Vihjeitä sähköpostimarkkinointiin

Pidä sähköpostimarkkinoinnin juridiset säädökset

Vuoden 2003 CAN-SPAM Act -laki (ei-pyytätyjen pornografia- ja markkinointilakien hallinta) sisältää vaatimukset niille, jotka lähettävät kaupallista sähköpostia. Siinä myös ilmoitetaan roskapostin lähettäjille ja yrityksille, joiden tuotteet ilmoitetaan roskapostiksi, jos ne rikkovat lakia, ja se antaa vastaanottajille oikeuden pyytää sähköpostien lähettäjiä lopettamaan roskapostin suodattamisen.

Laki koskee sähköpostia, jonka ensisijainen tarkoitus on kaupallisten tuotteiden tai palvelujen mainonta, mukaan lukien sivuston sisältö. "Tapahtuma- tai suhdeviesti" – sähköpostiviesti, joka helpottaa sovittua tapahtumaa tai päivittää asiakkaan aiemmin luodussa liikesuhteessa – ei ehkä sisällä virheellisiä tai harhaanjohtavia reititystietoja, mutta muussa tapauksessa se on vapautettu can-spam-lain useimmista säännöistä. Saat lisätietoja napsauttamalla linkkiä Katso myös -osassa.

Tee sisällöstä merkityksellinen ja lyhyt

Odotetaan, että useimmilla asiakkailla ja mahdollisilla asiakkailla on aikaa ja mielenkiinnon kohteita vain niihin liittyvien tietojen lukemiseen, kunhan se pääsee nopeasti alkuun. Mitä enemmän kohdennat kunkin sähköpostiviestin yksittäisten vastaanottajien kiinnostuksen kohteeksi, sitä todennäköisemmin ne avaavat, lukevat ja vastaavat viesteihin. Yhdistämisen ominaisuuksien avulla Microsoft Office Publisher 2007 voit ohjata sisältöä tehokkaasti vastaanottajien kiinnostuksen ominaisuuksiin.

Sähköpostimarkkinoinnin hyvin toimivat sisältötyypit ovat seuraavat:

• Viikoittaiset erikoistarjoukset, alennukset ja muut kampanjatarjoukset

• Tapahtuma- ja seminaarikutsut

• Tuotetietojen päivitykset

• Tiedotteet

Tehokkaat sähköpostimarkkinointiviestit sisältävät seuraavat elementit (joista useimmat ovat myös CAN-SPAM-lain vaatimia):

• Selkeä, ytimekäs aiherivi    Vaikka haluat, että vastaanottajat avaavat sähköpostiviestin, älä käytä mitään vinkkejä. Lupaa vain todellinen etu tai arvo, jonka voit toimittaa. CAN-SPAM-laki edellyttää, että aiherivi edustaa viestin sisältöä tarkasti.

  Pidä aiherivi alle 50 merkin pituisena, jotta se ei katkea vastaanottajan Saapuneet-kansiossa, ja vältä välimerkkejä, ellet kysy kysymystä – se hukkaa arvokasta tilaa. Vältä ennen kaikkea huutomerkkien käyttöä. Ne ovat hyvä vihje siitä, että viesti on ehdottomasti mainosviesti.

• Ilmoitus siitä, että sähköpostiviesti on ilmoitus tai pyyntö    CAN-SPAM-laki edellyttää, että tämä ilmoitus on selkeä ja huomaamaton ja että voit antaa vastaanottajille keinon poistaa itsensä postitusluettelosta , mikä on tapa jättäytyä pois.

• Kelvollinen palautusosoite    CAN-SPAM-laki edellyttää, että annat katuosoitteen. Puhelinnumero kannattaa antaa myös. Haluathan, että vastaanottajat ottaa sinuun yhteyttä.

• Poista käytöstä -vaihtoehto    CAN-SPAM-laki edellyttää, että annat palautussähköpostiosoiteen tai muun verkkopohjaisen vastausmenetelmän, jonka avulla vastaanottajat voivat pyytää, että et lähetä tulevia sähköpostiviestejä tähän sähköpostiosoitteeseen. Sinun on pidettävä pyynnöt 10 arkipäivään, ennen kuin olet vastaanottanut pyynnön ja vähintään 30 päivän ajan sähköpostiviestin lähetystä. Et voi myöskään auttaa muita lähettämään sähköpostia sellaisen henkilön osoitteeseen, joka on jättäytunut pois.

