Ettevõtete head tavad Outlooki kalendri kasutamisel

Juhi/delegaadi stsenaariumis töötamine

Kui asutuses on lubatud, siis konfigureerige Outlook Exchange'i postkastiga ühendust looma Exchange'i vahemälurežiimi abil. See tagab parima jõudluse.

Rakenduste Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook for iOS, Outlook for Android ja Microsoft Outlook for Mac uuemates versioonides on delegaadifunktsioonile palju täiustusi. Lisateavet nende versioonide kohta leiate artiklist:

Outlooki volitatud esindaja funktsioon Microsoft Outlooki ja Entourage'i segaversioonides

Uute mudelite ühiskasutusstsenaariumide (REST) puhul on soovitatav volitatud esindajate õiguste kohandamise asemel kasutada lihtsustatud õigusetasemeid (saab redigeerida, vaadata tiitleid ja asukohti jne). Uue mudeli ühiskasutus ei toeta kohandatud õigusetasemeid ja need võivad põhjustada ootamatuid tulemeid.

Delegaatide arvu piiramine

Lisatavate delegaatide arv pole Outlookis piiratud. Soovitame siiski toimetaja õigused anda ainult ühele (1) delegaadile. Nii saate välja selgitada, millal ja kuidas koosolekut töödeldi. Arvestades, et delegaat võib teie andmetele juurdepääsuks kasutada mitut seadet, ja kui teil on mitu toimetaja õigustega delegaati, siis on keeruline välja selgitada, miks on mõni koosolek kadunud või vale kuupäevaga.

Ka siis, kui annate toimetaja õigused ainult ühele delegaadile, vältige läbivaataja või kaasautori õiguste andmist paljudele delegaatidele. Seda põhjusel, et suure arvu delegaatide lisamisel võivad muud ressursid otsa saada. Näiteks võib täis saada reegliandmete mahupiirang. Delegaadi lisamisel toimub mitmesuguseid muudatusi.

Outlook rakendab asjakohastele kaustadele määratud õigused.
Active Directory atribuudis PublicDelegates lisatakse delegaadile teiste nimel saatmise õigused.
Outlook lisab delegaadi juhi postkasti edasisaatmisreeglisse. Sellele vastavalt saadetakse koosolekukutsed delegaadile edasi.
Outlook salvestab juhi postkastis täiendavat delegaaditeavet.

Kõigil neil komponendialadel võivad olla erinevad piirangud. Piirangute täitumine võib mõjutada jõudlust ja stabiilsust.

Märkused.

Toote arendamise ja testimise käigus kasutas Microsoft kuni nelja (4) delegaati. Delegaate kasutati ainult Outlookis. Testimisel ei kasutatud seadmeid.
Kui toimetaja õigustega delegaat tuleb ajutiselt või püsivalt asendada, siis muutke õiguste tase toimetaja tasemeks läbivaatja või pole. Seejärel määrake toimetaja õigused uuele või asendusdelegaadile.

Korduvate koosolekutega töötamine

Lõppkuupäevade määramine ja toimumiskordade piiramine

Outlookis on hõlbus plaanida koosolekuid, millel on mitu regulaarset toimumiskorda. Soovitame alati määrata lõppkuupäev ja piirata kordussarja kindla toimumiskordade arvuga. Tõenäoliselt tuleb korduvaid koosolekuid varem või hiljem muuta. Näiteks osalejaid üksikule sündmusele lisada või sealt eemaldada või puhkepäevade või ettenägematute asjaolude tõttu koosoleku asukohta või aega muuta. Outlook salvestab kõik need kordumatud muudatused koosoleku erandina. Kui koosolekul on väga palju erandeid, siis on tagajärjeks koosolekusari, mida on keeruline hallata. Lisaks võib see põhjustada ootamatut käitumist. Kui olemasolev koosolekute sari lõppeb, saate alati luua uue koosolekute sarja. Kui plaanite toimumiskordade arvu, siis võtke arvesse nende sagedust. Aasta jooksul kaks korda nädalas toimuval koosolekul on umbes 90 toimumiskorda rohkem kui sama perioodi kord kuus toimuval koosolekul.

