Applies ToProject Online -työpöytäsovellus Project Standard 2024 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Project Professional 2013 Project Standard 2013

Projektin parissa käytettävissä olevien henkilöiden tietäminen voi olla haaste, kun työskentelet useissa projekteissa.

Jos varaat samat henkilöt useisiin projekteihin tai käytät projektin jaettuja resursseja, voit yhdistää kaikki resurssitiedot yhdeksi keskitetyksi tiedostoksi, jota kutsutaan resurssivaranto. Resurssivarannosta on hyötyä myös kuormitusristiriitojen tunnistamisessa ja kunkin projektin ajanvarauksen tarkastelussa.

Resurssivarannon luominen

Huomautus: Jos käytät Project Professional ja organisaation yrityksen resurssivarannossa on resursseja, sinun ei tarvitse luoda toista resurssivarantoa. Lisätietoja on artikkelissa Resurssien lisääminen yrityksen resurssivarantoon .

  1. Avaa Project ja valitse Tyhjä projekti > Resurssi-välilehti .

  2. Napsauta Ryhmän Planner vieressä olevaa nuolta ja valitse Resurssitaulukko.

  3. Valitse Lisää resursseja ja tuo olemassa olevat resurssitiedot.

Jos haluat kirjoittaa uudet henkilötiedot, valitse Työresurssi ja lisää resurssin nimi ja tiedot.

Uuden henkilöresurssin lisääminen

Huomautus: Jos käytät Project Professional Project Serverin kanssa, voit käyttää yrityksen resursseja. Lisätietoja Project-versioista on artikkelissa Projektin versiovertailu. Yrityksen resurssiluetteloa hallinnoi yleensä järjestelmänvalvoja, ja kukin projektipäällikkö voi lisätä näistä resursseista projekteihinsa.

Kun olet luonut jaetun resurssivarannon, kunkin jaetun projektin tiedot tulevat tästä resurssivarannosta, ja kaikki tiedot, kuten varaukset, kustannushinnat ja käytettävyys, ovat tässä keskitetyssä sijainnissa.

Resurssivarannon käyttäminen

  1. Avaa resurssivarantoprojekti.

  2. Avaa projekti, joka jakaa resursseja varannosta, ja valitse Resurssi > resurssivaranto > Jaa resurssit.

    Jaa resurssit -vaihtoehdon avaaminen Resurssivaranto-kohdasta

  3. Valitse Käytä resursseja ja valitse Lähettäjä-ruudussa resurssivarantoprojekti, jonka avasit vaiheessa 1.

    Jaa resurssit -valintaikkunan vaihtoehdot

  4. Valitse Varanto on etusijalla , jos haluat resurssivarannon tietojen ohittavan ristiriitaiset tiedot (jakaja) projektista.

    Tai

    Valitse Jaa on etusijalla , jos haluat projektin tietojen ohittavan kaikki ristiriitaiset tiedot resurssivarannosta.

  5. Valitse OK.

    Voit nyt käyttää resursseja projektiin. Kaikki projektin resurssit lisätään automaattisesti varantoon.

  6. Jos haluat nähdä jaetun resurssiluettelon, valitse Tehtävä> Gantt-kaavio > resurssitaulukko.

    Resurssitaulukko

Resurssien käyttötietojen käsitteleminen

Voit tarkastella ja päivittää resurssivarantotiedostoa nykyisestä projektista (jakajatiedosto ). Resurssien säännöllinen päivittäminen ja tarkasteleminen on hyvä käytäntö, jotta saat uusimmat tiedot varauksista ja sen vaikutuksista projekteihisi.

Huomautus: Jos haluat muokata resurssivarantotiedostoa suoraan, tarvitset kyseisen tiedoston luku- ja kirjoitusoikeuden. Muussa tapauksessa voit tarkastella vain resurssien käyttöä ja tehdä muutoksia projektin resursseihin.

  1. Avaa projekti jakajatiedosto.

  2. Valitse näkyviin tulevassa ruudussa Avaa resurssivaranto, jos haluat nähdä kaikkien jakajatiedostojen varaukset. Tämä avaa resurssivarannon vain luku -tiedostona.

  3. Jos haluat nähdä resurssivarannon jakavien projektien varaukset, valitse Tehtävä > Gantt-kaavio > Resurssien käyttö

    Resurssien käytön tarkasteleminen

    Vihje: Punaisella näkyvät resurssien nimet ilmaisevat resurssin varauksen yli.

