Compartir detalles de programación y tareas mediante un diagrama de Gantt de Visio
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Si usa un gráfico de Gantt, le será más fácil programar sus tareas de proyecto y realizar un seguimiento de su progreso. Para comunicar tareas detalladas y programar información a los administradores u otros miembros del equipo, puede crear un diagrama de Gantt en Microsoft Visio. También puede usar un diagrama de Gantt para administrar la programación del proyecto en el nivel de tarea.

Configurar un diagrama de Gantt

  1. Selecciona Archivo > Nuevo y luego busca Programación.

  2. Haga clic en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Crear.

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de diagrama de Gantt, establezca las fechas de la escala de tiempo.

    • Haga clic en la pestaña Fecha y elija las opciones que desee.Las unidades principales son la unidad de tiempo más larga (por ejemplo, años o meses) que se desea usar en el gráfico, y las Unidades secundarias son las más pequeñas (como días u horas).

    • En la pestaña Formato, haga clic en las formas y etiquetas que desee usar en las barras de tareas, los hitos y las barras de resumen y, a continuación, haga clic en Aceptar.Si no está seguro de qué formato elegir, solo tiene que aceptar las opciones predeterminadas. Puede cambiarlo después.

Agregar datos a un diagrama de Gantt

Tareas

Todas las tareas de un diagrama de Gantt ocupan una fila en el marco. Cuando se escribe un nombre de tarea en una celda de la columna Nombre de tarea, su duración se representa en el área bajo la escala de tiempo como una barra de tarea.

Meta

Acción que se debe emprender

Cambiar el nombre de una tarea

  • Haga clic en la celda de la columna Nombre de tarea que contenga la tarea y, a continuación, escriba un nombre distinto.

Establecer o cambiar la duración de una tarea

  • Haga clic en la celda del marco del diagrama de Gantt que contenga la fecha o la duración que desee cambiar y escriba los nuevos datos.

Escriba la duración de la siguiente forma:

  • 1h para 1 hora

  • 1d para 1 día

  • 1s para 1 semana

  • 1m para 1 mes

Agregar nuevas filas de tareas

  • Arrastre una forma de Fila desde la ventana Formas y colóquela en el gráfico donde desee la nueva fila.

Agregar indicadores de porcentaje completado a las tareas

  1. Seleccione la columna a la izquierda o donde desee que aparezca la columna completa del porcentaje.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Columnas, haga clic en Insertar.

  3. En la lista Tipo de columna, haga clic en % completado y, a continuación, en Aceptar.

A medida que avance en una tarea, escriba el porcentaje de finalización adecuado en esta columna nueva. Aparecerá un indicador de porcentaje finalizado en la barra de tarea.

Eliminar una tarea

  • Seleccione cualquier celda de la fila que represente la tarea que desea eliminar y, a continuación, en la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Tareas, haga clic en Eliminar.

Hitos

Dado que un hito representa un evento importante en una programación, y no una tarea, establezca que su duración sea cero.

Meta

Acción que se debe emprender

Agregar un hito nuevo

  1. Arrastre una forma de Hito desde la ventana Formas y colóquela en el gráfico donde desee crear una nueva fila de hito.

  2. Haga clic con el botón secundario en la celda de la columna Comienzo de la fila que represente al hito y, a continuación, haga clic en Modificar fecha en el menú contextual.

  3. Defina la fecha y haga clic en Aceptar. La fecha de la columna Fin cambiará para coincidir con la fecha de la columna Comienzo y la Duración se establecerá en cero (0).

Convertir una tarea existente en un hito

  • Escriba una duración de cero (0) en la columna Duración de la fila que represente la tarea que desea convertir en un hito.

Cambiar el aspecto de un marcador de hito

  • Haga clic con el botón secundario en el marcador de hito y, a continuación, haga clic en Opciones de tarea en el menú contextual. Elija las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

Eliminar un hito

  • Seleccione cualquier celda de la fila que represente el hito que desea eliminar y, a continuación, en la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Tareas, haga clic en Eliminar.

Tareas de resumen

Las tareas de resumen sirven para combinar varias tareas subordinadas en una tarea principal.

Meta

Acción que se debe emprender

Crear tareas subordinadas en una tarea de resumen

Una tarea de resumen es una fila de tarea normal. Resume las tareas subordinadas que están debajo de ella. Para crear tareas subordinadas:

  1. Seleccione una celda que contenga el nombre de la tarea. Para seleccionar varias tareas, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Tareas, haga clic en Sangría.

La tarea con sangría es ahora subordinada de la tarea de resumen que está encima.

Establecer la duración de una tarea de resumen

  1. En la fila de la primera tarea subordinada, haga clic en la celda de la columna Comienzo y escriba la fecha de inicio de la tarea.

  2. Haga clic en la celda de la columna Fin de la misma tarea y escriba su fecha de finalización.

  3. Repita los pasos 1 y 2 para cada tarea subordinada.

La duración de la tarea de resumen se rellenará automáticamente cuando agregue la duración de todas las tareas subordinadas.

Subir el nivel de una tarea (anular la sangría)

  • Haga clic con el botón secundario en el nombre de la tarea que desea subir y, en el menú de acceso directo, haga clic en Anular sangría.

Cambiar el aspecto de una barra de tareas de resumen

  1. Haga clic con el botón secundario en la barra de hora de la tarea de resumen que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Opciones de tarea en el menú contextual.

