Tietuekeskuksen on tarkoitus toimia keskussäilönä, jossa organisaatio voi tallentaa ja hallita tietueita, kuten laki- tai talousasiakirjoja. Tietuekeskus tukee tietueiden koko hallintaprosessia tietueiden keruusta niiden hallintaan ja poistamiseen saakka.
Tietuekeskuksen sivustomalli on samanlainen kuin muiden SharePoint-sivustojen, sillä se toimii asiakirjojen keskussäilönä ja mahdollistaa sivuston käyttäjien välisen yhteistyön. Tietuekeskuksen sivustomalli on kuitenkin esimääritetty sivusto, joka on erityisesti suunniteltu auttamaan organisaatioiden tietueiden hallinnan ja säilytysohjelmien käyttöönottoa. Versioiden hallinta, valvontaominaisuudet, metatietojen hallinta, e-Discovery ja mukautettava tietueiden reititys ovat sivustomallissa valmiina olevia ominaisuuksia, joiden avulla tietueita voidaan hallita tehokkaasti.
Huomautus: SharePointissa on otettu käyttöön säilytys otsikoita, joiden avulla sisältö voidaan määrittää tietueiksija joka korvaa käytännössä tietue keskuksen käyttö tarpeen. Jos käytät tietue keskusta, voit jatkaa sen käyttöä säilytys merkkien ohessa. Tietueiden hallintaa varten suosittelemme kuitenkin käyttämään säilytys otsikoita tietue keskuksen sijaan.
Tietueiden hallintasuunnitelman määrittäminen
Tietuekeskuksen sivuston suunnittelussa on ylimmällä tasolla kaksi päävaihetta tietueiden hallintaohjelman toteuttamiseksi:
-
Organisaation on kehitettävä tietueiden hallintastrategia ja virallinen tietueiden hallintasuunnitelma. Tämä on yhteistyöhanke, johon liittyy tietueiden ylläpitäjien, velvoitteiden noudattamisesta vastaavien henkilöiden, IT-ammattilaisten ja tietotyöntekijöiden välistä koordinointia.
-
Organisaation on määritettävä yksi tai useampia tietuekeskuksen sivustoja tietueiden hallintasuunnitelman toteuttamiseksi.
Seuraavissa osissa kerrotaan näiden toteutusvaiheiden pääkohdat.
Tietueiden hallinnan suunnittelu
Ennen kuin organisaatio voi määrittää tietuekeskuksen sivuston sen tietueiden hallintaratkaisuksi, sen on kehitettävä virallinen suunnitelma tietueiden hallintastrategiaksi. Virallisen tietueiden hallintasuunnitelman tietyt elementit ovat todennäköisesti yksittäisiin organisaatioihin tai yrityksiin liittyviä yksilöllisiä elementtejä. Lähes kaikkiin tietueiden hallintasuunnitelmiin kuuluvat kuitenkin seuraavat asiakirjat ja prosessit:
Tiedostosuunnitelma Tiedostosuunnitelmassa kuvataan organisaatiossa virallisiksi liiketoimintatietueiksi määritettyjen kohteiden ja tiedostojen tyypit. Siinä ilmoitetaan, missä näitä tietueita säilytetään, ja annetaan tiedot, joiden avulla eri tietuetyypit voidaan erottaa toisistaan. Tiedostosuunnitelma on tietueiden luomiseen, tallentamiseen ja hallintaan tarkoitettu kattava kokoelma käytäntöjä, prosesseja ja ohjeita. Tiedostosuunnitelman on katettava kaikki tietueet tietovälineestä riippumatta, mukaan lukien paperi, blogit, wikit, sähköposti ja sähköiset tiedostot. Siinä on myös määritettävä, miten kukin tietue luokitellaan, suojataan ja lopuksi hävitetään. Siinä on otettava huomioon myös tietueiden erikoisluokat, kuten luottamukselliset, tärkeät tai etuoikeutetut tietueet tai liikesalaisuudet. Tiedostosuunnitelmassa on lisäksi määritettävä kunkin tietuetyypin hallinnasta vastaavat henkilöt.
Tallenna kirjastot Tietue kirjastot ovat lähinnä tiedosto kirjastoja, jotka luodaan tärkeiden tietueiden luokittelua ja tallentamista varten. Luo tietuekirjasto kaikille tietuetyypeille, jotka haluat säilyttää. Tietueet ohjataan automaattisesti oikeaan kirjastoon sisällönjärjestämisen avulla määritettyjen asetusten perusteella.
