Al guardar un documento de una biblioteca en el sitio de SharePoint de su organización, dispondrá, igual que sus compañeros, de una ubicación central para acceder al documento.
Para compartir el documento, puede enviar un vínculo en lugar de enviar un archivo adjunto. De ese modo, mantendrá una única copia del documento. Si los usuarios necesitan realizar revisiones, lo hacen en la misma copia, sin necesidad de reconciliar varias versiones y copias del documento.
SharePoint también puede realizar un seguimiento de las versiones de un documento, en caso de que necesite recuperar una versión anterior. También puede elegir recibir una notificación por correo electrónico cuando se realicen cambios en un documento.
En función de la versión de SharePoint que use su organización, también puede usar otras características de colaboración. Si su organización ejecuta SharePoint 2010 o Microsoft 365, almacenar documentos en una biblioteca de SharePoint le permite editar documentos con varias personas al mismo tiempo en Microsoft Word 2010 o Microsoft PowerPoint 2010. Además, si Office Web Apps está configurado, puede usar el explorador Web para ver y editar documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, y puede editar archivos de Excel y OneNote con varias personas al mismo tiempo en el explorador.
En Word, Excel o PowerPoint
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Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar y enviar.
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Haga clic en Guardar en SharePoint.
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Haga clic en buscar una ubicación.
Nota: Si va a guardar el documento en una ubicación de SharePoint que ya ha usado, haga clic en su nombre.
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En el cuadro Nombre de archivo, escriba la dirección web de la biblioteca del documento, como por ejemplo http://fabrikam/shared documents, y presione ENTRAR.
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Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
En OneNote
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Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Compartir.
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Haga clic en el bloc de notas que quiere guardar.
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Haga clic en Red y después en una biblioteca de documentos de la lista de ubicaciones. Si no aparece la biblioteca de documentos que quiere, haga clic en Examinar para localizarla.
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Haga clic en Compartir bloc de notas.
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OneNote le da la oportunidad de enviar un vínculo al bloc de notas. Si es lo que quiere, haga clic en Enviar vínculo por correo electrónico y escriba un mensaje.
Nota: Si comparte el Bloc de notas en una biblioteca de documentos en la que Office Web Apps está configurado, el mensaje de correo electrónico contiene dos vínculos. Un vínculo abre el Bloc de notas en la aplicación de escritorio de OneNote y el otro vínculo abre el Bloc de notas en OneNote Web App.
