El Programador web de Lync es un programa que puede utilizar para crear reuniones de Lync si no tiene Microsoft Outlook o usa un sistema operativo no basado en Windows. Con el Programador web, podrá crear reuniones, modificar reuniones existentes y enviar invitaciones con su programa de correo electrónico favorito.
El equipo de soporte técnico de su compañía le proporciona el vínculo al portal del Programador web y el nombre de usuario y la contraseña para iniciar sesión. Cuando esté en la página, haga clic en las pestañas para tener acceso a las distintas opciones o use la tecla Tab del teclado para ir a la opción que desee.
Crear una reunión de Lync
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Vaya a la página del Programador web que el equipo de soporte técnico de su empresa le proporcionó.
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Inicie sesión con el nombre de usuario y la contraseña.
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Haga clic en Crear nueva reunión.
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Escriba un Asunto para la reunión.
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Puede dejar la ubicación de la reunión como Reunión de Lync o agregar una ubicación como, por ejemplo, una sala de conferencias, en caso de que haya asistentes físicos.
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Escriba un mensaje breve o la agenda de la reunión en el cuadro Mensaje (opcional).
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Seleccione la Zona horaria de Inicio y Final de la reunión.
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De forma predeterminada, todos los asistentes, incluidos los externos a su empresa, pueden saltar la sala de espera virtual que permite admitir o denegar el acceso a los asistentes. Para obtener información sobre cómo cambiar las opciones, consulte Acceso y moderadores.
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De forma predeterminada, todos los miembros de su empresa tienen permisos de moderador. Para información sobre cómo modificar las opciones, vea Acceso y moderadores.
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En Participantes y audio, agregue los nombres de los invitados o las direcciones de correo electrónico separados por un punto y coma (;).
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Haga clic en Comprobar nombres para comprobar que tiene los nombres correctos.
Para invitados que no pertenezcan a su empresa, escriba la dirección de correo electrónico completa como, por ejemplo, contoso@contoso.com.
Nota: Recomendamos que escriba las direcciones de correo electrónico completas de los invitados. El Programador web solo puede resolver nombres de empleados de la empresa si estos son únicos y no hay dos personas que comparten el mismo nombre.
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Si su cuenta está configurada con un proveedor de servicios de audioconferencia, la invitación a la reunión incluirá el número gratuito, el número de pago y el código de participante. Los participantes de la reunión pueden usar el sonido de sus equipos o llamar para escuchar la reunión.
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Haga clic en Guardar.
Enviar invitaciones a participantes de la reunión
Para enviar invitaciones a la reunión, seleccione uno de los métodos siguientes:
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Enviar invitaciones mediante el programa de correo electrónico
Con este método, deberá copiar la información de la reunión del Programador web y pegarla en la convocatoria de la reunión que cree con su programa de correo electrónico favorito.
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Cuando haya terminado de crear la reunión, haga clic en Guardar.
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Se abrirá una ventana con la información de la reunión.
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Resalte la información de la reunión, incluida la URL de la reunión, el número de la audioconferencia y el identificador.
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Haga clic con el botón derecho en el texto y, a continuación, haga clic en Copiar.
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Abra cualquier programa de correo electrónico y cree una convocatoria de reunión normal.
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Pegue los detalles de la reunión de Lync (copiados en el paso 4) en la convocatoria.
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Agregue los participantes, compruebe la fecha/hora de la reunión, escriba la agenda de la reunión y envíe la convocatoria.
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Enviar invitaciones con iCalendar
iCalendar permite a los usuarios de diferentes sistemas de correo electrónico intercambiar información de calendario. Los destinatarios de las convocatorias de iCalendar deben disponer de software compatible para abrir y responder a la convocatoria de la reunión.
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En la sección Mis reuniones, seleccione la reunión por asunto y haga clic en Exportar como iCalendar.
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Haga clic en Abrir cuando el programa de correo electrónico se lo solicite.
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Cuando se abra la entrada de calendario, envíesela a las personas que haya agregado como participantes durante la programación de la reunión.
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Los invitados podrán abrir y guardar el archivo iCalendar con su programa de correo electrónico preferido como, por ejemplo, Outlook, Notes, iCal, etc.
Acceso y moderadores
Las opciones de reunión predeterminadas son las mejores para las reuniones normales. Sin embargo, puede personalizar las opciones de la reunión según sus necesidades, según el tipo de reunión y según los participantes.
Cuando cree una nueva reunión, en Acceso y moderadores, seleccione quién tiene derecho a evitar la sala de espera y quién puede ser moderador.
