Calcular valores en una tabla dinámica

Para calcular los valores en una tabla dinámica, puede usar cualquiera de los siguientes tipos de métodos de cálculo o todos:

• Funciones de resumen en campos de valores    Los datos en el área de valores resumen los datos de origen subyacentes en la tabla dinámica. Por ejemplo, los siguientes datos de origen:

• Genera los siguientes gráficos y tablas dinámicos. Si crea un gráfico dinámico con los datos de una tabla dinámica, los valores de este gráfico reflejan los cálculos en el informe de tabla dinámica asociado.

• En la tabla dinámica, el campo de la columna Mes proporciona los elementos Marzo y Abril. El campo de fila Región proporciona los elementos Norte, Sur, Este y Oeste. El valor en la intersección de la columna Abril y la fila Norte es el total de los ingresos de ventas de los registros en los datos de origen que tienen los valores de MesAbril y los valores de RegiónNorte.

• En un gráfico dinámico, el campo Región puede ser un campo de categoría que muestra Norte, Sur, Este, y Oeste como categorías. El campo Mes podría ser un campo de serie que muestra los elementos Marzo, Abril, y Mayo como series representadas en la leyenda. Un campo Valores denominado Suma de ventas podría contener los marcadores de datos que representan los ingresos totales en cada región para cada mes. Por ejemplo, un marcador de datos representaría, por su posición en el eje vertical (valores), las ventas totales de Abril en la región Norte.

• Para calcular los campos de valores, las siguientes funciones de resumen están disponibles para todos los tipos de datos de origen excepto los datos de origen de procesamiento analítico en línea (OLAP).

  Función	Resume
  SUMA	La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para datos numéricos.
  CONTAR	El número de valores de datos. La función de resumen CONTAR funciona igual que la función CONTARA. CONTAR es la función predeterminada para datos que no sean numéricos.
  PROMEDIO	El promedio de los valores.
  MAX	El valor máximo.
  MIN	El valor mínimo.
  PRODUCTO	El producto de los valores.
  Contar números	El número de valores de datos que son números. La función de resumen CONTAR NÚMEROS funciona igual que la función CONTAR.
  DESVEST	Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población.
  DESVESTP	Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.
  VAR	Un cálculo de la varianza de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población.
  VARP	La varianza de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.

• Cálculos personalizados    Un cálculo personalizado muestra los valores basados en otros elementos o celdas en el área de datos. Por ejemplo, podría mostrar los valores en el campo de datos Suma de ventas como un porcentaje de las ventas de marzo o como un total acumulado de los elementos del campo Mes.

  Las siguientes funciones están disponibles para los cálculos personalizados en campos de valores.

  Función	Resultado
  Sin cálculo	Muestra el valor que se introduce en el campo.
  % del total general	Muestra los valores como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de datos en el informe.
  % del total de columnas	Muestra todos los valores de cada columna o serie como un porcentaje del total de la columna o serie.
  % del total de filas	Muestra el valor de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la fila o categoría.
  % de	Muestra los valores como un porcentaje del valor del Elemento base en el Campo base.
  % del total de filas principales	Calcula los valores de la siguiente forma: (valor del elemento) / (valor del elemento principal en las filas)
  % del total de columnas principales	Calcula los valores de la siguiente forma: (valor del elemento) / (valor del elemento principal en las columnas)
  % del total principal	Calcula los valores de la siguiente forma: (valor del elemento) / (valor del elemento principal del campo Base seleccionado)
  Diferencia de	Muestra los valores como la diferencia del valor del Elemento base en el Campo base.
  % de la diferencia de	Muestra los valores como la diferencia de porcentaje del valor del Elemento base en el Campo base.
  Total en	Muestra el valor de elementos sucesivos en el campo Base como un total acumulado.
  % del total en	Calcula el valor de los elementos sucesivos en el campo Base que se muestra como un total acumulado como porcentaje.
  Clasificar de menor a mayor	Muestra la jerarquía de los valores seleccionados en un campo específico, enumerando el elemento más pequeño en el campo como 1, y cada valor mayor tendrá un valor de jerarquía más alto.
  Clasificar de mayor a menor	Muestra la jerarquía de los valores seleccionados en un campo específico, enumerando el elemento más grande en el campo como 1, y cada valor menor tendrá un valor de jerarquía más alto.
  Índice	Calcula los valores de la siguiente forma: ((valor en celda) x (Total general de Totales generales)) / ((Suma total de filas) x (Suma total de columnas))

• Fórmulas    Si las funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los resultados que quiere, puede crear sus propias fórmulas en los campos y elementos calculados. Por ejemplo, podría agregar un elemento calculado con la fórmula de la comisión de venta, que puede ser diferente para cada región. Entonces, el informe incluiría la comisión automáticamente en los subtotales y totales generales.

Los cálculos y opciones disponibles en un informe dependen de si los datos de origen proceden de una base de datos OLAP o de un origen de datos no OLAP.

• Cálculos basados en datos de origen OLAP    Para las tablas dinámicas que se crean a partir de cubos OLAP, los valores de resumen se calculan previamente en el servidor OLAP antes de que Excel muestre los resultados. No puede cambiar cómo se calculan estos valores previamente calculados en la tabla dinámica. Por ejemplo, no puede cambiar la función de resumen que se usa para calcular los campos de datos o subtotales, ni agregar campos calculados o elementos calculados.

  Además, si el servidor OLAP proporciona campos calculados, conocidos como miembros calculados, verá estos campos en la lista de campos de tabla dinámica. También verá los campos calculados y los elementos calculados creados mediante macros escritas en Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y almacenadas en el libro, pero no podrá cambiar estos campos o elementos. Si necesita realizar otros tipos de cálculos, póngase en contacto con el administrador de la base de datos OLAP.

