Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su rol es supervisar las asignaciones de cada uno de los recursos para que pueda equilibrar eficazmente sus cargas de trabajo. Algunos recursos pueden estar sobreasignados y otros podrían estar subasignados. Puede revisar la eficiencia de su Recursos en su proyecto y si necesita realizar ajustes, consultando sus cargas de trabajo y su disponibilidad en Microsoft Project.
¿Qué desea hacer?
Revisar cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de recursos
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En la pestaña Tarea o Recurso , haga clic en Uso de recursos en el menú desplegable Ver .
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Revise los nombres de los recursos y sus tareas asignadas en la parte tabla de la vista Uso de recursos.
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Revise la parte escala temporal de la vista para ver cómo se asigna el trabajo durante el período de tiempo seleccionado.
En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos sobreasignados se muestran en rojo. Una sobreasignación se produce siempre que se supere la capacidad máxima de un recurso durante cualquier período de tiempo. En las hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobreasignados también incluye el indicador de redistribución de recursos, que indica que el recurso se redistribuirá. Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.
Por ejemplo, supongamos que dos tareas tienen una duración de cuatro horas y que ambas comienzan y terminan al mismo tiempo. Si asigna ambas tareas a Bob, se le sobreasigna técnicamente, porque durante ese intervalo de cuatro horas de las dos tareas, Bob está trabajando al 200 por ciento. Sin embargo, si la redistribución se establece en una base diaria, Bob no necesita redistribuirse, ya que durante todo el día no supera su capacidad total de trabajo de ocho horas.
Nota: Junto con las asignaciones de recursos para tareas en el proyecto abierto actualmente, la vista Uso de recursos también muestra asignaciones de recursos de resumen. Las asignaciones de recursos de resumen indican la cantidad total de trabajo a la que se asigna un recurso en todos los demás proyectos. Las asignaciones de recursos de resumen solo se muestran si está conectado a Microsoft Project Server y si tiene un proyecto empresarial abierto. Si no desea que las filas de asignación de resumen afecten a los totales que se muestran en la vista Uso de recursos, puede seleccionar las filas de asignación de resumen y, a continuación, presionar SUPRIMIR.
También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un parte de horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recurso y muestra cómo se asignan estos recursos por completo a las tareas asignadas a lo largo del tiempo.
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En la pestaña Tarea o Recurso , haga clic en Uso de recursos en el menú desplegable Ver .
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En la pestaña Formato , haga clic en Agregar detalles.
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En la lista Campos disponibles , haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, haga clic en Mostrar.
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Revise la parte escala temporal de la vista. En % Alloc. fila que acaba de agregar, puede ver el porcentaje del total del recurso disponible tiempo de trabajo que está asignado a las asignaciones durante el período de tiempo seleccionado. Además, la parte de escala temporal de la vista muestra el trabajo sobreasignado del recurso y su porcentaje de asignación en rojo, lo que permite identificar exactamente cuándo se sobreasigna el recurso.
Sugerencia: Puede acercar el período de tiempo que se muestra en la escala temporal (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a horas) haciendo clic en Acercar (+), situado en la esquina inferior derecha de la ventana. Del mismo modo, puede alejar del período de tiempo (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a semanas) haciendo clic en Alejar (-).
Revisar la disponibilidad de los recursos de la empresa con Project Online
Para buscar recursos sobreasignados o no asignados dentro de un proyecto o entre proyectos, puede acceder a Project Online y ver un gráfico y una tabla de disponibilidad de recursos.
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En la Project Online Centro de proyectos, haga clic en Recursos en el menú de la izquierda.
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Seleccione el recurso o recursos cuya información de disponibilidad desee ver activando la casilla situada junto a su nombre y, a continuación, en la pestaña Recursos , haga clic en Planeamiento de capacidad en la sección Navegar .
Para seleccionar recursos adyacentes en la lista, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en el primero y, después, en el último recurso. Para seleccionar recursos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada recurso.
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En la sección Vistas de la pestaña Disponibilidad , seleccione una vista de recursos.
