Tee Word-asiakirjoista helppokäyttöisiä kaikille

Tässä artikkelissa 

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana 

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttäminen  

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinneihin  

Taulukon otsikoiden käyttäminen 

Vältä kiinteäleveyksisen taulukon käyttämistä 

Käytä valmiita otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylejä 

Kappalepalkkien luominen  

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja näyttövihjeiden lisääminen 

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen 

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätäminen  

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävän lukuohjelman avulla 

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana 

Helppokäyttötoimintojen avustaja on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee asiakirjan helppokäyttöisyysongelmat. Wordissa helppokäyttötoimintojen avustaja suoritetaan automaattisesti taustalla, ja se havaitsee helppokäyttötoimintoihin liittyvät ongelmat ja lähettää muistutuksia tilariville. 

Valitse Tarkista ja sitten Tarkista helppokäyttöisyys avataksesi helppokäyttötoiminnot -ruudun, jossa voit tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. 

Jos haluat käyttää tässä artikkelissa kuvattuja ominaisuuksia, avaa uusi asiakirja Wordissa tai käytä aiemmin luotua asiakirjaa. 

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttäminen 

Asiakirjan tekstin pitäisi olla helposti luettavaa, ja taustavärin kontrastin pitäisi olla riittävä. 

1. Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.

2. Napsauta Fontti-ryhmässäFontin väri -kohdan vieressä olevaa nuolta. 
   

3. Jos haluat nähdä vain värit, joissa on tarpeeksi kontrastia, valitse Vain suuri kontrasti ja ota suuren kontrastin tila käyttöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointiin  

Vaihtoehtoinen teksti auttaa sokeita tai heikkonäköisiä käyttäjiä ymmärtämään visuaalisten elementtien sisältöä. Näitä visuaalisia elementtejä ovat kuvat, SmartArt-grafiikkaobjektit, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut objektit, käsinkirjoitus ja videot. 

1. Napsauta kuvaa, videota tai mitä tahansa muuta asiakirjan visuaalista sisältöä.

2. Napsauta visuaalista sisältöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Näytä vaihtoehtoinen teksti.

3. Valitse oikeanpuoleisessa ruudussa Vaihtoehtoinen teksti, kirjoita visuaalisen sisällön kuvaus yhteen tai kahteen lauseeseen.

Taulukon otsikoiden käyttäminen 

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta sarakeotsikoiden kanssa. Sisäkkäiset taulukot, tyhjät solut ja yhdistetyt tai jaetut solut saattavat sekoittaa lukuohjelman, mikä vaikeuttaa hyödyllisen tiedon välittämistä. 

1. Valitse vasemmanpuoleisessa ruudussa Lisää.

2. Napsauta Taulukko-painiketta . Näkyviin tulee avattava valikko.

3. Valitse rivien ja sarakkeiden määrä vetämällä kohdistin ruudukon yli.

4. Kun taulukko on lisätty, napsauta taulukon ensimmäistä riviä.

5. Kun valitset taulukon, Taulukon rakennenäkymä -välilehti tulee näkyviin valintanauhan välilehteen.

6. Valitse Otsikkorivi-niminen ruutu Taulukkotyyliasetukset-osassa.

7. Kun valitset taulukon, Taulukon poiston -välilehti tulee näkyviin, ja kohdistin on ensimmäisellä rivillä.

8. Valitse Taulukkotyyliasetustenosassa Otsikko Row -niminen ruutu.

   

9. Tämä muotoilee ensimmäisen rivin otsikkoriviksi.

Vältä kiinteäleveyksisen taulukon käyttämistä  

Kiinteäleveyksisen taulukon käyttäminen Word-tiedostoissa voi aiheuttaa useita helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia. Ne eivät säädy hyvin eri näyttökokoihin tai zoomaustasoihin, joten sisältöä on vaikea lukea mobiililaitteissa tai lähennettäessä. Näytönlukuohjelmat saattavat kamppailla kiinteän rakenteen kanssa, mikä voi aiheuttaa sekaannusta sokeille tai heikkonäköisille henkilöille. 

Kiinteäleveyksinen taulukko voi myös aiheuttaa tekstin ylivuodon tai katketa, mikä vaikeuttaa kaikkien tietojen käyttöä. 

Lisäksi, koska suurennuslasit suurentavat vain osan näytöstä, katkaisevat sisällön tai vaativat liiallista vieritystä, näytön suurennuslasia käyttävien käyttäjien voi olla haastavaa tarkastella sisältöä oikein. Voit parantaa helppokäyttöisyyttä käyttämällä joustavia leveyksiä ja varmistamalla selkeän taulukkorakenteen. 

