Modificación del tipo de contenido de una lista o biblioteca

¿Qué desea hacer?

• Agregar una plantilla de documento a un tipo de contenido

• Realizar cambios en las columnas para un tipo de contenido

• Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido

• Convertir un tipo de contenido en sólo lectura

• Especificar una directiva de administración de información para un tipo de contenido

• Cambiar la configuración del Panel de información del documento para un tipo de contenido

• Quitar un tipo de contenido de una lista o biblioteca

Agregar una plantilla de documento a un tipo de contenido

Una plantilla de documento únicamente se puede asociar a un tipo de contenido de documento (cualquier tipo de contenido derivado del tipo de contenido primario de documento). Al asociar una plantilla de documento a un tipo de contenido, se contribuye a garantizar que, cuando los autores creen nuevos documentos de este tipo de contenido, todos los documentos estén basados en una plantilla idéntica.

Por ejemplo, una organización debe utilizar una plantilla de documento determinada para los contratos legales. Si se asocia esa plantilla de documento al tipo de contenido que la organización utiliza para los contratos legales, todos los nuevos contratos legales creados con dicho tipo de contenido se basan en la plantilla de documentos de contratos legales.

1. Vaya a la biblioteca de documentos en la que desee actualizar el tipo de contenido con una plantilla de documento.

2. En la Cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, en Configuración de biblioteca.

3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee cambiar.

   Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para admitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.

4. En Configuración, haga clic en Configuración avanzada.

5. Si la plantilla de documento que desea usar está almacenada en alguna parte del sitio del sitio, haga clic en Escriba la dirección URL de una plantilla de documento existente y, a continuación, escriba la dirección URL de la plantilla que desee usar.

   Puede usar una dirección URL relativa a una ubicación en una carpeta de sitio o recurso. Plantillas de documento pueden almacenarse en la ubicación de recursos de sitio predeterminado http://Server nombre del tipo de contenido, nombre/formularios de biblioteca de nombre, documento o sitio / o una ubicación de la biblioteca que se ha configurado específicamente para almacenar las plantillas de documento.

   En la tabla siguiente se enumeran los tipos de direcciones URL que pueden usar. El ejemplo supone la existencia de una carpeta de recursos de plantillas de documento predeterminada (la carpeta que contiene los archivos de los tipos de contenido de sitio) ubicada en http://Nombre de servidor/Sitio/Nombre de la biblioteca de documentos/Forms/Nombre del tipo de contenido/, y que la plantilla de documento se denomina Docname.doc.

1. Si desea cargar la plantilla de documento que va a usar, en la sección Plantilla de documento, haga clic en Actualizar una nueva plantilla de documentos y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la ubicación del archivo que desee usar, selecciónelo y haga clic en Abrir.

2. Haga clic en Aceptar.

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Cambiar las columnas para un tipo de contenido

Pueden especificarse las propiedades o los metadatos que se deseen recopilar para un elemento de un tipo de contenido específico agregando columnas a ese contenido. Por ejemplo, es posible que una organización desee realizar el seguimiento de un conjunto específico de metadatos de todos los pedidos de compra, como número de cuenta, número de proyecto y jefe de proyecto. Si se agregan columnas para número de cuenta, número de proyecto y jefe de proyecto al tipo de contenido de pedido de compra, se pide a los usuarios que proporcionen esos metadatos para los elementos del tipo de contenido.

Si hay una lista o biblioteca que contienen elementos de varios tipos de contenido diferentes, pueden recopilarse metadatos únicos de los elementos de cada tipo de contenido si se agregan columnas directamente al tipo de contenido correspondiente, en lugar de agregarlas a la propia lista o biblioteca.

Hay varias formas de cambiar las columnas para un tipo de contenido. Puede:

• Agregar una columna

• Quitar una columna

• Cambiar el orden de columnas

• Hacer una columna obligatoria, opcional u oculta

Adición de un flujo de trabajo a un tipo de contenido

Flujos de trabajo permiten especificar un proceso empresarial para elementos y documentos en un sitio. Las organizaciones pueden utilizar flujos de trabajo para automatizar y administrar ciertos procesos empresariales comunes, como la aprobación de documento o revisión. Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido, puede ayudar a garantizar que todos los elementos de ese tipo de contenido estén sujetos a procesos empresariales coherentes. Si un flujo de trabajo se ha agregado a un tipo de contenido, se puede iniciar el flujo de trabajo en elementos individuales de ese tipo de contenido.

Únicamente puede agregarse un flujo de trabajo a un tipo de contenido para una lista o biblioteca si se ha implementado un flujo de trabajo en el sitio o área de trabajo. Si parece que no hay flujos de trabajo disponibles, póngase en contacto con el Administrador central.

1. Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

   • Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.

   • Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desea agregar un flujo de trabajo.

   Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.

4. En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

5. Haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

6. En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en la plantilla de flujo de trabajo que desee utilizar.

7. En la sección Nombre, escriba un nombre exclusivo del flujo de tarea.

8. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con este flujo de trabajo.

