Ehdollisen muotoilun käyttäminen tietojen korostamiseen Excelissä

Ehdollinen muotoilu toimii yleensä samalla tavalla solualueella, Excel-taulukossa tai Pivot-taulukkoraportissa. Pivot-taulukkoraportin ehdollisessa muotoilussa on kuitenkin otettava huomioon muutamia muita asioita:

• On joitakin ehdollisia muotoiluja, jotka eivät toimi Pivot-taulukkoraportin Arvot-alueella. Et esimerkiksi voi muotoilla tällaisia kenttiä sen mukaan, sisältävätkö ne yksilöllisiä arvoja tai arvojen kaksoiskappaleita. Nämä rajoitukset on mainittu tämän artikkelin muissa soveltuvissa osissa.

• Jos muutat Pivot-taulukkoraportin asettelua suodattamalla, piilottamalla tasoja, tiivistämällä tai laajentamalla tasoja tai siirtämällä kenttää, ehdollinen muotoilu säilyy, kunhan pohjana olevien tietojen kenttiä ei poisteta.

• Arvot-alueen kenttien ehdollisen muotoilun vaikutusalueen voi määrittää tietohierarkian mukaan. Vaikutusalueen määrittävät päätason (hierarkian seuraavan ylemmän tason) kaikki näkyvät alikohteet (hierarkian edellisen alemman tason kohteet).

  Huomautus: Tietohierarkiassa alitason kohteet eivät peri ehdollista muotoilua päätasolta eikä päätaso peri ehdollista muotoilua alitason kohteilta.

• Arvoalueen kenttien ehdollisen muotoilun vaikutusalueen voi määrittää kolmella eri tavalla: valitsemalla, vastaavan kentän perusteella tai arvokentän perusteella.

Oletusarvoinen menetelmä kenttien määrittämiseksi Arvot-alueella on valinta. Voit muuttaa määrittämismenetelmää vastaavalle kentälle tai arvokentälle käyttämällä valintapainiketta Käytä muotoilusääntöä, valintaikkunaa Uusi muotoilusääntö tai valintaikkunaa Muokkaa muotoilusääntöä.

Pika-analyysi -painikkeella voit lisätä haluamasi ehdollisen muotoilun valikoituun tietoon. Pika-analyysi-painike tulee näkyviin automaattisesti, kun valitset tietoja.

1. Valitse tiedot, joihin haluat käyttää ehdollista muotoilua. Pika-analyysi -painike tulee näkyviin valittujen tietojen oikeassa alakulmassa.

   

2. Napsauta Pika-analyysi-painiketta tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+Q.

3. Siirrä sitten Muotoilu-välilehdessä näkyvässä ponnahdusikkunassa hiirtä eri vaihtoehtojen yli, niin näet Reaaliaikaisen esikatselun tiedoistasi, ja valitse sitten haluamasi muotoiluasetus.

   

   Huomautukset: 

   • Muotoilu-välilehdessä näkyvät vaihtoehdot määräytyvät valitsemiesi tietojen mukaan. Jos olet valinnut ainoastaan tekstiä, saatavana ovat vaihtoehdot Teksti, Monista, Yksilölliset arvot, Yhtä suuri kuin ja Tyhjennä. Jos valinta sisältää vain lukuja, tai sekä tekstiä että lukuja, vaihtoehdot ovat Tietopalkit, Värit, Kuvakejoukot, Suurempi, Ensimmäiset 10 % ja Tyhjennä.

   • Reaaliaikainen esikatselu hahmotetaan vain niille muotoiluvalinnoille, joita tietoihisi voi soveltaa. Esimerkiksi jos valitsemasi solut eivät sisällä yhteensopivia tietoja ja valitset Monista, reaaliaikainen esikatselu ei toimi.

4. Jos näkyviin tulee valintaikkuna Teksti, joka sisältää, kirjoita muotoiluvaihtoehto, jota haluat soveltaa, ja valitse OK.

Jos haluat katsoa videon ehdollisen muotoilun käyttämisestä Pika-analyysin avulla, Katso Video: Ehdollisen muotoilun käyttäminen.

Voit ladata mallityökirjan, joka sisältää erilaisia esimerkkejä ehdollisen muotoilun lisäämisestä. Se sisältää sekä vakiosääntöjä, kuten ylä- ja alatunnisteen, kaksoiskappaleet, tietopalkit, kuvakejoukot ja väriasteikot, että mahdollisuuden luoda omia sääntöjä manuaalisesti.

Lataa: Ehdollisen muotoilun esimerkkejä Excelissä

Väriasteikot ovat visuaalisia apuvälineitä, jotka helpottavat tietojen jakauman tai variaation ymmärtämistä. Kaksivärisen asteikon avulla voit verrata alueen soluja kahden värin liukuväriasteikolla. Värin sävy edustaa solussa olevaa arvoa. Jos esimerkiksi käytät vihreän ja keltaisen väriasteikkoa alla kuvatulla tavalla, voit määrittää, että soluissa, joissa on suuria arvoja, on enemmän vihreää ja soluissa, joissa on pieniä arvoja, on enemmän keltaista.

Pikamuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Väriasteikot.

   

3. Valitse kaksivärinen asteikko.

   Pitämällä hiiren osoitinta väriasteikon kuvakkeiden päällä näet, mikä kuvake on kaksivärinen asteikko. Ylempi väri edustaa suurempia arvoja ja alempi väri pienempiä arvoja.

Voit muuttaa Pivot-taulukon Arvot-alueen kenttien vaikutusalueen määritystapaa Muotoilun asetukset -painikkeella, joka näkyy sellaisen Pivot-taulukkokentän vieressä, jossa on käytetty ehdollista muotoilua.

Lisämuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää täysin uusi ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

     1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta: Valitse Valitut solut, jos haluat määrittää alueen valinnan perusteella.

   • Valitse Kaikki solut, joiden arvona <arvo-otsikko>, jos haluat määrittää alueen arvo-otsikon perusteella.

   • Valitse Kaikki solut, joissa kohteen <arvon otsikko> arvona on <riviotsikko>, jos haluat määrittää alueen arvo-otsikon perusteella (välisummat ja loppusumma pois lukien).

5. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile kaikki solut niiden arvojen perusteella (oletusarvo).

6. Valitse Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoilutyyli-luetteloruudusta Kaksivärinen väriasteikko.

7. Valitse Pienin- ja Suurin-ruudusta Tyyppi tekemällä jokin seuraavista toimista:

   • Pienimpien ja suurimpien arvojen muotoilu:    Valitse Pienin arvo ja Suurin arvo.

     Älä tässä tapauksessa määritä mitään Arvo- kohdan Pienin- ja Suurin-ruutuihin.

   • Luku-, päivämäärä- tai aika-arvon muotoileminen:    Valitse Luku ja kirjoita luku Arvo-kohdan Pienin- ja Suurin-ruutuun.

   • Prosentin muotoileminen:    Kirjoita luku Arvo-kohdan Pienin- ja Suurin-ruutuun.

     Voit käyttää arvoja 0–100. Älä kirjoita prosenttimerkkiä.

