El procesamiento analítico en línea (OLAP) es una tecnología que se usa para organizar bases de datos empresariales de gran tamaño y dar soporte a la inteligencia empresarial. Las bases de datos OLAP se dividen en uno o más cubos, y cada cubo está organizado y diseñado por un administrador de cubos para ajustarse a la forma en que recupera y analiza los datos para que sea más fácil crear y usar los informes de tabla dinámica e informes de gráfico dinámico que necesita.
En este artículo
¿Qué es la inteligencia empresarial?
Un analista de negocios a menudo desea obtener una visión general del negocio, ver tendencias más amplias basadas en datos agregados y ver estas tendencias desglosadas por cualquier número de variables. La inteligencia empresarial es el proceso de extraer datos de una base de datos OLAP y luego analizar esos datos para obtener información que pueda usar para tomar decisiones empresariales informadas y tomar medidas. Por ejemplo, OLAP e inteligencia empresarial ayudan a responder a los siguientes tipos de preguntas sobre los datos empresariales:
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¿Cómo se comparan las ventas totales de todos los productos de 2007 con las ventas totales de 2006?
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¿Cómo se compara nuestra rentabilidad con la del mismo período de tiempo durante los últimos cinco años?
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¿Cuánto dinero gastaron los clientes mayores de 35 años el año pasado y cómo ha cambiado ese comportamiento con el tiempo?
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¿Cuántos productos se vendieron este mes en dos países o regiones en lugar del mismo mes del año pasado?
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Para cada grupo de antigüedad de cliente, ¿cuál es el desglose de la rentabilidad (tanto el porcentaje de margen como el total) por categoría de producto?
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Busque vendedores, distribuidores, proveedores, clientes, socios o clientes superiores e inferiores.
¿Qué es el procesamiento analítico en línea (OLAP)?
Las bases de datos de procesamiento analítico en línea (OLAP) facilitan las consultas de inteligencia empresarial. OLAP es una tecnología de base de datos que se ha optimizado para consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos de origen para OLAP son bases de datos de procesamiento transactional en línea (OLTP) que se almacenan normalmente en almacenes de datos. Los datos OLAP se derivan de estos datos históricos y se agregan en estructuras que permiten un análisis sofisticado. Los datos OLAP también se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas. Es una tecnología sofisticada que utiliza estructuras multidimensionales para proporcionar un acceso rápido a los datos para el análisis. Esta organización facilita que un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico muestre resúmenes de alto nivel, como los totales de ventas en todo un país o región, y también muestre los detalles de los sitios donde las ventas son particularmente fuertes o débiles.
Las bases de datos OLAP están diseñadas para acelerar la recuperación de datos. Dado que el servidor OLAP, en lugar de Microsoft Office Excel, calcula los valores resumidos, es necesario enviar menos datos a Excel al crear o cambiar un informe. Este enfoque le permite trabajar con cantidades mucho mayores de datos de origen que si los datos estuvieran organizados en una base de datos tradicional, donde Excel recupera todos los registros individuales y luego calcula los valores resumidos.
Las bases de datos OLAP contienen dos tipos básicos de datos: medidas, que son datos numéricos, las cantidades y promedios que se usan para tomar decisiones empresariales informadas, y dimensiones, que son las categorías que se usan para organizar estas medidas. Las bases de datos OLAP ayudan a organizar los datos según muchos niveles de detalle, usando las mismas categorías con las que está familiarizado para analizar los datos.
Las siguientes secciones describen cada componente con más detalle:
Cubo Estructura de datos que agrega las medidas por los niveles y jerarquías de cada una de las dimensiones que desea analizar. Los cubos combinan varias dimensiones, como el tiempo, la geografía y las líneas de productos, con datos resumidos, como las cifras de ventas o de inventario. Los cubos no son "cubos" en sentido estrictamente matemático porque no tienen necesariamente lados iguales. Sin embargo, son una metáfora apropiada para un concepto complejo.
Medir Un conjunto de valores en un cubo que se basan en una columna en la tabla de hechos del cubo y que normalmente son valores numéricos. Las medidas son los valores centrales del cubo que se preprocesamienton, agregan y analizan. Algunos ejemplos comunes son ventas, beneficios, ingresos y costos.
Miembro Un elemento de una jerarquía que representa una o más apariciones de datos. Un miembro puede ser único o nounique. Por ejemplo, 2007 y 2008 representan miembros únicos en el nivel de año de una dimensión temporal, mientras que enero representa a los miembros nounicos en el nivel de mes porque puede haber más de un enero en la dimensión temporal si contiene datos de más de un año.
Miembro calculado Un miembro de una dimensión cuyo valor se calcula en tiempo de ejecución mediante una expresión. Los valores de miembro calculados pueden derivarse de los valores de otros miembros. Por ejemplo, un miembro calculado, Profit, se puede determinar restando el valor del miembro, Costos, del valor del miembro, Ventas.