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Para mostrar el trabajo de asignación agrupado primero por recursos y, después, por los proyectos en los que aparece el recurso, seleccione Trabajar por recurso.
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Para mostrar el trabajo de asignación agrupado por los proyectos en los que aparece el recurso, seleccione Utilización de recursos por proyecto.
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Para mostrar la cantidad de tiempo que el recurso tiene disponible para trabajar durante un período de tiempo especificado, seleccione Disponibilidad restante.
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Para mostrar la cantidad de trabajo que se ha asignado al recurso, seleccione Utilización de recursos.
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Si seleccionó varios recursos en la página anterior, puede hacer clic en la leyenda del gráfico para seleccionar los recursos que desea ver en el gráfico.
La tabla Detalles debajo del gráfico muestra una escala temporal que muestra cuánto trabajo se asigna al recurso durante el período de tiempo especificado.
Sugerencia: Para ver un intervalo de fechas diferente en el gráfico, haga clic en Establecer intervalos de fechas en la pestaña Disponibilidad y, a continuación, seleccione nuevas fechas en los cuadros Establecer intervalo de fechas .
Usar un gráfico para ver cargas de trabajo individuales
La vista Resource Graph muestra una barra gráfico vista de la carga de trabajo y la disponibilidad de un recurso individual. Esta vista le permite descubrir rápidamente si el recurso seleccionado está sobreasignado o subasignado durante un período de tiempo específico. También puede ver el porcentaje de unidades asignadas a las asignaciones, junto con la disponibilidad de capacidad máxima del recurso.
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En la pestaña Recurso, seleccione la vista Resource Graph en la sección Vista.
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Revise el nombre del primer recurso en la vista Resource Graph desplazándose hacia la izquierda o la derecha en la ventana izquierda.
Si el nombre del recurso aparece en rojo, el recurso se sobreasigna. Los recursos enumerados en negro se asignan exactamente en o por debajo de su capacidad completa.
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Revise el gráfico de barras para ver el nivel de sobreasignación o subasignación.
Las barras azules (de forma predeterminada) indican la cantidad de trabajo asignado que está por debajo o por debajo de la unidad máxima del recurso y tiempo de trabajo disponibilidad para ese período de tiempo. Las barras rojas (de forma predeterminada) indican que el recurso está sobreasignado porque el recurso ha superado su disponibilidad máxima de unidades y períodos de trabajo para un período de tiempo determinado.
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Revise los porcentajes de asignación más altos que se producen en el período de tiempo mostrado, es decir, el unidades de recursos asignadas para el recurso en el período de tiempo.
Las unidades de recursos máximos se muestran en la parte inferior del gráfico.
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Para ver el gráfico de barras del siguiente recurso, presione AV PÁG o use la barra de desplazamiento o las teclas de dirección.
Ver una lista de recursos que están sobreasignados
Puede ver una lista solo de los recursos que están sobreasignados mostrando la vista Hoja de recursos o la vista Uso de recursos y, a continuación, filtrando los recursos sobreasignados.
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En la sección Vista , haga clic en Hoja de recursos o Uso de recursos en la lista desplegable.
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En la pestaña Vista , haga clic en el menú desplegable Filtro de la sección Datos y, a continuación, haga clic en Recursos sobreasignados.
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Para volver a ver la lista completa de recursos, haga clic en el menú desplegable Filtro y, a continuación, haga clic en Sin filtro.
Nota: Incluso sin filtrar los recursos sobreasignados, puede ver fácilmente qué recursos están sobreasignados, ya que sus nombres se muestran en rojo en cualquier vista de recursos. Además, en las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos, el campo indicador sugerirá que se redistribuyen los recursos sobreasignados.
Las vistas de tareas también se pueden usar para mostrar sobreasignaciones, aunque no muestran sobreasignaciones de color rojo como lo hacen las vistas de recursos. Si está trabajando en una vista de tareas, puede desplazarse por cada tarea que tenga sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no le mostrará qué recursos (o cuántos) están sobreasignados.
