Sumar datos mediante una consulta

Escribir los datos de ejemplo manualmente

1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

   Access agrega una nueva tabla en blanco a su base de datos.

   Nota: No es necesario seguir este paso si abre una base de datos en blanco, pero tendrá que seguirlo cada vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

2. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

   De manera predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, así:

   

3. Use las teclas de dirección para ir a la siguiente celda de encabezado en blanco y escriba el nombre del segundo campo (también puede presionar la tecla TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que haya escrito todos los nombres de campo.

4. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

   A medida que escriba los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si no conoce las bases de datos relacionales, tiene que establecer un tipo de datos específico (como Número, Texto o Fecha y hora) para cada uno de los campos de las tablas. Establecer el tipo de datos ayuda a garantizar una entrada de datos precisa y también ayuda a evitar errores, como el uso de un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, tiene que permitir que Access deduzca el tipo de datos.

5. Cuando termine de escribir los datos, haga clic en Guardar.

   Método abreviado de teclado: presione CTRL+G.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

6. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y luego haga clic en Aceptar.

   Use el nombre de cada tabla de ejemplo, ya que las consultas en las secciones de procedimientos usan esos nombres.

7. Repita estos pasos hasta que cree todas las tablas de ejemplo que aparecen al principio de esta sección.

Si no quiere escribir los datos manualmente, complete los pasos siguientes para copiar los datos a un archivo de hoja de cálculo y, después, importe los datos del archivo de hoja de cálculo en Access.

Crear las hojas de cálculo de ejemplo

1. Inicie el programa de hoja de cálculo y cree un archivo en blanco. Si usa Excel, el programa ya crea un libro en blanco de manera predeterminada.

2. Copie la primera tabla de ejemplo indicada anteriormente y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

3. Con la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, cambie el nombre de la hoja de cálculo. Asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre que tenga la tabla de ejemplo. Por ejemplo, si la tabla de ejemplo se denomina Categorías, asigne el mismo nombre a la hoja de cálculo.

4. Repita los pasos 2 y 3, copie cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y cambie el nombre de la hoja de cálculo.

   Nota: Es posible que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener información sobre cómo realizar esta tarea, vea la ayuda de su programa de hoja de cálculo.

5. Guarde el libro en una ubicación adecuada en su equipo o red y, después, vaya al siguiente conjunto de pasos.

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

1. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Nuevo origen de datos > Desde archivo > Excel.

   Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel .

2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y luego haga clic en Aceptar.

   Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

3. De manera predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (la hoja de cálculo Clientes, si ha seguido los pasos de la sección anterior) y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente.

4. En la página siguiente del asistente, haga clic en La primera fila contiene encabezados de columna y después haga clic en Siguiente.

5. De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y las listas en Opciones de campo para cambiar los tipos de datos y nombres de campo u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.

6. Deje la opción Permitir a Access agregar la clave principal seleccionada y luego haga clic en Siguiente.

7. De manera predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o escriba otro nombre y después haga clic en Finalizar.

8. Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del libro.

Cambiar el nombre de los campos de clave principal

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en cada una de las tablas que creó en los pasos anteriores y haga clic en Vista Diseño.

2. Para cada tabla, busque el campo de clave principal. De forma predeterminada, Access asigna un nombre a cada id. de campo.

3. Agregue el nombre de la tabla en la columna Nombre de campo para cada campo de clave principal.

   Por ejemplo, cambiaría el nombre del campo Id. de la tabla Categorías a "Id. de categoría" y el campo de la tabla Pedidos a "Id. de pedido". Para la tabla Detalles de pedidos, cambie el nombre del campo a "Id. de detalle". Para la tabla Productos, cambie el nombre del campo a "Id. de producto".

4. Guarde los cambios.

Cada vez que aparecen las tablas de ejemplo en este artículo, incluyen el campo de clave principal y se cambia el nombre del campo según se describe con los pasos anteriores.

Principio de página

Crear una consulta de selección básica

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en la tabla o tablas que desee usar en la consulta.

   Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas.

3. Haga doble clic en los campos de tabla que quiera usar en la consulta.

   Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero es necesario incluir un campo que contenga datos numéricos o de moneda.

   Cada campo aparece en una celda de la cuadrícula de diseño.

4. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta.

   El conjunto de resultados de consulta aparece en la vista Hoja de datos.

5. Si quiere, puede cambiar a la vista Diseño y ajustar la consulta. Para ello, haga clic con el botón derecho en la pestaña del documento de la consulta y haga clic en la Vista Diseño. Después, puede agregar o quitar campos de tabla para ajustar la consulta (si es necesario). Para quitar un campo, seleccione la columna de la cuadrícula de diseño y presione Suprimir.

