Sisällönjärjestäminen on SharePointin ominaisuus, joka voi hallinnoida automaattisesti joitain tärkeitä kirjastotehtäviä. Tämä säästää aikaa ja lisäksi voi auttaa varmistamaan, että tiedostokirjastoa hallinnoidaan jatkuvasti.
Sisällönjärjestämisen tarkoitus
Sisällönjärjestäminen voi tehdä automaattisesti seuraavat tehtävät:
-
Reitittää tiedostot eri kirjastoihin ja kansioihin Käytännössä sisällönjärjestämistoiminto toimii tiedostojen portinvartijana. Aina kun tiedosto ladataan, sisällönjärjestämistoiminto päättää luomasi säännön avulla, minne tiedosto kuuluu. Sitten se siirtää tiedoston oikeaan kirjastoon tai kansioon, joka saattaa sijaita myös eri sivustokokoelmassa. Säännöt voivat perustua sisältötyyppien ja metatietojen yhdistelmään.
-
Upload kaikki tiedostot avattavaan kirjastoon Voit määrittää sisällönjärjestämistoiminnon sijoittamaan kaikki ladatut tiedostot latauskirjastoon, jossa voidaan lisätä tiedostoon metatietoja ja saattaa lähetysprosessi loppuun.
-
Kansion koon hallinta Voit määrittää sisällönjärjestämisen valvomaan kansioiden kohteiden määrää ja varmistaa, että kansiossa ei ole enempää kuin määritetty määrä kohteita. Oletusarvoisesti tämä rajoitus on 2 500 kohdetta, ja kun kohdenumero 2501 saapuu, sisällönjärjestäminen luo automaattisesti uuden kansion ja sijoittaa tiedoston siihen. Voit määrittää sisällönjärjestämisen sallimaan kohteiden määrän yhdessä kansiossa.
-
Lähetysten kaksoiskappaleiden hallinta Kun kirjastoon on jo ladattu tiedosto, voit määrittää sisällönjärjestämisen käyttämään joko SharePoint-versioita tai muuttaa tiedostonimeä lisäämällä yksilöllisiä merkkejä. Näin varmistat, että sekä olemassa oleva tiedosto että sen kaksoiskappale säilyvät.
-
Valvontalokien ylläpito Sisällönjärjestämistoiminto voi pitää tiedoston valvontalokin tiedoston mukana, kun se siirretään.
Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla
Sinulla on oltava vähintään sivuston omistajan käyttöoikeudet, ja julkaisuominaisuudet on otettava käyttöön.
Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla
-
Siirry sivustolle, jonka asetuksia haluat muuttaa.
-
Valitse Asetukset
Valitse SharePoint-kohdassa Asetukset
-
Valitse Sivuston Asetukset -sivun Sivuston toiminnot -ryhmässä Sivuston ominaisuuksien hallinta.
-
Valitse sisällönjärjestämisominaisuuden nimen vierestä Aktivoi. Kun ominaisuus on aktivoitu, sana Aktiivinen näkyy Tila-sarakkeessa.
Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot
Huomautus: Sisällönjärjestämisen määrittämiseen tarvitaan vähintään sivuston omistajan käyttöoikeudet.
-
Siirry sivustoon, jossa haluat määrittää sisällönjärjestämisen reitittämään tiedostot automaattisesti tiettyihin sijainteihin.
-
Valitse Asetukset
Valitse SharePoint-kohdassa Asetukset
-
Valitse Sivustonhallinta-ryhmässä Sisällönjärjestämisen asetukset.
Huomautus: Sisällönjärjestämisen asetukset -linkki näkyy vain, jos kyseinen toiminto on aktivoitu kyseisessä sivustossa.
-
Valitse Ohjaa käyttäjät latauskirjastoon ‑osassa valintaruutu, joka ottaa sisällönjärjestämisen käyttöön pakotetusti. Tämä ohjaa automaattisesti käyttäjät latauskirjastoon, kun he yrittävät ladata tiedostoa.
-
Valitse Lähetetään toiseen sivustoon -osan valintaruutu, jos haluat sallia sääntöjen reitittävän tiedostot eri sivustolle.
-
Valitse Kansioiden osiointi ‑osassa Luo alikansioita, kun kohdesijainnissa on liian monta kohdetta ‑valintaruutu, jos haluat ohjelman luovan automaattisesti alikansioita, kun sijainnille määritetty kohdemäärä ylittyy.
-
Määritä Yhden kansion kohteiden määrä ‑ruudussa, kuinka monta tiedostoa kansioon voi enintään tallentaa, ennen kuin uusi kansio luodaan.
-
Määritä Kansion nimen muoto ‑ruutuun uusien kansioiden nimeämiskäytäntö.
-
-
Valitse Lähetysten kaksoiskappaleet ‑osassa, haluatko luoda kaksoiskappaleet SharePointin versiotieto-ominaisuudella vai lisätä kohteen kaksoiskappaleen tiedostonimen loppuun yksilöllisiä merkkejä.
-
Valitse Säilytetään konteksti ‑osan valintaruutu, jos haluat tallentaa valvontalokin tai metatiedot lähetetyn kohteen tai asiakirjan valvontamerkintänä.
-
Kirjoita Sääntöjenvalvojat-osaan käyttäjänimet, jotka ovat organisaatiosi sääntöjen valvojat. Sääntöjen valvojalla on oltava Sivuston hallinta -oikeudet, jotta he voivat käyttää sisällönjärjestämissääntöjen asetussivua. Lisätietoja on kohdassa Sisällönjärjestämissääntöjen luominen tiedostojen reitittämiseen.
-
Valitse sopivat valintaruudut, jos haluat sähköpostiviestin lähtevän automaattisesti sääntöjenvalvojille. Sisällönjärjestämistoiminto voi lähettää sähköpostiviestin, kun lähetys ei vastaa sääntöä tai jos jotakin sisältöä lähetetään sisällönjärjestämistoimintoon.
Huomautus: Sähköpostin on oltava palvelimen tai palvelun SharePoint tai verkon järjestelmänvalvojan määritykset, jotta nämä valintaruudut voidaan ottaa käyttöön.
-
Kirjoita Lähetyspisteet-osioon tietoa muista sivustoista tai sähköpostiohjelmista, jotka voivat lähettää sisältöä nykyiseen sivustoon.
Vihje: Jos haluat luoda työnkulun tai mukautetun ratkaisun, joka lähettää tiedostoja sähköpostijärjestelmän kautta, tässä osassa näkyy sen verkkopalvelun URL-osoite, joka lähettää sisällön sivustoon.
