Crear y ejecutar una consulta de actualización

En este artículo

• Información general

• Usar una consulta de actualización

• Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

• Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

• Versión SQL: instrucción UPDATE

Información general

Aquí encontrará algunas similitudes y diferencias entre Buscar y reemplazar y una consulta de actualización:

Al igual que el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización permite especificar qué valor se va a reemplazar y cuál es el nuevo valor.

A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización le permite:

• Usar criterios que no dependen del valor que desea reemplazar.

• Actualizar un gran número de registros de una sola vez.

• Cambiar registros en más de una tabla al mismo tiempo.

Usar una consulta de actualización

Como procedimiento recomendado al crear una consulta de actualización, cree primero una consulta de selección que identifique los registros que desea actualizar y, después, convierta esa consulta en una consulta de actualización que pueda ejecutar para actualizar los registros. Al seleccionar primero los datos, puede comprobar que está actualizando los registros que desea antes de cambiar realmente los datos.

Cómo hacer una copia de seguridad de la base de datos

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, después, en Guardar como. 

2. En la parte derecha, en Avanzadas, haga clic en Copia de seguridad de base de datos.

3. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.

   Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

   Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

En esta sección

• Paso 1: Crear una consulta de selección para identificar los registros que se actualizarán

• Paso 2: Actualizar los registros

Paso 1: Crear una consulta de selección para identificar los registros que se actualizarán

1. Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.

2. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. 

3. Haga clic en la pestaña Tablas.

4. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

   Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.

   

   1. Tabla en el diseñador de consultas

   2. Cuadrícula de diseño de la consulta

5. Haga doble clic en los campos que desee actualizar en las ventanas de la tabla. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

   Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

   Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla en la ventana de la tabla. En la siguiente ilustración se muestra la cuadrícula de diseño de la consulta con todos los campos agregados.

   

6. Para limitar los resultados de la consulta según valores de campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila de Criterios, especifique los criterios que desee usar para limitar los resultados.

   Tabla de criterios de ejemplo

   En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a los resultados de una consulta.

   Nota: En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodín para que la consulta sea más flexible y más eficaz.

   Criterios	Efecto
   >234	Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.
   >="Díaz"	Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
   Entre #02/02/2020# y #1/12/2020#	Devuelve las fechas entre el 2 de febrero de 2017 y el 1 de diciembre de 2017 (ANSI-89). Si en la base de datos se usan los caracteres comodín de ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla (#). Ejemplo: Entre '2/2/2020' y '1/12/2020'.
   Sin "Alemania"	Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
   Sin "T*"	Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
   Sin "*t"	Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
   En(Canadá,Reino Unido)	En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
   Como "[A-D]*"	En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
   Como "*ar*"	Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
   Como "Casa Dewe?"	Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).
   #2/2/2020#	Busca todos los registros del 2 de febrero de 2020. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('2/2/2020').
   < Fecha() - 30	Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
   Fecha()	Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.
   Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha())	Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
   Es Nulo	Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
   No es Nulo	Devuelve todos los registros que contienen un valor.
   ""	Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un número.

7. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

8. Compruebe que la consulta devuelva los registros que desea actualizar.

9. Para quitar todos los campos que no desee incluir en el diseño de la consulta, seleccione los campos y, a continuación, presione SUPR.

10. Para agregar los campos que desea incluir en el diseño de la consulta, arrastre los campos adicionales a la cuadrícula de diseño de la consulta.

Paso 2: Actualizar los registros

1. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Actualizar.

   En este procedimiento se muestra cómo cambiar una consulta de selección a una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la siguiente ilustración se muestra una consulta de actualización que devuelve todos los activos comprados después del 5 de enero de 2005 y cambia la ubicación a "Almacén 3" para todos los registros que cumplen ese criterio.

   

2. Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y escriba la expresión (los criterios de cambio) en la fila Actualizar a de ese campo.

   Puede usar cualquier expresión válida en la fila Actualizar a.

   Tabla de expresiones de ejemplo

   En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.

