Resurssin työmäärä- ja käytettävyystietojen tarkasteleminen Projectin työpöytäversiossa

Artikkelin sisältö

• Resurssin työmäärien tarkasteleminen Resurssien käyttö -näkymän avulla

• Yrityksen resurssien käytettävyyden tarkasteleminen Project Onlinen avulla

• Yksittäisten työmäärien näyttäminen kaavion avulla

• Ylivarattujen resurssien luettelon näyttäminen

• Ylivarattujen resurssien ryhmitteleminen

• Käytettävissä olevien resurssien löytäminen

Resurssin työmäärien tarkasteleminen Resurssien käyttö -näkymän avulla

1. Napsauta Tehtävä- tai Resurssi-välilehdessä Resurssien käyttö avattavasta Näkymä-valikosta.

2. Tarkastele resurssien nimiä ja niille varattuja tehtäviä Resurssien käyttö -näkymän taulukko-osassa.

3. Tarkastele näkymän aika-asteikko-osaa, jotta näet, miten työ on varattu valitulle ajanjaksolle.

Monissa resurssinäkymissä, kuten Resurssien käyttö -näkymässä, ylivaratut resurssit näkyvät punaisina. Ylivaraus tapahtuu aina, kun resurssin enimmäismäärä on ylitetty minä tahansa ajanjaksona. Resurssitaulukoissa ylivarattujen resurssien ilmaisinkenttä sisältää myös Resurssien tasaaminen -ilmaisimen, joka osoittaa, että resurssi tasataan. Tarkista ilmaisin ja tarkista tehtävien määritykset ja arvioi, onko ylivaraus hyväksyttävää.

Oletetaan esimerkiksi, että kahden tehtävän kesto on neljä tuntia ja että ne kumpikin alkavat ja loppuvat samaan aikaan. Jos varaat kummatkin tehtävät Teemulle, hän on periaatteessa ylivarattu, koska Teemu työskentelee 200-prosenttisesti neljä tuntia kestävän kahden tehtävän aikana. Jos tasaaminen on määritetty päivästä päivään perusteella, Teemun aikaa ei tarvitse kuitenkaan tasata, koska hänen koko työpäivänsä ei ylitä kahdeksan tunnin kokonaistyökapasiteettia.

Voit myös näyttää Resurssien käyttö -näkymän ja muokata sitä, jotta näet kaikki resurssivaraukset ja niiden työvarauksen prosenttiluvun taulukossa. Tässä näkymässä näytetään kaikki varaukset resurssin mukaan ja se, miten täysimittaisesti nämä resurssit varataan, tehtävien varaamiseksi ajan kuluessa.

1. Napsauta Tehtävä- tai Resurssi-välilehdessä Resurssien käyttö avattavasta Näkymä-valikosta.

2. Napsauta Muotoile-välilehdessä Lisää tietoja.

3. Napsauta Käytettävissä olevat kentät ‑luettelostaVarauksen prosenttiluku, ja napsauta sitten Näytä.

4. Tarkista näkymän aika-asteikko osa. %- alloc-kohdassa. juuri lisäämäsi rivi, näet prosenttiosuuden resurssin käytettävissä olevista työaika, jotka on varattu varauksille valittuna ajanjaksona. Lisäksi näkymän aika-asteikko-osassa näkyy sekä resurssin ylivarattu työmäärä että sen varausprosentti punaisella, joten voit määrittää tarkalleen, milloin resurssi ylivarataan.

Yrityksen resurssien käytettävyyden tarkasteleminen Project Onlinen avulla

Voit etsiä Project Onlinen avulla yli- tai alivarattuja resursseja joko yhdessä tai useammassa projektissa sekä tarkastella resurssin käytettävyyskaaviota ja -taulukkoa.

1. Napsauta Project Onlinen Projektikeskus-kohdassa Resurssit vasemmanpuoleisessa valikossa.

2. Valitse resurssi tai resurssit, joiden käytettävyystietoja haluat tarkastella, valitsemalla niiden nimen viereinen valintaruutu ja napsauta sitten Resurssit-välilehdessä Kapasiteettien suunnitteluSiirry-osassa.

   Voit valita vierekkäisiä resursseja luettelossa pitämällä VAIHTO-näppäintä painettuna ja samalla napsauttamalla ensimmäistä ja sitten viimeistä resurssia. Jos haluat valita erillään olevia resursseja, pidä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauta kutakin resurssia.

3. Valitse Käytettävyys-välilehden Näkymät-osassa resurssinäkymä.

   • Voit näyttää tehtävän ryhmiteltynä ensin resurssien mukaan ja sitten niiden projektien mukaan, joissa resurssia käytetään, valitsemalla Työskentele resurssin mukaan.