Tarjoa selkeää toimintakutsua

Tee ensimmäisessä kappaleessa selväksi, mitä toimia vastaanottajat voivat tehdä. Älä määritä häntä etsimään viestiä selaamalla, mutta tuo se takaisin näkyviin myös siinä tapauksessa, että he päättävät lukea koko viestin ennen kuin ne toimivat.

Seuraavassa on joitakin toimintokutsun asetuksia:

• Saat lisätietoja napsauttamalla linkkiä.

• Rekisteröidy saadaksesi erikoistarjouksen.

• Siirry verkkosivulle ehdot täyttävien tietojen saamiseksi (ja tee sivusta merkityksellinen tiettyä tarjousta varten).

• Lataa uutiskirje, peli, näytönsäästäjä, korkokortti tai valkoinen paperi.

• Soita puhelu.

Viestin mukauttaminen

Mitä henkilökohtaisempi sävy tai ääni, sitä parempi – kirjoita viestisi aivan kuin se olisi ihmisolta tekeytymisen sijasta. Ihmiset haluavat luoda suhteita muiden kanssa, ei yrityksen kanssa.

Lisää omaan kosketustasi antamalla hieman lisää tietoja, kuten tietoja, jotka liittyvät asiakkaidesi kiinnostuksen ominaisuuksiin yrityksessäsi. Esimerkiksi ravintola voi sisältää ruoka-arvioita tai reseptejä osana tavallista sähköpostiviestintää. Kun asiakkaat kokeilevat näitä reseptejä kotona, ravintola kehittää asiantuntemustaan ja rikastaa asiakkaiden ja yritysten välistä suhdetta. Koulutus, järkevät mielipiteet, päättelyt tai hauskat periaatteet tekevät liiketoimistasi hyödyllisemiltä ja ihmisiltä – mutta tunnistat kuitenkin myös riskit, joita ne kantavat. Varmista, että tunnet yleisösi hyvin ja miten ne todennäköisesti reagoivat.

Ole johdonmukainen

Kun lähetät sähköpostiviestejä, pyri viestissäsi, asettelussa ja postituksen ajoittamisen yhdenmukaisessa näkymässä. Tämä yhdenmukaisuus tukee yrityksesi luotettavuuden, järjestämisen ja hyvin vakiintuneen toiminnan tukemista.

Lähetä sarja sähköpostiviestejä samaan aikaan joka päivä, viikko ja kuukausi. Jos viestit ohjataan muille yrityksille (tai heidän työnsä ihmisistä), lähetä ne niin, että ne voidaan lukea työviikon aikana, mutta ei maanantaiaamuisin (älä lähetä viestejä perjantaista maanantaihin klo 14.00–14.00 välillä). Jos viestit ohjataan kuluttajille kotona, lähetä ne, jotta asiakkaat näkevät viestisi viikonlopun aikana.

Jos postitus ei ole riittävän usein, asiakkaat unohtavat yrityksesi. Aloita testaamalla viikoittaisten sähköpostiviestien aikataulu ja jatkamalla siitä. Jos sinulla on epäilyksiä, kannattaa kuitenkin lähettää liian harvoin kuin liian usein.

Muotoile viesti huolellisesti

Jos luot sähköpostiviestin tulostejulkaisusta, se voi olla liian leveä ja pakottaa vastaanottajan vierittämään vaakasuunnassa. Mitä enemmän vastaanottajien on vieritettävä pystysuunnassa, sitä epätodennäköistä on, että vastaanottajat näkevät kaikki viestisi. Vaikka valitsisit sähköpostiviestejä varten suunnitellun julkaisun, esikatsele viestiä ja tarkista asettelu ja koko, jotta voit tehdä tarvittavat muutokset tekstiin, grafiikkaan ja asetteluun ennen lähettämistä.

