Opetusohjelma: Tietojen tuominen Exceliin ja Tietomallin luominen

Tässä opetusohjelmassa on seuraavat osiot:

• Tietojen tuonti tietokannasta

• Tietojen tuonti laskentataulukosta

• Tietojen tuonti kopioimalla ja liittämällä

• Yhteyden luominen tuotujen tietojen välille

• Tarkistuspiste ja testi

Tämän opetusohjelman lopussa on testi, jolla voit testata mitä olet oppinut.

Tässä opetusohjelmasarjassa käytetään tietoja, jotka kuvaavat olympiamitaleita, isäntämaita ja eri olympiakisatapahtumia. Suosittelemme kunkin opetusohjelman selaamista järjestyksessä. 

Tietojen tuominen tietokannasta

Tämä opetusohjelma aloitetaan tyhjällä työkirjalla. Tämän osion tavoitteena on muodostaa yhteys ulkoiseen tietolähteeseen ja tuoda tietoja Exceliin lisäanalyysiä varten.

Aloitetaan lataamalla tietoja Internetistä. Tiedot kuvaavat olympiamitaleita, ja lähteenä on Microsoft Access -tietokanta.

1. Lataa tässä opetusohjelmasarjassa käytettävät tiedostot napsauttamalla seuraavia linkkejä. Lataa jokainen neljästä tiedostosta helposti käytettävissä olevaan sijaintiin, kuten Ladatut tiedostot tai Omat tiedostot, tai uuteen kansioon, jonka luot:
   > OlympicMedals.accdb Access -tietokanta
   Excel-työkirjan
   >OlympicSports.xlsx Excel-työkirjan
   >Population.xlsx Excel-työkirjan >DiscImage_table.xlsx

2. Avaa tyhjä työkirja Excelissä.

3. Valitse TIEDOT > Hae ulkoiset tiedot > Accessista. Valintanauha säätyy dynaamisesti työkirjan leveyden mukaan, joten valintanauhan komennot voivat erota seuraavissa ruuduissa näkyvistä komennoista. Ensimmäisessä ruudussa näkyy valintanauha työkirjan ollessa leveä, toisessa kuvassa työkirjan kokoa on muutettu, jotta se vie vain osan ruudun tilasta.
   
   
   
   
   
    

4. Valitse lataamasi Olympiamitalit.accdb-tiedosto ja valitse Avaa. Näkyviin tulee seuraava taulukon valintaikkuna, jossa näkyvät tietokannan taulukot. Tietokannan taulukot vastaavat Excelin laskentataulukoita tai taulukoita. Valitse Ota käyttöön useiden taulukoiden valinta -ruutu ja valitse kaikki taulukot. Valitse sitten OK.
   
   

5. Tietojen tuonti-ikkuna tulee näkyviin.

   Huomautus: Huomaa ikkunan alareunassa oleva valintaruutu, jonka avulla voit lisätä nämä tiedot tietomalliin seuraavassa näytössä. Tietomalli luodaan automaattisesti, kun tuot tai käsittelet vähintään kahta taulukkoa samanaikaisesti. Tietomalli integroi taulukot ja mahdollistaa laajan analyysin Pivot-taulukoiden, Power Pivot ja Power View'n avulla. Kun tuot taulukoita tietokannasta, kyseisten taulukoiden välisiä aiemmin luotuja tietokantayhteyksiä käytetään tietomallin luomiseen Excelissä. Tietomalli on läpinäkyvä Excelissä, mutta voit tarkastella ja muokata sitä suoraan Power Pivot apuohjelman avulla. Tietomallia käsitellään tarkemmin myöhemmin tässä opetusohjelmassa.

   
   Valitse Pivot-taulukkoraportti-vaihtoehto , joka tuo taulukot Exceliin ja valmistelee Pivot-taulukon tuotujen taulukoiden analysointia varten, ja valitse OK.
   
   

6. Kun tiedot on tuotu, tuoduista taulukoista luodaan Pivot-taulukko.
   
   

Kun tiedot on tuotu Exceliin ja tietomalli on luotu automaattisesti, voit tarkastella tietoja.