6. Guarde la consulta.

Agregar una fila de total

1. Asegúrese de que la consulta está abierta en la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón derecho en la pestaña del documento de la consulta y haga clic en la Vista Hoja de datos.

   -o-

   En el panel de navegación, haga doble clic en la consulta. Esto ejecuta la consulta y carga los resultados en una hoja de datos.

2. En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Totales.

   Aparece una nueva fila de Total en la hoja de datos.

3. En la fila de Total, haga clic en la celda del campo que quiera sumar y luego seleccione Suma en la lista.

Ocultar una fila de total

• En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Totales.

Para más información sobre cómo usar una fila de total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Principio de página

Calcular un total general simple

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en la tabla que desea usar en la consulta.

   Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos.

   La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

3. Haga doble clic en el campo que quiera sumar. Asegúrese de que el campo está establecido en el tipo de datos Número o Moneda. Si intenta sumar los valores de los campos no numéricos, como un campo de texto, Access muestra el mensaje de error No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios al intentar ejecutar la consulta.

   Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la columna Gastos de envío.

   Puede agregar más campos numéricos a la cuadrícula si quiere calcular los totales generales de esos campos. Una consulta de totales puede calcular los totales generales de más de una columna.

4. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Totales.

   Aparece la fila Total en la cuadrícula de diseño y aparece Agrupar por en la celda de la columna Gastos de envío.

5. Cambie el valor de la celda de la fila Total a Suma.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

   Sugerencia: Tenga en cuenta que Access agrega "SumaDe" al principio del nombre del campo que va a sumar. Para cambiar el encabezado de columna a algo que tenga más sentido, como Total de envíos, vuelva a la vista Diseño y haga clic en la fila Campo de la columna Gastos de envío en la cuadrícula de diseño. Coloque el cursor junto a Gastos de envío y escriba las palabras Total de envíos, seguidas por dos puntos, así: Total de envíos: Gastos de envío.

7. De manera opcional, guarde la consulta y ciérrela.

Calcular un total general que excluye algunos registros

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en la tabla Pedidos y en la tabla Detalles de pedidos.

3. Agregue el campo Fecha de pedido de la tabla Pedidos a la primera columna en la cuadrícula de diseño de consulta.

4. En la fila Criterios de la primera columna, escriba Fecha() -1. Esta expresión excluye los registros del día actual del total calculado.

5. Después, cree la columna que calcula el importe de ventas para cada transacción. Escriba la siguiente expresión en la fila Campo de la segunda columna en la cuadrícula:

   Valor total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio unitario]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])

   Asegúrese de que la expresión hace referencia a campos establecidos en los tipos de datos Número o Moneda. Si la expresión hace referencia a campos establecidos en otros tipos de datos, Access muestra el mensaje No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intenta ejecutar la consulta.

6. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Totales.

   Aparece la fila Total en la cuadrícula de diseño y aparece Agrupar por en la primera y en la segunda columna.

7. En la segunda columna, cambie el valor de la celda de la fila Total a Suma. La función Suma suma las cifras de ventas individuales.

8. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

9. Guarde la consulta como Ventas diarias.

   Nota: La próxima vez que abra la consulta en la vista Diseño, puede que note un pequeño cambio en los valores especificados en las filas Campo y Total de la columna de Valor total de ventas. La expresión aparece dentro de la función Suma y en la fila Total se muestra Expresión en lugar de Suma.

   Por ejemplo, si usa los datos de ejemplo y crea la consulta (como se muestra en los pasos anteriores), verá:

   Valor total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].PrecioUnitario*[Detalles de pedidos].Cantidad))

Principio de página

Crear la consulta de totales

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Seleccione las tablas con las que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Agregar.

   Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

   Si usa las tablas de ejemplo mostradas anteriormente, agregue las tablas Productos y Detalles de pedidos.

3. Haga doble clic en los campos de tabla que quiera usar en la consulta.

   Como norma general, agregue únicamente el campo de grupo y el campo de valor a la consulta. Pero puede usar un cálculo en lugar de un campo de valor (en los pasos siguientes se explica cómo hacerlo).

   1. Agregue el campo Categoría de la tabla Productos a la cuadrícula de diseño.

   2. Cree la columna que calcula el importe de ventas para cada transacción al escribir la siguiente expresión en la segunda columna en la cuadrícula:

      Valor total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio unitario]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])

      Asegúrese de que los campos a los que se hace referencia en la expresión son de los tipos de datos Número o Moneda. Si hace referencia a campos de otros tipos de datos, Access muestra el mensaje de error No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intenta cambiar a la vista Hoja de datos.

