Sugerencias sobre cómo personalizar la publicación

¿Por qué personalizar?

Normalmente, a los clientes les gusta que se les recuerde y se les ayude, si no es por ningún otro motivo, porque obtienen lo que quieren más rápidamente de esa manera. Este tipo de atención personal crea la fidelidad de los clientes. Cuando las tiendas y restaurantes hacen un seguimiento cercano de los intereses de los clientes, los clientes suelen responder devolviendo y gastando más tiempo y dinero allí.

Los envíos de correo pueden funcionar de la misma manera. Cuando incluye contenido en un correo electrónico que se dirige a los intereses específicos de sus clientes, es mucho más probable que los clientes presten atención y respondan.

Recopilar la información del cliente que necesita

Claramente, el seguimiento de los intereses y características de los clientes individuales puede ser una tarea compleja. Debe recopilar la información, almacenarla en un formulario que pueda recuperar fácilmente y filtrarla por características que tienen sentido para su empresa y que le ayudarán a obtener el máximo partido de su inversión postal. Cuanto más precisa sea la identificación de los clientes que comparten intereses comunes, mayor será el retorno probable de la inversión.

Microsoft Office Publisher puede ayudarle. Puede escribir los datos del cliente en una base de datos que cree directamente en Microsoft Publisher o en otros programas, como Excel, Outlook, Outlook con Business Contact Manager y Access. También puede usar listas que compre, como las de Microsoft List Builder.

Después de recopilar la información, puede analizarla para averiguar qué tienen en común sus mejores clientes, agrupar clientes por sus afinidades y personalizar los envíos de correo para llamar la atención sobre sus intereses específicos.

Configurar el archivo de datos

Las direcciones y la información personal que agregue a las publicaciones tienen que venir de algún lugar. Por eso, el primer paso para preparar un envío masivo de correo es configurar un archivo de datos que contenga información de contacto sobre los clientes. Para el archivo de datos, puede usar una hoja de cálculo Microsoft Office Excel, una tabla de Microsoft Office Word, una base de datos de Microsoft Office Access o incluso una carpeta Microsoft Office Outlook Contactos. La lista de distribución de correo se construirá a partir de este archivo de datos.

Al configurar el archivo de datos, tenga en cuenta los siguientes puntos (mientras lee la lista, consulte la siguiente imagen, que muestra columnas en una hoja de cálculo de Excel y los campos de combinación en dos caras de una postal):

Tipos de información en columnas Cada columna del archivo de datos corresponde a un fragmento de información que desea agregar a una publicación. Si, por ejemplo, desea agregar la dirección de un cliente y una nota personal a cada copia de una postal que imprima, debe tener columnas en el archivo de datos para el nombre, la dirección, la ciudad, el estado, el código postal y una nota personal.
Una entrada por fila Cada fila del archivo de datos contiene información que va a una copia de la publicación. Por ejemplo, toda la información de la fila 2 de la hoja de cálculo de Excel va a la postal que envía al cliente 1, toda la información de la fila 3 va a la postal que va a enviar al cliente 2, y así sucesivamente.
Agregar campos en la publicación Para usar la información que se encuentra en el archivo de datos, coloque campos en la publicación: un campo por cada fragmento de información que desee que aparezca. Por ejemplo, si desea imprimir el nombre, la dirección, la ciudad, el estado, el código postal y una nota personal en cada copia de una postal, la publicación de postal debe contener un campo para cada una de esas partes de información.

Las columnas de una hoja de cálculo de Excel coinciden con los campos de una publicación de tarjeta postal

Sugerencia: Si desea combinar imágenes en las publicaciones que desea enviar por correo, el archivo de datos debe incluir una columna que contenga datos de nombre de archivo de imagen. Cada fila de esa columna debe contener el nombre de archivo de una imagen específica, por ejemplo: Firstphoto.jpg. Si las imágenes no se encuentran en la misma carpeta que el origen de datos, incluya la ruta de acceso a cada imagen.

Agregar un bloque de direcciones y un saludo

Tanto un bloque de direcciones impreso en un boletín (en lugar de una etiqueta postal adherida) como un saludo que incluye el nombre del cliente son técnicas de personalización sencillas que indican que el envío de correo está destinado específicamente a cada destinatario.

Agregar un bloque de direcciones que tenga nombre, dirección y otra información

En la pestaña Correspondencia, en el grupo & insertar campos, haga clic en Bloque de direcciones.
En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en los elementos de dirección que desea incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los nombres de los campos que Publisher usa para el bloque de direcciones, es posible que tenga que hacer clic en Coincidir campos en el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo Coincidir campos, use las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos correspondientes a los campos de Publisher.

Agregar una línea de saludo

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir & insertar campos, haga clic en Línea de saludo.
En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, seleccione el formato de línea de saludo, que incluye el saludo, el formato de nombre y la siguiente puntuación. O bien, escriba una nueva entrada en cada cuadro de texto.
Escriba el texto que desea que aparezca en los casos en los que Publisher no puede interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene ningún nombre o apellido para un destinatario, sino solo un nombre de empresa.
Haga clic en Aceptar.