  Para datos de origen OLAP, puede incluir o excluir los valores de los elementos ocultos al calcular subtotales y totales generales.

• Cálculos basados en datos de origen no OLAP    En las tablas dinámicas que se basan en otros tipos de datos externos o en datos de hoja de cálculo, Excel usa la función de resumen Suma para calcular los campos de valores que contienen datos numéricos, y la función de resumen Contar para calcular los campos de datos que contienen texto. Puede elegir otra función de resumen, como Promedio, Máx o Mín, para analizar y personalizar sus datos. También puede crear sus propias fórmulas que empleen elementos del informe u otros datos de la hoja de cálculo mediante la creación de un campo calculado o un elemento calculado dentro de un campo.

Puede crear fórmulas solo en los informes que se basan en datos de origen no OLAP. No puede usar fórmulas en informes que se basan en una base de datos OLAP. Al usar fórmulas en tablas dinámicas, debe conocer las siguientes reglas de sintaxis de fórmulas y de comportamiento de fórmulas:

• Elementos de fórmula de tabla dinámica    En las fórmulas que cree para los campos calculados y los elementos calculados, puede usar operadores y expresiones como con otras fórmulas de la hoja de cálculo. Puede usar las constantes y hacer referencia a los datos del informe, pero no puede usar referencias de celda o nombres definidos. No puede usar funciones de hoja de cálculo que requieran referencias de celda o nombres definidos como argumentos y no puede usar funciones de matriz.

• Nombres de campos y elementos    Excel usa nombres de campos y elementos para identificar los elementos de un informe en las fórmulas. En el siguiente ejemplo, los datos del rango C3:C9 usan el nombre de campo Lácteos. Un elemento calculado en el campo Tipo que calcula las ventas para un producto nuevo en función de las ventas de lácteos podría usar una fórmula como =Lácteos * 115 %.

  

  Nota: En un gráfico dinámico, los nombres de campo se muestran en la lista de campos de tabla dinámica y los nombres de artículos pueden verse en cada lista desplegable de campos. No confunda estos nombres con los que ve en sugerencias para gráficos, que reflejan nombres de puntos de datos y de serie en su lugar.

• Las fórmulas operan sobre los totales de la suma, no sobre registros individuales    Las fórmulas para los campos calculados operan sobre la suma de los datos subyacentes para cualquier campo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula de campo calculado =Ventas * 1,2 multiplica por 1,2 la suma de las ventas de cada tipo y la región, no multiplica cada venta individual por 1,2 y luego suma los importes multiplicados.

  Las fórmulas para los elementos calculados operan en los registros individuales. Por ejemplo, la fórmula de elemento calculado =Lácteos * 115 % multiplica cada venta individual de lácteos un 115 %, tras lo cual los importes multiplicados se resumen conjuntamente en el área de valores.

• Espacios, números y símbolos en nombres    En un nombre que incluya varios campos, los campos pueden estar en cualquier orden. En el ejemplo anterior, las celdas C6:D6 pueden ser "Abril Norte" o "Norte Abril". Use comillas simples con los nombres que tengan más de una palabra o que incluyan números o símbolos.

• Totales    Las fórmulas no pueden referirse a totales (como por ejemplo, Total de marzo,Total de abril y Total general en el ejemplo).

• Nombres de campos en referencias de elementos    Puede incluir el nombre del campo en una referencia a un elemento. Debe ser el nombre del elemento entre corchetes, por ejemplo, Región [Norte]. Use este formato para evitar errores #¿NOMBRE? cuando dos elementos en dos campos diferentes en un informe de errores tienen el mismo nombre. Por ejemplo, si un informe tiene un elemento denominado Carne en el campo Tipo y otro elemento denominado Carne en el campo Categoría, puede evitar los errores #¿NOMBRE? haciendo referencia a los elementos como Tipo [Carne] y Categoría [Carne].

• Hacer referencia a elementos por posición    Puede hacer referencia a un elemento por su posición en el informe según esté ordenado y mostrado. Tipo [1] es Lácteos y Tipo [2] es Mariscos. El elemento al que se hace referencia de esta forma puede cambiar siempre que las posiciones de los elementos cambien o si se muestra u ocultan los distintos elementos. En este índice no se cuentan los elementos ocultos.

  Puede usar posiciones relativas para hacer referencia a los elementos. Las posiciones se determinan en relación al elemento calculado que contiene la fórmula. Si Sur es la región actual, Región[-1] es Norte; si Norte es la región actual, Región[+1] es Sur. Por ejemplo, un elemento calculado podría usar la fórmula =Región[-1] * 3%. Si la posición que se da es anterior al primer elemento o posterior al último elemento del campo, la fórmula provoca un error #¡REF!. .

Para usar fórmulas en un gráfico dinámico, debe crear las fórmulas en la tabla dinámica asociada, donde puede ver los valores individuales que conforman sus datos y, después, puede ver los resultados gráficamente en el gráfico dinámico.

Por ejemplo, el siguiente gráfico dinámico muestra las ventas de cada vendedor por región:

Para ver el aspecto que tendrían las ventas si se aumentan en un 10 por ciento, podría crear un campo calculado en la tabla dinámica asociada con una fórmula como =Ventas * 110 %.

El resultado aparece inmediatamente en el gráfico dinámico, tal como se muestra en el siguiente gráfico:

Para ver un marcador de datos independiente de las ventas de la región Norte, menos un costo de transporte de un 8 por ciento, podría crear un elemento calculado en el campo Región con una fórmula como = Norte – (Norte * 8 %).

El gráfico resultante tendría el siguiente aspecto:

Pero un elemento calculado creado en el campo Vendedor aparecería como una serie representada en la leyenda y aparecería en el gráfico como un punto de datos en cada categoría.