     Käytä prosenttia, kun haluat näyttää kaikki arvot suhteutetusti. Sitä käytettäessä arvojen hajonta on suhteellinen.

   • Prosenttipisteen muotoileminen:    Valitse Prosenttipiste ja määritä Arvo-kohdan Pienin- ja Suurin-arvot. Prosenttipisteen arvona voi olla arvot 0–100.

     Käytä prosenttipistettä, kun haluat esittää havainnollisesti ylimpien arvojen ryhmän (kuten suurimpien arvojen 20. prosenttipiste) jollakin liukuväriasteikolla ja alimpia arvoja (kuten pienimpien arvojen 20. prosenttipiste) jollakin toisella liukuväriasteikolla, sillä tällaiset ääriarvot voivat vääristää tietojen visuaalista esitystä.

   • Kaavan tuloksen muotoileminen:    Valitse Kaava ja kirjoita arvo Pienin- ja Suurin-ruutuun.

     • Kaavan on palautettava luku-, päivämäärä- tai kellonaika-arvo.

     • Kirjoita kaavan alkuun yhtäläisyysmerkki (=).

     • Jos kaava on virheellinen, Excel ei käytä muotoilua.

     • Kaava kannattaa testata ja varmistaa, että se ei palauta virheellistä arvoa.

       Huomautukset: 

       • Varmista, että Pienin-arvo on pienempi kuin Suurin-arvo.

       • Voit valita erilaisen Pienin- ja Suurin-tyypin. Voit esimerkiksi valita Pienin-tyypiksi luvun ja Suurin-tyypiksi prosentin.

8. Jos haluat valita Pienin- ja Suurin-väriasteikon, napsauta kummankin Väri-valintaa ja valitse väri.

   Jos haluat valita lisävärejä tai luoda mukautetun värin, valitse Lisää värejä. Valitsemasi väriasteikko näkyy Esikatselu-ruudussa.

Väriasteikot ovat visuaalisia apuvälineitä, jotka helpottavat tietojen jakauman tai variaation ymmärtämistä. Kolmivärisen asteikon avulla voit verrata alueen soluja käyttämällä kolmea väriä. Värin sävyt edustavat solujen ylimpiä arvoja, keskipistearvoja ja alimpia arvoja. Jos esimerkiksi käytät vihreän, keltaisen ja punaisen värin asteikkoa, voit määrittää vihreiksi solut, joissa on ylempiä arvoja, keltaisiksi solut, joissa on keskipistearvoja, ja punaisiksi solut, joissa on alempia arvoja.

Pikamuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Väriasteikot.

   

3. Valitse kolmivärinen asteikko. Ylin väri edustaa ylimpiä arvoja, keskimmäinen väri edustaa keskipistearvoja ja alin väri edustaa alimpia arvoja.

   Pitämällä hiiren osoitinta väriasteikon kuvakkeiden päällä näet, mikä kuvake on kolmivärinen asteikko.

Voit muuttaa Pivot-taulukon Arvot-alueen kenttien vaikutusalueen määritystapaa Muotoilun asetukset -painikkeella, joka näkyy sellaisen Pivot-taulukkokentän vieressä, jossa on käytetty ehdollista muotoilua.

Lisämuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

     1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta:    Valitse Vain nämä solut.

   • Vastaava kenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut, joissa on samat kentät.

   • Arvokenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut.

5. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile kaikki solut niiden arvojen perusteella.

6. Valitse Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoilutyyli-luetteloruudusta Kolmivärinen väriasteikko.

7. Valitse Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-tyyppi. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Pienimpien ja suurimpien arvojen muotoilu:    Valitse Keskipiste.

     Älä tässä tapauksessa kirjoita mitään Arvo-kohdan Pienin- ja Suurin-ruutuun.

   • Luku-, päivämäärä- tai aika-arvon muotoileminen:    Valitse Luku ja kirjoita arvo Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-ruutuun.

   • Prosentin muotoileminen:    Valitse Prosentti ja kirjoita arvo Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-ruutuun. Voit käyttää arvoja 0–100. Älä kirjoita prosenttimerkkiä (%).

     Käytä prosenttia, kun haluat näyttää kaikki arvot suhteutetusti. Prosentin käyttäminen varmistaa, että arvojen hajonta on suhteellinen.

   • Prosenttipisteen muotoileminen:    Valitse Prosenttipiste ja kirjoita arvo Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-ruutuun.

     Prosenttipisteen arvona voi olla arvot 0–100.

     Käytä prosenttipistettä, kun haluat esittää havainnollisesti ylimpien arvojen ryhmän (kuten suurimpien arvojen 20. prosenttipiste) jollakin liukuväriasteikolla ja alimpien arvojen ryhmän (kuten pienimpien arvojen 20. prosenttipiste) jollakin toisella liukuväriasteikolla, sillä nämä ääriarvot voivat vääristää tietojen visuaalista esitystä.

   • Kaavan tuloksen muotoileminen:    Valitse Kaava ja kirjoita arvo Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-ruutuun.

     Kaavan on palautettava luku-, päivämäärä- tai kellonaika-arvo. Kirjoita kaavan alkuun yhtäläisyysmerkki (=). Jos kaava on virheellinen, Excel ei käytä muotoilua. Kaava kannattaa testata ja varmistaa, ettei se palauta virheellistä arvoa.

     Huomautukset: 

     • Voit määrittää solualueen pienimmät arvot, keskipistearvot ja suurimmat arvot. Varmista, että Pienin-arvo on pienempi kuin Keskipiste-arvo, jonka puolestaan on oltava pienempi kuin Suurin-arvon.

     • Voit valita erilaisen Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-tyypin. Voit esimerkiksi valita Pienin-tyypiksi luvun, Keskipiste-tyypiksi prosenttipisteen ja Suurin-tyypiksi prosentin.

     • Monissa tapauksissa Keskipiste-arvo 50 prosenttia on paras vaihtoehto, mutta voit säätää arvoa tarpeen mukaan.

8. Jos haluat valita Pienin-, Keskipiste- ja Suurin-väriasteikon, napsauta kunkin Väri-valintaa ja valitse väri.

   • Jos haluat valita lisävärejä tai luoda mukautetun värin, valitse Lisää värejä.

   • Valitsemasi väriasteikko näkyy Esikatselu-ruudussa.

Tietopalkki helpottaa arvon tarkastelemista suhteessa muihin soluihin. Tietopalkin pituus edustaa solussa olevaa arvoa. Pidempi palkki edustaa suurempaa arvoa ja lyhyempi palkki edustaa pienempää arvoa. Tietopalkit ovat käyttökelpoisia, kun halutaan erottaa suuret ja pienet arvot suuresta arvojoukosta, esimerkiksi, kun halutaan erottaa eniten ja vähiten myydyt lelut joulun myyntiraportissa.

Tässä esimerkissä käytetään tietopalkkeja, jotka korostavat erityisiä positiivisia ja negatiivisia arvoja. Voit muotoilla tietopalkkeja niin, että tietopalkki alkaa solun keskeltä ja jatkuu negatiivisten arvojen vasemmalle puolelle.

Pikamuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta, valitse Tietopalkit ja valitse sitten tietopalkkikuvake.

   

Voit vaihtaa Pivot-taulukon arvoalueen kenttien vaikutusalueen määritysmenetelmää Käytä muotoilusääntöä -painikkeella.

Lisämuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

   • 1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta:    Valitse Vain nämä solut.

   • Vastaava kenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut, joissa on samat kentät.

   • Arvokenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut.

5. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile kaikki solut niiden arvojen perusteella.

6. Valitse Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoilutyyli-luetteloruudusta Tietopalkki.

7. Valitse arvo Tyyppi-kohdan Pienin- ja Suurin-ruudusta. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Pienimpien ja suurimpien arvojen muotoilu:    Valitse Pienin arvo ja Suurin arvo.

     Älä tässä tapauksessa kirjoita Pienin- ja Suurin-arvoa.

   • Luku-, päivämäärä- tai aika-arvon muotoileminen:    Valitse Luku ja kirjoita luku Arvo-kohdan Pienin- ja Suurin-ruutuun.

   • Prosentin muotoileminen:    Valitse Prosentti ja kirjoita arvo Pienin-ja Suurin-ruutuun.

     Voit käyttää arvoja 0–100. Älä kirjoita prosenttimerkkiä (%).

     Käytä prosenttia, kun haluat näyttää kaikki arvot suhteutetusti. Prosentin käyttäminen varmistaa, että arvojen hajonta on suhteellinen.

   • Prosenttipisteen muotoileminen    Valitse Prosenttipiste ja kirjoita arvo Pienin- ja Suurin-ruutuun.

     Prosenttipisteen arvona voi olla arvot 0–100.

     Käytä prosenttipistettä, kun haluat esittää havainnollisesti ylimpien arvojen ryhmän (kuten suurimpien arvojen 20. prosenttipiste) toisella tietopalkilla ja alimpia arvoja (kuten pienimpien arvojen 20. prosenttipiste) toisella tietopalkilla, koska ne edustava ääriarvoja, jotka voivat vääristää tietojen visuaalista esitystä.

   • Kaavan tuloksen muotoileminen     Valitse Kaava ja kirjoita arvo Pienin-ja Suurin-ruutuun.

     • Kaavan on palautettava luku-, päivämäärä- tai kellonaika-arvo.

     • Kirjoita kaavan alkuun yhtäläisyysmerkki (=).

     • Jos kaava on virheellinen, Excel ei käytä muotoilua.

     • Kaava kannattaa testata ja varmistaa, että se ei palauta virheellistä arvoa.

   Huomautukset: 

   • Varmista, että Pienin-arvo on pienempi kuin Suurin-arvo.

   • Voit valita erilaisen Pienin- ja Suurin-tyypin. Voit esimerkiksi valita Pienin-tyypiksi luvun ja Suurin-tyypiksi prosentin.

8. Voit valita Pienin- ja Suurin-arvon väriasteikon valitsemalla Palkin väri.

   Jos haluat valita lisävärejä tai luoda mukautetun värin, valitse Lisää värejä. Valitsemasi palkin väri näkyy Esikatselu-ruudussa.

9. Jos haluat näyttää vain tietopalkin etkä solussa olevaa arvoa, valitse Näytä vain palkki.

10. Jos haluat käyttää tietopalkeissa yhtenäistä reunaa, valitse Reunaviiva-luetteloruudusta Yhtenäinen reuna ja valitse sitten reunan väri.

11. Jos haluat valita tasavärisen tai liukuvärjätyn palkin, valitse Täyttö-ruudusta Tasainen täyttö tai Liukuväritäyttö.

12. Jos haluat muotoilla negatiivisia palkkeja, valitse Negatiivinen arvo ja akseli ja valitse sitten Negatiivinen arvo ja akselin asetus -valintaikkunasta negatiivisen palkin täyttövärin ja reunan värin asetukset. Voit valita akselin sijaintiasetukset ja värin. Kun olet määrittänyt asetukset, valitse OK.

13. Voit muuttaa palkkien suunnan valitsemalla asetuksen Palkin suunta -luetteloruudusta. Asetus on oletusarvoisesti Asiayhteys, mutta voit valita suunnaksi joko vasemmalta oikealle tai oikealta vasemmalle sen mukaan, miten haluat esittää tietosi.

Kuvakejoukkoa käyttämällä voit merkitä ja luokitella tiedot kolmesta viiteen luokkaan kynnysarvojen mukaan. Kukin kuvake edustaa arvojoukkoa. Esimerkiksi kolmen nuolikuvakkeen joukkoa käytettäessä vihreä ylöspäin osoittava nuoli edustaa ylempiä arvoja, keltainen sivulle osoittava nuoli edustaa keskipistearvoja ja punainen alaspäin osoittava nuoli edustaa alempia arvoja.

Tässä esitetty esimerkki toimii monien ehdollisen muotoilun kuvakejoukkojen esimerkkien kanssa.

Voit määrittää kuvakkeet näkymään vain soluissa, jotka täyttävät jonkin ehdon. Voit esimerkiksi määrittää, että varoituskuvake näkyy soluissa, jotka ovat kriittisen arvon alapuolella, ja että kriittisen arvon ylittävissä soluissa ei ole kuvakkeita. Voit piilottaa kuvakkeet valitsemalla kuvakkeen vierestä avattavasta kuvakevalikosta Ei kuvaketta solussa, kun asetat ehtoja. Voit myös luoda oman kuvakejoukkoyhdistelmän, johon kuuluu esimerkiksi vihreä "merkki"-valintamerkki, keltainen "liikennevalo" ja punainen "lippu".

Pikamuotoilu

1. Valitse solut, joihin haluat käyttää ehdollista muotoilua.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta, valitse Kuvakejoukko ja valitse sitten kuvakejoukko.

   

Voit vaihtaa Pivot-taulukon arvoalueen kenttien vaikutusalueen määritysmenetelmää Käytä muotoilusääntöä -painikkeella.

Lisämuotoilu

1. Valitse solut, joihin haluat käyttää ehdollista muotoilua.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

     1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta:    Valitse Vain nämä solut.

   • Vastaava kenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut, joissa on samat kentät.

   • Arvokenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut.

5. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile kaikki solut niiden arvojen perusteella.

6. Valitse Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoilutyyli-luetteloruudusta Kuvakejoukko.

   1. Valitse kuvakejoukko. Oletusjoukko on 3 liikennevaloa (ei kehyksiä). Kuvakkeiden määrä ja kunkin kuvakkeen oletusarvona olevat vertailuoperaattorit sekä kynnysarvot voivat vaihdella kuvakejoukon mukaan.

   2. Voit halutessasi säätää vertailuoperaattoreita ja kynnysarvoja. Oletusarvon mukaan kuvakkeiden arvojoukot ovat yhtä suuret, mutta voit sovittaa ne omiin tarkoituksiisi säätämällä arvoja. Varmista, että määrität kynnysarvot loogisessa järjestyksessä suurimmasta pienimpään ylhäältä alaspäin.

