Lyncin keskusteluryhmän luominen ja hallinta

Uuden keskusteluryhmän nimeäminen

Kun luot keskusteluryhmän, haluat todennäköisesti antaa sille yksilöllisen ja kuvaavan nimen.

1. Kirjoita nimi Luo keskusteluryhmä -ikkunan Ryhmän nimi -kenttään. Nimi voi olla enintään 256 merkkiä pitkä, ja siinä voi olla kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä (myös välilyöntejä) minä tahansa yhdistelmänä.

2. Tarkista, ettei nimi ole jo käytössä, napsauttamalla Tarkista nimet -kuvaketta. Jos nimi on jo käytössä, ohjelma pyytää valitsemaan toisen nimen.

Jos päätät muuttaa nimen myöhemmin, uusi nimi näkyy sinulle sekä tuleville ryhmän jäsenille ja seuraajille. Kannattaa kuitenkin yrittää löytää sopiva nimi heti alussa ja pitää se samana koko ajan. Nimenmuutos voi aiheuttaa sekaannusta, jos käyttäjät ovat jo ehtineet määrittää ilmoituksia tai lisätä ryhmän omiin suosikkeihinsa.

Keskusteluryhmän kuvauksen kirjoittaminen

Kun luot keskusteluryhmän, valitse Luo huone -ikkunassa Kuvaus ja kirjoita kuvaus ryhmän tarkoituksesta. Pidä kuvaus lyhyenä (enintään 256 merkkiä) ja kirjoita se niin, että se auttaa muita päättämään, pyydetäänkö jäsenyyttä ja määritetäänkö ilmoitukset pitämään välilehtiä siitä, mitä siinä käsitellään. Voit muuttaa kuvausta milloin tahansa.

Tietosuoja-asetuksen valitseminen

Jokaisessa Lync keskusteluryhmässä on tietosuoja-asetus, joka määrittää, kuka voi etsiä sen ja osallistua siihen. Valittavissa on kolme eri asetusta:

• Avaa – Kuka tahansa voi löytää tämän huoneen (haun kautta), avata sen ja lukea ja kirjoittaa siihen ("post to"). Avoimilla huoneilla ei ole "jäsenyyttä" sellaisenaan.

• Suljettu – Muut kuin jäsenet löytävät tämän ryhmän ja näkevät, kuka on jäsen, mutta vain jäsenet voivat avata ryhmän, lukea tai lähettää siihen viestejä. (Tämä on oletusasetus.) Jos haluat liittyä suljettuun huoneeseen, käyttäjän on pyydettävä ryhmän johtajaa lisättäväksi jäsenluetteloon. Ryhmäkortti tunnistaa keskusteluryhmän valvojat.

• Salainen – Muut kuin jäsenet eivät löydä tätä huonetta tai sen huonekorttia, opi, kenellä on ryhmän jäsen, tai lue tai julkaise sitä.

Jos olet ryhmän valvoja, voit muuttaa ryhmän tietosuoja-asetusta milloin vain. Lisätietoja keskusteluryhmän tietosuoja-asetuksista ja ryhmän jäsenyydestä on artikkelissa Tietoa Lyncin keskusteluryhmän jäsenyydestä.

Verkkosovellusten lisääminen keskusteluryhmään

Sen mukaan, miten organisaatiosi on päättänyt käyttää Lync jatkuvaa keskustelua, voit ehkä käyttää monia hyödyllisiä verkkopohjaisia sovelluksia, jotka voivat tehdä huoneesta paljon tuottavamman paikan, jossa jäsenet voivat viettää aikaa. Jos ryhmän käytössä on verkkosovelluksia, Luo keskusteluryhmä -ikkunassa näkyy Apuohjelma-otsikko. Napsauta otsikon alapuolella olevaa avattavan luettelon nuolta ja valitse verkkosovellukset, jotka haluat lisätä.

Keskusteluryhmän valvojien lisääminen tai poistaminen

Ryhmän valvojana voit lisätä ryhmään myös muita valvojia, jos haluat jakaa luomasi ryhmän valvontatehtäviä muiden kanssa. (Kuten jäljempänä selitetään, valvojien on oltava ryhmän ryhmäluokan potentiaalisia jäseniä.)

Kun haluat lisätä ryhmään valvojan, avaa keskusteluryhmän ikkuna ja kirjoita Valvojat-kenttään sen henkilön nimi, jonka haluat toimivan kanssasi ryhmän valvojana. Lisävalvojat voivat lisätä ryhmään jäseniä ja muokata joitakin ryhmän asetuksia aivan kuten sinäkin. Kun olet lisännyt esimiesten nimet (puolipisteillä erotettuina), varmista, että Lync tunnistavat nämä henkilöt napsauttamalla Tarkista nimet -painiketta. Huomaa myös, ettei uusista valvojista tule automaattisesti ryhmän jäseniä, vaan sinun on lisättävä heidät jäseniksi.

Keskusteluryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen

Ryhmän valvojana voit hallita sitä, kuka voi liittyä luomiesi suljettujen tai salaisten tilojen ryhmään. (Huoneet, joiden tietosuoja-asetuksena on "avoin", eivät edellytä tai salli jäsenyyttä.) Voit siis lisätä jäseniä haluamallasi tavalla (niin kauan kuin ne näkyvät ryhmän luokan mahdollisten jäsenten varannossa). Voit myös poistaa jäseniä huoneesta. Kirjoita Jäsenet-kohtaan ryhmän jäseniksi kutsuttavien henkilöiden nimet. Olet automaattisesti minkä tahansa luomasi suljetun tai salaisen ryhmän jäsen.)