Korduva koosoleku lõpetamine enne algset lõppkuupäeva

Kuigi saate korduva koosoleku tühistada, siis oleks parem muuta sarja lõppkuupäeva. Nii säilib teil ja osalejatel teave juba toimunud koosolekute kohta. Kui tühistate korduva koosoleku, siis läheb ajalugu kaotsi. Parimaks lahenduseks on määrata uus lõppkuupäev ja saata kõigile osalejatele värskendus. Nii lõpetatakse koosolekusari varem, kuid kõigi eelnevate koosolekute andmed jäävad alles.

Märkused:

Kui lõpetate koosolekusarja varem, siis korduva koosolekuga seotud erandid lähevad kaotsi. Lisateavet erandite kohta leiate ülal pool olevast peatükist „Lõppkuupäevade määramine ja toimumiskordade piiramine“.
See hea tava kehtib ka siis, kui peate muutma olemasoleva koosolekusarja teemat. Lõpetage koosolekusari varakult ja looge uus korduv koosolek mõne muu teema abil.

Lisateavet sarja kõigi tulevaste koosolekute tühistamise kohta leiate artiklist Sarja kõigi tulevaste koosolekute tühistamine

Korraldaja muutmine

Outlookis ei saa koosoleku korraldajat muuta. Korduva koosoleku korraldaja muutmiseks lõpetage korduv koosolek. Selleks määrake varasem lõpuaeg ja saatke kõigile osalejatele värskendus. Kui see toiming on tehtud, peab uus korraldaja looma uue korduva koosoleku.

Lisateavet varasema lõppkuupäeva määramise kohta leiate artiklist Koosoleku tühistamine

Korduva koosoleku kaudu manuste jagamisest hoidumine

Manused teevad koosoleku erandid veelgi keerulisemaks. Iga erand sisaldab manuse oma koopiat. Korduva koosoleku erandite lisandumisel luuakse manustest uued koopiad. Kui muudate ühte manusekomplekti, siis need muudatused ei kajastu muudes erandites. Kui soovite, et kõigil osalejatel oleks iga koosoleku jaoks kõige uuem muudatuste koopia, on võimaluse korral soovitatav salvestada manused SharePointi või OneDrive'i ja jagada neid lingiga.

Märkus.: Autonoomsetele mitte-korduvatele koosolekutele manuste lisamise ja eemaldamise toimingud on täielikult toetatud.

Kõikide koosolekukutsete ja tühistamiste töötlemine

Kuigi saate koosolekukutse kustutada otse kaustas Sisse, tuleks koosolekukutse õigeks töötlemiseks sellega nõustuda või sellest keelduda. Koosoleku tühistamiseks kaustast Sisse kasutage alati käsku Eemalda kalendrist. Ärge töödelge koosolekuid otse kalendrimoodulis.

Koosoleku kopeerimise vältimine

Outlook eemaldab kujunduse järgi kõik kopeeritud koosoleku ja algse koosoleku vahelised lingid. See aitab vastuolusid ära hoida. Outlook uuemad versioonid lisavad teemale tekstistringi "Kopeeri:". Sel viisil on lihtsam tuvastada koosoleku koopiaid.

Alates Outlook versioonist 2311 ei toetata enam koosolekute kopeerimist. See on tahtlik muudatus, mis takistab koosolekute kopeerimist. Kopeeritud koosolekutega seotud toimingute tagajärjed võivad olla ootamatud, mistõttu soovitame koosolekute kopeerimist vältida. See on olnud pikaajaline dokumenteeritud parim tava. Ootamatute tulemuste piiramiseks on Outlook meeskond rakendanud koosolekute kopeerimise blokeerimise.

Lisateavet viimatise koosolekute kopeerimise blokeerimise värskenduse kohta leiate järgmistest teemadest.

Outlook blokeerib koosolekute kopeerimise tekstiga "Koosolekute kopeerimine pole toetatud".

Koosolekukutsete edasisaatmine

Kui saadate Outlook abil koosoleku edasi kellelegi, kes algselt koosolekule ei kutsutud, saadab Outlook koosoleku edasisaatmise teatise koosoleku korraldajale. Kui korraldaja saab koosoleku teatise, lisatakse uus osaleja korraldaja koosolekul.Kui korraldaja saab koosoleku teatise, lisatakse uus osaleja korraldaja koosolekule. Kui olemasolevatel osalejatel on tarvis teada, et koosolekule lisati täiendav osaleja, peab korraldaja koosoleku avama ja saatma kõigile osalejatele koosoleku värskenduse.