   3. Tee jompikumpi seuraavista:

      • Luku-, päivämäärä- tai aika-arvon muotoileminen:    Valitse Luku.

      • Prosentin muotoileminen:    Valitse Prosentti.

        Voit käyttää arvoja 0–100. Älä kirjoita prosenttimerkkiä (%).

        Käytä prosenttia, kun haluat näyttää kaikki arvot suhteutetusti. Prosentin käyttäminen varmistaa, että arvojen hajonta on suhteellinen.

      • Prosenttipisteen muotoileminen:    Valitse Prosenttipiste. Prosenttipisteen arvona voi olla arvot 0–100.

        Käytä prosenttipistettä, kun haluat esittää havainnollisesti ylimpien arvojen ryhmän (kuten suurimpien arvojen 20. prosenttipiste) käyttämällä tiettyä kuvaketta ja alimpia arvoja (kuten pienimpien arvojen 20. prosenttipiste) käyttämällä toista kuvaketta, koska ne edustavat ääriarvoja, jotka voivat vääristää tietojen visuaalista esitystä.

      • Kaavan tuloksen muotoileminen:    Valitse Kaava ja kirjoita arvo kuhunkin Arvo-ruutuun.

        • Kaavan on palautettava luku-, päivämäärä- tai kellonaika-arvo.

        • Kirjoita kaavan alkuun yhtäläisyysmerkki (=).

        • Jos kaava on virheellinen, Excel ei käytä muotoilua.

        • Kaava kannattaa testata ja varmistaa, että se ei palauta virheellistä arvoa.

   4. Jos haluat määrittää, että ensimmäinen kuvake vastaa pienimpiä arvoja ja viimeinen kuvake suurempia arvoja, valitse Muuta kuvakejärjestys käänteiseksi.

   5. Jos haluat näyttää vain kuvakkeen etkä solussa olevaa arvoa, valitse Näytä vain kuvake.

      Huomautukset: 

      • Joudut ehkä muuttamaan sarakkeen leveyttä, jotta kuvake mahtuu soluun.

      • Solussa näkyvän kuvakkeen koko määräytyy solun fonttikoon mukaan. Koko Fontti- nostetaan, kuvakkeen koko kasvaa kokoa suhteellisesti.

Jos haluat löytää tietyt solut helpommin, voit muotoilla ne vertailuoperaattoria käyttämällä. Voit esimerkiksi luokan mukaan lajitellussa varastolaskentataulukossa korostaa keltaisella tuotteita, joita on varastossa vähemmän kuin kymmenen. Tai selvittää laskentataulukosta, jossa on yhteenveto vähittäismyymälöistä, kaikki ne myymälät, joiden voitto on yli 10 %, myynti vähemmän kuin 100 000 euroa ja joiden alue on "kaakko".

Tässä esitetyt esimerkit toimivat valmiiden ehdollisen muotoilun ehtojen esimerkkien kanssa, kuten Suurempi kuin ja Ylimmät %. Tämä määrittää niiden kaupunkien taustaväriksi vihreän, joiden asukasluku on suurempi kuin 2 000 000, ja ylimpien 30 %:n keskimääräisten korkeiden lämpötilojen taustaväriksi oranssin.

Pikamuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Solujen korostussäännöt.

   

3. Valitse haluamasi komento, kuten On välillä, On sama kuin teksti, joka sisältää tai Päivämäärä.

4. Kirjoita haluamasi arvot ja valitse sitten muoto.

Voit vaihtaa Pivot-taulukon arvoalueen kenttien vaikutusalueen määritysmenetelmää Käytä muotoilusääntöä -painikkeella.

Jos haluat katsoa videoita näistä menetelmistä, katso Video: Tekstin ehdollinen muotoilu ja Video: Päivämäärien ehdollinen muotoilu.

Lisämuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

   • 1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue samasta tai jostakin muusta laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta:    Valitse Vain nämä solut.

   • Vastaava kenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut, joissa on samat kentät.

   • Arvokenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut.

5. Valitse Valitse säännön tyyppi ‑kohdasta Muotoile vain solut, jotka sisältävät.

6. Tee Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoile vain solut, jotka sisältävät -luetteloruudussa seuraavat toimet:

   • Muotoileminen luvun, päivämäärän tai ajan mukaan:    Valitse Solun arvo, valitse vertailuoperaattori ja kirjoita luku, päivämäärä tai kellonaika.

     Valitse esimerkiksi On välillä ja kirjoita sitten 100 ja 200 tai valitse On yhtä suuri kuin ja kirjoita 1.1.2009.

     Voit myös kirjoittaa kaavan, joka palauttaa luvun, päivämäärän tai kellonajan.

     • Aloita kaava yhtäläisyysmerkillä (=).

     • Jos kaava on virheellinen, Excel ei käytä muotoilua.

     • Kaava kannattaa testata ja varmistaa, että se ei palauta virheellistä arvoa.

   • Muotoileminen tekstin mukaan:    Valitse Tietty teksti, valitse vertailuoperaattori ja kirjoita sitten teksti.

     Valitse esimerkiksi Sisältää ja kirjoita sitten Hopea tai valitse Alussa on ja kirjoita Rau.

     Lainausmerkit sisältyvät hakumerkkijonoon, ja voit käyttää yleismerkkejä. Merkkijonon pituus voi olla enintään 255 merkkiä.

     Voit myös kirjoittaa kaavan, joka palauttaa tekstiarvon.

     • Aloita kaava yhtäläisyysmerkillä (=).

     • Jos kaava on virheellinen, Excel ei käytä muotoilua.

     • Kaava kannattaa testata ja varmistaa, että se ei palauta virheellistä arvoa.

     Jos haluat nähdä videon tästä menetelmästä, katso Video: Tekstin ehdollinen muotoilu.

   • Muotoileminen päivämäärän mukaan:    Valitse Päivämäärät ja valitse sitten päivämäärävertailu.

     Valitse esimerkiksi Eilen tai Seuraava viikko.

     Jos haluat nähdä videon tästä menetelmästä, katso Video: Päivämäärien ehdollinen muotoilu.

   • Solujen muotoileminen tyhjiksi tai ei-tyhjiksi:    Valitse Tyhjät tai Ei tyhjiä.

     Tyhjä arvo on solu, jossa ei ole tietoja. Se ei siis ole solu, jossa on välilyöntejä (välilyöntejä käsitellään tekstinä).

   • Solujen muotoileminen virhearvoilla tai ei-virhearvoilla:    Valitse Virheet tai Ei virheitä.

     Virhearvoja ovat #####, #ARVO!, #JAKO/0!, #NIMI?, #PUUTTUU, #VIITTAUS! #LUKU! ja #TYHJÄ!.

7. Voit määrittää tietyn muotoilun valitsemalla Muoto. Muotoile solut -valintaikkuna tulee näkyviin.

8. Valitse se luku-, fontti-, reunaviiva- tai täyttömuotoilu, jota haluat käyttää, kun solun arvo vastaa ehtoa, ja valitse sitten OK.

   Voit valita useita muotoiluja. Valitsemasi muotoilut näkyvät Esikatselu-ruudussa.

