Kuulostaako seuraava tilanne tutulta? Lähetät tiedoston sähköpostitse useille työtovereille. Sitten he kaikki lisäävät palautteensa, jolloin sinun tehtäväsi on integroida syöte useista alkuperäisen kopioista.
On parempikin tapa hoitaa tämä. Voit tallentaa tiedoston SharePointiin tai Microsoft OneDrive ja antaa muiden lukea tai muokata sitä Jaa-komennolla . Sen jälkeen voit tarkistaa vain yhden kopion, joka sisältää kaikkien palautteet. (Se, mitä he voivat tehdä tiedostolle, määräytyy antamiesi käyttöoikeuksien mukaan.)
Tässä on prosessi.
SharePointin tai OneDrive sijainnin lisääminen Word
-
Valitse Word Tiedosto > Tallenna nimellä > Lisää sijainti.
-
Valitse Lisää sijainti -kohdassa pilvipohjainen palvelu, jota haluat käyttää (eli SharePoint, OneDrive).
-
Suorita näyttöön mahdollisesti ilmestyvän Kirjautumis-näytön loppuun. Pyydä tarvittaessa käyttäjätunnuksesi ja salasanasi IT-osastoltasi.
-
Huomaa uusi sijainti, joka on nyt käytettävissä Word Tallenna nimellä -ruudussa.
Asiakirjan tallentaminen ja jakaminen
Voit tallentaa tiedoston käytettävissä olevaan pilvipalvelusijaintiin. Sinun tarvitsee tehdä tämä vain kerran, minkä jälkeen kaikki muokkaukset voidaan tehdä yhteen jaettuun tiedostoon.
-
Valitse jaettavassa asiakirjassa Tiedosto > Tallenna nimellä.
-
Kaksoisnapsauta Tallenna nimellä -sivulla sijaintia, jota haluat käyttää (esimerkiksi OneDrive, SharePoint/OmaSivusto)
-
Anna tiedostonimi ja valitse sitten Tallenna. Jos tämä vie sinut takaisin Tiedot-välilehteen, valitse Jaa uudelleen.
-
Kirjoita Jaa Ihmiset kanssa -kohtaan kunkin vastaanottajan nimi tai sähköpostiosoite.
-
Vaihtoehtoisesti voit valita Voi muokata tai Voi tarkastella. Ensimmäisen vaihtoehdon avulla työtoverisi voivat muuttaa tiedostoa, toinen on turvallisempi.
-
Voit halutessasi lisätä viestin osoiterivin alapuolella olevaan ruutuun. Valitse sitten Jaa.
Aiemmin tallennetun asiakirjan jakaminen
Jos olet jo tallentanut tiedoston SharePointiin tai OneDriveen, voit käyttää näitä ohjeita.
-
Avaa jaettava asiakirja.
-
Valitse Tiedosto > Jaa > jaa Ihmiset kanssa
-
Anna kullekin vastaanottajalle nimi tai sähköpostiosoite.
-
Voit myös valita Voi muokata tai Voi tarkastella. Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, työtoverisi voivat muuttaa tiedostoa. Toinen vaihtoehto suojaa tiedostoa paremmin.
-
Voit myös kirjoittaa viestin osoiterivin alapuolella olevaan ruutuun ja valita Jaa.
Jakamisen lopettaminen
Voit tarvittaessa lopettaa tiettyjen vastaanottajien jakamisoikeuden.
-
Avaa asiakirja.
-
Valitse Jaa tiedosto >
-
Napsauta Jaa Ihmiset -kohdassa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa nimiä, jotka haluat poistaa, ja valitse sitten Poista käyttäjä.
Lisätietoja OneDrive ja Microsoft 365
-
Lisätietoja OneDrive tilin avaamisesta on artikkelissa Microsoft-tilin rekisteröiminen.
-
Jos haluat tilata Microsoft 365 SharePoint-tilin, katso Microsoft 365 :n aloitussivu.
-
Jos yritykselläsi on SharePoint ja sinulla on kysyttävää siitä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.