Märkus.: Kui soovite kedagi koosolekust teavitada, kuid mitte teda kutsuda, lohistage koosolekukutse lihtsalt kalendrist ikoonile Elektronpost , mis asub Outlook vasakus allnurgas. Avatakse koosoleku teabega meilisõnum, mille saate kellelegi saata. Pange tähele, et selle meilisõnumiga ei lisata koosolekule adressaate ning see sisaldab vaid koosolekuteavet (nt kuupäev, kellaaeg, teema ja päevakord).

Microsoft Exchange'i kasutajad

Rakenduses Microsoft Exchange Server 2007 võeti kalendriabilise funktsiooni osana kasutusele koosoleku edasisaatmise teatis. Kui kasutate Exchange Server ettevõtte postkastiga ühenduse loomiseks Outlook, võivad koosoleku edasisaatmise teatised kehtida Exchange'i sätetes, kui Exchange'i administraator on selle konfigureerinud. Näiteks võib Exchange'i administraator takistada koosoleku edasisaatmise teatiste saatmist kaugdomeenidesse.

Soovitame üldiselt osalejatel koosolekut mitte edasi saata, kui nad pole korraldajaga samas Exchange'i kasutavas asutuses, v.a kui järgmised tingimused on täidetud:

osaleja kasutab Microsoft Outlook 2010 või uuemat versiooni;
osaleja Exchange'i administraator lubab koosoleku edasisaatmise kutsete saatmist kaugdomeenidesse;
Korraldaja kasutab Microsoft Outlook klienti.

Kui osaleja kasutab Exchange'ist erinevat meilisüsteemi, siis soovitame üldiselt koosolekuid mitte edasi saata, v.a kui kõik järgmised tingimused on täidetud:

osaleja kasutab Microsoft Outlook 2010 või uuemat versiooni;
Korraldaja kasutab Microsoft Outlook klienti.

Kui korraldaja mingil põhjusel koosoleku edasisaatmise teatist ei saa, ei lisata koosolekul osalejaid korraldaja koosolekule. Kui korraldaja muudab koosolekut ja saadab värskenduse, saadetakse värskendus ainult algselt kutsutud osalejatele. Osalejad, kes said koosoleku edasi saadetud kutse varem, värskendust ei saa.

Kui teil pole võimalik ülal nimetatud piirangute tõttu koosolekukutseid edasi saata, on parim lahendus lihtsalt paluda koosoleku korraldajal soovitud osalejad lisada. Kui te pole kindel, et nii teie kui osalejate süsteemid vastavad ülal nimetatud tingimustele, tuleks paluda koosoleku korraldajal soovitud osalejad lisada.

Märkus.: Outlooki delegaadid ei saa koosoleku edasisaatmise teatisi.

Lisasoovitused Microsoft Exchange'i kasutajatele

Kalendriga ühendatud seadmete haldamine

Veenduge, et kõikidesse kalendriga ühendatud seadmetesse oleks installitud uusimad värskendused. Osa seadmeid kasutab kalendri ja muude kaustade sünkroonimiseks Exchange ActiveSynci. Nende seadmete hulka kuuluvad Outlook iOS-i jaoks, Outlook Androidi jaoks, Apple iOS-i ja Androidi seadmed. Research In Motioni (RIM) BlackBerry ja muud seadmed saavad ka kalendriga sünkroonida.

Lisateavet teadaolevate probleemide kohta leiate teemast Praegused probleemid Microsofti Exchange ActiveSync ja muude tootjate seadmetega.

Märkus.: Teatud juhtudel võivad mitu Outlooki klientrakendust ja seadet muuta üksusi samal ajal ja see võib põhjustada konflikte. Ohu vähendamiseks ärge töödelge sama üksust kahes või rohkemas klientrakenduses või seadmes suhteliselt lühikese ajavahemiku jooksul.

Outlook integreeritavate lisandmoodulite haldamine

Enamik ( kui mitte kõik) Outlook lisandmoodulid pääsevad Outlook andmetele juurde. Lisandmoodž võib muuta Outlook üksust, mida redigeerite samal ajal kas Outlook või mõnes muus seadmes. See võib põhjustada konflikte. Tõenäosuse vähendamiseks installige kindlasti kõigi Outlook lisandmoodulite või programmide uusimad värskendused. Desinstallige või keelake mõni neist programmidest ja lisandmoodulitest, mida te ei kasuta või mida ei ole vaja Outlook integreerida.