Dimensión Conjunto de una o varias jerarquías organizadas de niveles en un cubo que un usuario entiende y usa como base para el análisis de datos. Por ejemplo, una dimensión geográfica puede incluir niveles para País o región, Estado o provincia y Ciudad. O bien, una dimensión temporal puede incluir una jerarquía con niveles para año, trimestre, mes y día. En un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico, cada jerarquía se convierte en un conjunto de campos que puede expandir y contraer para mostrar niveles inferiores o superiores.
Jerarquía Estructura de árbol lógica que organiza los miembros de una dimensión de modo que cada miembro tenga un miembro primario y cero o más miembros secundarios. Un elemento secundario es un miembro del siguiente nivel inferior de una jerarquía que está directamente relacionado con el miembro actual. Por ejemplo, en una jerarquía Time que contiene los niveles Trimestre, Mes y Día, enero es un elemento secundario de Trim1. Un elemento primario es un miembro del siguiente nivel superior de una jerarquía que está directamente relacionada con el miembro actual. El valor principal suele ser una consolidación de los valores de todos sus hijos. Por ejemplo, en una jerarquía Time que contiene los niveles Trimestre, Mes y Día, Trim1 es el elemento primario de enero.
Nivel Dentro de una jerarquía, los datos se pueden organizar en niveles de detalle inferiores y superiores, como los niveles Año, Trimestre, Mes y Día de una jerarquía Hora.
Características OLAP en Excel
Recuperar datos OLAP Puede conectarse a orígenes de datos OLAP igual que a otros orígenes de datos externos. Puede trabajar con bases de datos creadas con Microsoft SQL Server OLAP Services versión 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services versión 2000 y Microsoft SQL Server Analysis Services versión 2005, los productos de servidor OLAP de Microsoft. Excel también puede trabajar con productos OLAP de terceros compatibles con OLE-DB para OLAP.
Solo puede mostrar datos OLAP como un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico o en una función de hoja de cálculo convertida a partir de un informe de tabla dinámica, pero no como un rango de datos externos. Puede guardar informes de tabla dinámica OLAP e informes de gráfico dinámico en plantillas de informes, y puede crear archivos de conexión de datos de Office (.odc) para conectarse a bases de datos OLAP para consultas OLAP. Cuando se abre un archivo ODC, Excel muestra un informe de tabla dinámica en blanco, que está listo para que pueda disponer.
Crear archivos de cubo para su uso sin conexión Puede crear un archivo de cubo sin conexión (.cub) con un subconjunto de los datos de una base de datos de servidor OLAP. Use archivos de cubo sin conexión para trabajar con datos OLAP cuando no esté conectado a la red. Un cubo le permite trabajar con grandes cantidades de datos en un informe de tabla dinámica o un informe de gráfico dinámico de los que podría hacerlo de otro modo, y acelerar la recuperación de los datos. Solo puede crear archivos de cubo si usa una proveedor OLAP, como Microsoft SQL Analysis Services Server versión 2005, que es compatible con esta característica.
Acciones de servidor Una acción de servidor es una característica opcional, pero útil, que un administrador de cubo OLAP puede definir en un servidor que usa un miembro del cubo o mida como parámetro en una consulta para obtener detalles en el cubo o para iniciar otra aplicación, como un explorador. Excel admite las acciones de servidor URL, Report, Rowset, Drill Through y Expand to Detail, pero no admite Proprietary, Statement y Dataset.
KPI Un KPI es una medida calculada especial que se define en el servidor que le permite realizar un seguimiento de "indicadores clave de rendimiento" incluyendo el estado (¿El valor actual cumple un número específico?) y tendencia (¿cuál es el valor en el tiempo?). Cuando se muestran, el servidor puede enviar iconos relacionados que son similares al nuevo icono de Excel configurado para indicar niveles de estado por encima o por debajo (como un icono de luz de detención) o si un valor se está tendenciando hacia arriba o hacia abajo (por ejemplo, un icono de flecha direccional).
Formato del servidor Los administradores del cubo pueden crear medidas y miembros calculados con formato de color, formato de fuente y reglas de formato condicional, que se pueden designar como una regla empresarial estándar corporativa. Por ejemplo, un formato de servidor para beneficios podría ser un formato de número de moneda, un color de celda de verde si el valor es mayor o igual que 30 000 y rojo si el valor es menor que 30 000, y un estilo de fuente de negrita si el valor es menor que 30 000 y normal si es mayor o igual que 30 000. Para obtener más información, vea Diseñar el diseño y el formato de un informe de tabla dinámica.
Idioma de visualización de Office Un administrador de cubo puede definir traducciones de datos y errores en el servidor para los usuarios que necesitan ver la información de tabla dinámica en otro idioma. Esta característica se define como una propiedad de conexión de archivo y la configuración regional o del país del equipo del usuario debe corresponderse con el idioma de la interfaz de usuario.