Tietojen tarkastelu Pivot-taulukolla

Tuotujen tietojen tarkastelu käy helposti Pivot-taulukon avulla. Pivot-taulukossa kenttiä (Excelin sarakkeita vastaavia) vedetään taulukoista (kuten juuri Access-tietokannasta tuomasi taulukot) Pivot-taulukon eri alueille säätämään tietojen esitystapaa. Pivot-taulukossa on neljä aluetta: SUODATTIMET, SARAKKEET, RIVIT ja ARVOT.

Sen määrittäminen, mille alueelle kenttä olisi vedettävä, voi vaatia jonkin verran kokeilua. Voit vetää tarvitsemasi määrän kenttiä taulukoista, kunnes tiedot näkyvät haluamallasi tavalla Pivot-taulukossa. Voit vetää kenttiä Pivot-taulukon eri alueille; kenttien järjestäminen Pivot-taulukossa ei vaikuta pohjana oleviin tietoihin.

Tarkastellaan olympiamitaleja koskevia tietoja Pivot-taulukossa, ja aloitetaan lajin, mitalityypin ja urheilijan maan tai alueen mukaan järjestetyistä olympiamitalisteista.

1. Laajenna Pivot-taulukon kenttienMitalit-taulukkoa napsauttamalla sen vieressä olevaa nuolta. Etsi NOC_CountryRegion-kenttä laajennetusta Mitalit-taulukosta ja vedä se SARAKKEET-alueeseen. NOC viittaa kansallisiin olympiakomiteoihin (National Olympic Committee), jotka ovat maiden tai alueiden organisaatioyksikköjä.

2. Vedä seuraavaksi Urheilulajit-taulukosta jokin laji RIVIT-alueelle.

3. Suodatetaan lajit siten, että niitä näkyy vain viisi: jousiammunta, uimahypyt, miekkailu, taitoluistelu ja pikaluistelu. Voit tehdä tämän Pivot-taulukon kentät -alueelta tai Pivot-taulukon Riviotsikot-suodattimesta.

   1. Napsauta mitä tahansa Pivot-taulukon kohtaa varmistaaksesi, että Excelin Pivot-taulukko on valittuna. Osoita Pivot-taulukon kentät - luettelossa, jossa Lajit-taulukkoa laajennetaan, sen Laji-kentän päällä ja kentän oikealla puolella näkyy avattava nuoli. Napsauta avattavaa valikkoa, valitse (Valitse kaikki)poistaaksesi kaikki valinnat, vieritä alaspäin ja valitse jousiammunta, sukellus, miekkailu, taitoluistelu ja pikaluistelu. Valitse OK.

   2. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Pivot-taulukon Riviotsikot-osan Riviotsikot-kentän avattavaa valikkoa, poista kaikki valinnat valitsemalla (Valitse kaikki), vieritä sitten alas ja valitse jousiammunta, uimahypyt, miekkailu, taitoluistelu ja pikaluistelu. Valitse OK.

4. Vedä Pivot-taulukon kenttienMitalit-taulukosta Mitali ARVOT-alueeseen. Arvojen on oltava numeerisia, joten Excel muuttaa mitalin automaattisesti Mitalimääräksi.

5. Valitse Mitalit-taulukosta uudelleen Mitali ja vedä se SUODATTIMET-alueelle.

6. Suodatetaan Pivot-taulukko näyttämään vain ne maat tai alueet, joissa on yhteensä yli 90 mitalia. Toimi seuraavasti.

   1. Napsauta Pivot-taulukon Sarakeotsikot-kentän oikealla puolella olevaa avattavaa valikkoa.

   2. Valitse Arvosuodattimet ja Suurempi kuin….

   3. Kirjoita 90 viimeiseen kenttään (oikealla). Valitse OK.
      

Pivot-taulukko näyttää seuraavalta ruudulta.