    Voit päivittää uusilla resursseilla, päivittää ajoitetun summan ja työtiedot. Lue lisää henkilöiden määrittämisestä tehtäviin.

  4. Kun olet tehnyt päivityksiä, valitse Resurssi > resurssivaranto > Päivitä resurssivaranto

    Resurssivarannon päivittäminen jakajatiedostossa tehtyjen resurssimuokkausten jälkeen

    Vihje: Jos Päivitä resurssivaranto ei ole käytettävissä projektissasi, olet ehkä avannut resurssivarantotiedoston luku- ja kirjoitustilassa. Sulje resurssivaranto ja avaa se uudelleen lukutilassa.

Resurssien jakamisen lopettaminen

Jos projekti jakaa resursseja resurssivarannosta tai toisesta projektitiedostosta, voit katkaista sen yhteyden kyseiseen toiseen tiedostoon. Resurssit, joilla on varauksia projektitiedostossa, pysyvät projektissa sen jälkeen, kun tiedosto on katkaistu resurssivarannosta tai muusta projektitiedostosta, mutta muut resurssivarannon tai muun tiedoston resurssit eivät ole enää käytettävissä.

Huomautus: Et yleensä halua säilyttää tehtävävarauksia resurssivaranto, kun olet irrottanut jakajatiedosto. Varaukset kuitenkin säilyvät, jos katkaiset jakajatiedoston yhteyden resurssivarantoon, kun resurssivaranto ei ole avoinna, tai jos et tallenna resurssivarantoa sen jälkeen, kun olet irrottanut jakajatiedoston. Jos haluat poistaa säilytetyt varaukset varannosta, katkaise jakajatiedoston yhteys resurssivarantotiedostoon ja kaikki tehtävän varaustiedot poistetaan resurssivarannosta vaikuttamatta entiseen jakajatiedostoon. Jos resurssivarannossa on jo jäljellä olevia tehtäviä, yhdistä jakajatiedosto uudelleen resurssivarantoon ja katkaise yhteys uudelleen.

Katkaise aktiivisen jakamistiedoston yhteys resurssivarantoon

Voit katkaista aktiivisen projektitiedoston resurssivarannosta tai muusta tiedostosta, johon se on yhdistetty, ja jakaa resursseja.

  1. Avaa resurssivaranto, joka sisältää jaettavat resurssit.

  2. Valitse Avaa resurssivaranto -valintaikkunassa Avaa resurssivarannon luku/kirjoitus, jotta voit muuttaa resurssitietoja. Muista, että varannon avaaminen luku- ja kirjoitusoikeudella estää muita päivittämästä varantoa uusilla tiedoilla.

  3. Avaa projekti.

  4. Valitse Resurssi > resurssivaranto > Jaa resursseja

  5. Valitse Käytä omia resursseja ja valitse sitten OK.

  6. Tallenna molemmat projektitiedostot.

Lisätietoja resurssivarannoista

Resurssivaranto helpottaa usean projektitiedoston tehtäviin varattujen henkilöiden tai laitteiden hallintaa. Resurssivaranto keskittää resurssitiedot, kuten resurssin nimen, käytetyn kalenterin, resurssiyksiköt ja kustannustaulukot.

Kutakin resurssivarannon resursseja käyttävää projektia kutsutaan jakajatiedosto.

Vihje: Luo uusi (erillinen) projektitiedosto vain resurssitietoja varten. Tämä helpottaa resurssitietojen ja tehtävävarausten hallintaa jakajatiedostojen ja resurssivarannon välillä.

Ennen resurssivarannon luomista ja luomisen jälkeen

Painikkeen kuva Ennen resurssivarannon luomista kukin projekti sisältää omat resurssitietonsa. Jotkin näistä tiedoista voivat olla päällekkäisiä tai jopa ristiriidassa muissa projekteissa käytettyjen samojen resurssien tietojen kanssa.

Painikkeen kuva Kun jaettu resurssivaranto on luotu, kunkin projektin resurssitiedot tulevat yhdestä resurssivarannosta. Varaustiedot sekä kaikkien resurssien kustannushinnat ja käytettävyys sijaitsevat yhdessä keskitetyssä sijainnissa.

Painikkeen kuva Usean projektin ristiriitaisten varausten aiheuttamat resurssien ylivaraukset ovat myös helpompia.

Joitakin seuraavia vaiheita

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.