Componentes de software que necesita para acceder a orígenes de datos OLAP
Un proveedor OLAP Para configurar orígenes de datos OLAP para Excel, necesita uno de los siguientes proveedores OLAP:
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Proveedor OLAP de Microsoft Excel incluye el software controlador de origen de datos y cliente que necesita para tener acceso a bases de datos creadas con Microsoft SQL Server OLAP Services versión 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services versión 2000 (8.0) y Microsoft SQL Server Analysis Services versión 2005 (9.0).
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Proveedores OLAP de terceros Para otros productos OLAP, debe instalar controladores adicionales y software cliente. Para usar las características de Excel para trabajar con datos OLAP, el producto de terceros debe cumplir el estándar OLE-DB para OLAP y ser compatible con Microsoft Office. Para obtener información sobre cómo instalar y usar un proveedor OLAP de terceros, consulte al administrador del sistema o al proveedor para obtener el producto OLAP.
Bases de datos de servidor y archivos de cubo El software cliente OLAP de Excel admite conexiones a dos tipos de bases de datos OLAP. Si una base de datos de un servidor OLAP está disponible en su red, puede recuperar los datos de origen directamente. Si tiene una archivo de cubo sin conexión que contiene datos OLAP o un archivo de definición del cubo, puede conectarse a ese archivo y recuperar los datos de origen de este.
Orígenes de datos Un origen de datos le proporciona acceso a todos los datos de la base de datos OLAP o del archivo de cubo sin conexión. Después de crear un origen de datos OLAP, puede basar los informes en él y devolver los datos OLAP a Excel en forma de informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, o en una función de hoja de cálculo convertida a partir de un informe de tabla dinámica.
Microsoft Query Puede usar Consulta para recuperar datos de una base de datos externa como Microsoft SQL o Microsoft Access. No es necesario usar Consulta para recuperar datos de una tabla dinámica OLAP conectada a un archivo de cubo. Para obtener más información, vea Usar Microsoft Query para recuperar datos externos.
Diferencias de características entre los datos de origen OLAP y los datos de origen que no son OLAP
Si trabaja con informes de tabla dinámica e informes de gráfico dinámico desde datos de origen OLAP y otros tipos de datos de origen, observará algunas diferencias de características.
Recuperación de datos Un servidor OLAP devuelve nuevos datos a Excel cada vez que cambia el diseño del informe. Con otros tipos de datos de origen externo, puede consultar todos los datos de origen a la vez, o puede establecer opciones para realizar consultas solo cuando se muestran diferentes elementos de campo de filtro de informe. También tiene otras opciones para actualizar el informe.
En los informes basados en datos de origen OLAP, la configuración de campo de filtro de informe no está disponible, la consulta en segundo plano no está disponible y la configuración de optimizar memoria no está disponible.
Nota: La configuración de optimizar memoria tampoco está disponible para los orígenes de datos OLEDB ni para los informes de tabla dinámica basados en un rango de celdas.
Tipos de campos Los datos de origen OLAP, los campos de dimensión solo se pueden usar como campos de fila (serie), columna (categoría) o página. Los campos de medida solo se pueden usar como campos de valor. Para otros tipos de datos de origen, todos los campos se pueden usar en cualquier parte de un informe.
Acceso a datos detallados Para los datos de origen OLAP, el servidor determina qué niveles de detalle están disponibles y calcula los valores de resumen, por lo que es posible que los registros de detalle que componen valores de resumen no estén disponibles. Sin embargo, el servidor puede proporcionar campos de propiedades que puede mostrar. Otros tipos de datos de origen no tienen campos de propiedad, pero puede mostrar los detalles subyacentes de los valores de los campos de datos y de los elementos, y puede mostrar los elementos sin datos.
Es posible que los campos de filtro de informe OLAP no tengan un elemento Todos y que el comando Mostrar páginas de filtro de informe no esté disponible.
Criterio de ordenación inicial Para los datos de origen OLAP, los elementos aparecen primero en el orden en que el servidor OLAP los devuelve. Después, puede ordenar o reorganizar manualmente los elementos. Para otros tipos de datos de origen, los elementos de un nuevo informe aparecen ordenados en orden ascendente por nombre de elemento.
Cálculos Los servidores OLAP proporcionan valores resumidos directamente para un informe, por lo que no puede cambiar las funciones de resumen de los campos de valor. Para otros tipos de datos de origen, puede cambiar la función de resumen de un campo de valor y usar varias funciones de resumen para el mismo campo de valor. No puede crear campos calculados ni elementos calculados en informes con datos de origen OLAP.
Subtotales En los informes con datos de origen OLAP, no se puede cambiar la función de resumen de los subtotales. Con otros tipos de datos de origen, puede cambiar las funciones de resumen del subtotal y mostrar u ocultar subtotales para todos los campos de fila y columna.
Para los datos de origen OLAP, puede incluir o excluir elementos ocultos al calcular subtotales y totales generales. Para otros tipos de datos de origen, puede incluir elementos de campo de filtro de informe ocultos en subtotales, pero los elementos ocultos en otros campos se excluyen de forma predeterminada.