Voit etsiä solualueen suurimmat ja pienimmät arvot itse määrittämäsi raja-arvon perusteella. Voit esimerkiksi etsiä alueen myyntiraportista 5 eniten myytyä tuotetta, asiakastutkimuksesta ne 15 % tuotteista, joita on myyty vähiten, ja osaston henkilöluettelosta ne 25 työntekijää, jotka ansaitsevat eniten.

Pikamuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Ensimmäiset/viimeiset-säännöt.

   

3. Valitse haluamasi komento, kuten Ensimmäiset 10 kohdetta tai Viimeiset 10 %.

4. Kirjoita haluamasi arvot ja valitse sitten muoto.

Voit vaihtaa Pivot-taulukon arvoalueen kenttien vaikutusalueen määritysmenetelmää Käytä muotoilusääntöä -painikkeella.

Lisämuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

   • 1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta:    Valitse Vain nämä solut.

   • Vastaava kenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut, joissa on samat kentät.

   • Arvokenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut.

5. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile vain ensimmäiseksi tai viimeiseksi luokitellut arvot.

6. Valitse Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoile arvot, jotka kuuluvat ryhmään -luetteloruudusta Ylin tai Alin.

7. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Jos haluat määrittää ylimmän tai alimman ryhmän rajan, kirjoita luku ja poista sitten % valitusta alueesta -valintaruudun valinta. Sallitut arvot ovat 1–1000.

   • Jos haluat määrittää ylimmän tai alimman ryhmän rajan, kirjoita prosenttiluku ja valitse sitten % valitusta alueesta -valintaruutu. Sallitut arvot ovat 1–100.

8. Voit myös muuttaa tapaa, jolla muotoilua käytetään sellaisen Pivot-taulukkoraportin arvoalueen kentissä, joiden vaikutusalueen määrittää vastaava kenttä.

   Ehdollinen muotoilu perustuu oletusarvoisesti kaikkiin näkyvissä oleviin arvoihin. Jos määrität vaikutusalueen vastaavan kentän perusteella, voit halutessasi käyttää ehdollista muotoilua kaikkien näkyvissä olevien arvojen sijasta seuraavissa kohteissa:

   • Sarakkeessa ja sen päätason rivikentässä valitsemalla sarakeryhmässä.

   • Rivissä ja sen päätason sarakekentässä valitsemalla riviryhmässä.

9. Voit määrittää tietyn muotoilun valitsemalla Muoto. Muotoile solut -valintaikkuna tulee näkyviin.

10. Valitse se luku-, fontti-, reunaviiva- tai täyttömuotoilu, jota haluat käyttää, kun solun arvo vastaa ehtoa, ja valitse sitten OK.

    Voit valita useita muotoiluja. Valitsemasi muotoilut näkyvät Esikatselu-ruudussa.

Voit etsiä keskiarvon tai keskihajonnan ylä- tai alapuolella olevat arvot solualueelta. Voit esimerkiksi etsiä vuosiraportista henkilöt, joiden myynti on ollut yli keskiarvon, tai voit etsiä valmistetut materiaalit, joiden laatuluokitus on kahden keskihajonnan alapuolella.

Pikamuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Ensimmäiset/viimeiset-säännöt.

   

3. Valitse haluamasi komento, kuten Yli keskiarvon tai Alle keskiarvon.

4. Kirjoita haluamasi arvot ja valitse sitten muoto.

Voit vaihtaa Pivot-taulukon arvoalueen kenttien vaikutusalueen määritysmenetelmää Käytä muotoilusääntöä -painikkeella.

Lisämuotoilu

1. Valitse vähintään yksi solu alueesta, taulukosta tai pivot-taulukkoraportista.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

   • 1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin arvoalueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Valinta:    Valitse Vain nämä solut.

   • Vastaava kenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut, joissa on samat kentät.

   • Arvokenttä:    Valitse Kaikki <arvokenttä>-solut.

5. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Muotoile vain arvot, jotka ovat keskiarvoa suurempia tai pienempiä.

6. Toimi Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoile arvot, jotka ovat -luetteloruudussa seuraavasti:

   • Jos haluat muotoilla solut, joiden arvo on solualueen keskiarvon ylä- tai alapuolella, valitse Yläpuolella tai Alapuolella.

   • Jos haluat muotoilla solut, joiden arvo on solualueen kaikkien solujen yhden, kahden tai kolmen keskihajonnan ylä- tai alapuolella, valitse keskihajonta.

7. Voit myös muuttaa tapaa, jolla muotoilua käytetään sellaisen Pivot-taulukkoraportin arvoalueen kentissä, joiden vaikutusalueen määrittää vastaava kenttä.

   Ehdollinen muotoilu perustuu oletusarvoisesti kaikkiin näkyvissä oleviin arvoihin. Jos määrität vaikutusalueen vastaavan kentän perusteella, voit halutessasi käyttää ehdollista muotoilua kaikkien näkyvissä olevien arvojen sijasta seuraavissa kohteissa:

   • Sarakkeessa ja sen päätason rivikentässä valitsemalla sarakeryhmässä.

   • Rivissä ja sen päätason sarakekentässä valitsemalla riviryhmässä.

8. Avaa Muotoile soluja -valintaikkuna valitsemalla Muotoile.

9. Valitse se luku-, fontti-, reunaviiva- tai täyttömuotoilu, jota haluat käyttää, kun solun arvo vastaa ehtoa, ja valitse sitten OK.

   Voit valita useita muotoiluja. Valitsemasi muotoilut näkyvät Esikatselu-ruudussa.

Tässä esimerkissä ehdollista muotoilua käytetään Ohjaaja-sarakkeessa niiden ohjaajien löytämiseksi, jotka opettavat vähintään kahta ryhmää (ohjaajien nimien kaksoiskappaleet on korostettu vaaleanpunaisella). Arvosanasarakkeesta vain kerran löytyvät arvosana-arvot (yksilölliset arvot) on korostettu vihreällä.

Pikamuotoilu

1. Valitse solut, joihin haluat käyttää ehdollista muotoilua.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Solujen korostussäännöt.

   

3. Valitse Arvojen kaksoiskappaleet.

4. Kirjoita haluamasi arvot ja valitse sitten muoto.

Lisämuotoilu

1. Valitse solut, joihin haluat käyttää ehdollista muotoilua.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä. Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

3. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

   • 1. Varmista, että oikea laskentataulukko tai taulukko on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit muuttaa solualuetta seuraavasti: piilota valintaikkuna tilapäisesti napsauttamalla Käyttö-ruudun Pienennä valintaikkuna -painiketta , valitse uusi solualue laskentataulukosta ja napsauta sitten Laajenna valintaikkuna -painiketta .

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

4. Valitse Valitse säännön laji -kohdasta Muotoile vain yksilölliset arvot tai samat arvot.

5. Valitse Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoilutyyli-luetteloruudusta yksilölliset tai kaksinkertaiset.

6. Avaa Muotoile soluja -valintaikkuna valitsemalla Muotoile.

7. Valitse se luku-, fontti-, reunaviiva- tai täyttömuotoilu, jota haluat käyttää, kun solun arvo vastaa ehtoa, ja valitse sitten OK.