Jos et halua ilmoittaa yhteyshenkilöillesi, että heistä on tehty ryhmäsi jäseniä, valitse Jäsenille ei lähetetä kutsua. Muussa tapauksessa ilmoitukset näkyvät tai eivät näy kunkin jäsenen Uusi-luettelossa (aivan kuten yhteystietoilmoitus) ryhmän keskusteluryhmänäkymässä Lync pääikkunan keskusteluryhmänäkymässä.

Keskusteluryhmän asetusten vahvistaminen

Kun olet valinnut yllä kuvatut asetukset, napsauta Luo-painiketta .

Henkilöt, joilla on keskusteluryhmän hallintaoikeudet

Voit hallita Lync keskusteluryhmässä seuraavissa tilanteissa:

• Olet luonut keskusteluryhmän, joten olet oletusarvoisesti kyseisen ryhmän valvoja.

• Lync järjestelmänvalvoja on myöntänyt sinulle huoneiden hallinnan käyttöoikeudet.

• Keskusteluryhmän luonut henkilö on nimennyt sinut kyseisen ryhmän valvojaksi.

• Sinulla on keskusteluryhmän järjestelmänvalvojan oikeudet. Näin voit hallita hallitsemiesi Lync ympäristöjen keskusteluryhmiä.

Jos olet keskusteluryhmän valvoja, nimesi näkyy keskusteluryhmäkortin Valvojat-kentässä.

Keskusteluryhmän valvojana voit muuttaa miltei kaikkia hallinnoimasi keskusteluryhmän asetuksia. Sen lisäksi, että voit luoda omia jatkuvia keskusteluryhmiä, voit muuttaa ryhmien tietosuojatasoja, nimetä muita ryhmän valvojia sekä lisätä tai poistaa jäseniä. Voit muuttaa valvomiesi ryhmien nimiä ja kuvauksia sekä lisätä keskusteluympäristöön verkkosovelluksia, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt ne käytettäviksi. Voit myös poistaa ryhmän käytöstä, mikä lukitsee jäsenet ryhmän ulkopuolelle.

Seuraavassa taulukossa kerrotaan, mitä toimintoja ryhmän valvoja voi suorittaa ja mihin hänellä ei ole oikeuksia.

Ryhmän hallintatehtävät tehdään Muokkaa keskusteluryhmää -sivulla. Pääset sivulle seuraavasti:

1. Tuo keskusteluryhmänäkymä näkyviin napsauttamalla Lync pääikkunassa Keskusteluryhmät-kuvaketta .

1. Saat näkyviin ryhmät, joihin sinulla on pääsy, napsauttamalla Jäsen-otsikkoa.

2. Vie osoitin luettelossa sen ryhmän Keskusteluryhmä-kuvakkeen päälle, jonka asetuksia haluat muuttaa.

3. Napsauta Avaa huone -kuvaketta .

4. Napsauta keskusteluryhmäikkunan oikeassa alakulmassa olevaa Lisää-painiketta .

5. Valitse Hallitse tätä keskustelua.

1. Olet nyt Muokkaa keskusteluryhmää -sivulla, jossa voit muuttaa ryhmän asetuksia aiemmin tässä artikkelissa kuvatulla tavalla. Kun olet valmis, valitse Vahvista muutokset.

Tietoja keskusteluryhmäluokista

Lync keskusteluryhmän "luokka" on kokoelma huoneen ominaisuuksia, joita voidaan käyttää useisiin huoneisiin kätevästi. Esimerkiksi kiinteistöalan yrityksessä voi olla järkevää määrittää tietty ryhmäluokka myyntiryhmää varten, toinen lainopillista osastoa varten, kolmas johtoryhmälle ja niin edelleen. Kullekin ryhmäluokalle voidaan esimerkiksi määrittää omat tietueiden säilytyskäytännöt ja tietosuoja-asetukset. Luokalle määritetyt ominaisuudet periytyvät kaikkiin kyseisen luokan ryhmiin.

Ryhmäluokka vaikuttaa ryhmän jäsenyyteen ja asetuksiin. Kun Microsoft Lync 2013:n pysyvä keskustelu asennetaan ensimmäisen kerran, Lync järjestelmänvalvoja luo luettelon mahdollisista keskusteluryhmän osallistujista. Kun luettelo on luotu, järjestelmänvalvoja voi luoda alaluokkia organisaation tarpeiden mukaan. Tiettyyn alaluokkaan sisällytetään kaikki käyttäjät ja ryhmät, jotka voivat olla kyseiseen luokkaan kuuluvan keskusteluryhmän jäseniä. Jos järjestelmänvalvoja esimerkiksi määrittää, että ryhmäluokan valintaperusteena on contoso.com, kaikki Contoson ryhmät ja jäsenet voidaan lisätä kyseisessä alaluokassa olevien keskusteluryhmien jäseniksi. Jos valintaperusteena on Myynti, vain kyseisessä jakeluluettelossa olevia ryhmiä ja käyttäjiä voi lisätä jäseniksi.

Jos sinulla on ryhmän valvojana useita ryhmäluokkia käytettävissäsi, luokkien luettelo näkyy Luo keskusteluryhmä -ikkunassa. Valitse luokka, jonka asetuksia ja jäsenyysluetteloa haluat käyttää.