   • Puede utilizar la lista de tareas predeterminada o crear una nueva. Si utiliza la lista de tareas predeterminada, los participantes del flujo de trabajo pueden buscar y ver fácilmente sus tareas de flujo de trabajo mediante la vista Mis tareas de la lista de tareas.

   • Cree una nueva lista de tareas si las tareas del flujo de trabajo van a incluir o revelar información sensible o confidencial que desea mantener aparte de la lista de tareas general.

   • Cree una nueva lista de tareas si la organización va a tener varios flujos de trabajo o si los flujos de trabajo van a incluir varias tareas. En este caso, quizás desee crear una lista de tareas para cada flujo de trabajo.

9. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con el flujo de trabajo. La lista de historial presenta todos los eventos que tienen lugar durante cada instancia del flujo de trabajo.

   Puede usar la lista de historial predeterminada, o bien crear una nueva. Si la organización tiene varios flujos de trabajo, puede ser conveniente crear una lista de historial independiente para cada flujo de trabajo.

10. En la sección Opciones de inicio, especifique cómo, cuándo y quién puede iniciar un flujo de trabajo.

    Nota: Algunas opciones específicas pueden no estar disponibles si no las admite la plantilla de flujo de trabajo seleccionada.

11. Haga clic en Aceptar o en Siguiente.

12. En la página Personalizar flujo de trabajo, seleccione cualquier opción adicional que desee y haga clic en Aceptar.

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Convertir a un tipo de contenido de solo lectura

1. Vaya a la lista o biblioteca en la que desee hacer el contenido de solo lectura.

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

   • Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.

   • Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee crear como de sólo lectura.

   Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

4. En Configuración, haga clic en Configuración avanzada.

5. En la sección Sólo lectura, en ¿Desea que este tipo de contenido sea de sólo lectura?, haga clic en Sí.

6. Haga clic en Aceptar.

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Especificar una directiva de administración de la información para un tipo de contenido

Puede aplicar una directiva de colección de sitios existente a un tipo de contenido de lista. Como alternativa, puede crear una nueva directiva de administración de información que solo se aplica a un tipo de contenido de lista específica.

Cambiar la configuración del panel de información del documento para un tipo de contenido

El Panel de información del documento, que se muestra en los siguientes programas de Microsoft Office 2010: Word, Excel y PowerPoint: permite a los usuarios ver y cambiar las propiedades de tipo de contenido de un documento guardado en un servidor de administración de documentos directamente dentro de la oficina programa que se utilizan para editar el documento. Por ejemplo, si el tipo de contenido de documento para una biblioteca específica tiene una columna de estado, los usuarios pueden ver la propiedad de estado en el Panel de información del documento en Word cuando edita el documento. También puede usar el Panel de información del documento para cambiar el valor de la propiedad de estado de borrador a Final. Cuando se guarda el documento en el servidor, esta propiedad se actualiza automáticamente en la columna Estado de la biblioteca.

1. Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

   • Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.

   • Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido para el que desee cambiar el panel de información del documento.

   Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

4. En Configuración, haga clic en Configuración del panel de información del documento.

5. En la sección Plantilla del panel de información del documento, siga uno de estos procedimientos:

   • Para utilizar una plantilla predeterminada que presente las propiedades (columnas) que se han definido para el tipo de contenido, haga clic en Utilizar la plantilla predeterminada para las aplicaciones de Microsoft Office.

   • Para usar una plantilla personalizada existente, haga clic en Utilizar una plantilla personalizada existente (URL, UNC o URN) y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la ubicación de la plantilla.

   • Para cargar una plantilla personalizada existente (XSN), haga clic en Cargar una plantilla personalizada existente (XSN) para utilizar y haga clic en Examinar para localizar la plantilla que desee utilizar.

     Nota: Si va a cargar una plantilla de esta forma, debe quitar la dirección URL de publicación de la plantilla en InfoPath antes de publicar y cargar la plantilla.

   • Para crear un panel personalizado en InfoPath, haga clic en Crear una nueva plantilla personalizada.

     Si selecciona esta opción, InfoPath inicia y muestra la plantilla predeterminada, que puede personalizar para crear un panel personalizado.

6. En la sección Mostrar siempre, especifique si desea que se muestre automáticamente cuando los documentos de este tipo de contenido en primer lugar se abren o se guardan dentro de un programa de Office 2010 este Panel de información del documento.

7. Haga clic en Aceptar.

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Quitar un tipo de contenido de una lista o biblioteca

Cuando se quita un tipo de contenido de una lista o biblioteca, los usuarios ya no pueden crear elementos nuevos de dicho tipo de contenido en la lista o biblioteca. Quitar un tipo de contenido de una lista o biblioteca no elimina los elementos que se crearon a partir del tipo de contenido.

1. Vaya a la lista o biblioteca de la que desee quitar el tipo de contenido.

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

   • Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.

   • Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee quitar.

   Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.

4. En Configuración, haga clic en Eliminar este tipo de contenido.

5. Cuando el sistema le pregunte si desea eliminar este tipo de contenido, haga clic en Aceptar.

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