Trabajar con varias tablas aporta más interés y relevancia a las tablas dinámicas y a los informes que usan esos datos. Al trabajar con datos mediante el complemento Power Pivot, puede utilizar la vista de diagrama para crear y administrar las conexiones entre las tablas que importe.
Para crear relaciones entre tablas requiere que cada tabla tenga una columna que contenga valores coincidentes. Por ejemplo, si está relacionando clientes y pedidos, cada registro de pedido de ventas necesitaría tener un código de cliente o un identificador que se resolviera en un solo cliente.
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En la ventana de Power Pivot, haga clic en Vista de diagrama. El diseño de hoja de cálculo de la vista de datos cambiará a un diseño de diagrama visual, y las tablas se organizarán automáticamente según sus relaciones.
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Haga clic con el botón secundario en el diagrama de una tabla y, a continuación, haga clic en Crear relación. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear relación.
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Si la tabla es de una base de datos relacional, se selecciona previamente una columna. Si no se selecciona previamente ninguna columna, elija una de la tabla que contenga los datos que se utilizarán para correlacionar las filas de cada tabla.
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En Columna de búsqueda relacionada, seleccione una tabla que tenga al menos una columna de datos relacionada con la tabla recién seleccionada en Tabla.
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En Columna, seleccione la columna que contiene los datos que se relacionan con Columna de búsqueda relacionada.
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Haga clic en Crear.
Nota: Aunque Excel comprueba si los tipos de datos coinciden entre cada columna, no comprueba que las columnas contienen datos coincidentes en realidad y creará la relación aunque los valores no correspondan. Para comprobar si la relación es válida, cree una tabla dinámica que contenga los campos de ambas tablas. Si los datos parecen incorrectos (por ejemplo, las celdas están vacías o el mismo valor se repite en cada fila), deberá elegir campos distintos y posiblemente otras tablas.
Buscar una columna relacionada
Cuando los modelos de datos contienen muchas tablas o las tablas incluyen un gran número de campos, puede ser duro determinar qué columnas usar en una relación de tabla. Una manera de buscar una columna relacionada es buscarla en el modelo. Esta técnica es útil si ya sabe que la columna (o clave) desea utilizar, pero no está seguro de si otras tablas incluyen la columna. Por ejemplo, las tablas de hechos de un almacenamiento de datos suelen incluir varias claves. Podría comenzar con una clave en dicha tabla y luego buscar el modelo para otras tablas que contengan la misma clave. Cualquier tabla que contenga una clave correspondiente se puede usar en una relación de tabla.
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En la ventana de Power Pivot, haga clic en Buscar.
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En Buscar, escriba la clave o columna como un término de búsqueda. Los términos de búsqueda deben estar formados por un nombre de campo. No puede buscar características de una columna o el tipo de datos que contiene.
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Haga clic en el cuadro Mostrar los campos ocultos mientras se buscan los metadatos. Si se ocultó una clave para reducir el desorden del modelo, es posible que no la vea en la vista de diagrama.
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Haga clic en Buscar siguiente. Si se encuentra una coincidencia, la columna se resalta en el diagrama de la tabla. Ahora conoce qué tabla contiene una columna coincidente que se puede utilizar en una relación de tabla.
Cambiar la relación activa
Las tablas pueden tener varias relaciones pero solo una puede estar activa. La relación activa se utiliza de forma predeterminada en los cálculos de DAX y la navegación por informes dinámicos. Las relaciones inactivas se pueden utilizar en los cálculos de DAX mediante la función USERELATIONSHIP. Para obtener más información, vea Función USERELATIONSHIP (DAX).
Existen varias relaciones si las tablas se importaron de esa manera, donde varias relaciones se definieron para esa tabla en el origen de datos original, o si crea manualmente relaciones adicionales para admitir los cálculos de DAX.
Para cambiar la relación activa, promueva una relación inactiva. La relación activa actual queda inactiva automáticamente.
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Seleccione la línea de relación entre las tablas. Una relación inactiva aparecerá como una línea de puntos. (La relación es inactiva porque ya existe una relación indirecta entre las dos columnas).
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Haga clic con el botón secundario en la línea y, a continuación, haga clic en Marcar como activa.
Nota: Solo puede activar la relación si no hay ninguna otra relación entre las dos tablas. Si las tablas ya están relacionadas, pero desea cambiar la forma en que lo están, debe marcar la relación actual como inactiva y activar después la nueva relación.
Organizar tablas en la vista de diagrama
Para ver todas las tablas en la pantalla, haga clic en el icono Ajustar a la pantalla situado en la esquina superior derecha de la vista de diagrama.
Para organizar una vista cómoda, use el control Arrastrar para zoom, el minimapa y arrastre las tablas al diseño que prefiera. También puede emplear las barras de desplazamiento y la rueda del mouse para desplazarse por la pantalla.
