SharePoint tarjoaa skaalautuvan ja monipuolisen käyttökokemuksen sisällön hallintaan. Jos hallittavanasi on paljon tiedostoja, voit käyttää asiakirjakeskussivustomallia. Tämä malli on optimoitu laajalle tiedostohallinnalle. Se säästää aikaa ja auttaa sinua tehostamaan toimintaasi. Malliin sisältyvät versiot, tiedostotunnisteet, tiedostojoukot, metatietosijainnit ja sisältötyypit.
Asiakirjakeskussivusto toimii kummassakin tilanteessa:
-
Sisällöntointiympäristö Asiakirjakeskuksen luontiympäristössä käyttäjät luovat ja muokkaavat tuhansia tiedostoja tai mediatiedostoja, jotka on tallennettu keskitettyyn säilöön.
-
Sisältöarkisto Sisältöarkistossa, kuten tietämyskannassa, käyttäjät tallentavat tai tarkastelevat tiedostoja.
Tässä artikkelissa kerrotaan asiakirjakeskussivustomallin ominaisuuksista.
Lisätietoja tiedostokeskuksen luomisesta on ohjeaiheessa Erilaisten SharePoint-sivustojen luominen mallien avulla
Mitä asiakirjakeskussivustossa on?
Asiakirjakeskussivustomalli sisältää ominaisuuksia, jotka helpottavat ja tehostavat suurten tiedostojoukkojen luontia ja hallintaa. Useimmissa tapauksissa sivuston omistaja voi lisätä nämä ominaisuudet erikseen. Asiakirjakeskussivustomalli ottaa automaattisesti käyttöön suositellut asiakirjanhallintaominaisuudet. Seuraavissa osissa kuvataan lyhyesti näitä ominaisuuksia.
Voit myös käyttää asiakirjakeskussivustomallia luomisympäristönä tai sisältöarkistona. Luomisympäristössä käyttäjät kirjaavat tiedostoja usein sisään ja ulos sekä luovat kansiorakenteita kyseisille tiedostoille. Versioinnit ovat käytössä, ja kunkin asiakirjan aiemmat versiot säilytetään. Työnkulut voivat myös hallita asiakirjan elinkaaria.
Sisällöntarkistossa ei sen sijaan juurikaan tapahdu sisällöntarkistoa. Käyttäjät voivat vain tarkastella ja ladata tiedostoja. Asiakirjakeskussivustomalli tukee sellaisen sisältöarkiston luomista, jota kutsutaan tietämyskannan arkistoiksi. Yleensä tietopohjat sisältävät yhden version tiedostoista, ja sivusto voi skaalata miljooniin tiedostoihin. Tyypillisessä skenaariossa, kuten suuren organisaation teknisen tuen keskuksessa, tuhannet käyttäjät voivat käyttää sisältöä pääasiassa lukeaksesi sen. Vain osa lataa uutta sisältöä sivustoon.
Seuraavassa on kuvattu joitakin SharePoint-ominaisuuksia, jotka voit sisällyttää asiakirjakeskussivustoon. Näiden lisäksi jotkin organisaatiot mukauttavat asiakirjakeskuksen ulkoasua ja siirtymistoimintoja. Jotkin lisäävät mukautettuja verkko-osia.
Hallitut metatiedot on järjestelmä, joka määrittää tietyt ehdot SharePoint-tiedostoille. Sen jälkeen voit käyttää näitä termejä asiakirjojen luokittelemiseen. Metatietojen avulla voit myös luoda käyttäjille tehokkaan siirtymistyökalun, jonka avulla he löytävät haluansa nopeasti.
Oletetaan esimerkiksi, että yritykselläsi on tietokanta, joka sisältää artikkeleita, jotka auttavat ihmisiä vianmäärityksessä tuotteisiin. Voit luoda metatietotermit, joiden avulla käyttäjät voivat suodattaa tietoja tuotteen, ongelmatyypin tai muiden ominaisuuksien mukaan.
Asiakirjakeskussivustossa jokainen sisältö saa yksilöllisen tunnuksen, joka ei liity tiedoston sijaintiin, kuten URL-linkkiin. Tämä tarkoittaa, että jos siirrät tai nimeät tiedoston uudelleen, tunnus pysyy samana. Tunnuksen avulla voit luoda asiakirjaan pysyvän linkin ja pienentää katkenneita linkkejä.
Versiot otetaan automaattisesti käyttöön asiakirjakeskussivustossa. Tämä tarkoittaa sitä, että sinulla on automaattisesti kaikkien tiedoston eri versioiden historia. Esimerkiksi asiakirjan tarkistusprosessissa sinulla on tallenne kaikista päivityksistä, jotka on kirjoitettu tarkistusjakson aikana. Voit seurata päivityksiä, yhteyshenkilöiden vastaajia ja niin edelleen. Lisäksi jos artikkelin nykyisessä versiossa ilmenee ongelma, voit palata nopeasti viimeksi tunnettujen versioiden versioon.
Sisältötyyppi on tietyntyyppinen sisältö ja sisältöasetusten ryhmä. Kun joku luo määritetyn sisältötyypin asiakirjan, se saa automaattisesti kaikki asianmukaiset asetukset sisältötyypille. Asiakirjakeskuksessa voi olla useita sisältötyyppejä, kuten erilaisia asiakirjoja, videoita, malleja ja niin edelleen.
Sisällönjärjestäminen ei sisälly automaattisesti asiakirjakeskussivustoon, mutta monet käyttäjät lisäävät sen. Sisällönjärjestäminen on SharePoint-ominaisuus, jonka avulla voit hallita kohteiden koko organisaatiota ja rakennetta. Metatietojen tai sisältötyyppien avulla sisällönjärjestäminen voi automaattisesti reitittää tiedostoja ja muita kohteita tiettyihin sijainteihin. Esimerkiksi tietämyskannan sisällönjärjestämisellä voi olla automaattisesti reititettävä kaikki uudet lähetykset erityiskirjastoon, joka kerää tietyn tuotteen artikkeleita.