En cualquier vista de tareas, como diagrama de Gantt o diagrama de red, en la pestaña Recurso , haga clic en Siguiente sobreasignación en la sección Nivel .
Recursos de grupo que están sobreasignados
En la vista Hoja de recursos o Uso de recursos, puede grupo recursos que están sobreasignados. También puede agrupar recursos por su unidades de recursos asignadas, que indican su porcentaje máximo de asignaciones durante el proyecto. Revisar los recursos sobreasignados por el alcance de sus sobreasignaciones puede ayudarle a centrarse primero en los recursos más ampliamente sobreasignados.
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En la sección Vista , haga clic en Hoja de recursos o Uso de recursos.
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En la pestaña Vista , haga clic en el menú desplegable Agrupar por y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo por.
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En el cuadro Nombre de campo , seleccione Sobreasignado.
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En el cuadro Orden , seleccione Ascendente o Descendente.
Si hace clic en Ascendente, el grupo de recursos que no están sobreasignados aparece en primer lugar y el grupo de recursos sobreasignados aparece en segundo lugar.
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Para crear una agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, haga clic en el cuadro A continuación por y, a continuación, haga clic en Máximo.
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Proporcione un nombre para la agrupación y, a continuación, haga clic en Aplicar.
La vista se agrupa según sus especificaciones. Cualquier recurso que tenga una asignación superior al 100 por ciento de las unidades de recursos máximos en cualquier momento durante el proyecto se agrupa en Sobreasignado: Sí. Si especifica una agrupación anidada de unidades de recursos máximos, es posible que tenga agrupaciones adicionales en encabezados como Máximo: 200 %, Máximo: 300 %, etc.
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Para ver los recursos enumerados en su orden original en el cuadro Agrupar por , haga clic en [Sin grupo].
Buscar recursos con tiempo disponible
Si tiene recursos que están sobreasignados, es posible que desee identificar los recursos del proyecto que tienen tiempo disponible para poder distribuir la carga de trabajo de forma más uniforme. Esta capacidad también es útil si hay tareas adicionales sin asignar y desea averiguar quién está disponible para asumir más trabajo.
La disponibilidad de recursos se calcula con la siguiente fórmula:
Disponibilidad de recursos = Capacidad de recursos - (Asignación de recursos de resumen + Excepciones del calendario)
La asignación de recursos de resumen es la suma de todo el trabajo realizado por el recurso y las excepciones de calendario son excepciones en el calendario base del recurso.
Para buscar recursos que puedan trabajar horas adicionales en un trabajo, puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver la cantidad de tiempo (horas, días o semanas) que un recurso tiene disponible para las asignaciones adicionales. También puede usar esta vista para redistribuir el trabajo de los recursos sobreasignados a los no asignados.
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En la sección Vista , haga clic en Uso de recursos.
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En la pestaña Formato , en la sección Detalles , active la casilla Disponibilidad restante .
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En la rem. Avail. Fila (disponibilidad restante), revise la cantidad de trabajo que representa la disponibilidad restante, o subasignación, para cada período de tiempo.
También puede mostrar y modificar la vista Resource Graph para ver un gráfico de barras de la carga de trabajo de un recurso individual, lo que puede ayudarle a descubrir quién puede trabajar horas adicionales en una tarea. Puede revisar la información sobre un recurso no asignado a la vez en la vista Resource Graph. Puede ver la cantidad de trabajo disponible por período de tiempo.
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En la sección Vista, haga clic en Resource Graph.
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En la pestaña Formato , haga clic en el menú desplegable Gráfico y, a continuación, seleccione Disponibilidad del trabajo.
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Para el recurso seleccionado, revise la cantidad de trabajo disponible que se muestra en el gráfico de barras. Desplácese por la escala temporal para ver las subasignaciones durante los distintos períodos de tiempo.
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Revise la cantidad de tiempo disponible para el recurso seleccionado en la parte inferior de la gráfico.
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Para desplazarse al siguiente recurso que tenga tiempo disponible, presione AV PÁG o use la barra de desplazamiento o las teclas de dirección del panel izquierdo.
