Applies ToAccess for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Voit luoda yhdistämistoiminnon käyttämällä ohjattua Microsoft Word yhdistämistoimintoa. Ohjattu toiminto on käytettävissä myös Access: ssä, ja sen avulla voit määrittää yhdistämisprosessin, joka käyttää Access-tietokannan taulukkoa tai kyselyä lomakekirjeiden, sähköpostiviestien, osoitetarrojen, kirjekuorien tai hakemistojen tietolähteenä.

Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, miten voit käynnistää ohjatun yhdistämisen Accessista ja luoda suoran linkin taulukon tai kyselyn ja Microsoft Word -asiakirjan välille. Tässä ohjeaiheessa käsitellään kirjeiden kirjoittamista. Vaiheittaiset tiedot yhdistämisprosessin määrittämisestä ovat Microsoft Word ohjeessa.

Taulukon tai kyselyn käyttäminen tietolähteenä

  1. Avaa lähdetietokanta ja valitse siirtymisruudussa taulukko tai kysely, jota haluat käyttää yhdistämisen tietolähteenä.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästäWord Yhdistä

    Ohjattu Microsoft Word -yhdistämistoiminto käynnistyy.

  3. Valitse, haluatko luoda linkin aiemmin luotuun asiakirjaan vai uuteen asiakirjaan, ja valitse sitten OK.

  4. Jos päätit linkittää aiemmin luotuun asiakirjaan, etsi ja valitse tiedosto Valitse Microsoft Word asiakirja -valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

    Word käynnistyy. Valintasi mukaan Word avaa joko määrittämäsi asiakirjan tai uuden asiakirjan.

  5. Valitse Yhdistäminen-ruudunValitse tiedostotyyppi -kohdassa Kirjaimet ja valitse sitten Seuraava: Aloitetaan asiakirja , jotta voit jatkaa vaiheeseen 2.

  6. Valitse vaiheessa 2 Seuraava: Valitse vastaanottajat.

    Vaiheessa 3 luodaan linkki Accessin tietolähteen ja Word asiakirjan välille. Koska olet käynnistänyt ohjatun toiminnon Accessista, tämä linkki luodaan automaattisesti. Huomaa Valitse vastaanottajat -kohdassa, että Käytä aiemmin luotua luetteloa on valittuna ja tietolähteen nimi näkyy Kohdassa Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Yhdistämisen tietolähde

  7. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa , jos haluat mukauttaa taulukon tai kyselyn sisältöä.

    Muokkaa luetteloa

    Voit suodattaa, lajitella ja tarkistaa tiedot. Jatka valitsemalla OK.

  8. Jatka valitsemalla Seuraava: Kirjoita kirje . Noudata yhdistämisruudun muita ohjeita ja valitse vaiheessa 5 Seuraava: Viimeistele yhdistäminen.

Muita tapoja käyttää taulukkoa tai kyselyä tietolähteenä

Voit määrittää taulukon tai kyselyn tietolähteeksi muilla tavoin. Voit esimerkiksi viedä taulukon tai kyselyn Accessista ODBC-tietokantaan, Microsoft Excel -tiedostoon, tekstitiedostoon tai mihin tahansa muuhun tiedostomuotoon, joka on yhteensopiva Word kanssa, ja linkittää sitten tuloksena olevaan tiedostoon käyttämällä ohjattua Word yhdistämistoimintoa.

  1. Jos et ole vielä vienyt taulukkoa tai kyselyä, tee niin. Valitse Accessin siirtymisruudussa taulukko tai kysely, jota haluat käyttää, ja valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästä muoto, johon haluat viedä, ja noudata sitten ohjeita.

  2. Jos Word Yhdistämisen ruutu ei ole näkyvissä, napsauta Postitukset-välilehdenAloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen -kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Ohjattu vaiheittainen yhdistämistoiminto. Yhdistämisen ruutu tulee näkyviin.

  3. Valitse Yhdistäminen-ruudun vaiheessa 3 Käytä aiemmin luotua luetteloa-kohdassa Selaa tai Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

  4. Määritä Valitse tietolähde -valintaikkunassa Accessissa luomasi datatiedosto ja valitse sitten Avaa.

  5. Noudata näyttöön tulevia valintaikkunoiden ohjeita. Tarkista ja mukauta tiedoston sisältöä Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa. Voit suodattaa, lajitella ja tarkistaa sisällön ennen jatkamista.

  6. Valitse OK ja valitse sitten Seuraava: Kirjoita kirjeyhdistämisruutuun . Lisätietoja yhdistämisen mukauttamisesta on Word ohjeessa.

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.