Sivun koon muuttaminen

1. Napsauta Sivun rakennenäkymä -välilehdessä Kappale-kohdan vieressä olevaa valintaikkunan avainta.

2. Valitse Asettelu-kohdassaSähköposti.

3. Muuta Sivunleveys ja korkeus -kohdanmittauksia.

Jotkin tulostetussa julkaisussa käytettävät fontit eivät välttämättä ole helppoja lukea verkossa. Harkitse verkkofonttia tai fonttimallia, joka on suunniteltu näytön luettavuutta varten, erityisesti käyttäjille, joilla voi olla erikokoisia ja -tarkkuisia näyttöjä. Luettelo Microsoft Office Publisherin verkkofontista ja fonttimallista on artikkelissa Fonttimallin käyttö.

Ota huomioon myös yleisön sähköpostiominaisuudet. Jos ne ovat laajakaista- tai yritysverkoissa, heidän ei tarvitse odottaa kauan, että he lataavat grafiikkaa runsaasti tiedostoja. Koska sähköpostiviesti, jossa on paljon kuvia ja värimuotoiluja, edellyttää melko suurta tiedostokokoa, voi kestää, että vastaanottajat, joilla on hitaat yhteydet, voivat kestää kauan ladata tai avata viestin. Nämä vastaanottajat päättävät todennäköisemmin, että viestisi ei kannata odottaa.

Viestin testaaminen ennen sen lähetystä

Ennen kuin lähetät sähköpostia suurelle vastaanottajaluettelolle, varmista, että testaat sähköpostiviestin, sen sisällön ja mekanismit, jotka olet määrittänyt seurantaa ja vastaamista varten, mukaan lukien hyperlinkit viestin tekstissä. Aloita esikatselemalla viestiä. Koska jotkin ongelmat eivät ehkä näy selaimen esikatselussa, lähetä viesti itsellesi tiedoston koon ja lopullisen muotoilun tarkistamista varten. On parasta pyytää useita muita testaamaan viestiä ja antamaan sinulle palautetta. Saat eniten tietoa siitä, mitä et ehkä ole huomioinut, jos voit tarkkailla puolueetonta testaajia, kun he avaavat, lukevat ja vastaavat viestiin.

Jättäytyykö vai ei?

Henkilöt saavat sähköpostiviestin kahdella päämenetelmällä: yllätyksenä tai pyynnöstä.

• Yllätys!  – Poista käytöstä    Jos sähköpostiviesti ei tule henkilöltä, jonka tunnet, pidät todennäköisesti odottamattomia tai ei-toivottuja viestejä roskapostina. Tarvitset keinon, jolla voit pyytää, että sinut poistetaan tai että et voi enää lähettää muita postitusviestiä. Sähköpostin poisjättäytäminen on pyytämättä pyytämättä annettu sähköpostiviesti, jonka avulla vastaanottajat voivat poistaa itsensä edelleen postitusviestistä.

  Sähköpostin pois jättäyttäminen on yleensä (mutta ei aina) harmia. Esimerkki mahdollisesti laillisesta sähköpostin käytöstä estosta on pyytämättä annettu viesti tulevasta tapahtumasta, joka on olennaista aiemman isännöimäsi seminaarin osallistujille. On mahdollista, että he ovat kiinnostuneita. On kuitenkin parempikin tapa.

• Tätä on pyydetty!  – Ota käyttöön    Sen sijaan, että lähettäisit pyytämättä sähköpostia viime vuoden seminaarin osallistujille, olisi parempi pyytää heitä seminaarissa antamaan sähköpostiosoitteensa, jos he haluavat saada ilmoituksen tulevista tapahtumista. Ne, jotka haluavat saada ilmoituksen, ovat ilmoittaneet, että sinulla on oikeus lähettää hänelle ja kertoa, millaisia tietoja he haluavat vastaanottaa. Tässä ennalta tarkennetuissa tilaajien luettelossa varmistetaan, että viestit eivät mene hukkaan asiakkaille, jotka eivät ole kiinnostunut. Se tarkoittaa, että sinulla on kultainen mahdollisuus jatkaa suhteen rakentamista.

Opt-in guidelines

Jos haluat luoda suhteen asiakkaisiin ja mahdollisiin asiakkaisiin, vältä yllätykset.