   • Voit näyttää tehtävän ryhmiteltynä niiden projektien mukaan, joissa resurssia käytetään, valitsemalla Resurssien käyttö projektin mukaan.

   • Voit näyttää, kuinka kauan resurssi on käytettävissä työtä varten tiettynä ajanjaksona, valitsemalla Jäljellä oleva käytettävyys.

   • Voit näyttää työmäärän, jolle resurssi on varattu, valitsemalla Resurssien käyttö.

4. Jos valitsit useita resursseja edellisellä sivulla, napsauta kaavion selitettä niiden resurssien valitsemiseksi, jotka haluat näyttää kaaviossa.

   Kaavion alla olevassa Tiedot-taulukossa on aika-asteikko, joka näyttää, mille työmäärälle resurssi on varattu määritettynä ajanjaksona.

Yksittäisten työmäärien näyttäminen kaavion avulla

Resurssikaavio-näkymässä on yksittäisen resurssin työmäärän ja käytettävyyden kaaviopalkkinäkymä. Voit tämän näkymän ansiosta nähdä nopeasti, onko valittu resurssi yli- tai alivarattu määritettynä ajanjaksona. Näet myös tehtäville varatut yksiköt prosenttilukuna ja resurssin käytettävyyden enimmäismäärän.

1. Valitse Resurssi-välilehdessä Näkymä-osan Resurssikaavio-näkymä.

2. Voit tarkastella ensimmäisen resurssin nimeä Resurssikaavio-näkymässä vierittämällä vasemmalle tai oikealle vasemmassa ikkunassa.

   Jos resurssin nimi on lueteltu punaisella, resurssi on ylivarattu. Mustalla luetellut resurssit on varattu joko tarkalleen tai ne alittavat niiden täyden kapasiteetin.

3. Voit nähdä palkkikaaviosta yli- tai alivarauksen tason.

   Siniset palkit (oletusarvo) ilmaisevat varatun työmäärän, joka vastaa tai alittaa resurssin enimmäiskäyttöasteen ja työaikakäytettävyyden tällä ajanjaksolla. Punaiset palkit (oletusarvo) ilmaisevat, että resurssi on ylivarattu, koska se on ylittänyt niiden enimmäiskäyttöasteen ja työajan käytettävyytensä tiettynä ajanjaksona.

4. Tarkastele suurinta varauksen prosenttilukua näytettynä ajanjaksona eli resurssin huippukäyttöastetta ajanjaksolla.

   Huippuarvot on lueteltu kaavion alareunassa.

5. Voit tarkastella seuraavan resurssin palkkikaaviota painamalla joko PAGE DOWN -näppäintä tai käyttämällä vierityspalkkia tai nuolinäppäimiä.

Sivun alkuun

Ylivarattujen resurssien luettelon näyttäminen

Voit tarkastella vain ylivarattujen resurssien luetteloa näyttämällä Resurssitaulukko-näkymän tai Resurssien käyttö -näkymän ja suodattamalla sitten näkyviin ylivaratut resurssit.

1. Napsauta Näkymä-osassa Resurssitaulukko tai Resurssien käyttö avattavasta valikosta.

2. Napsauta Näkymä-välilehdessä avattavaa Suodatin-valikkoa Tiedot-osassa ja napsauta sitten Ylivaratut resurssit.

3. Jos haluat nähdä jälleen resurssien koko luettelon, napsauta avattavaa Suodatin-valikkoa ja napsauta sitten Ei suodatinta.

Voit myös näyttää ylivaraukset tehtävänäkymässä, vaikka ne eivät näykään siinä punaisella resurssinäkymien tapaan. Jos työskentelet tehtävänäkymässä, voit selata kutakin tehtävää, johon liittyy resurssin ylivarauksia, vaikka tehtävänäkymä ei näytäkään, mitkä resurssit (tai kuinka monta resurssia) on ylivarattu.

Napsauta missä tahansa tehtävänäkymässä, kuten Gantt-kaavio tai Verkkokaavio, Resurssi-välilehden Taso-osassa Seuraava ylivaraus.

Ylivarattujen resurssien ryhmitteleminen

Voit Resurssitaulukko- tai Resurssien käyttö -näkymässä tarkastella ylivarattuja ryhmäresursseja. Voit myös ryhmitellä resurssit niiden huippukäyttöasteen mukaan, joka osoittaa niiden varausten enimmäisprosenttiluvun tehtäviin projektin aikana. Kun tarkastelet ylivarattuja resursseja niiden ylivarausten laajuuden mukaan, pystyt paremmin keskittymään ensin kaikkein laajimmin ylivarattuihin resursseihin.