Olet nyt luonut vaivattomasti Pivot-perustaulukon, jossa on kenttiä kolmesta taulukosta. Tehtävä oli helppo, koska taulukoissa oli aiemmin luotuja yhteyksiä. Koska lähdetietokannassa oli aiemmin luotuja yhteyksiä ja koska toit kaikki taulukot samanaikaisesti, Excel pystyi toisintamaan nämä taulukoiden yhteydet tietomallissa.

Mutta entäpä tilanne, jossa tiedot ovat peräisin eri lähteistä tai ne on tuotu myöhemmin? Yleensä uudet tiedot voidaan lisätä luomalla toisiaan vastaaviin sarakkeisiin perustuvia yhteyksiä. Seuraavassa vaiheessa tuodaan lisää taulukoita, ja opit, miten luodaan uusia yhteyksiä.

Tietojen tuominen laskentataulukosta

Tuodaan nyt tietoja toisesta lähteestä, tällä kertaa työkirjasta, ja määritetään olemassa olevan ja uuden tiedon väliset suhteet. Suhteiden avulla voit analysoida tietokokoelmia Excelissä ja luoda mielenkiintoisia ja syventäviä visualisointeja tuomistasi tiedoista.

Aloitetaan luomalla tyhjä laskentataulukko ja tuomalla sitten tietoja vanhasta Excel-työkirjasta.

1. Lisää uusi Excel-laskentataulukko ja anna nimeksi Urheilu.

2. Etsi kansio, joka sisältää ladatut mallidatatiedostot, ja avaa Olympialajit.xlsx.

3. Valitse ja kopioi taulukon Taul1 tiedot. Jos valitset tietoja sisältävän solun, kuten solun A1, voit valita kaikki sen ympärillä olevat tiedot painamalla Ctrl+A-näppäinyhdistelmää. Sulje Olympialajit.xlsx-työkirja.

4. Siirrä kohdistin Urheilu-laskentataulukon soluun A1 ja liitä tiedot.

5. Kun tiedot ovat edelleen korostettuina, muotoile tiedot taulukoksi painamalla Ctrl+T-näppäinyhdistelmää. Voit muotoilla tiedot taulukoksi myös valintanauhasta valitsemalla ALOITUS > Muotoile taulukoksi. Koska tiedoissa on otsikot, valitse Taulukossa on otsikot näkyviin tulevassa Luo taulukko -ikkunassa, kuten kuvassa.
   
   
   
   Tietojen muotoilulla taulukoksi on monia etuja. Voit nimetä taulukon, jotta se on helppo tunnistaa. Voit myös muodostaa yhteyksiä taulukoiden välillä, jotta voit tarkastella ja analysoida niitä Pivot-taulukoissa, Power Pivotissa ja Power View'ssa.

6. Nimeä taulukko. Hae kohdasta TAULUKKOTYÖKALUT > RAKENNE > OminaisuudetTaulukon nimi -kenttä ja kirjoita Urheilu. Työkirja näyttää samalta kuin seuraavassa ruudussa.
   

7. Tallenna työkirja.

Tietojen tuonti kopioimalla ja liittämällä

Seuraavaksi voidaan tuoda tietoja verkkosivulla olevasta taulukosta tai mistä tahansa muusta lähteestä, josta tiedot voidaan kopioida ja liittää Exceliin. Seuraavissa vaiheissa olympiaisäntäkaupungit lisätään taulukosta.

1. Lisää uusi Excel-laskentataulukko ja anna nimeksi Isännät.

2. Valitse ja kopioi seuraava taulukko otsikkoineen.

1. Siirrä Excelissä kohdistin Isännät-laskentataulukon soluun A1 ja liitä tiedot.

2. Muotoile tiedot taulukoksi. Kuten kuvattu edellä, tiedot muotoillaan taulukoksi painamalla Ctrl+T-näppäinyhdistelmää tai valitsemalla ALOITUS > Muotoile taulukoksi. Koska tiedoissa on otsikot, valitse Taulukossa on otsikot näkyviin tulevassa Luo taulukko -ikkunassa.

