Vihje: Teitkö ei-toivottuja muutoksia ennen kopion tallentamista? Ei hätää! Voit palata alkuperäiseen tiedostoon, valita tiedoston otsikon valintanauhan yläpuolelta ja palauttaa tiedoston aiemman version versiohistorian avulla.
Ennen Microsoft 365 muokkasit tiedostoa ja tallensit sitten muutokset uutena asiakirjana Tallenna nimellä -toiminnolla. Automaattisen tallennuksen myötä muutokset tallennetaan nykyään aina, joten et menetä työtäsi. Jos haluat varmistaa, ettet tallenna muutoksia alkuperäiseen tiedostoon vahingossa, käytä Tallenna kopio ENNEN kuin aloitat muokkausten tekemisen varmistaaksesi, että työstät uutta kopiota etkä korvaa alkuperäistä.
Toddin tarina automaattisesta tallennuksesta ja kopion tallentamisesta
Avaa tiedosto, jonka haluat kopioida
Inga käyttää luomaansa kuukausittaista Excel-budjettiraporttia seuratakseen tiiminsä korvauskuluja.
Toddista on hiljattain tullut oman tiiminsä manageri ja hän haluaa seurata omia kuukausikulujaan. Sen sijaan, että hän tekisi työn tyhjästä, hän päättää, että Ingan budjettiraportin käyttäminen mallina olisi tehokkaampaa.
Kopion tallentaminen käytettäväksi lähtökohtana
Todd siirtyy Ingan työryhmän SharePoint-sivustoon ja avaa Excelin budjettiraportin viimeisimmälle kuukaudelle. Koska laskentataulukko on pilvessä, Todd tietää, että automaattinen tallennus tallentaa automaattisesti muutokset tiedostoon, jos hän tekee ne.
Koska hän ei halua korvata Ingan tietoja, hän siirtyy tiedostoon ja lataa kopion raportista OneDriveen valitsemalla Tallenna kopio .
Muutosten tekeminen kopioituun tiedostoon
Kun Office on tallentanut sen OneDriveen, se avaa tiedoston automaattisesti Excelissä. Nyt Todd työstää versiotaan Ingan raportista ja on turvassa tehdä muutoksia huolehtimatta tietojensa muuttamisesta.
Hän muuttaa raportin otsikkoa ja kustannuskeskuksen numeroa ja tyhjentää kentät, joita hän tarvitsee täyttääkseen sen. Todd tietää, että automaattisen tallennuksen avulla hänen raporttinsa tallentaa aina viimeisimmät muutokset.
Ei-toivottujen muokkausten hylkääminen versiohistorian avulla
Todd on tehnyt useita kopioita budjettiraportistaan valmistautuessaan seuraaviin kuukausiin. Hän kuitenkin tajusi juuri, että raportti, jota hän on päivittänyt seuraavan kuukauden numeroilla, on itse asiassa raportti viime kuulta. Vaikka hänen muutoksensa ovat tallentaneet automaattisesti hänen tietojensa päälle, Todd ei ole huolissaan, koska hän voi palauttaa tiedoston aiemman version versiohistorialla.
Hän valitsee budjettiraporttinsa otsikon ja valitsee versiohistorian. Hän näkee eri ajankohdat, joissa Excel on luonut tiedostostaan version, ja avaa sen ilman tahatonta muutosta uuteen ikkunaan. Nyt hän voi helposti palauttaa tiedostonsa ilman vahinkoa!