Käytä valmiita otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylejä  

Käytä asiakirjan otsikko- ja alaotsikkotyylejä. Nämä tyylit on suunniteltu helposti skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla. Otsikoiden tulisi olla hyvin määritelty rakenne ja ne toimivat siirtymisen maamerkkeinä 

1. Valitse teksti, jonka haluat muotoilla otsikoksi.

2. Napsauta Aloitus-välilehteä tai paina Alt+H.

3. Valitse haluamasi tyyli Tyylit-ryhmästä .

   

Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.  

Kappalepalkkien luominen 

Wordissa kappalepalkki on visuaalinen elementti, jota käytetään usein asiakirjan tietyn kappaleen korostamiseen tai korostamiseen. Se koostuu yleensä vaakasuorasta viivasta tai koristeeisesta reunasta, joka on sijoitettu kappaleen yläpuolelle tai alapuolelle. 

Tämä muotoilutekniikka auttaa kiinnittänyt huomiota kappaleeseen, jolloin se erottuu ympäröivästä tekstistä. Kappalepalkit voidaan mukauttaa eri viivatyyleillä, väreillä ja paksuuksilla asiakirjan ulkoasun ja käyttötarkoituksen mukaan.  

1. Valitse teksti, johon haluat lisätä sävytyksen.

2. Siirry Aloitus-välilehteen.

3. Valitse Sävytys-painikeKappale-ryhmässä .

   

4. Avaa Sävytys-valikko ja valitse haluamasi väri annetuista vaihtoehdoista.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen 

Näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt voivat halutessaan skannata asiakirjan linkkiluettelon. Linkkien tulisi välittää selkeää ja tarkkaa tietoa kohteestaan. Voit myös lisätä kohdeohjeita, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.  

Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Wordissa ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.  

1. Korosta teksti tai kuva, johon haluat lisätä linkin.

2. Siirry Insert -välilehteen.

3. Napsauta Hyperlinkki-painiketta tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+K.

   Aiemmin luodun tiedoston tai verkkosivun linkittäminen: 

   • Siirry Linkki-osaan ja valitse Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu.

   • Kirjoita verkkosivun osoite tai valitse tiedosto, johon haluat linkittää.

   Voit linkittää samassa asiakirjassa olevan paikan seuraavasti: 

   • Siirry Linkitä-osaan ja valitse Kohta tässä asiakirjassa.

   • Näkyviin tulee luettelo asiakirjan sijainneista. -luettelosta Otsikot tai Kirjanmerkit , joihin haluat linkittää.

4. Napsauta Näytettävää tekstiä ja anna lopullisia ja tarkkoja tietoja linkin kohteesta ja valitse sitten OK.

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen  

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen käyttöä käyttämällä pieniä osia, kuten luettelomerkeillä varustettuja tai numeroituja luetteloita. Vältä tavallisia kappaleita luetteloiden keskellä sekaannusten estämiseksi. Tämä varmistaa tarkan siirtymisen ja parantaa kaikkien käyttäjien luettavuutta. 

Lauseiden ja kappaleiden välisen rivivälin muuttaminen 

Teksti voi näyttää "sulautuvan yhteen" sivulla (tekstirivit puristavat toisiaan). Voit helpottaa lukemista suurentamalla riviväliä lauseiden välillä ja lisäämällä tilaa kappaleiden eteen tai jälkeen. 

1. Säädä tilaa valitsemalla yksi tai useampi kappale.

2. Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.

3. Napsauta kappaleryhmässä Rivi- ja Kappaleväli-painiketta .

   Huomautus: Word-tiedostossa on suositeltavaa käyttää riviväliä 1,5.

4. Valitse avattavasta valikosta haluamasi rivi- ja kappaleväli.

Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.  

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävän lukuohjelman avulla 

Microsoft Wordin syventävä lukuohjelma parantaa luettavuutta toiminnoilla, kuten Lue ääneen, Tekstin välistys, Tavutettava erittely ja Rivin kohdistus. Käytä sitä Näytä-välilehden kautta ja valitse Syventävä lukuohjelma.  

Lisätietoja on Wordin Syventävän lukuohjelman käyttö -kohdassa. 

Katso myös 

Asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttötoiminnon avulla

Reaaliaikaisten ilmoitusten saaminen helppokäyttöisyysongelmista Microsoft 365 -sovellusten käytön aikana 

Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä