkoon. Ominaisuusikkunan avulla voit käyttää useita ominaisuuksia, joiden avulla voit mukauttaa raporttia.

Siirry rakennenäkymään napsauttamalla raportin nimeä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä.

Access näyttää raportin rakennenäkymässä.

Voit muokata raportin sekä sen ohjausobjektien ja osien ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Voit tuoda ominaisuusikkunan näyttöön painamalla F4-näppäintä.

Käyttämällä kenttäluetteloruutua voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä raportin rakenteeseen. Saat kenttäluetteloruudun näkyviin tekemällä jommankumman seuraavista:

• Valitse Raportin rakennenäkymä -välilehden Työkalut-ryhmästäLisää aiemmin luodut kentät. 

• Paina ALT+F8.

Sen jälkeen voit lisätä kenttiä vetämällä ne kenttäluetteloruudusta raporttiin.

Sivun alkuun

Ohjausobjektien lisääminen raporttiin

Jotkin ohjausobjektit luodaan automaattisesti, esimerkiksi sidottu tekstiruutuohjausobjekti, joka luodaan, kun lisäät kenttäluetteloruudusta kentän raporttiin. Rakennenäkymässä voi luoda monia muita ohjausobjekteja Raportin rakennenäkymä -välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluilla.

Työn tallentaminen

Kun olet tallentanut raportin rakenteen, voit suorittaa raportin niin usein kuin haluat. Raportin rakenne pysyy samana, mutta tiedot ovat ajankohtaiset jokaisella tulostus- tai näyttämiskerralla. Jos raportointitarpeesi muuttuvat, voit muokata raportin rakennetta tai luoda uuden, samantyyppisen raportin alkuperäisen raportin perusteella.

Raportin tarkasteleminen, tulostaminen tai lähettäminen sähköpostiviestinä

Kun olet tallentanut raportin rakenteen, voit käyttää sitä niin monta kertaa kuin on tarpeen. Raportin rakenne pysyy samana, mutta näet ajankohtaiset tiedot jokaisella katselu- tai tulostuskerralla. Jos raportointitarpeesi muuttuvat, voit muokata raportin rakennetta tai luoda uuden, samantyyppisen raportin alkuperäisen raportin perusteella.

Raportin tarkasteleminen

Raporttia voi tarkastella useilla eri tavoilla. Valinta riippuu siitä, mitä haluat tehdä raportilla ja sen tiedoilla:

• Käytä raporttinäkymää, jos haluat tehdä ennen tulostamista väliaikaisia muutoksia siihen, mitkä tiedot näytetään, tai jos haluat kopioida tietoja raportista leikepöydälle.

• Käytä asettelunäkymää, jos haluat muuttaa raportin rakennetta samalla, kun tarkastelet tietoja.

• Käytä esikatselunäkymää, jos haluat vain nähdä, miltä raportti näyttää tulostettuna.

Raportin tulostaminen

Voit tulostaa raportin mistä tahansa näkymästä raportin ollessa avoinna tai myös raportin ollessa suljettuna. Tarkista ennen tulostusta sivun asetukset, kuten reunukset ja tulostussuunta. Sivun asetukset tallentuvat raportin kanssa, joten riittää, että määrität ne kerran. Voit määrittää ne myöhemmin uudelleen, jos tulostustarpeet muuttuvat.

Raportin lähettäminen sähköpostiviestinä

Voit lähettää raportin vastaanottajille sähköpostiviestinä paperiversion tulostamisen sijaan.

1. Valitse raportti Siirtymisruudussa napsauttamalla sitä. Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmän Sähköposti-painiketta. 

2. Napsauta Lähetä objekti liitteenä -valintaikkunan Valitse tulostusmuoto -luettelossa haluamaasi tiedostomuotoa.

3. Määritä muiden mahdollisten valintaikkunoiden asetukset.

4. Kirjoita viestin tiedot sähköpostisovelluksessa ja lähetä viesti.

Sivun alkuun