   Voit valita useita muotoiluja. Valitsemasi muotoilut näkyvät Esikatselu-ruudussa.

Jos mikään yllä olevista vaihtoehdoista ei vastaa tarpeitasi, voit myös luoda oman ehdollisen muotoilun sääntösi seuraavilla yksinkertaisilla ohjeilla. 

1. Valitse muotoiltavat solut.

2. Valitse Aloitus-välilehdessä Ehdollinen muotoilu > Uusi sääntö.

   

3. Luo sääntösi, määritä sen muotoiluasetukset ja valitse sitten OK.

   Jos et näe haluamiasi asetuksia, voit määrittää kaavan avulla, mitkä solut muotoillaan – katso ohjeet seuraavasta osiosta.

Jos et näe tiettyjä tarvitsemiasi vaihtoehtoja, kun luot omaa ehdollisen muotoilun sääntöä, voit käyttää loogista kaavaa määrittääksesi muotoiluehdot. Haluat esimerkiksi ehkä verrata valitun alueen arvoja funktion palauttamaan tulokseen tai laskea valitun alueen ulkopuolisten solujen tietoja. Valittu alue voi olla saman työkirjan muissa laskentataulukoissa. Kaavan on palautettava arvo True tai False (1 tai 0), mutta voit käyttää ehdollista logiikkaa, kun haluat yhdistää joukon toisiaan vastaavia ehdollisia muotoiluja, kuten eri värit kussakin pienessä tekstiarvojen joukossa (esimerkiksi tuoteluokkien nimet).

1. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä.

   

   Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

2. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Lisää ehdollinen muotoilu valitsemalla Uusi sääntö. Näkyviin tulee Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna.

   • Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun, joka perustuu jo luettelossa olevaan muotoiluun, valitse sääntö ja Monista sääntö. Monistettu sääntö kopioidaan ja ilmestyy valintaikkunaan. Valitse monistettu sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna. 

   • Muuta ehdollista muotoilua seuraavasti:

   • 1. Varmista, että oikea laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa.

     2. Voit vaihtoehtoisesti muuttaa solualuetta napsauttamalla Kutista valintaikkuna Käytetään-ruudussa, jolloin valintaikkuna piilotetaan väliaikaisesti, ja valitsemalla kyseisessä laskentataulukossa tai muissa laskentataulukoissa uuden solurivin ja napsauttamalla sitten Laajenna valintaikkuna.

     3. Valitse sääntö ja valitse sitten Muokkaa sääntöä. Näkyviin tulee Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkuna.

3. Jos haluat muuttaa Pivot-taulukkoraportin Arvot-alueesta valittavien kenttien vaikutusaluetta, toimi Käytä sääntöä -kohdassa seuraavasti:

   • Vaikutusalueen määrittäminen valitsemalla:    Valitse Valitut solut.

   • Vaikutusalueen määrittäminen vastaavan kentän perusteella:    Valitse Kaikki solut, joiden arvona <arvokenttä>.

   • Vaikutusalueen määrittäminen arvokentän perusteella:    Valitse Kaikki solut, joissa kohteen <arvokenttä> arvona on <rivi>.

4. Valitse Valitse säännön tyyppi -kohdasta Määritä kaavan avulla, mitkä solut muotoillaan.

   1. Kirjoita Muokkaa säännön kuvausta -kohdan Muotoile arvot, joissa tämä kaava on tosi -luetteloruutuun kaava.
      
      Sinun on kirjoitettava kaavan alkuun yhtäläisyysmerkki (=), ja kaavan on palautettava totuusarvo TOSI (1) tai EPÄTOSI (0).

   2. Avaa Muotoile soluja -valintaikkuna valitsemalla Muotoile.

   3. Valitse se luku-, fontti-, reunaviiva- tai täyttömuotoilu, jota haluat käyttää, kun solun arvo vastaa ehtoa, ja valitse sitten OK.
      
      Voit valita useita muotoiluja. Valitsemasi muotoilut näkyvät Esikatselu-ruudussa.

      Esimerkki 1: Käytä kahta ehdollista muotoilua, jonka ehdot käyttävät JA- ja TAI-testiä    

      Seuraavassa esimerkissä esitetään kahden ehdollisen muotoilun säännön käyttö. Jos ensimmäistä sääntöä ei sovelleta, toista sääntöä sovelletaan.

      Ensimmäinen sääntö: Kodin ostoa suunnitteleva on budjetoinut käsirahaksi 75 000 € ja 1 500 € kuukaudessa asuntolainan maksuun. Jos käsiraha ja kuukausimaksut ovat vaatimusten mukaisia, solut B4 ja B5 muotoillaan vihreiksi.

      Toinen sääntö: Jos joko käsiraha tai kuukausimaksu ei ole ostajan budjetin mukainen, solut B4 ja B5 muotoillaan punaisiksi. Voit muuttaa joitain arvoja, kuten vuosikorkoa, laina-aikaa, käsirahaa ja ostosummaa, nähdäksesi ehdollisesti muotoilluissa soluissa tapahtuvat muutokset.

      Ensimmäisen säännön kaava (muotoilee vihreällä)	=JA(JOS($B$4<=75000,1),JOS(ABS($B$5)<=1500,1))
      Toisen säännön kaava (muotoilee punaisella)	=TAI(JOS($B$4>=75000,1),JOS(ABS($B$5)>=1500,1))

      

      Esimerkki 2: Joka toisen rivin varjostaminen JAKOJ- ja RIVI-funktioilla    

      Tämän laskentataulukon jokaisessa solussa käytettävä ehdollinen muotoilu varjostaa solualueen joka toisen rivin sinisellä. Voit valita laskentataulukon kaikki solut napsauttamalla rivin 1 yläpuolella ja sarakkeen A vasemmalla puolella olevaa neliötä. JAKOJ-funktio palauttaa jäännöksen, kun järjestysnumero (ensimmäinen argumentti) jaetaan jakajalla (toinen argumentti). RIVI-funktio palauttaa nykyisen rivinumeron. Kun tämä numero jaetaan luvulla 2, jakojäännökseksi saadaan 0, jos numero on parillinen, ja 1, jos numero on pariton. Koska 0 on EPÄTOSI ja 1 on TOSI, Excel muotoilee parittomat rivit. Sääntö käyttää tätä kaavaa: =JAKOJ(RIVI(),2)=1.

      

      Huomautus: Voit kirjoittaa soluviittauksia kaavaan valitsemalla solut suoraan laskentataulukosta tai jostakin muusta laskentataulukosta. Solujen valitseminen laskentataulukosta lisää kaavaan suoria soluviittauksia. Jos haluat, että Excel määrittää kunkin valitun alueen solun viittauksen, käytä suhteellisia soluviittauksia. Lue lisätietoja kohdasta Soluviittauksen luominen tai muuttaminen ja Suhteellisten, suorien ja yhdistelmäviittausten välillä vaihtaminen.

Seuraavassa videossa on perustietoja kaavojen käyttämisestä ehdollisessa muotoilussa.

