Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
On tärkeää ilmoittaa tehtäviin kuluvat työtunnit Project Web Appssa, mutta on yhtä tärkeää kertoa projektipäällikölle asioiden etenemisestä yleisemmällä tasolla.
Tässä artikkelissa kerrotaan:
Ajankäyttö ja tehtävän edistyminen: mikä niiden ero on?
Ennen kuin käsittelemme tehtävän edistymisen raportointia Project Web Appssa on tärkeää varmistaa, että ajankäytön ja tehtävän edistymisen välinen ero on selvä.
|
|
Ajankäytöllä tarkoitetaan tiettyyn tehtävään käyttämiesi tuntien todellista lukumäärää. Merkitse tämä lukumäärä työaikaraporttiin tallentaessasi tuntimäärää, jonka käytit eri tehtäviin työviikkosi aikana. |
|
|
Tehtävän edistyminen on yläkäsite, joka sisältää esimerkiksi tehtävän valmistumisprosentin (prosenttia valmiina) ja tehtävän valmistumisen edellyttävän työmäärän (jäljellä oleva työmäärä). |
Tehtävän edistymistä koskevien tietojen lähettäminen antaa laajemman kuvan tehtävien sujumisesta.
Katsotaan esimerkkiä...
Tässä esimerkissä sinulle on määritetty tehtävä, jonka on arvioitu kestävän 40 tuntia.
Käytit tehtävään maanantaina 8 tuntia, tiistaina 4 tuntia ja keskiviikkona 8 tuntia. Tämä tekee yhteensä 20 tuntia.
|
Ma |
Ti |
Ke |
To |
Pe |
SUMMA |
|
|
Todellinen |
8 |
4 |
8 |
0 |
0 |
20 |
|
Suunniteltu |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
40 |
Tämä aika kirjataan työaikaraporttiin.
Katsotaan nyt työmäärää, jonka teit tehtävän edistymisen näkökulmasta.
Olet käyttänyt tehtävään 20 tuntia 40 tunnista, mutta et ehkä koe, että 50 % tehtävästä on valmiina.
Toisaalta sinusta saattaa tuntua siltä, että tehtävästä on valmiina enemmän, esimerkiksi 75 prosenttia, tai vähän vähemmän, vaikkapa 25 prosenttia.
20 tuntia 40 tunnista näyttää tältä:
Todellisuudessa saatat kuitenkin olla aikataulusta edellä, näin:
Tai jäljessä, näin:
Tehtävän edistyminen tarkoittaa juuri tätä arvioimaasi valmistumisprosenttia. Tehtävän edistymisessä otetaan huomioon myös arviosi jäljellä olevasta työtuntimäärästä (jäljellä oleva työmäärä).
Jatketaan saman esimerkin käsittelemistä. Kun olet suorittanut 20 tuntia määritetystä 40 tunnista, sinusta voi tuntua, että tehtävän valmistuminen vaatii enemmän kuin 20 tuntia. Kun lähetät projektipäällikölle arviosi jäljellä olevasta työmäärästä, kerrot tehtävän edistymisestä.
Kerrataan vielä, miksi tämä on tärkeää.
Työaikaraporttien tavoin tehtävän edistymisestä kertominen ei koske vain sinua. Se koskee koko projektia ja varmistaa, että asiat hoidetaan ajallaan ja budjetin rajoissa.
Jos tehtävän suorittaminen kestää jostain syystä odotettua pidempään, projektipäällikkö voi järjestellä asioita uudelleen, jottei koko projekti viivästyisi.
Vaikka tekisit työt parhaan osaamisesi mukaan, asiat eivät aina suju suunnitellulla tavalla. Jokainen hyvä projektipäällikkö tietää tämän. Älä siis huolestu, jos tehtävän edistyminen ei vastaa aikataulua. Ole rehellinen ja kerro asioiden etenemisestä. Teet näin oman osuutesi projektin raiteilla pitämisessä.
Mihin kirjaan tehtävän edistymisen?
Tämä on hankala kysymys. Tehtävän edistyminen voidaan kirjata Project Web App sovelluksessa kahdella tavalla.
Ajankäytölle ja tehtävän edistymiselle voi olla erilliset näkymät. Jos organisaatio on määrittänyt Project Web Appn tällä tavalla, työryhmän jäsenet kirjaavat ja lähettävät käytetyn ajan Työaikaraportti-näkymässä ja tehtävän edistymisen Tehtävät-näkymässä.
-
Ajankäytön kirjaus: Työaikaraportti-näkymän tunnit
-
Tehtävän edistymisen kirjaus: Valmistumisprosentti Tehtävät-näkymässä + Jäljellä oleva työ Tehtävät-näkymässä
Ajankäytölle ja tehtävän edistymiselle voi olla yksi yhdistetty näkymä. Jos organisaatio on määrittänyt Project Web Appn tällä tavalla, työryhmän jäsenet voivat kirjata sekä ajankäytön että tehtävän edistymisen Työaikaraportti-näkymässä. Tehtävän edistyminen esitetään tässä tapauksessa valmistumisprosentin sijaan tuntimääränä jäljellä olevan työmäärän lisäksi.
-
Ajankäytön kirjaus: Työaikaraportti-näkymän tunnit
-
Tehtävän edistymisen kirjaus: Jäljellä oleva työ Tehtävät-näkymässä
Yhdistetyn näkymän (järjestelmänvalvoja voi kutsua tätä yksittäiseksi tiedoksi) ansiosta tietoja ei tarvitse kirjata kahteen paikkaan. Menetät kuitenkin mahdollisuuden raportoida valmistumisprosentista yleisemmin (olen suorittanut tehtävästä noin 25 %). Tässä on siis sekä etuja että haittoja. Työryhmän jäsenenä teet tietenkin niin kuin organisaatiosi on päättänyt, mutta on hyödyllistä tietää myös tietoja päätösten takana.
Kommenttien lisääminen työstä
Toinen keino kertoa tehtävän edistymisestä on lisätä kommentteja, kun lähetät päivityksiä projektipäällikölle. Haluat ehkä joskus selittää, miksi tehtävät kestävät suunniteltua pidempään (”Lisäsin 20 tuntia jäljellä olevaan työmäärään, koska...”). Haluat ehkä myös kertoa lisätietoja edellisen viikon töistäsi (”Käytin tehtävään 6 tuntia tiistaina ja tein...”).
Voit lisätä kommentteja valitsemalla Kommentti lähetettäessä -valintaruudun, ennen kuin lähetät työaikaraportin tai tehtävän edistymisen, ja voit täyttää kommenttiruudun, ennen kuin tekemäsi muutokset lähetetään projektipäälliköllesi.
