Kirjekeskuse loomine

Säilikuhalduskava määratlemine

Selleks, et töötada säilikuhalduskava kasutuselevõtuks välja sobiv kirjekeskuse sait, tuleb täita kaks peamist ülesannet.

1. Ettevõttes tuleb luua säilikuhaldusstrateegia ja ametlik säilikuhalduskava. See ülesanne nõuab koostööd ning säilikuhaldurite, vastavustöötajate, IT-töötajate ja teabetöötajate vahelist koordineerimist.

2. Seejärel peab asutus säilikuhalduskava kasutuselevõtu jaoks konfigureerima vähemalt ühe kirjekeskuse saidi.

Järgmistes lõikudes antakse põgus ülevaade sellest, mida nende ülesannete täitmine endast kujutab.

Säilikuhalduse kavandamine

Enne seda, kui asutus saab säilikuhalduslahendusena konfigureerida kirjekeskuse saidi, tuleks välja töötada ametlik säilikuhaldusstrateegia kava. Ametliku säilikuhalduskava konkreetsed elemendid on tõenäoliselt igas ettevõttes või asutuses erinevad. Küll aga hõlmavad pea kõik säilikuhalduskavad järgmisi dokumente ja protsesse.

Dokumendisäilituskava.      Dokumendisäilituskava kirjeldab dokumentide ja üksuste tüüpe, mida ettevõte tunnistab ametlike ärisäilikutena. Samuti näidatakse selles ära koht, kus need säilikud on talletatud, ja antakse teavet selle kohta, kuidas säilikutüüpe üksteisest eristada. Dokumendisäilituskava on laiahaardeline säilikute loomise, salvestamise ja haldamise poliitikate, protsesside ja juhtnööride kogum. Dokumendisäilituskava peaks käsitlema kõiki säilikuid sõltumata meediumist (k.a paber, ajaveebid, vikid, meilid ja elektroonilised failid). Samuti tuleb selles määrata, kuidas säilikuid vastavalt tüübile liigitada, turvata ja viimaks ka hävitada. Lisaks peaks see sisaldama teavet selle kohta, kuidas käsitleda erikategooriatesse kuuluvaid säilikuid (nt konfidentsiaalseid, ülimalt olulisi, ärisaladusi käsitlevaid või eelisõigustega säilikuid). Ja lõpetuseks tuleb dokumendisäilituskavas kindlasti määrata ka see, kes ettevõtte töötajatest iga tüüpi säilikute eest vastutab.

Teekide salvestamine    Kirjete teegid on põhiliselt dokumenditeegid, mida loote oluliste kirjete klassifitseerimiseks ja talletamiseks. Saate luua kirje teegi iga kirjetüübi jaoks, mida soovite säilitada. Kirjed suunatakse automaatselt vastavale teegile, mis põhineb sisukorraldaja konfigureeritud sätetel.

Sisutüübid.    Sisutüüpide abil saate määratleda need säilikutüübid, mida teie asutus soovib talletada, ja määratleda iga säilikutüübi kordumatud omadused. Kui kindlat tüüpi säilikute jaoks on määratletud sisutüübid, saab teie asutus tagada, et iga sisurühma hallatakse järjepideval viisil. Loodavate sisutüüpide abil saab liigitada ja talletada nii Office’i dokumente, PDF-faile, TIFF-faile (skannitud pilte), meilisõnumeid, kiirsõnumitest koosnevaid vestlusi, videoid kui ka füüsilisi säilikuid. Näiteks koheldakse kõiki säilikuid nimega „leping“ SharePointi säilikuhaldussüsteemis ühtemoodi ja järjepidevalt. Säilikute liigitamine ja talletamine sisutüüpide alusel on alternatiiv säilikuteekide kasutamisele.

Säilitusajakava.    Säilitusajakava määrab, kui kaua tuleb iga dokumendisäilituskava säilikutüüpi säilitada (säilitusperioodi) ja kuidas see selle perioodi lõpulejõudmisel likvideerida (likvideerimisprotsessi). Säilitusajakava juhised põhinevad enamasti juriidilistel nõuetel, asutuse äririskidel ja ärivajadustel. Lisaks kirjeldatakse säilitusajakavas enamasti riskijuhtimisega seotud tegevuskavasid, mis määratlevad iga säilikutüübi jaoks säilitusperioodi.

Ühildumisnõuete dokument.    Ühildumisnõuete dokument määrab nõuded, millele säilikuhalduse IT-süsteemid peavad vastama, nende nõutavad võimalused ja ühilduvuse tagamiseks ette nähtud korrapärase seire.

• Ametlik protsess säilikute likvideerimise peatamiseks.      Selles protsessis (seda nimetatakse sageli ka muutmislukustuseks) antakse üksikasjalik ülevaade sellest, kuidas asutus peatab säilikute likvideerimise näiteks kohtuasja, auditi või juurdluse korral.

• Säilikute töötlemise seire ja aruandluse süsteem.      Tagamaks, et töötajad säilikuid vastavalt määratletud poliitikatele ja protseduuridele arhiveerivad, haldavad ja nendele juurde pääsevad, peab säilikuhalduskava sisaldama säilikute töötlemise seire ja aruandluse protsessi või süsteemi.

Lehe algusse

Kirjekeskuse saidi konfigureerimine

Kui ettevõttes on asutud säilikuhaldust üksikasjalikult kavandama ja säilikuhalduse jaoks on välja töötatud ametlik kava, võib selle kava kasutuselevõtu hõlbustamiseks luua ja konfigureerida kirjekeskuse saidi.

Kirjekeskuse saidi konfigureerimiseks on vaja teha järgmist.

1. Iga dokumendisäilituskavas määratud säilikutüübi haldamiseks ja talletamiseks tuleb luua säilikuteegid või -loendid.

   • Soovitatav on luua iga säilikukavas määratud sisutüübi jaoks omaette säilikuteek.

   • Säilikute edastamisel kirjekeskusse marsruuditakse need vastavasse loendisse või teeki.

2. Looge vastavate dokumenditeekide, loendite või sisutüüpide veerud, kus salvestatakse ja kuvatakse iga dokumendisäilituskavas määratud säilikutüübi metaandmeid.

3. Kirjekeskuse saidil tuleb iga säilikutüübi jaoks määrata teabehalduspoliitikad. Need poliitikad peaksid kajastama teie asutuse dokumendisäilituskavas ja säilitusajakavas määratud säilitusperioode ja auditeerimisnõudeid.

4. Konfigureerige sisukorraldaja marsruutima iga säilikutüüp õigesse asukohta. Säilikute edastamisel kirjekeskuse saidile (käsitsi või programmiliselt) määratleb rakendus selle funktsiooni abil, kuidas säilik kirjekeskuse saidil liigitada ja kuhu see saata.

Lehe algusse