3. Nimeä taulukko. Hae kohdasta TAULUKKOTYÖKALUT > RAKENNE > OminaisuudetTaulukon nimi -kenttä ja kirjoita Isännät.

4. Valitse Versio-sarake ja muotoile se ALOITUS-välilehdestä Määräksi, jossa on 0 desimaalia.

5. Tallenna työkirja. Työkirja on kuten seuraavassa ruudussa.

Nyt kun Excel-työkirjassa on taulukoita, voit luoda niiden välille yhteyksiä. Luomalla yhteyksiä taulukoiden välille voit yhdistää kahden taulukon tiedot.

Yhteyden luominen tuotujen tietojen välille

Voit aloittaa tuotujen taulukoiden käyttämisen heti Pivot-taulukoiden kentissä. Jos Excel ei voi määrittää, miten kenttä lisätään Pivot-taulukkoon, on muodostettava yhteys olemassa olevan tietomallin kanssa. Seuraavissa vaiheissa opetellaan luomaan yhteys eri lähteistä tuotujen tietojen välille.

1. Valitse Taul1:n Pivot-taulukon kenttien yläreunassaKaikki, jos haluat tarkastella käytettävissä olevien taulukoiden täydellistä luetteloa seuraavassa kuvassa esitetyllä tavalla.
   

2. Näet juuri lisäämäsi uudet taulukot selaamalla luetteloa.

3. Laajenna Urheilu-taulukkoa ja lisää se Pivot-taulukkoon valitsemalla Urheilu. Excel kehottaa luomaan yhteyden niiden välille, kuten seuraavassa ruudussa.
   
    

   Tämä ilmoitus annetaan, kun käytetään kenttiä taulukosta, joka ei kuulu pohjana olevaan tietomalliin. Yksi tapa lisätä taulukko tietomalliin on luoda yhteys taulukkoon, joka on jo tietomallissa. Yhteyden luomiseksi jossakin taulukoista on oltava sarake, jossa on yksilöllisiä, toistumattomia arvoja. Mallitiedoissa tietokannasta tuodussa Urheilulajit-taulukossa on urheilukoodeja sisältävä kenttä SportID. Samat urheilukoodit on esitetty kenttänä tuoduissa Excel-tiedoissa. Luodaan seuraavaksi yhteys.

4. Valitsemalla LUO... korostetulla Pivot-taulukon kentät -alueella avaat Suhteen luominen -valintaikkunan, kuten seuraavassa ruudussa.
   
   

5. Valitse Taulukko-kohdassa avattavasta luettelosta Urheilulajit.

6. Valitse Sarake (viite) -kohdassa SportID.

7. Valitse Yhdistetty taulukko -kohdassa Urheilu.

8. Valitse Liittyvä sarake (perus) -kohdassa SportID.

9. Valitse OK.

Pivot-taulukko muuttuu vastaamaan uutta yhteyttä. Pivot-taulukko ei näytä vielä täysin valmiilta RIVIT-alueen kenttien järjestyksen vuoksi. Urheilulaji on urheilun alaluokka, mutta koska Urheilulaji sijaitsee Urheilun yläpuolella RIVIT-alueella, sitä ei ole järjestetty kunnolla. Seuraavassa ruudussa näkyy tämä ei-toivottu järjestys.

1. Siirrä Urheilu Urheilulajin yläpuolelle RIVIT-alueella. Nyt Pivot-taulukon tiedot on esitetty haluamallasi tavalla, kuten seuraavassa ruudussa.
   
   

Excel rakentaa taustalla tietomallin, jota voi käyttää koko työkirjassa, missä tahansa Pivot-taulukossa, Pivot-kaaviossa Power Pivotissa tai missä tahansa Power View -raportissa. Taulukoiden yhteydet ovat tietomallin perusta ja määrittävät siirtymis- ja laskentapolut.

Seuraavassa opetusohjelmassa Tietomallien suhteiden laajentaminen Excelin, Power Pivot:n ja DAX:n avulla voit hyödyntää tässä oppimiasi asioita ja laajentaa tietomallia tehokkaalla ja visuaalisella Excel-apuohjelmalla nimeltä Power Pivot. Opit myös laskemaan taulukon sarakkeita ja käyttämään laskettua saraketta, jotta tietomalliin voidaan lisätä muuten toisiinsa liittymätön taulukko.