  2. En Barras de resumen elija el símbolo que desee para el comienzo y el fin de las barras y haga clic en Aceptar.

Dependencias (tareas vinculadas)

Cuando haga una tarea del diagrama de Gantt dependiente de otra, una flecha conectará las dos barras de tareas. Si cambia una fecha o la duración de una tarea de la que otra sea dependiente, las fechas de esta última cambiarán también.

Meta

Acción que se debe emprender

Establecer dependencias entre tareas

  1. Seleccione las celdas de nombres de las tareas y los hitos que desee vincular. Para seleccionar varias tareas, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la selección.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Tareas, haga clic en Vincular.

Romper dependencias entre tareas

  1. Seleccione las tareas con dependencias que desea romper haciendo clic en las celdas que contienen los nombres de las tareas. Para seleccionar varias tareas, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la selección.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el panel Tareas, haga clic en Desvincular.

Cambiar el estilo de las flechas de dependencia

  • Con el diagrama de Gantt abierto, haga clic con el botón secundario en la página de dibujo y, a continuación, haga clic en Conectores tipo S.

Agregar columnas

Meta

Acción que se debe emprender

Cambiar el nombre de una columna existente

  • Haga clic en el encabezado de la columna cuyo nombre desee cambiar y escriba el nombre nuevo.

Agregar una columna de datos prediseñada

  1. Seleccione el encabezado de la columna a la izquierda de donde desea que aparezca la columna nueva.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Columnas, haga clic en Insertar.

  3. En la lista Tipo de columna, haga clic en el nombre que corresponda al tipo de datos que desea agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Agregar una columna de datos nueva diseñada personalmente

  1. Seleccione el encabezado de la columna a la izquierda de donde desea que aparezca la columna nueva.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Columnas, haga clic en Insertar.

  3. En la lista Tipo de columna, haga clic en una de las columnas definidas por el usuario que corresponda al formato de datos que incluirá (por ejemplo, Decimal definido por usuario, Texto X definido por usuario o Tiempo definido por usuario) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Escriba otro nombre para la columna.

Nota: Si agrega más de una columna de texto, haga clic en una opción de texto distinta para cada una. Por ejemplo, haga clic en Texto 1 definido por usuario para la primera columna, Texto 2 definido por usuario para la segunda, etc.

Eliminar (ocultar) una columna de datos

  • Seleccione el encabezado de la columna que desee eliminar (ocultar).

  • En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar.

Nota: Al eliminar, u ocultar, una columna del diagrama, los datos de la columna se conservan en un archivo. Para volver a mostrar la columna posteriormente, haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y haga clic en Insertar columna. En la lista, seleccione la columna que desee volver a mostrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Mover una columna de datos

  1. Haga clic en el encabezado de la columna que desee mover.

  2. Arrastre la columna hasta una nueva posición.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para mover una columna a la izquierda de otra, coloque el punto central de la columna que está moviendo a la izquierda del punto central de la otra.

    • Para mover una columna a la derecha de otra, coloque el punto central de la columna que está moviendo a la derecha del punto central de la otra.

    • Para mover una columna a la derecha de la zona de escala de tiempo, coloque el punto central de la columna que está moviendo a la derecha del punto central de la escala.

Escala de tiempo

La escala de tiempo es una escala de las unidades de tiempo principales y secundarias que se extiende desde la fecha de inicio del proyecto hasta su fecha final. Es posible definir las unidades de tiempo de la escala, sus fechas de inicio y final, y los días que no se consideran laborables.

Meta

Acción que se debe emprender

Cambiar la fecha de inicio o final, o ambas

  1. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Administrar, haga clic en Opciones de gráfico.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de diagrama de Gantt, en Intervalo de la escala de tiempo, defina el intervalo de fecha.

Cambiar las unidades de tiempo

  1. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Administrar, haga clic en Opciones de gráfico.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de diagrama de Gantt, en Unidades de tiempo, seleccione las Unidades principales y Unidades secundarias que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Establecer días no laborables

  1. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Administrar, haga clic en Configurar el tiempo de trabajo.

  2. En el cuadro de diálogo Configurar el tiempo de trabajo, seleccione las opciones que desee para Días laborales y Tiempo de trabajo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Desplazarse a una tarea o un hito determinados

  1. Seleccione la tarea o el hito al que desee desplazarse haciendo clic en la celda que contenga el nombre de la tarea.

  2. En la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo de navegación, haga clic en Desplazar hasta la tarea.

Desplazarse hasta una fecha determinada

  • Para desplazarse hasta el final de la escala de tiempo, en la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Navegación, haga clic en Ir al fin.

  • Para desplazarse a una unidad secundaria a la izquierda, en la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Navegación, haga clic en Siguiente.

  • Para desplazarse a una unidad secundaria a la derecha, en la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Navegación, haga clic en Anterior.

  • Para desplazarse hasta el principio de la escala de tiempo, en la pestaña Diagrama de Gantt, en el grupo Navegación, haga clic en Ir al comienzo.

Cambiar el ancho de un área de escala de tiempo

  1. Seleccione la columna de escala de tiempo.

  2. Arrastre el asa de selección de la parte derecha de la columna en cualquier dirección hasta que el área tenga el ancho deseado.

Mostrar más unidades de tiempo

  1. Haga clic en la línea sólida que rodea el marco del diagrama de Gantt para seleccionarlo.

  2. Arrastre el asa de selección situada en el centro del lateral derecho del marco hacia la derecha.

Nota: Si se extiende la escala de tiempo para que muestre más unidades de tiempo, también cambiará la fecha de finalización asociada con el proyecto.

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