Jos haluat soveltaa olemassa olevaa muotoilutyyliä uusiin tai muihin tietoihin laskentataulukossasi, voit käyttää Muotoilusivellintä ehdollisen muotoilun kopioimiseksi haluamiisi tietoihin.

1. Valitse solu, jonka ehdollisen muotoilun haluat kopioida.

2. Valitse Aloitus > Muotoilusivellin.

   

   Osoitin muuttuu siveltimeksi.

   Vihje: Jos haluat jatkaa muotoilusiveltimen käyttöä ja liittää ehdollisen muotoilun myös muihin soluihin, kaksoisnapsauta Muotoilusivellin-painiketta.

3. Liitä ehdollinen muotoilu vetämällä sivellintä muotoiltavien solujen tai solualueiden yli.

4. Lopeta siveltimen käyttö painamalla ESC-näppäintä.

Jos laskentataulukossa on käytetty ehdollista muotoilua, voit nopeasti etsiä nämä solut, jos haluat kopioida, muuttaa tai poistaa ehdollisia muotoiluja. Siirry määräten -komennolla voit joko etsiä vain tietyn ehdollisen muotoilun sisältävät solut tai kaikki solut, joissa on ehdollinen muotoilu.

Kaikkien ehdollista muotoilua sisältävien solujen etsiminen

1. Napsauta jotakin solua, jossa ei ole ehdollista muotoilua.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmässä Etsi ja valitse -kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten Ehdollinen muotoilu.

   

Vain niiden solujen etsiminen, joissa on sama ehdollinen muotoilu

1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää etsittävän ehdollisen muotoilun.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmässä Etsi ja valitse -kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten Siirry määräten.

3. Valitse Ehdolliset muotoilut.

4. Valitse Kelpoisuusehdot-kohdasta Samat.

   

Kun käytät ehdollista muotoilua, voit määrittää sääntöjä, joiden perusteella Excel käyttää ehdollista muotoilua. Kun käytät sääntöjä, on eduksi ymmärtää seuraavat: missä järjestyksessä sääntöjä käsitellään, mitä tapahtuu, kun kaksi sääntöä tai enemmän on ristiriidassa, kuinka kopiointi ja liittäminen vaikuttavat sääntöjen käsittelyyn, kuinka sääntöjen käsittelyn järjestystä voi muuttaa ja milloin sääntöjen käsittelyn voi lopettaa.

• Tietoja ehdollisen muotoilun sääntöjen käsittelyjärjestyksestä

  Voit luoda, muokata, poistaa ja tarkastella kaikkia työkirjassa olevia ehdollisen muotoilun sääntöjä Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkunassa. (Valitse valintanauhan Aloitus-välilehdestä Ehdollinen muotoilu ja valitse sitten Hallitse sääntöjä.)

  

  Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

  

  Kun käytössä on useita ehdollisen muotoilun sääntöjä, säännöt käsitellään siinä järjestyksessä (ylhäältä alaspäin) kuin ne näkyvät tässä valintaikkunassa.

  Esimerkki tunnusmerkkien vanhentumispäivistä. Haluamme merkitä keltaisella taustavärillä merkit, jotka vanhenevat 60 päivän sisällä, mutta eivät ole vielä vanhentuneet, ja vanhentuneet merkit punaisella taustavärillä.

  

  Tässä esimerkissä niiden työntekijöiden tunnusnumerot, joiden työtodistus vanhenee 60 päivän kuluessa, muotoillaan keltaisella ja niiden työntekijöiden tunnusnumerot, joiden työtodistus on vanhentunut, muotoillaan punaisella. Säännöt näytetään seuraavassa kuvassa.

  

  Ensimmäinen sääntö (joka, jos Tosi, asettaa solun taustavärin punaiseksi) testaa sarakkeessa B olevaa päivämääräarvoa nykyistä päivämäärää vastaan (joka saadaan kaavassa olevan TÄMÄ.PÄIVÄ-funktion avulla). Kaava on liitettävä ensimmäiseen tietoarvoon sarakkeessa B, joka on B2. Tämän säännön kaava on =B2<TÄMÄ.PÄIVÄ(). Tämä kaava testaa solut sarakkeessa B (solut B2:B15). Jos jokin sarakkeessa B oleva solu palauttaa arvon Tosi, sitä vastaava solu sarakkeessa A (esimerkiksi A5 vastaa B5:ttä, A11 vastaa B11:tä), muotoillaan punaisella taustavärillä. Kun Käytetään kohteeseen -kohdassa määritetyt solut on arvioitu ensimmäisellä säännöllä, toinen sääntö testataan. Kaava tarkistaa, ovatko sarakkeen B arvot alle 60 päivän päässä nykyisestä päivämäärästä (oletetaan esimerkiksi, että nykyinen päivämäärä olisi 11.8.2010). Solu B4:n arvo 4.10.2010 on alle 60 päivän päässä nykyisestä päivämäärästä, joten se palauttaa arvon Tosi ja sitä vastaava solu muotoillaan keltaisella taustavärillä. Tämän säännön kaava on =B2<TÄMÄ.PÄIVÄ()+60. Jos solu muotoiltiin punaiseksi ylimpänä olevan säännön perusteella, siihen ei käytetä muita sääntöjä.

  Excel käsittelee luettelossa ylempänä olevan säännön ennen alempana olevaa sääntöä. Uudet säännöt lisätään aina oletusarvon mukaan luetteloon alkuun ja siten ne ovat käsittelyjärjestyksessä ensimmäisinä, joten kannattaa kiinnittää huomiota niiden järjestykseen. Voit muuttaa käsittelyjärjestystä käyttämällä Siirrä ylös- ja Siirrä alas -nuolia valintaikkunassa.

  

• Mitä tapahtuu, kun usean ehdollisen muotoilusäännön ehto on Tosi?

  Joskus usealla ehdollisen muotoilun säännöllä on samanaikaisesti ehtona Tosi. Seuraavassa kerrotaan miten sääntöjä käytetään, kun säännöt eivät ole ristiriitaisia ja kun ne ovat ristiriitaisia:

  Kun säännöt eivät ole ristiriitaisia     Jos esimerkiksi yksi sääntö muotoilee solun tekstin lihavoiduksi ja toinen sääntö muotoilee saman solun punaisella värillä, Excel muotoilee solun sekä lihavoiduksi että punaisella värillä. Koska sääntöjen välillä ei ole ristiriitaa, Excel käyttää molempia.

  Kun säännöt ovat ristiriitaisia     Oletetaan, että yksi sääntö asettaa solun värin punaiseksi ja toinen sääntö asettaa sen vihreäksi. Koska nämä kaksi sääntöä ovat ristiriitaisia, Excel voi käyttää vain toista niistä. Valituksi tulee sääntö, joka on käsittelyjärjestyksessä ensimmäisenä (ylempänä valintaikkunan luettelossa).