Nota: Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los nombres de los campos que Publisher usa para la línea de saludo, es posible que tenga que hacer clic en Coincidir campos en el cuadro de diálogo Línea de saludo. En el cuadro de diálogo Coincidir campos, use las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos correspondientes a los campos de Publisher.

Agregar una imagen a una dirección

Puede agregar una imagen o foto a un bloque de direcciones, así como a cualquier área de la publicación. La imagen que se muestra puede variar para adaptarse al interés de la marca, la edad, el sexo u otros campos de datos del cliente que realice un seguimiento.

En la publicación, haga clic donde quiera insertar el campo de combinación de una imagen (por ejemplo, junto al bloque de direcciones).
En la pestaña Correspondencia, en el grupo & insertar campos, haga clic en Imagen > campo Insertar imagen.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de imagen, seleccione el campo correspondiente a la información de la foto en el archivo de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Publisher inserta un campo de combinación dentro de un marco de imagen en la publicación en el punto de inserción seleccionado. Puede cambiar el tamaño o mover el marco de la imagen.

Agregar notas e hipervínculos

Si ha configurado el archivo de datos para almacenar información personal relevante sobre sus clientes, como se describe en Sugerencias para listas de distribución de correo,puede usar la información recopilada para entregar contenido dirigido específicamente a los intereses de sus clientes. Ofrecer contenido que coincida con los intereses de los clientes es una forma eficaz de personalización. Por ejemplo, es posible que:

Personalizar los envíos de correo por sexo Anuncie una nueva línea de productos solo para hombres o solo mujeres al incluir el sexo de cada cliente ("hombre" o "mujer") en la lista de distribución de correo y, después, filtre por cada sexo, o simplemente filtre la lista en las diferentes entradas del campo Título ("Sr." y "Sra."). Puede incluir una dirección URL (impresa) o un vínculo directamente a una página web (por correo electrónico) para cada género que describa sus opciones. Para ello, agregue la dirección URL adecuada a cada registro de una columna designada para este fin.
Centrarse en los destinatarios de una edad determinada Notifique a los clientes los productos o servicios que sean adecuados para la etapa de vida de esos clientes (como planear la jubilación a los veinte años frente a la planificación de la jubilación en sus años 50) recopilando las fechas de nacimiento de sus clientes como year (como "1945").

Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se encuentra en el mes en curso, puede recopilar sus fechas de nacimiento como mes, día, año (por ejemplo, "1 de enero de 2008").
Usar el historial de compras Envíe anuncios especiales a aquellos que han realizado compras importantes recientes o notifique a los clientes cuando tenga nuevos modelos de sus marcas favoritas. Si realiza un seguimiento de sus compras específicas, puede ordenar el archivo de datos para identificar el historial de compras de marca cuando reciba un nuevo envío de la línea de productos, o para informarle de los productos relacionados que otros clientes han comprado ("Los clientes que compraron el artículo también le han resultado útiles").

Agregar una nota personal

Puede enviar un mensaje de texto personalizado a cada segmento de clientes que comparte un interés común. Para ello, agregue un campo (o columna) al archivo de datos para que contenga estos mensajes y, a continuación, agregue el mensaje correspondiente a cada registro (o fila). Es posible asociar un mensaje concreto a clientes que tengan el mismo sexo, que tengan la misma edad o fecha de nacimiento o que realizaron compras en los últimos seis meses. Para obtener más información sobre cómo preparar la lista de distribución de correo, vea Sugerencias para listas de distribución de correo.

Haga clic en un cuadro de texto de la publicación donde quiera que aparezca información personalizada. Como alternativa, haga clic en Dibujar cuadro de texto en la pestaña Inicio y, a continuación, arrastre un rectángulo del tamaño que desee.
- Si ya hay texto en el cuadro de texto y desea reemplazarlo, selecciónelo también.
- Si ya hay texto en el cuadro de texto y desea conservar ese texto, coloque el cursor donde quiera insertar el mensaje personalizado.
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en el campo de combinación correspondiente en el cuadro de lista del panel de tareas.

Agregar un hipervínculo personalizado

Puede incluir un hipervínculo que señala a los clientes a una página web que se ocupa de sus intereses o atributos particulares. Puede agregar nombres de clientes u otros campos de datos al texto del hipervínculo para que sea realmente personal.

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Insertar & campos, haga clic en Insertar hipervínculo personalizado.
En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo personalizado, escriba el texto que desea que se muestre y la dirección del sitio web al que desea que vayan los destinatarios cuando haga clic en el hipervínculo.
Si desea usar un campo de datos en el texto para mostrar, haga clic en el texto para mostrar y, a continuación, en el cuadro de lista de la derecha, haga clic en el campo de datos que desea insertar.

Nota: Si inserta un campo de datos, puede especificar un texto para mostrar sustituto y una dirección web para las entradas en blanco que se correspondan con el campo de datos insertado. Active las casillas Usar texto predeterminado para entradas en blanco y Usar hipervínculo predeterminado para entradas en blanco, según sea necesario y, a continuación, escriba el texto sustituto y la dirección web.