Crear una consulta basada en varias tablas

Usar al Asistente para consultas para crear una consulta de una tabla principal y una tabla relacionada

1. Asegúrese de que las tablas tienen una Relación definida en ventana Relaciones.

   ¿Cómo?

   1. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

   2. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

   3. Identifique las tablas que deben tener una relación definida.

      • Si las tablas están visibles en la ventana Relaciones, compruebe que se ha definido una relación.

        Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.

      • Si las tablas no están visibles en la ventana Relaciones, debe agregarlas.

        En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Nombres de tabla.

        Haga doble clic en cada una de las tablas que quiera mostrar y luego haga clic en Cerrar.

   4. Si no encuentra una relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo desde una de las tablas a un campo en la otra tabla. Los campos en los que se cree la relación entre las tablas deben tener tipos de datos idénticos.

      Nota: Puede crear una relación entre un campo del tipo de datos Autonumeración y un campo del tipo de datos Número, si ese campo tiene un tamaño de campo de tipo entero largo. Este suele ser el caso cuando se crea una relación de uno a varios.

      Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

   5. Haga clic en Crear para crear la relación.

      Para más información sobre las opciones que tiene al crear una relación, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.

   6. Cierre la ventana Relaciones.

2. En la pestaña Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas. 

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas/Consultas, haga clic en la tabla que contiene la información básica que quiere incluir en la consulta.

5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que quiere incluir en la consulta y luego en el botón de una flecha a la derecha para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que quiere incluir en la consulta. Puede tratarse de campos que quiere que se devuelvan en el resultado de la consulta o de campos que quiere usar para limitar las filas de la salida aplicando criterios.

6. En el cuadro combinado Tablas/Consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos relacionados que quiere usar para mejorar los resultados de la consulta.

7. Agregue los campos que quiere usar para mejorar los resultados de la consulta a la lista Campos seleccionados y luego haga clic en Siguiente.

8. En ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.

   Si no desea que la consulta realice ninguna función de agregado (Suma, Media, Mín, Máx., Contar, DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si quiere que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de resumen. Después de hacer su elección, haga clic en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo que usa la base de datos Northwind

En el ejemplo siguiente, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestra una lista de pedidos, los gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.

Crear una consulta de selección con tablas en una relación de varios a varios

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. 

2. Haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desea incluir en la consulta y también en la tabla de unión que las vincula y, a continuación, haga clic en Cerrar.

   Las tres tablas aparecerán en el área de trabajo de diseño de la consulta, combinadas en los campos correspondientes.

3. Haga doble clic en cada uno de los campos que quiere usar en los resultados de la consulta. Cada campo aparece después en la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar los criterios de campo. Para usar un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de la fila Mostrar correspondiente a ese campo.

5. Para ordenar los resultados por los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en Ascendente o Descendente (en función de cómo quiera ordenar los registros) en la fila Sort correspondiente a ese campo.

6. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

   Access muestra el resultado de la consulta en Vista de hoja de datos.

Crear una consulta en la vista Diseño

1. Abra la base de datos Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. 

3. Haga doble clic en Clientes, Pedidos y, a continuación, Detalles del pedido.

   Las tres tablas aparecerán en el área de trabajo de diseño de la consulta.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo City para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba En ("Rio de Janeiro","São Paulo"). Así solo se incluyen en la consulta aquellos registros de una de estas dos ciudades en los que se encuentra el cliente.

6. En la tabla Detalles del pedido, haga doble clic en los campos FechaDeEnvío y PrecioUnidad.

   Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

7. En la columna FechaDeEnvío de la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [FechaDeEnvío] por Año: Format([FechaDeEnvío],"aaaa"). Se crea un alias de campo, Año, que permite usar tan solo la parte del año del valor del campo FechaDeEnvío.

8. En la columna PrecioUnidad de la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles del pedido].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles del pedido].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Se crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas de cada registro.

9. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

   Aparecerán dos nuevas filas, Total y TablaDeReferenciasCruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta.

10. En la columna Ciudad de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la fila TablaDeReferenciasCruzadas y luego en Encabezado de fila.

    Así, los valores de ciudad aparecen como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila por ciudad).

11. En la columna Año, haga clic en la fila TablaDeReferenciasCruzadas y luego en Encabezado de columna.

    Así, los valores de año aparecen como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una columna por año).

12. En la columna Ventas, haga clic en la fila TablaDeReferenciasCruzadas y luego en Valor.

    Así, los valores de ventas aparecen en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve un valor de ventas por combinación de ciudad y año).

13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

    Así la consulta suma los valores de esta columna.

    Puede dejar la fila Totales de las otras dos columnas en el valor predeterminado de Agrupar por, porque quiere ver cada valor de estas columnas, no valores de agregado.

14. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

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Crear una consulta de unión mediante dos tablas

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. 

2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Unión.

   La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. En este momento, la pestaña de objeto de vista SQL está vacía.

3. En la vista SQL, escribaSELECT, seguida de una lista de los campos de la primera de las tablas que quiere incluir en la consulta. Los nombres de campo deben ir entre corchetes y separados por comas. Cuando haya terminado de escribir los nombres de campo, presione ENTRAR. El cursor baja a la línea siguiente en la vista SQL.

4. Escriba FROM, seguida del nombre de la primera de las tablas que quiere incluir en la consulta. Presione ENTRAR.

5. Si quiere especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguida del nombre de campo, un operador de comparación (generalmente, un signo igual (=)) y el criterio. Puede agregar otros criterios al final de la cláusula WHERE mediante la palabra clave AND y la misma sintaxis usada en el primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelDeClase]="100" AND [HorasDeCrédito]>2. Cuando haya terminado de especificar los criterios, presione ENTRAR.

6. Escriba UNION y presione ENTRAR.

7. EscribaSELECT, seguida de una lista de los campos de la segunda tabla que quiere incluir en la consulta. Debe incluir los mismos campos de esta tabla que ha incluido de la primera tabla y en el mismo orden. Los nombres de campo deben ir entre corchetes y separados por comas. Cuando haya terminado de escribir los nombres de campo, presione ENTRAR.

8. Escriba FROM, seguida del nombre de la segunda tabla que quiere incluir en la consulta. Presione ENTRAR.

9. Si quiere, agregue una cláusula WHERE, tal y como se describe en el paso 6 de este procedimiento.

10. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.

11. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados aparecen en la vista Hoja de datos.

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