• Liittämisen, täyttämisen ja muotoilusiveltimen vaikutus ehdollisen muotoilun sääntöihin

  Muokatessasi laskentataulukkoa voit kopioida ja liittää ehdollisia muotoiluja sisältävien solujen arvoja, täyttää solualueen ehdollisilla muotoiluilla tai käyttää muotoilusivellintä. Nämä toimet voivat vaikuttaa ehdollisen muotoilun sääntöjen käsittelyjärjestykseen siten, että Excel luo kohdesoluihin uuden, lähdesoluihin perustuvan ehdollisen muotoilun säännön.

  Jos kopioit ja liität ehdollisia muotoiluja sisältäviä solujen arvoja laskentataulukkoon, joka on avattu Excelin toiseen ilmentymään (toiseen tietokoneessa samanaikaisesti käynnissä olevaan Excel.exe-prosessiin), Excel ei luo ehdollisen muotoilun sääntöjä eikä kopioi muotoiluja.

• Mitä tapahtuu, kun ehdollinen muotoilu ja manuaalinen muotoilu ovat ristiriitaiset?

  Jos ehdollisen muotoilun sääntö on Tosi, se ohittaa saman valinnan olemassa olevan manuaalisen muotoilun. Tämä tarkoittaa sitä, että jos ne ovat ristiriidassa, ehdollinen muotoilu on voimassa ja manuaalinen muotoilu ei. Jos poistat ehdollisen muotoilun säännön, solualueen manuaalinen muotoilu säilyy.

  Manuaalinen muotoilu ei näy Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta ‑valintaikkunassa eikä se vaikuta käsittelyjärjestykseen.

• Säännön käsittelyn lopetusajankohdan hallinta Lopeta, jos tosi ‑valintaruudun avulla

  Jos haluat yhteensopivuuden taaksepäin, valitse Lopeta, jos tosi -valintaruutu Hallitse sääntöjä -valintaikkunassa, jos haluat simuloida, miten ehdollinen muotoilu voi näkyä niissä Excelin aiemmissa versioissa, jotka tukevat enintään kolmea ehdollisen muotoilun sääntöä tai useita samalla alueella käytettyjä sääntöjä.

  Jos solualueella on esimerkiksi enemmän kuin kolme ehdollisen muotoilun sääntöä ja käytät Excelin aiempaa versiota, kyseinen Excel-versio:

  • käsitellään vain kolme ensimmäistä sääntöä

  • käytetään järjestyksessä ensimmäistä sääntöä, jonka arvo on Tosi

  • ohitetaan järjestyksessä jäljempänä olevat säännöt, joiden arvo on Tosi.

  Seuraavassa taulukossa esitetään kaikki mahdolliset ehdot kolmen ensimmäisen säännön osalta:

  Jos sääntö	on	ja jos sääntö	on	ja jos sääntö	on	Tulos:
  yksi	tosi	kaksi	tosi tai epätosi	kolme	tosi tai epätosi	Ensimmäistä sääntöä käytetään, ja toinen ja kolmas sääntö ohitetaan.
  yksi	epätosi	kaksi	tosi	kolme	tosi tai epätosi	Toista sääntöä käytetään ja kolmas sääntö ohitetaan.
  yksi	epätosi	kaksi	epätosi	kolme	tosi	Kolmatta sääntöä käytetään.
  yksi	epätosi	kaksi	epätosi	kolme	epätosi	Mitään sääntöä ei käytetä.

  Voit muuttaa oletustoiminnan valitsemalla Lopeta, jos tosi -valintaruudun tai poistamalla sen valinnan:

  • Jos haluat käsitellä vain ensimmäisen säännön, valitse ensimmäisen säännön Lopeta, jos tosi -valintaruutu.

  • Jos haluat käsitellä vain ensimmäisen ja toisen säännön, valitse toisen säännön Lopeta, jos tosi -valintaruutu.

  Et voi valita Lopeta, jos tosi -valintaruutua tai poistaa sen valintaa, jos sääntö muotoillaan käyttämällä tietopalkkia, väriasteikkoa tai kuvakejoukkoa.

Jos haluat katsoa videon ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinnasta, katso Video: Ehdollisen muotoilun hallinta.

Järjestys, jossa ehdollisen muotoilun säännöt arvioidaan, kuvastaa myös niiden suhteellista tärkeyttä: mitä korkeammalla sääntö on ehdollisen muotoilun sääntöjen luettelossa, sitä tärkeämpi se on. Tapauksissa, joissa kaksi ehdollisen muotoilun sääntöä on ristiriidassa toistensa kanssa, käytetään siis korkeammalla luettelossa olevaa sääntöä ja alempana luettelossa oleva sääntö ohitetaan.

1. Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Hallitse sääntöjä.

   

   Näkyviin tulee Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna.

   

   Näkyviin tulevat nykyisen valinnan ehdollisen muotoilun säännöt, mukaan lukien säännön tyyppi, muoto, sääntöä vastaava solualue ja Lopeta, jos tosi -asetus.

   Jos et näe haluamaasi sääntöä Näytä muotoilusäännöt -luetteloruudussa, varmista, että vastaava solualue, laskentataulukko, taulukko tai Pivot-taulukkoraportti on valittuna.

2. Valitse sääntö. Vain yksi sääntö voi olla kerrallaan valittuna.

3. Voit siirtää valitun säännön käsittelyjärjestyksessä ylöspäin valitsemalla Siirrä ylös. Voit siirtää valitun säännön käsittelyjärjestyksessä alaspäin valitsemalla Siirrä alas.
   
   

4. Voit myös lopettaa sääntöjen käsittelemisen tietyn säännön kohdalla valitsemalla Lopeta, jos tosi -valintaruudun.

Ehdollisen muotoilun poistaminen laskentataulukosta    

• Valitse Aloitus-välilehdessä Ehdollinen muotoilu > Poista säännöt > Poista säännöt koko laskentataulukosta.

Toimi seuraavasti, jos laskentataulukossa on ehdollinen muotoilu, jonka haluat poistaa.

Koko laskentataulukossa

• Valitse Aloitus-välilehdessä Ehdollinen muotoilu > Poista säännöt > Poista säännöt koko laskentataulukosta.

Solualueella

1. Valitse ehdollisen muotoilun sisältävät solut.

2. Napsauta Pika-analyysilinssi -painiketta, joka näkyy valittujen tietojen oikeassa alakulmassa.

   Huomautukset:  Pika-analyysilinssi ei näy seuraavissa tapauksissa:

   • Kaikki valitun alueen solut ovat tyhjiä.

   • Syöte on vain valitun alueen vasemmassa yläsolussa ja alueen kaikki muut solut ovat tyhjiä.

3. Napsauta Tyhjennä muotoilu.

   

Samojen ehdollisten muotoilujen etsiminen ja poistaminen koko laskentataulukossa

1. Napsauta solua, joka sisältää ehdollisen muotoilun, jonka haluat poistaa koko laskentataulukosta.

2. Napsauta Aloitus-välilehden Etsi ja valitse -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Siirry määräten.

3. Valitse Ehdolliset muotoilut.

4. Valitse Kelpoisuusehdot-kohdasta Samat. Kaikki solut, jotka sisältävät samat ehdolliset muotoilun säännöt, valitaan.

5. Valitse Aloitus-välilehdessä Ehdollinen muotoilu > Poista säännöt > Poista säännöt valituista soluista.