Kirjakoosteks kasutatavad andmeallikad

Kirjakooste adressaatide nimed ja muud andmed pärinevad enamasti mõnest olemasolevast loendist, näiteks Exceli arvutustabelist või Outlooki kontaktiloendist. Olemasolev loend võib olla ka mis tahes andmebaas, millega saate ühenduse luua. Kui teil pole veel loendit, saate selle kirjakooste käigus Wordis tippida.

Loendit või andmebaasi nimetatakse kirjakooste andmeallikaks.

Valige, millist tüüpi loendit andmeallikana kasutada.

Windows macOS

Uus loend

Kui teil pole veel andmeallikat, valige Tipin uue loendi ja seejärel looge loend avanenud vormil. Loend salvestatakse andmebaasifailina (.mdb), mida saate edaspidi uuesti kasutada.

Täpsemat teavet uue loendi loomise kohta leiate artiklist Kirjakoosteloendi häälestamine Wordi abil.

Olemasolev loend

Olemasolev loend võib olla Exceli arvutustabel, Accessi andmebaas või mõni muud tüüpi andmebaas. Loendi või andmebaasi kasutamiseks andmeallikana valige Kasuta olemasolevat loendit.

NB!: Olenemata sellest, millist tüüpi faili te andmeallikana kasutate, salvestage see kindlasti oma kohalikku arvutisse või failikettale. Kirjakooste ei toeta HTTP-asukohta salvestamist.

Exceli arvutustabel Exceli arvutustabel on kirjakoosteks sobiv andmeallikas, kui kõik andmed on hästi vormindatud ja ühel lehel, et Word saaks neid lugeda. Lisateavet leiate artiklist Exceli andmeallika ettevalmistamine Wordi kirjakoosteks
Accessi andmebaas Accessis saate andmeid valida mis tahes andmebaasis määratletud tabelist või päringust. Lisateavet leiate artiklist Accessi andmete saatmine Wordi kirjakooste abil.
Muud andmebaasifailid Muud tüüpi andmeallikatele juurdepääsemiseks käivitage andmeühendusviisard.

Valige Postitused > Valige adressaadid > Kasuta olemasolevat loendit ja seejärel valige andmeühendusviisardi avamiseks Uus allikas .
Valige kirjakoosteks kasutatava andmeallika tüüp ja seejärel valige Edasi.
Koostedokumendiga ühenduse lõpuleviimiseks järgige dialoogiboksis Andmeühendusviisard kuvatavaid viipasid.

Outlooki kontaktiloend

Kontaktide andmed saate Wordi tuua otse Outlooki kontaktiloendist. Selle kasutamiseks oma andmeallikana valige Vali Outlooki kontaktidest. Lisateavet leiate artiklist Outlooki kontaktide kasutamine kirjakooste andmeallikana.

Uus loend

Kui teil pole veel andmeallikat, valige Loo uus loend ja seejärel kasutage loendi loomiseks avatud dialoogibokse. Loend salvestatakse dokumendifailina, mida saate uuesti kasutada.

Täpsemat teavet uue loendi loomise kohta leiate artiklist Kirjakoosteloendi häälestamine Wordi abil.

Olemasolevad andmeallikad

Siin on mõned näited andmeallikatest, mida saate Word kirjakoosteks kasutada.

Exceli arvutustabel

Exceli arvutustabel on kirjakoosteks sobiv andmeallikas. Andmed peaksid olema ühel lehel ja hästi vormindatud, et neid saaks Word korral hästi lugeda. Lisateavet leiate teemast Exceli andmeallika ettevalmistamine kirjakoosteks.
Outlooki kontaktiloend

Kontaktteabe saate Word tuua otse Outlooki kontaktiloendist. Vt Teemat Outlooki üksuste eksportimine.
Apple'i kontaktiloend

Saate Apple'i kontaktid eksportida Exceli arvutustabelisse ja kasutada neid kirjakoosteks postitusloendina.
Tekstifailid

Saate kasutada mis tahes tekstifaili, mis sisaldab tabeldusmärkide või komadega eraldatud andmevälju ning lõigumärkidega eraldatud andmekirjeid.

		• Uue loendi loomine Word loob dialoogiboksis Edit List Fields (Loendiväljade redigeerimine) automaatselt põhiteabe jaoks väljad (nt eesnimi, perekonnanimi ja aadress). Kui soovite lisada uue välja (nt sõnumi välja), lisage see nüüd, et saaksite selle kirje tippimisel täita. Tippige jaotises New field name (Uus väljanimi) väljanimi, mille soovite lisada ning klõpsake nuppu + (plussmärki). Näpunäide.: Väljade järjestuse muutmiseks valige väli, mille soovite teisaldada, ja seejärel kasutage välja nihutamiseks üles- või allanoolt. Kui kõik väljad on häälestatud, klõpsake uue loendi loomiseks nuppu Create (Loo).
		• Olemasoleva loendi kasutamine Otsige üles fail, mida soovite kasutada, ja klõpsake nuppu Open (Ava). Valige dialoogiboksis Töövihiku avamine leht, mida soovite kasutada, ja tehke ühte järgmistest. Terve töölehe kasutamiseks jätke lahtrivahemik tühjaks. või Sisestage lahtrivahemik andmetele, mida soovite kasutada. Valige OK.
		• Outlooki kontaktide hulgast valimine Klõpsake kaasatavate adressaatide valimiseks nuppu Filter Recipients (Filtreeri adressaadid). Klõpsake dialoogiboksis Query Options (Päringusuvandid) nupu List mail merge recipients by (Kirjakooste adressaatide loetlemissalus) nuppu Complete record (Täielik kirje). Valige kontaktide loendis kontaktid, keda soovite kirjakoostesse kaasata, ja seejärel valige OK.
		• Apple'i kontaktid Klõpsake kaasatavate adressaatide valimiseks nuppu Filter Recipients (Filtreeri adressaadid). Valige dialoogiboksi Query Options (Päringusuvandid) jaotises Apple Group Contacts (Apple‘i rühma kontaktid) rühm, mille soovite kirjakoostesse kaasata, ning valige seejärel nupp OK.
		• File Maker Pro Otsige üles fail, mida soovite kasutada, ja klõpsake nuppu Open (Ava). Valige dialoogiboksis Header Record Delimiters (Päise kirje eraldajad) iga andmevälja eraldamiseks väljaeraldaja ning andmekirje eraldamiseks kirjeeraldaja, ning klõpsake seejärel nuppu OK.

Kirjakoosteks kasutatavad andmeallikad

Uus loend

Olemasolev loend

Outlooki kontaktiloend

Uus loend

Olemasolevad andmeallikad

Kas vajate veel abi?

Kas soovite rohkem valikuvariante?

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!