Crear relaciones entre listas mediante columnas únicas y de búsqueda

Crear columnas únicas

Al crear una columna, puede especificar que la columna debe contener valores únicos. Esto implica que la lista no puede tener ningún valor duplicado en esa columna. No es posible agregar un elemento de lista que contenga un valor duplicado, modificar un elemento de lista existente que genere un valor duplicado ni restaurar un elemento de la papelera de reciclaje si eso produjera un valor duplicado. Además, si crea una columna de búsqueda en una lista de origen y define esa columna como única, la columna de la lista de destino no debe contener valores duplicados.

Una columna única también debe tener un índice. Al crear una columna única, es posible que se le pregunte si desea crear un índice, que se creará automáticamente al hacer clic en Aceptar. Cuando la columna única tenga un índice, no será posible quitar el índice de dicha columna salvo que primero vuelva a definir la columna para que permita valores duplicados.

La siguiente tabla resume qué tipos de columnas se pueden usar para crear columnas únicas y cuáles no.

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Crear columnas de búsqueda

Para crear una relación entre dos listas, en la lista de origen se crea una columna de búsqueda que recupere (o "busque") uno o varios valores de una lista de destino si esos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda de la lista de origen. Una vez creada esta columna de búsqueda (la columna principal), puede seguir agregando columnas adicionales (columnas secundarias) de la lista de destino a la lista de origen, siempre que las columnas adicionales tengan uno de los tipos de datos admitidos descritos a continuación.

La siguiente tabla resume qué tipos de columnas se pueden usar para crear columnas de búsqueda y cuáles no.

Existen dos tipos de columna de búsqueda que puede crear: una columna de búsqueda con una relación obligatoria y una columna de búsqueda con una relación no exigida.

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Ver y editar elementos en relaciones entre listas

Uno de los efectos beneficiosos de la creación de relaciones entre listas es que se pueden mostrar y editar columnas de dos o más listas en una sola página. Al crear una columna de búsqueda en una lista de origen, la columna principal muestra valores de la columna de la lista de destino, pero también puede especificar que las columnas secundarias adicionales de la lista de destino se muestren junto a la columna principal y el resto de las columnas de la lista de origen.

El valor de la columna principal es un vínculo en el que puede hacer clic para mostrar todos los valores de la columna de ese elemento en la lista de destino. Los valores de la columna secundaria de la lista de destino se muestran como texto en la columna de la lista de origen. Si crea una columna de búsqueda con diversos valores, cada columna de la lista de destino, ya sea principal o secundaria, muestra sus valores correspondientes delimitados por punto y coma. Puede manipular la columna principal y las secundarias en la vista de lista de un modo muy similar a cómo se manipulan las columnas de la lista de origen, por ejemplo, agregándolas, quitándolas, filtrándolas y ordenándolas.

El nombre de la columna principal es un nombre que se proporciona al crear la columna de búsqueda. De forma predeterminada, cada nombre de columna secundaria sigue una convención de nomenclatura estándar de <nombre de columna principal en lista de origen>: <nombre de columna en lista de destino>. Si se cambia el nombre de la columna principal, se cambiarán por tanto los nombres de todas las columnas secundarias. No obstante, es posible modificar las descripciones y los nombres predeterminados de las columnas secundarias para asignarles nombres más representativos.

1. una columna de búsqueda principal con varios valores.

2. una columna de búsqueda secundaria con varios valores.

3. El nombre de la columna se ha modificado del nombre predeterminado ObtenerId: Título a Instrumentos.

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Eliminar elementos y listas en una relación entre listas

Si desea eliminar elementos o listas en una relación entre listas, debe conocer las consecuencias de llevar a cabo esta operación en las listas de origen y de destino, y en cualquier columna relacionada, especialmente si las listas tienen una relación obligatoria de eliminación restringida o en cascada. Para mantener la integridad de los datos, es posible que se le impida eliminar elementos aunque disponga del permiso de eliminación. Para eliminar estos elementos, se requiere también que la base de datos back-end bloquee temporalmente los datos al realizar la transacción de eliminación, que puede tardar un tiempo en completarse.

