Puede haber ocasiones en las que desee ordenar los datos, no por orden alfabético o numérico, sino por orden definido por el usuario (también denominado orden personalizado o lógico). Por ejemplo, ordenar los días laborables para que aparezca el lunes primero tiene más sentido que ordenar por orden alfabético, donde el viernes aparece primero. Puede ordenar datos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta, o en la vista Formulario de un formulario.
¿Qué desea hacer?
Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos
En este procedimiento, escribirá una expresión que usa la función SiInm para clasificar los títulos de los empleados.
En primer lugar, cree una tabla que contenga tres campos: Título, Nombre y Apellidos. En el campo Título, escriba los siguientes valores para cuatro registros nuevos:
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Coordinador de ventas internas
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Jefe de ventas
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Representante comercial
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Vicepresidente de Ventas
En los campos Nombre y Apellidos de los cuatro registros, escriba los nombres que desee.
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Ahora, abra la tabla en la vista Hoja de datos.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u ordenación avanzado en el menú contextual.
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Agregue los campos que desee, como Nombre, Apellidos y Título, a la cuadrícula.
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Haga clic con el botón secundario en la fila Campo de la primera columna en blanco, haga clic en Zoom y escriba la siguiente expresión:
SiInm ([Título] = "Vicepresidente, Ventas", 1, SiInm([Título] = "Administrador de ventas"; 2; SiInm([Título] = "Representante de ventas"; 3; SiInm([Título] = "Coordinador de ventas dentro"; 4; 5))))
Título es el nombre del campo que contiene los valores que se clasifican. Los valores entre comillas son los valores individuales almacenados en el campo. El valor numérico que sigue es la jerarquía asignada a él. La expresión anterior asigna las jerarquías del 1 al 4 a cuatro títulos diferentes y asigna la jerarquía 5 a todos los demás. Al ordenar, los títulos no mencionados en esta expresión tienen la misma jerarquía (5).
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En la fila Ordenar de la columna que contiene la expresión, haga clic en Ascendente.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Alternar filtro.
La función SiInm devuelve el valor numérico que corresponde al valor del campo Título. Por ejemplo, si el valor del campo Título es Administrador de ventas, el número asignado es 2. Si hay un valor en el campo Título que no aparece como argumento en la función , por ejemplo, Coordinador de distrito, se le asigna el número 5. A continuación, la consulta ordena estos números en orden ascendente.
Ordenar un gran número de valores de campo únicos
Si tiene un gran número de valores para clasificar, una forma mejor de ordenar los datos es crear una tabla de búsqueda.
Suponga que la tabla Empleados hace referencia a más de 50 títulos diferentes. Primero tendrá que crear una tabla de búsqueda y preparar la tabla existente para buscar la nueva tabla. Después, se relacionan las dos tablas y se crea una consulta.
Crear una tabla de búsqueda y modificar la tabla existente
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Cree una nueva tabla de búsqueda que almacenará los títulos. Asigne un nombre a la tabla tblTitles y establezca los campos en los tipos de datos indicados entre paréntesis, como se muestra en la tabla siguiente:
Id. de título (Autonumeración)
Título (Texto)
1
Vicepresidente de Ventas
2
Jefe de ventas
3
Representante comercial
4
Coordinador de ventas internas
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Establezca el campo TitleID como clave principal.
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Modifique la tabla Employee para que busque la tabla tblTitles.
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En la vista Diseño, cambie el nombre del campo Título a Id. de título.
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En la columna Tipo de datos , cambie el Tipo de datos a Número.
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En la pestaña General , en Propiedades de campo, cambie Tamaño del campo a Entero largo.
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Guarde la tabla e ignore la advertencia sobre la pérdida de datos.
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Cambiar a vista Hoja de datos.
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Rellene la columna Títulos con el valor TitleID que corresponde al valor del título.
Por ejemplo, para los registros en los que el valor Título es Administrador de ventas, escriba 2. En Representante de ventas, escriba 3.
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Guarde y cierre la tabla.
Relacionar las dos tablas
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En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
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En la pestaña Diseño , en el grupo Relaciones , haga clic en Agregar tablas (o Mostrar tablas en Access).
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Seleccione tblTitles and Employees y haga clic en Agregar para agregarlos a la ventana Relaciones. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
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Arrastre el campo TitleID de la tabla tblTitles al campo TitleID de la tabla Empleados.
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones .
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Asegúrese de que los nombres de campo mostrados en las dos columnas sean TitleID y que el cuadro Tipo de relación muestra Uno a Varios. Si es necesario, puede cambiar los nombres de campo.
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Active la casilla Exigir integridad referencial.
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Haga clic en Crear para crear la relación.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones se cierra y guarda los cambios.
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Cierre la pestaña Relaciones .
Crear una consulta
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En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.
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En el cuadro de diálogo Agregar tablas (Mostrar tabla en Access), haga clic en la pestaña Tablas , haga doble clic en Empleados y, a continuación, haga doble clic en tblTitles.
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Agregue los campos EmployeeID, LastName y FirstName de la tabla Empleados y el campo Título de la tabla tblTitles a la cuadrícula de diseño de la consulta.
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Cambiar a vista Hoja de datos.