Asistentes que evitarán la sala de espera
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Opciones de acceso |
Qué sucede |
Recomendado cuando… |
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Solo el organizador (bloqueado) |
Usted es el único que tiene acceso a la reunión directamente. El resto de personas tienen que esperar hasta que sean admitidas. |
Tiene una reunión de alta seguridad e información confidencial. |
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La gente que invito de mi empresa |
Solo la gente que está invitada puede unirse a la reunión directamente. Todos los demás deben esperar a ser admitidos. |
Está tratando información confidencial y desea permitir que entren solo personas específicas. |
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Personas de mi compañía |
Cualquier persona de su empresa puede tener acceso a la reunión directamente, incluso si no ha sido invitada. |
No hay participantes externos y no se trata información confidencial. |
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Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía |
Cualquiera que tiene acceso al vínculo de la reunión entra en la reunión directamente. |
Invita a participantes externos y no está tratando información confidencial. |
Importante: Aunque la sala de espera de la reunión esté habilitada, los participantes que obtengan acceso por teléfono evitarán automáticamente dicha sala de espera.
¿Quién es el moderador?
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Opciones del moderador |
¿Quién es el moderador? |
Casos en los que se recomienda |
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Solo el organizador |
Usted será el único moderador. |
Las presentaciones donde los participantes no tienen que interactuar con el contenido de la reunión. Puede designar más moderadores durante la reunión. |
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Personas de mi compañía |
Cualquier persona de su empresa será moderador. |
Adecuado para reuniones informales con los miembros de su equipo, donde los participantes pueden compartir y cambiar contenido. |
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Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía (no hay ninguna restricción) |
Todas las personas invitadas serán moderadores. |
Use esta opción cuando tenga participantes externos y desee que moderen. |
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Las personas que yo elija |
Usted y las personas que elija |
Seleccione esta opción si desea que unas personas específicas sean moderadores. |
Nota: Cuando seleccione Las personas que yo elija, haga clic en Elegir moderadores y mueva los participantes de Asistente al lado de Moderadores. Los invitados externos y las listas de distribución no se pueden agregar como moderadores con esta opción. Sin embargo, puede dar permiso de moderador a los usuarios cuando esté en la reunión.
Unirse a una reunión de Lync
Haga clic en el vínculo de la reunión de la convocatoria de para iniciar sesión.
También puede usar la pestaña Unirse a la reunión del Programador web.
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En Mis reuniones, seleccione la reunión a la que quiera unirse.
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En el lado derecho de la página, haga clic en Unirse a la reunión.
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El cliente de Lync apropiado se abrirá e iniciará su sesión a la reunión.
Para obtener más información, vea Unirse a una reunión de Skype Empresarial.
Ver o editar las reuniones existentes
Puede ver todas las reuniones que haya organizado en Mis reuniones del Programador web. Tenga en cuenta que el Programador web solo muestra las reuniones que ha organizado y no las reuniones de las que recibe convocatorias.
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Vaya a Mis reuniones y haga clic en un asunto de la reunión para abrir la página de detalles.
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Haga clic en Editar reunión.
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Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Haga clic en Aceptar en la alerta y compruebe la información cambiada.
Importante: Cuando actualice una reunión, deberá enviar manualmente la información actualizada a los invitados. El Programador web no actualiza el calendario de forma automática.
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Si ha usado iCalendar para enviar las invitaciones, haga clic en Exportar como iCalendar de nuevo para abrir la convocatoria y enviar una actualización.
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Si ha copiado los detalles de la reunión de Lync en una convocatoria de reunión normal, abra la invitación, actualice los detalles de la reunión y reenvíe la invitación a los participantes.
Eliminar o cancelar una reunión
Las reuniones expiran 14 días después de la hora de finalización programada; sin embargo, puede eliminar una reunión si desea limpiar el Programador web o cancelar su reunión.
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En la pestaña Mis reuniones, haga clic en la reunión que desea eliminar.
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En la página de detalles de la reunión, haga clic en la pestaña Eliminar reunión.
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Haga clic en Sí en el cuadro de confirmación.
Importante: Necesitará enviar un aviso de cancelación a los participantes, ya que el Programador web no actualiza el calendario automáticamente.
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Si ha utilizado iCalendar para enviar la convocatoria de la reunión, abra la invitación y haga clic en Cancelar. De este modo, se envía una nota de cancelación a todos los destinatarios.
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Si ha copiado los detalles de la reunión Lync en una convocatoria de reunión normal, abra la invitación y, a continuación, haga clic en Cancelar para enviar una nota de cancelación a los invitados.
