Projektit voivat päästä nopeasti käsistä. Ennen kuin huomaatkaan, yksinkertaisesta rakennusprojektista tulee pienempien projektien, kuten suunnittelun, kaivauksen, perustyön ja markkinoinnin, kollaasi. Voit hallita projektia paremmin luomalla pienempiä projekteja Projectissa ja linkittämällä ne sitten yhteen Projekti-tiedostoon, jotta näet, mihin ne sopivat pääprojektiin.
Tämän artikkelin sisältö
Yleiskatsaus pääprojekteihin
Ajattele pääprojekti koottujen projektien kokoelmana, joka näyttää useiden toisiinsa liittyvien projektien hierarkian. Pääprojektiin lisättyjä projekteja kutsutaan aliprojekteiksi.
Kun lisäät aliprojektin pääprojektiin, nämä kaksi projektia linkitetään ja voit tarkastella kaikkia pääprojektin aliprojektin tietoja.
Kun päivität aliprojektin pääprojektista, se päivitetään myös lähdetiedostoonsa. Jos sinun tarvitsee vain yhdistää tiedostoja raportin luomiseksi tai yhdistetyn projektin tietojen näkymän tulostamiseksi, voit myös koota ne tilapäisesti näkymään.
Kun luot pääprojektin ja aliprojekteja, voit jakaa suuren projektin ja delegoida sen osat tarvittaville henkilöille. Projektinhallinnan termein aliprojektien määrittäminen tällä tavalla antaa vastuun niille, jotka tekevät työn, ja sovittaa auktoriteetin vastuuvelvollisuuteen. Projektiehdoissa aliprojektien luominen pääprojektiin auttaa projektipäälliköitä käyttämään ja hallitsemaan aikataulun osia.
Jos haluat selvittää, pitäisikö suuri projekti jakaa pääprojektiksi ja aliprojektiksi, ota huomioon seuraavat seikat:
-
Projektisi on erittäin suuri ja yksityiskohtainen. Jos projektissa on yli muutama sata tehtävää, sen jakaminen aliprojekteiksi voi helpottaa hallintaa. Jos jotkin projektin osat sisältävät työtä, joka on jaettu yksityiskohtaisempiin kuin toisiin osiin, voi olla järkevää tehdä näistä osista aliprojekteja, jotta useimmat käyttäjät näkevät vain aliprojektin kootun kuvauksen, mutta asianomaiset osapuolet voivat tarkastella sitä yksityiskohtaisemmin. Yksi tiedosto on lähes aina nopeampi vaihtoehto, mutta keskittyminen vain osaan projektia voi olla kompromissin arvoista.
-
Organisaatiotasi ei ole keskitetty. Hajautetun tai hajautetun organisaation pääprojekti ja aliprojektit antavat työntekijöille enemmän valtaa omaan työhönsä kuin yhdellä keskitetyllä projektitiedostolla.
-
Haluat tehostaa organisaatiosi suunnittelumenetelmiä. Jos alemman tason esimiehet ovat vastuussa ja tietävät, mitä tehtäviä projektiin tarvitaan, voi olla järkevämpää, että he voivat suunnitella tiimiensä työtä ja koota sitten projektitiedostonsa pääprojektiksi. Jos ylhäältä alas -suunnittelu on normi, haluat ehkä järjestää alkuperäisen suunnitelman uudelleen aliprojekteiksi, kun se toteutetaan, jotta yksittäiset projektipäälliköt tai tiimit voivat käyttää ja hallita omia aikataulujaan.
-
Työskentelet useissa projekteissa. Projektipäälliköillä voi olla projektijoukko, jonka parissa he työskentelevät koko ajan riippumatta siitä, liittyvätkö projektit toisiinsa vai eivät. Sen sijaan, että avaisit ne yksi kerrallaan, voit avata kaikki aliprojektit samaan aikaan, kun avaat pääprojektin. Tämä menetelmä helpottaa myös raporttien luomista useista projekteista. Jos projektit liittyvät toisiinsa, projektipäällikkö voi luoda tehtävien riippuvuudet eri projektien tehtävien välille. Kun projektien välille luodaan riippuvuuksia, eri projektipäälliköiden on helpompi nähdä, miten muiden projektipäälliköiden työ vaikuttaa heidän aikatauluihinsa.
-
Jotkin projektit ovat alistuvat toisille. Voit määrittää useiden projektien hierarkian tarkasti lisäämällä useita projekteja muihin tiedostoihin. Aliprojektien tuloksena syntyvässä rakenteessa olisi otettava huomioon työryhmän jäsenten prioriteetit ja vastuut sekä eri alojen tehtävien väliset suhteet ja yleinen määräaika.
-
Useat henkilöt voivat muokata projektia. Ihannetapauksessa projektitiedoston omistaa, hallinnoi ja muokkaa yksittäinen projektipäällikkö. Projekti on kuitenkin usein osa suurempaa ohjelmaa, jota ylemmän tason esimiesten on ehkä hallittava. Projektiryhmän jäsenet voivat keskittyä työhönsä tarkastelemalla sitä erillisenä tiedostona, ja pääprojektia hallitseva projektipäällikkö voi koordinoida kunkin aliprojektiryhmän aikataulun.
Voi olla järkevää, että pääprojektin välitavoitteet edistävät kunkin aliprojektiryhmän välitavoitteita, jotta aikataulut pysyvät koordinoituina määräaikaa varten. Voit koordinoida välitavoitteita luomalla riippuvuuden välitavoitteiden välille tai kopioimalla ja liittämällä välitavoitetehtävät pääprojektista kuhunkin aliprojektiin.