   Expresión	Resultado
   "Vendedor"	En un campo texto corto, cambia un valor de texto a Vendedor.
   #8/10/20#	En un campo de fecha y hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-20.
   Sí	En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí.
   "NP" & [NúmeroPieza]	Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.
   [PrecioUnidad] * [Cantidad]	Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.
   [Transporte] * 1,5	Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento.
   DSuma("[Cantidad] * [PrecioUnidad]", "Detalles del pedido", "[IdProducto]=" & [IdProducto])	Si los valores de Id de producto de la tabla actual coinciden con los valores de Id de producto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo denominado PrecioUnidad. La expresión usa la función DSuma porque funciona con más de una tabla y más de un campo de tabla.
   Derecha([CódigoPostalEnvío], 5)	Trunca (quita) los caracteres situados más a la izquierda en una cadena de texto o una cadena numérica y deja los cinco caracteres situados más a la derecha.
   SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, [PrecioUnidad])	Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero (0) en un campo denominado PrecioUnidad.

3. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

   Aparece un mensaje de alerta.

4. Para ejecutar la consulta y actualizar los datos, haga clic en Sí .

   Nota: Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. De manera predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra esos campos en los resultados. Por ejemplo, podría campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta identifica y actualiza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access no los muestra en los resultados.

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Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

Cuando tenga que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, tenga en cuenta esta regla: los tipos de datos de los campos de origen y de destino deben coincidir o ser compatibles.

Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra y se usan tipos de datos compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos campos en la tabla de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino pueden truncarse (eliminarse). En la sección Restricciones de conversión de tipos de datos se describen las formas en que se pueden o no convertir los tipos de datos. En la tabla de esta sección se explica asimismo cuándo la conversión de un tipo de datos puede cambiar o eliminar algunos o todos los datos de un campo, así como qué datos podrían eliminarse.

El proceso de actualización de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los siguientes pasos:

1. Cree una consulta de actualización y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta.

2. Combine esas tablas en los campos que contienen la información relacionada.

3. Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrícula de diseño de la consulta mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen].

En los pasos descritos en esta sección se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la tabla Clientes se encuentra en una base de datos heredada y contiene datos más recientes que la tabla Compradores. Como puede comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y algunas de las direcciones. Por ese motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con los datos de la tabla Clientes.

Crear y ejecutar la consulta de actualización

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. 

2. Seleccione Agregar tablas.

3. Haga doble clic en las tablas de origen y destino para agregarlas a la consulta. Cada tabla aparece en una ventana en el diseñador de consultas.

4. En la mayoría de casos, Access une automáticamente los campos relacionados de una consulta. Para unir manualmente los campos que contienen información relacionada, arrastre el campo relacionado de una tabla al campo correspondiente de la otra tabla.

   Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo Id. de comprador. Access crea una relación entre esos campos de las dos tablas y usa esa relación para combinar los registros relacionados.

5. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Actualizar.

6. En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

   Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe que el nombre de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño.

7. En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de destino, agregue el nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente al campo de la tabla de destino. Asegúrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la tabla y del campo deben aparecer entre corchetes y deben ir separados con un punto.

   En esta ilustración, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrícula de diseño. Fíjese en la sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a.

   

   Cuando continúe, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a y de acuerdo con la puntuación de los nombres de tabla y de campo originales. No obstante, no es necesario que coincidan las mayúsculas y minúsculas.

8. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

9. Cuando se le pida que confirme la actualización, haga clic en Sí.

Restricciones de conversión de tipos de datos

En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones de conversión de los tipos de datos y se describen brevemente las pérdidas de datos que se pueden producir durante la conversión.

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

De manera predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de acción (consultas de actualización, consultas de datos anexados, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla), a menos que la base de datos se encuentre en una ubicación de confianza o que la base de datos esté firmada y sea de confianza. Si no es el caso, todavía se puede habilitar la consulta para la actual sesión de base de datos actual si hace clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes.

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Versión SQL: instrucción UPDATE

Si se siente cómodo trabajando con SQL, también puede escribir una instrucción UPDATE mediante la vista SQL. Para usar la vista SQL, cree una consulta nueva en blanco y, a continuación, cambie la vista SQL.

Esta sección presenta la sintaxis y un ejemplo de una instrucción UPDATE.