1. Napsauta Näkymä-osassa Resurssitaulukko tai Resurssien käyttö.

2. Napsauta Näkymä-välilehden avattavaa Ryhmittelyperuste-valikkoa ja napsauta sitten Uusi ryhmittelyperuste.

3. Valitse Kenttänimi-ruudussa Ylivarattu.

4. Valitse Järjestys-ruudussa Nouseva tai Laskeva.

   Jos napsautat Nouseva, ei-ylivarattujen resurssien ryhmä näkyy ensin ja ylivarattujen resurssien ryhmä näkyy toisena.

5. Voit luoda sisäkkäisen huippukäyttöaste-ryhmän napsauttamalla Lajitteluperuste-ruutua ja napsauttamalla sitten Huippuarvo.

6. Kirjoita ryhmittelyn nimi ja napsauta sitten Käytä.

   Tämä näkymä on ryhmitelty määritystesi mukaan. Kaikki resurssit, joiden mikä tahansa varaus ylittää huippuarvoista 100 prosenttia projektin missä tahansa vaiheessa ryhmitellään kohtaan Ylivarattu: Kyllä. Jos määrität huippuarvojen sisäkkäisen ryhmittelyn, sinulla voi olla otsikoiden alapuolella lisäryhmittelyjä, kuten Huippuarvo: 200%, Huippuarvo: 300% jne.

7. Jos haluat nähdä resurssit lueteltuna alkuperäisessä järjestyksessään Ryhmittelyperuste-ruudussa, napsauta [Ei ryhmää].

Käytettävissä olevien resurssien löytäminen

Jos sinulla on ylivarattuja resursseja, haluat ehkä määrittää ne projektin resurssit, joilla on aikaa käytettävissä, jotta voit jakaa työmäärän tasaisemmin. Tästä kapasiteetista on hyötyä myös, jos sinulla on muita varaamattomia tehtäviä ja haluat selvittää, kuka voi ottaa lisää työtä.

Resurssin käytettävyys lasketaan seuraavan kaavan avulla:

Resurssin käytettävyys = Resurssin kapasiteetti - (resurssivarausten + kalenteripoikkeusten yhteenveto)

Resurssivarauksen yhteenveto on resurssin suorittaman kaiken työn summa ja kalenteripoikkeukset ovat resurssipohjaisen kalenterin mitä tahansa poikkeuksia.

Jos haluat etsiä resursseja, jotka voivat työskennellä lisätunteina työssä, voit näyttää ja muokata Resurssien käyttö -näkymää niin, että näet, kuinka paljon aikaa (tunteja, päiviä tai viikkoja) resurssilla on käytettävissä lisävarauksia varten. Tämän näkymän avulla voit myös jakaa työt ylivaratuista resursseista alivarattuihin resursseihin.

1. Napsauta Näkymä-osassa Resurssien käyttö.

2. Valitse Muotoile-välilehden Tiedot-osassa Jäljellä oleva käytettävyys -ruutu.

3. Tarkastele Jälj. oleva käyt. (jäljellä oleva käytettävyys) -riviltä jäljellä olevaa käytettävyyttä edustavaa työmäärää tai alivarausta jokaisella ajanjaksolla.

Voit myös näyttää ja muokata Resource Graph näkymää ja tarkastella yksittäisen resurssin työmäärän palkkikaaviota, jonka avulla voit selvittää, kuka voi tehdä tehtävään lisätunteja. Voit tarkastella yhden alivaratun resurssin tietoja kerrallaan Resource Graph-näkymässä. Näet käytettävissä olevan työn määrän ajanjakson mukaan.

1. Napsauta Näkymä-osassa Resurssikaavio.

2. Napsauta Muotoile-välilehdessä avattavaa Kaavio-valikkoa ja valitse sitten Työn käytettävyys.

3. Tarkastele valitun resurssin osalta palkkikaaviossa näkyvää käytettävissä olevaa työmäärää. Selaa aika-asteikkoa, jotta näet alivaraukset eri ajanjaksoina.

4. Tarkastele valitun resurssin käytettävissä olevaa aikaa kaavion alaosassa.

5. Voit siirtyä seuraavaan resurssiin, jolla on käytettävissä olevaa aikaa, painamalla PAGE DOWN tai käyttämällä vierityspalkkia tai nuolinäppäimiä vasemmanpuoleisessa ruudussa.

Sivun alkuun