Sisältötyypit Luo sisältötyyppejä niiden tietuetyyppien määrittämiseksi, joita organisaatiossa tarvitaan kunkin tietuetyypin yksilöllisten ominaisuuksien tallentamiseen ja tunnistamiseen. Kun määrität tietyntyyppisten tietueiden sisältötyypit, organisaatiossa voidaan olla varmoja siitä, että kaikkia sisältöryhmiä hallitaan yhtenäisesti. Office-tiedostot, PDF-tiedostot, TIFF-tiedostot (skannatut kuvat), sähköposti, pikaviestikeskustelut, videot ja fyysiset tietueet voidaan luokitella ja tallentaa luomiesi sisältötyyppien mukaan. Esimerkiksi kaikkia palvelusopimus-nimisiä tietueita käsitellään samalla tavalla yhtenäisesti SharePointin tietueiden hallintajärjestelmässä. Sisältötyyppejä voi käyttää tietueiden luokitteluun ja tallentamiseen tietuekirjastojen käyttämisen sijaan.
Säilytysaikataulu Säilytysaikataulussa määritetään, kuinka kauan tiedostosuunnitelman kutakin tietuetyyppiä säilytetään (säilytysaika) ja miten ne hävitetään, kun niiden säilytysaika päättyy (poistoprosessi). Säilytysaikataulun periaatteet perustuvat yleensä lakisääteisiin vaatimuksiin, organisaatioon kohdistuviin riskeihin ja liiketoimintatarpeisiin. Lisäksi säilytysaikataulussa kuvataan yleensä riskienhallinnan varautumissuunnitelmat, joissa määritetään kunkin tietuetyypin säilytysaika.
Yhteensopivuusvaatimusten asiakirja Yhteensopivuusvaatimusten asiakirjassa määritetään säännöt, joita tietueiden hallinnan IT-järjestelmien on noudatettava, pakolliset toiminnot ja se, millaista säännöllisen seurannan on oltava yhteensopivuuden takaamiseksi.
-
Tietueiden poistamisen keskeyttämisen virallinen prosessi Tämä prosessi, jota kutsutaan usein pidoksi, kertoo sen, miten organisaatio keskeyttää tietueiden poistamisen esimerkiksi oikeustoimien, auditointien tai tutkimusten yhteydessä.
-
Tietueiden hallinnan seuranta- ja raportointijärjestelmä Tietueiden hallintaohjelmassa on oltava tietueiden hallinnan seuranta- ja raportointijärjestelmä, jotta voidaan varmistaa se, että työntekijät siirtävät, käyttävät ja hallitsevat tietueita määritettyjen käytäntöjen ja prosessien mukaisesti.
Tietuekeskuksen sivuston määrittäminen
Kun organisaatio suunnittelee yksityiskohtaisesti tietueiden hallintaa ja kehittää virallisen tietueiden hallintasuunnitelman, se voi luoda ja määrittää tietuekeskuksen sivuston tämän ohjelman toteuttamiseksi.
Määritä tietuekeskuksen sivusto seuraavien ohjeiden mukaisesti:
-
Hallitse ja tallenna tiedostosuunnitelmassa määritettyjä tietuetyyppejä luomalla tietuekirjastoja tai -luetteloita.
-
Suosittelemme, että luot yhden tietuekirjaston kullekin tietuesuunnitelman sisältötyypille.
-
Kun tietueet lähetetään tietuekeskukseen, ne ohjataan oikeaan luetteloon tai kirjastoon.
-
-
Luo sarakkeet tarvittavia tiedostokirjastoja, luetteloita tai sisältötyyppejä varten. Sarakkeisiin tallennetaan tiedostosuunnitelmassa määritettyjen tietuetyyppien metatiedot.
-
Määritä tietojen hallintakäytännöt kullekin tietuetyypille tietuekeskuksen sivustossa. Näiden käytäntöjen on oltava organisaation tiedostosuunnitelmassa ja säilytysaikataulussa määritettyjen säilytysaika- ja valvontavaatimusten mukaisia.
-
Määritä sisällönjärjestäminen, jota käytetään kunkin tietuetyypin reitittämiseen oikeaan paikkaan. Kun tietueet lähetetään tietuekeskuksen sivustolle manuaalisesti tai ohjelmallisesti, sovellus määrittää tämän toiminnon perusteella, miten tietueet luokitellaan tietuekeskuksen sivustolla ja mihin ne lähetetään.
