SharePoint pakub sisu haldamiseks skaleeritavat ja rikkalikku funktsiooni. Kui peate haldama suurt hulka faile, kaaluge dokumendikeskuse saidimalli kasutamist. See mall on optimeeritud suuremahulise dokumendihalduse jaoks. See säästab aega ja aitab teil olla tõhusam. Malli kaasatakse versioonid, dokumendi ID-d, dokumendikomplektid, metaandmete navigeerimine ja sisutüübid.
Dokumendikeskuse sait töötab mõlema stsenaariumi korral.
-
Loomekeskkond Dokumendikeskuse sisuloomekeskkonnas saavad kasutajad luua ja redigeerida tuhandeid keskses hoidlas talletatavaid dokumente või meediumivarasid.
-
Sisuarhiiv Sisuarhiivis (nt teabebaas) saavad kasutajad dokumente talletada või vaadata.
Selles artiklis kirjeldatakse dokumendikeskuse saidimalli funktsioone.
Dokumendikeskuse loomise kohta leiate teavet teemast Mallide kasutamine erinevat tüüpi SharePointi saitide loomiseks.
Mis on dokumendikeskuse saidil?
Dokumendikeskuse saidimall sisaldab funktsioone, mis muudavad suurte dokumendikomplektide loomise ja haldamise lihtsamaks ja tõhusamaks. Enamasti saab saidiomanik lisada iga funktsiooni eraldi. Dokumendikeskuse saidimall lubab soovitatavad dokumendihaldusfunktsioonid automaatselt. Järgmistes jaotistes kirjeldatakse neid funktsioone lühidalt.
Dokumendikeskuse saiti saate kasutada sisuloomekeskkonna või sisuarhiivina. Sisuloomekeskkonnas registreerivad kasutajad sageli faile sisse ja välja ning loovad nende failide jaoks kaustastruktuure. Versioonimine on lubatud ja iga dokumendi varasemaid versioone säilitatakse. Lisaks saavad töövood juhtida dokumendi elutsüklit.
Sisuarhiivis toimub seevastu väga vähe sisuloome. Kasutajad üksnes vaatavad ja laadivad dokumente üles. Dokumendikeskuse saidimall toetab sellist tüüpi sisuarhiivi loomist, mida nimetatakse teabebaas arhiivideks. Tavaliselt sisaldavad teabebaasid dokumentide üksikuid versioone ja sait võib mastaabida miljoneid faile. Tüüpilises stsenaariumis (nt suure ettevõtte tehnilise toe keskuses) võivad sisule juurde pääseda tuhanded inimesed, peamiselt selleks, et seda lugeda. Ainult mõned laadiksid saidile uue sisu üles.
Järgmised üksused kirjeldavad mõningaid SharePointi funktsioone, mida saate dokumendikeskuse saidile kaasata. Lisaks neile võimalustele kohandavad mõned ettevõtted dokumendikeskuse ilmet ja navigeerimist. Mõned lisavad kohandatud veebiosi.
Hallatavad metaandmed on süsteem, mis määrab Teatud terminid SharePointi dokumentidele. Seejärel saate neid termineid kasutada dokumentide liigitamiseks. Metaandmete abil saate luua ka võimsa navigeerimistööriista, mis aitab neil soovitud teabe kiiresti üles leida.
Oletagem näiteks, et teie ettevõttel on teabebaas, mis sisaldab artikleid, mis aitavad inimestel toodetega seotud probleemide tõrkeotsingut teha. Võite luua metaandmete termineid, mis võimaldavad kasutajatel filtreerida teavet toote, probleemi tüübi või muude atribuutide järgi.
Dokumendikeskuse saidil saab iga sisuosa kordumatu ID, mis pole dokumendi asukohaga seotud (nt URL-i link). See tähendab, et dokumendi teisaldamisel või ümbernimetamisel jääb ID samaks. ID-ga saate luua dokumendi püsilingi ja minimeerida katkenud lingid.
Versioonid lubatakse dokumendikeskuse saidil automaatselt. See tähendab, et teil on automaatselt kõigi faili eri versioonide ajalugu. Näiteks dokumendi läbivaatusprotsessis tähendab see, et teil on kõigi läbivaatustsükli jooksul sisestatud värskenduste kirje. Saate jälgida värskendusi, kontaktile vastajaid jne. Kui artikli praeguse versiooniga tekib probleem, saate kiiresti ennistada viimase teadaoleva versiooni.
Sisutüüp on teatud tüüpi sisu koos sisu sätete rühmaga. Kui keegi loob määratletud sisutüübiga dokumendi, saab ta automaatselt kõik selle sisutüübi jaoks sobivad sätted. Dokumendikeskuses võib olla sisutüüpide kogum – erinevat tüüpi dokumendid, videod, mallid jne.
Sisukorraldajat ei kaasata dokumendikeskuse saidile automaatselt, kuid paljud kasutajad lisavad selle. Sisukorraldaja on SharePointi funktsioon, mis võimaldab teil hallata üksuste üldist korraldust ja struktuuri. Metaandmete või sisutüüpide abil saab sisukorraldaja dokumendid ja muud üksused automaatselt kindlatesse asukohtadesse marsruutida. Näiteks teabebaas võib teil olla sisukorraldaja marsruutinud kõik uued edastused automaatselt eriteeki, mis kogub kindla toote kohta artikleid.