   3. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Totales.

      Aparece la fila Total en la cuadrícula de diseño y, en esa fila, aparece Agrupar por en la primera y en la segunda columna.

   4. En la segunda columna, cambie el valor de la fila Total a Suma. La función Suma suma las cifras de ventas individuales.

   5. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

   6. Mantenga la consulta abierta para usar en la siguiente sección.

      Usar criterios con una consulta de totales

      La consulta que creó en la sección anterior incluye todos los registros en las tablas subyacentes. No excluye ningún pedido al calcular los totales y muestra los totales de todas las categorías.

      Si necesita excluir algunos registros, puede agregar criterios a la consulta. Por ejemplo, puede ignorar las transacciones inferiores a 100 $ o calcular totales solo de algunas de las categorías de productos. En los pasos de esta sección se explica cómo usar tres tipos de criterios:

   7. Criterios que omiten determinados grupos al calcular los totales.    Por ejemplo, solo calculará los totales de las categorías Videojuegos, Imágenes y marcos, y Deportes.

   8. Criterios que ocultan determinados totales después de calcularlos.    Por ejemplo, puede mostrar solo los totales superiores a 150 000 $.

   9. Criterios que excluyen los registros individuales del total.    Por ejemplo, puede excluir transacciones de ventas individuales cuando el valor (precio unitario * cantidad) sea menor que 100 $.

      En los pasos siguientes se explica cómo agregar los criterios uno por uno y ver el impacto en el resultado de la consulta.

      Agregar criterios a la consulta

   10. Abra la consulta de la sección anterior en la vista Diseño. Para ello, haga clic con el botón derecho en la pestaña del documento de la consulta y haga clic en la Vista Diseño.

       -o-

       En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la consulta y después haga clic en Vista Diseño.

   11. En la fila Criterios de la columna Id. de categoría, escriba = Muñecos O Deportes O Imágenes y marcos.

   12. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

   13. Vuelva a cambiar a la vista Diseño y, en la fila Criterios de la columna de Valor total de ventas, escriba >100.

   14. Ejecute la consulta para ver los resultados y luego vuelva a la vista Diseño.

   15. Agregue los criterios para excluir las transacciones de ventas individuales que sean inferiores a 100 $. Para ello, tiene que agregar otra columna.

       Nota: No puede especificar el tercer criterio en la columna Valor total de ventas. Cualquier criterio que especifique en esta columna se aplica al valor total, no a los valores individuales.

   16. Copie la expresión de la segunda columna en la tercera columna.

   17. En la fila Total de la nueva columna, seleccione Dónde y, en la fila Criterios, escriba >20.

   18. Ejecute la consulta para ver los resultados y luego guarde la consulta.

       Nota: La próxima vez que abra la consulta en la vista Diseño, puede que note pequeños cambios en la cuadrícula de diseño. En la segunda columna, la expresión en la fila Campo aparecerá dentro de la función Suma y el valor de la fila Total mostrará Expresión en lugar de Suma.

       Valor total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].PrecioUnitario*[Detalles de pedidos].Cantidad))

       También verá una cuarta columna. Esta columna es una copia de la segunda columna, pero los criterios que ha especificado en la segunda columna aparecen como parte de la nueva columna.

Principio de página

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en las tablas que desea usar en la consulta.

   Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

   Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos y en la tabla Detalles de pedidos.

3. Haga doble clic en los campos que quiera usar en la consulta.

   Cada nombre de campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

   Si usa las tablas de ejemplo, agregue los campos Ciudad de envío y Fecha de envío de la tabla Pedidos.

4. En la siguiente celda en blanco en la fila Campo, copie y pegue o escriba la siguiente expresión: Total de ventas: Suma (CCur([Detalles de pedidos].[Precio Unitario]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100)

5. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

   Las filas Total y Tabla de referencias cruzadas aparecen en la cuadrícula de diseño.

6. Haga clic en la celda de la fila Total del campo Ciudad y seleccione Agrupar por. Haga lo mismo en el campo Fecha de envío. Cambie el valor de la celda Total del campo Total de ventas a Expresión.

7. En la fila Tabla de referencias cruzadas, establezca la celda del campo Ciudad en Encabezado de fila, establezca el campo Fecha de envío en Encabezado de columna y establezca el campo Total de ventas en Valor.

8. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

   Los resultados de la consulta aparecen en la vista Hoja de datos.

Principio de página