En las siguientes secciones, se describe qué ocurre con más detalle.

Eliminar un elemento de lista de origen o de destino con una relación no exigida    Al intentar eliminar un elemento de lista de origen o de destino que no tenga una relación obligatoria, ocurre lo siguiente:

• Puede quitar el elemento de la lista de origen o de destino.

• El elemento relacionado en la lista de origen o de destino no se elimina.

Eliminar un elemento de la lista de origen con una relación obligatoria de eliminación restringida    Al intentar eliminar un elemento de la lista de origen con una relación obligatoria de eliminación restringida, ocurre lo siguiente:

• Puede quitar el elemento de la lista de origen.

• El elemento relacionado en la lista de destino no se elimina.

Eliminar un elemento de la lista de objetivo con una relación obligatoria de eliminación restringida    Si intenta eliminar un elemento de la lista de objetivo con una relación obligatoria de eliminación restringida, ocurrirá lo siguiente:

• Recibe un mensaje de error que indica que la columna se usa para aplicar la operación de eliminación restringida.

• No es posible eliminar el elemento de la lista de destino aunque disponga de permiso para eliminar este elemento.

Eliminar un elemento de la lista de origen con una relación obligatoria de eliminación en cascada    Al intentar eliminar un elemento de la lista de origen con una relación obligatoria de eliminación en cascada, ocurre lo siguiente:

• Puede eliminar el elemento en la lista de origen.

• El elemento relacionado en la lista de destino no se elimina.

Eliminar un elemento de la lista de objetivo con una relación obligatoria de eliminación en cascada    Si intenta eliminar un elemento de la lista de objetivo con una relación obligatoria de eliminación en cascada, ocurrirá lo siguiente:

• Puede eliminar el elemento en la lista de destino y todos los elementos relacionados en la lista de origen.

• La operación de eliminación se produce como una transacción de base de datos, lo que significa que toda la operación de eliminación se debe completar para garantizar que ninguna lista se quede en un estado no válido.

  Nota:  En el caso de una biblioteca de documentos, si el elemento de la lista de origen es un archivo desprotegido, se siguen eliminando ambos elementos.

Eliminar una lista de origen o de destino con una relación no exigida    Al intentar eliminar una lista de origen o de destino con una relación no exigida, es posible eliminar la lista de origen o la de destino como cualquier otra lista.

Eliminar una lista de origen o de destino con una relación obligatoria de eliminación en cascada o restringida    Al intentar eliminar una lista de origen o de destino con una relación obligatoria de eliminación en cascada o restringida, ocurre lo siguiente:

• Recibe una advertencia que indica que la lista de origen o de destino tiene una o varias relaciones con otras listas. Dichas listas se muestran en el mensaje de advertencia.

• No es posible eliminar la lista de origen o de destino.

Restaurar desde la papelera de reciclaje    Si la papelera de reciclaje está habilitada en el sitio, todos los elementos eliminados se almacenan en la papelera de reciclaje y se pueden restaurar si es necesario. Si los elementos se eliminaron en una transacción de base de datos como parte de una operación de eliminación en cascada, se muestran todos los elementos de la relación, que también se pueden restaurar. Sin embargo, para que los elementos se puedan restaurar, es necesario que las listas de origen y de destino originales sigan existiendo.

En resumen:

• Cuando se elimina un elemento de la lista de destino, una operación de eliminación en cascada también elimina todos los elementos relacionados en la lista de origen.

• Al intentar eliminar un elemento en la lista de destino, una operación de eliminación restringida le impedirá eliminar el elemento en la lista de destino si este tiene uno o varios elementos relacionados en la lista de origen.

• No es posible eliminar las listas que forman parte de una relación obligatoria.

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Administrar relaciones entre listas cuando las listas tienen muchos elementos

Al crear relaciones entre listas mediante columnas de búsqueda, columnas únicas y listas con relaciones obligatorias, es posible que alcance un límite o umbral de recursos y se aplique un bloqueo en las siguientes circunstancias:

• Si establece una columna como única en una lista existente que tenga más elementos que los que se muestran en el Umbral de la vista Lista (no obstante, tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que esta supere el Umbral de la vista Lista es una operación que no suele estar bloqueada).