Tarkistuspiste ja testi

Opitun kertaaminen

Olet luonut Excel-työkirjan, jossa on monien taulukoiden tietoja sisältävä Pivot-taulukko, joista monet on tuotu erikseen. Opit tuomaan tietoja tietokannasta, toisesta Excel-työkirjasta ja kopioimalla ja liittämällä niitä Exceliin.

Yhdistit tiedot luomalla taulukon yhteyden, jonka avulla Excel korreloi rivit. Lisäksi opit, että toisen taulukon sarakkeiden korrelointi toisen taulukon tietojen kanssa on tärkeää yhteyksien muodostamiselle ja toisiinsa liittyvien rivien hakemiselle.

Voit siirtyä sarjan seuraavaan opetusohjelmaan. Linkki:

Opetusohjelma: Tietomallin suhteiden laajentaminen Excelin, Power Pivotin ja DAX-kielen avulla

TESTI

Haluatko testata, miten hyvin muistat oppimasi asiat? Voit tehdä sen tässä. Seuraavassa testissä painotetaan toimintoja, ominaisuuksia tai vaatimuksia, joista olet saanut tietoja tässä opetusohjelmassa. Vastaukset on annettu sivun alaosassa. Onnea matkaan!

Kysymys 1: Miksi on tärkeää muuntaa tuodut tiedot taulukoiksi?

A: Niitä ei tarvitse muuntaa taulukoiksi, koska kaikki tuodut tiedot muuttuvat automaattisesti taulukoiksi.

B: Jos muunnat tuotuja tietoja taulukoiksi, niitä ei ole tietomallissa. Ne ovat saatavilla Pivot-taulukoissa, Power Pivotissa ja Power View'ssa vain, kun niitä ei ole tietomallissa.

C: Jos muunnat tuodut tiedot taulukoiksi, ne voidaan lisätä tietomalliin ja ne ovat käytettävissä Pivot-taulukoissa, Power Pivotissa ja Power View'ssa.

D: Tuotuja tietoja ei voi muuntaa taulukoiksi.

Kysymys 2: Mitkä seuraavista tietolähteistä voit tuoda Exceliin ja sisällyttää tietomalliin?

A: Access-tietokannat ja myös monet muut tietokannat.

B: Olemassa olevat Excel-tiedostot.

C: Kaikki, minkä voi kopioida ja liittää Exceliin ja muotoilla taulukoksi, kuten verkkosivustojen tietotaulukot, asiakirjat tai mitä tahansa muuta, minkä voi liittää Exceliin.

D: Kaikki edellä mainitut

Kysymys 3: Mitä Pivot-taulukolle tapahtuu, kun muutat kenttien järjestystä Pivot-taulukon kenttien neljällä alueella?

A: Ei mitään – kenttien järjestystä ei voi muuttaa, kun ne on sijoitettu Pivot-taulukon kenttien alueille.

B: Pivot-taulukon muoto muuttuu vastaamaan asettelua, mutta pohjana olevat tiedot eivät muutu.

C: Pivot-taulukon muoto muuttuu vastaamaan asettelua, ja kaikki pohjana olevat tiedot muuttuvat pysyvästi.

D: Pohjana olevat tiedot muuttuvat, ja tuloksena on uudet tietojoukot.

Kysymys 4: Mitä vaaditaan, kun taulukoiden välille muodostetaan yhteyttä?

A: Kummassakaan taulukossa ei voi olla sarakkeita, jotka sisältävät yksilöllisiä, toistumattomia arvoja.

B: Toinen taulukko ei saa olla Excel-työkirjan osa.

C: Sarakkeita ei saa muuntaa taulukoiksi.

D: Mikään edellä mainituista ei ole oikein.

Testin vastaukset

1. Oikea vastaus: C

2. Oikea vastaus: D

3. Oikea vastaus: B

4. Oikea vastaus: D