Jos kokouksen järjestäjä on ottanut automaattisen ajoituksen käyttöön koontinäytön asetuksissa,uusi Outlook Windowsin ajoituskyselyssä ajoittaa kokoukset automaattisesti heti, kun yhteisymmärrykseen päästään. uusi Outlook Ajoituskysely tarkistaa kyselyn tilan säännöllisesti, ja kun yhteisymmärrykseen päästään, järjestäjälle ilmoitetaan asiasta ja kaikille osallistujille lähetetään kokouskutsu.
Automaattisen ajoituksen säännöt
Näitä sääntöjä käytetään määrittämään kokouksen aikataulun mukainen aika:
-
Konsensuksen määrittämisessä käsitellään vain pakollisten osallistujien ääniä: valinnaisten osallistujien äänet hylätään.
-
Jos pakollisten osallistujien äänistä päästään yhteisymmärrykseen useaan kertaan, valinnaisten osallistujien äänet otetaan huomioon. Kokous on ajoitettu parhaaseen käytettävissä olevaan aikaan sekä pakollisille että valinnaisille osallistujille.
-
Jos useampi kuin yksi aika on oikeutettu, aika on etusijalla.
Jos automaattinen ajoitus on poistettu käytöstä, järjestäjä voi ajoittaa kokouksen manuaalisesti äänestyssivulle valitsemalla Ajoita kokous sopivaksi ajaksi.
Jos automaattinen ajoitus on käytössä, järjestäjä voi ajoittaa kokouksen manuaalisesti äänestyssivulle ennen konsensuksen saavuttamista.
Kalenterin pidot
Jos järjestäjä on ottanut kalenterin pidot käyttöön koontinäytön asetuksissa, pidot poistetaan kalenterista, kun lopullinen kokous ajoitetaan automaattisesti.