Aseta selkeät odotukset kaikkiin vaiheisiin, jotka asiakkaiden on tehtävä, jotta he voivat osallistua. Tämä prosessi voi olla sähköpostin markkinoinnin tärkein osa. Näiden ohjeiden avulla voit lisätä asiakkaiden luottamusta eheyttäsi:

• Tarjoa useita tapoja tilata    Pyydä sähköpostiosoitteita kaikissa yhteyspisteissä (palvelulaskuri, kassarekisteri, verkkosivusto, luettelo, uutiskirje, puhelut). Esimerkiksi sivuston jokaisella sivulla on lyhennetty tilauslomake, linkki tilaussivulle tai näkyvä kuva, joka kehottaa kävijöitä tilaamaan.

• Voit kertoa selvästi, mihin tarvitset heidän henkilökohtaisia tietojaan    Luottamus alkaa tästä, ja tarvitset asiakkaiden luottamuksen, jotta he voivat saavuttaa uskollisuuttaan ja liiketoimintaansa. Kerro heille, ettet myy tai jaa postitusluetteloasi (ja varmista, ettet jaa sitä). Tuo tietosuojakäytäntösi saataville (tulosteessa tai verkossa) lähellä tilaamistaan kohtaa ja helpota niiden lähettämisen ja kysymysten esittämista.

• Kerro tilaamisen eduista    Anna asiakkaille hyvä syy tilata. Mitä siinä on heille? Saavatko he tietää myynnistä ennen ansaintaa? Saatko maksuttoman lähetyksen ensimmäisen ostoksensa yhteydessä? Saatko erikoistarjouksia, päivityksiä uusista ja tulevista tuotteista tai tuotevihjeitä?

• Tarjoa kannustimia    Anna tilaajille korko tai alennus. Lisää ne piirustukseen uutta tuotetta varten. Tarjoa ilmaista toimitusta hänen seuraavassa ostoksessaan.

• Tilaajien avulla voit kertoa, kuinka usein he haluavat vastaanottaa sähköpostiviestejä    Jos et pysty valitsemaan oikeaa taajuusväliä, anna heidän kertoa sinulle ja varmista, että käyt läpi.

• Pyydä tilaajia antamaan sähköpostiosoitteensa kahdesti    Ihmiset tekevät usein kirjoitusvirheitä. Varmista, että he tarkistavat sinulle annettavan sähköpostiosoitteen.

• Käytä kaksinkertaista rekisteröintiä    Jos on mahdollista, että henkilöt saattavat lisätä itsensä postitusluetteloon vahingossa tai että henkilöt saattavat lähettää jonkun muun nimen, pyydä heitä vahvistamaan lähetys. Pyydä kiinnostuneita vahvistamaan kiinnostuksen kohteet, jotka ovat ärsyttäviä kiinnostuneille, ja se vahvistaa, että kaikki postituslistallasi haluavat todella vastaanottaa sähköpostiviestisi. Kaksoisomistamisella pyritään varmistamaan, ettet lähetä pyytämättä sähköpostiviestejä, mikä voi vahingoittaa yrityksesi mainetta.

• Kiitos, että käyttäjät tilaavat    Heti. Kuvaile, mitä he ovat rekisteröityneet vastaanottamaan ja kuinka usein ja miten he poistavat itsensä luettelosta.

• Tilauksen peruuttaminen on yhtä helppoa kuin tilaaminen    Voit antaa tilaajien käyttää tilauslomaketta itsestään poistamiseen sähköpostiluettelostasi.

• Muistutta käyttäjiä tilaamaansa    Sisällytä jokaiseen lähetettävään viestiin otsikko, joka on kiitos vahvistuksesta.

• Seuraa kutakin tilaajaa    Riippumatta siitä, seuraatko sitä asiakashallintajärjestelmässä, tietokannassa, laskentataulukossa vai tulostetussa luettelossa, säilytä nämä tiedot asiakastietojen kanssa. Jos tilaajat unohtavat myöhemmin tilaamisensa ja valittavat saaneensa pyytämättä sähköpostiviestejä, voit mainita päivämäärän ja tavat, joilla he ovat tilaaneet tilauksensa. (Kirjoituksessa? Verkkolomakkeessa? Sähköpostissa?) Sinun on myös ystävällisesti tarjoltava, että voit poistaa ne tilausluettelostasi.

• Reagoi    Vastaa kyselyihin, pyyntöihin ja valituksiin heti, kun vastaat tilauksiin. Keskity jälleen luottamuksen lisäämiseen asiakkaiden uskollisuuden ja liiketoiminnan rakentamisessa.