-
Projektissa on useita sidosryhmiä, jotka välittävät projektin eri osista. Kun käyttäjät haluavat tarkastella eri tietoja, projektipäälliköt voivat sijoittaa kaikki projektitiedostot palvelimeen ja mukauttaa eri näkymiä eri sidosryhmille. Samaa projektitiedostoa voidaan käyttää aliprojektina eri pääprojekteissa näytettävien tietojen mukauttamiseen.
-
Haluat, että aliprojektit ovat vain luku -tilassa. Voit edelleen hallita projektin osia siirtämällä tehtäviä aliprojektiin ja rajoittamalla avainhenkilöiden käyttöoikeuksia.
-
Haluat analysoida kunkin vaiheen kriittisen polun kokonaisprojektin lisäksi. Jokainen yksittäinen projekti sisältää kriittinen polku. Kun yhdistät useita projekteja yhdeksi pääprojektiksi, kokonaiskuva on helppo nähdä useana kriittisenä polkuna pääprojektissa säilyttäen samalla erilliset kriittiset polut kullekin aliprojektille.
Lisätietoja
Aliprojektien käsitteleminen pääprojektissa
Kun lisäät aliprojektin pääprojektiin, aliprojekti esitetään yhteenvetotehtävänä tehtäväluettelossa ja Projekti-kuvakkeen ilmaisin näkyy Ilmaisimet-kentässä . Aliprojekti sisennetään sen rivin jäsennystasolla, johon lisäät sen, mutta voit sisentää tai ulontaa sen samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta tehtävää. Koska aliprojekti esitetään yhteenvetotehtävänä, et voi muokata sen yhteenvetotietoja, mutta voit laajentaa jäsennyksen näyttämään aliprojektin tehtävät ja muokkaamaan projektin tietoja pääprojektitiedostossa.
Huomautus: Aliprojektin yhteenvetotehtävissä tai Gantt-palkeissa käyttämäsi muotoilut eivät näy pääprojektissa. Muotoilutiedot tallennetaan kuhunkin tiedostoon, ja niitä on käytettävä erikseen pääprojektissa.
Kun tallennat pääprojektin, aliprojektin muutokset tallennetaan myös aliprojektin lähdetiedostoon. Jos haluat käsitellä lähdetiedostoa suoraan avaamatta pääprojektitiedostoa, aliprojektin lähdetiedostoon tehdyt muutokset päivitetään automaattisesti pääprojektitiedostoon.
Huomautus: Jos sinun ei enää tarvitse pitää pääprojektia ja aliprojektia synkronoituna, voit poistaa linkityksen. Jos aliprojektiin tai pääprojektiin tehdään muutoksia, toinen tiedosto säilyy muuttumattomana.
Lisätietoja
Tiedostojen yhdistämisen vaikutus resursseihin
Kun olet koonnut tiedostot pääprojektitiedostoksi, molempien tiedostojen resurssit pysyvät erillään, aivan kuten aliprojektin tehtävät pysyvät aliprojektissa. Voit muuttaa pääprojektin resurssitietoja, jolloin muutokset replikoidaan aliprojektin lähdetiedostossa. Voit tarkastella kaikkia pääprojektin resursseja ja aliprojekteja yhdessä Resurssitaulukko-näkymässä , mutta et voi varata resurssia mihinkään muuhun projektiin kuin aliprojektiin, josta se on peräisin.
Huomautus: Jos samoja resursseja käytetään useissa aliprojekteissa, näet resurssien nimien kaksoiskappaleet, koska resursseja ei yhdistetä. Jos kuitenkin haluat varata resursseja eri aliprojekteissa ja ratkaista resurssien nimien kaksoiskappaleet, voit yhdistää ne resurssivaranto ja tuoda ne muiden tiedostojen saataville.
Muita tapoja yhdistää tiedostoja
Pääprojektien ja aliprojektien avulla voit luoda projektihierarkian, joka vastaa niiden ja joissakin tapauksissa organisaatiosi rakennetta. Projektitiedostojen kokoamiseen voi kuitenkin olla muitakin syitä. Voit esimerkiksi yhdistää ne tilapäisesti pikatarkistusta tai tulostusta varten.
Yhdistä toisiinsa liittymättömät tiedostot
Käytä koontitiedostoja, jos haluat yhdistää useita tiedostoja yhdessä ikkunassa riippumatta siitä, liittyvätkö tiedostot toisiinsa vai eivät. Yhdistämällä toisiinsa liittymättömiä tiedostoja kootussa projektissa on helpompi nähdä tietoja useista projekteista eri näkymissä ja tulostaa ne. Voit koota projektitiedostoja, jos sinun on seurattava useita käynnissä olevia projekteja, esimerkiksi silloin, kun kehität eri tuotteita samanaikaisesti. Voit lajitella ja ryhmitellä tuotteiden nimien, projektin määräaikojen ja esimiesten mukaan, jotta voit etsiä ja arvioida tarvitsemiasi tietoja. Voit esimerkiksi tulostaa Gantt-kaavionäkymä, joka sisältää kaikki projektit.
Työtilan luominen
Vaihtoehto projektien yhdistämiselle on luoda työtila, joka sisältää yksittäisiä projektitiedostoja, joista jokainen avautuu omaan ikkunaansa. Käytä työtilaa, jos käsittelet samoja projektitiedostoja usein etkä halua yhdistää niitä yhdeksi suureksi projektiksi.
Kun avaat tiedostot ja tallennat ne sitten työtilana, Project tallentaa tiedostot ja niiden nykyiset asetukset yhteen työtilatiedostoon. Kun avaat työtilatiedoston, avaat kaikki mukana toimitetut tiedostot samanaikaisesti. Jokaisella projektilla on oma painike tehtäväpalkissa, joten siirtyminen projektista toiseen on helppoa.
Jos haluat luoda työtilan, valitse tai avaa projektitiedostot ja valitse sitten Tiedosto >Tallenna työtila.