• Si activa la eliminación en cascada o la eliminación restringida para un campo de búsqueda en una lista que tenga más elementos que el Umbral de la vista Lista.

• Ha sobrepasado el Umbral de la vista Lista, que es de ocho columnas de búsqueda de manera predeterminada.

• La cantidad de elementos en una operación de eliminación supera los 1.000.

Puede obtener más información acerca de los umbrales y límites, así como de la administración de listas y bibliotecas con muchos elementos en la sección Vea también.

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Usar programas de edición, como Office SharePoint Designer 2010

Considere la posibilidad de usar un programa de edición compatible con las tecnologías de SharePoint. Por ejemplo, Microsoft Office SharePoint Designer 2010 le ayuda a trabajar con relaciones entre listas proporcionando características y funcionalidad adicionales. Puede conectar un elemento web de vista de lista o un elemento web del formulario de datos a un elemento web de lista relacionada para mostrar verticalmente varios valores de la lista de objetivo de búsqueda. También puede restringir operaciones de inserción como parte de una validación de campo usando el editor de esquema de listas.

Encontrará más información sobre Office SharePoint Designer 2010 en el sistema de Ayuda de ese producto.

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Crear o modificar una columna única

1. Vaya al sitio que contiene la lista en la que desea agregar una columna única.

2. Haga clic en el nombre de la lista en Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio , haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista, haga clic en el nombre de la lista.

   Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.

3. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, en el grupo Administrar vistas, haga clic en Crear columna.

4. En el cuadro Nombre de columna, escriba un nombre para la columna.

5. En El tipo de información de esta columna es, haga clic en una de las opciones siguientes:

   • Una línea de texto

   • Varias líneas de texto

   • Opción

   • Número

   • Moneda

   • Fecha y hora

   • Sí o No

   • Búsqueda (valor único)

   • Persona o grupo (valor único)

6. En la sección Configuración de columna adicional, bajo Aplicar valores únicos haga clic en Sí.
   Si selecciona un tipo de datos no admitido o si está creando una columna de búsqueda que permite varios valores, la opción Aplicar valores únicos no se muestra.

• No es posible quitar el índice de una columna única. Si desea quitar el índice, en primer lugar debe cambiar la columna para que deje ser única y permita valores duplicados y, a continuación, quite el índice.

• Si intenta cambiar una columna existente de valores duplicados a valores únicos, es posible que se le impida realizar esta operación si la columna existente contiene valores duplicados. En tal caso, debe quitar primero todos los valores duplicados y, a continuación, cambiar la columna para que deje de permitir valores duplicados y sea una columna única.

• Si desea cambiar el tipo de datos de la columna única, debe hacer lo siguiente: cambie la columna para permitir valores duplicados, quite el índice, cambie la columna a otro tipo de datos admitido y, finalmente, defina la columna como única.

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Crear una columna de búsqueda

1. Vaya al sitio que contiene la lista en la que desea agregar una columna de búsqueda.

2. Haga clic en el nombre de la lista en Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio , haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista, haga clic en el nombre de la lista.

   Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.

3. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, en el grupo Administrar vistas, haga clic en Crear columna.

4. En el cuadro Nombre de columna, escriba un nombre para la columna.

5. Bajo El tipo de información de esta columna es, haga clic en Búsqueda.

6. En el cuadro Obtener información de, seleccione una lista de destino.

7. En el cuadro En esta columna, seleccione una columna principal.

8. En Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales, para cada columna secundaria que desee agregar, haga clic en la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna. Solo se enumeran columnas con tipos de datos admitidos.

9. Posteriormente, si desea agregar o quitar columnas secundarias, modifique la columna de búsqueda y realice las selecciones que desee.

1. Si desea que las columnas de búsqueda se muestren en la vista predeterminada, seleccione Agregar a la vista predeterminada.

2. Para crear una relación obligatoria, seleccione Exigir comportamiento de relación y, a continuación, haga clic en Eliminación restringida o en Eliminación en cascada.

3. Haga clic en Aceptar.

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