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Al diseñar una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath, puede elegir si desea mostrar los datos que los usuarios escriban en campos específicos en el formulario como columnas en la vista predeterminada de una biblioteca de documentos en un sitio de Microsoft Windows SharePoint. Puede elegir los campos que desea utilizar como columnas al diseñar la plantilla de formulario, o puede esperar para especificar las columnas al publicar la plantilla de formulario en la biblioteca de documentos.
En este artículo
Antes de empezar
Cuando se publica una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, todos los formularios que se crean en esa biblioteca de documentos se se basa en esa plantilla de formulario. Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos le permite implementar rápidamente un formulario de uso único, como una encuesta informal para las preferencias de restaurantes para una comida del equipo.
Si publica una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, también puede hacer lo siguiente:
Publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio Al publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, permitir a los usuarios asignar varias plantillas de formulario a una biblioteca o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios Web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración. Cada colección de sitios contiene un sitio de nivel superior y puede contener uno o varios subsitios. Puede haber varias colecciones de sitios en cada servidor virtual. Use un tipo de contenido de sitio cuando desee reutilizar ampliamente información o para habilitar la recopilación de datos de varios formularios en un único lugar.
Permitir que los usuarios editen campos con una vista de hoja de datos Para permitir a los usuarios agregar o modificar datos de un campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos. Esto permite a los usuarios agregar o actualizar los datos de uno o varios formularios sin necesidad de abrir los formularios.
Nota: Vistas de hoja de datos están habilitadas en el explorador Web solo para los usuarios que tienen Microsoft Office Access 2007 instalado.
Nota: Compatibilidad con bibliotecas y tipos de contenido de sitio varía en función de si el servidor está ejecutando Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0. Por lo tanto, debe pedir al administrador del servidor si no está seguro de qué versión de Windows SharePoint Services se ejecuta en el servidor.
Especificar columnas de biblioteca de documentos al diseñar una plantilla de formulario
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Abra la plantilla de formulario.
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En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.
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Haga clic en promoción de propiedades.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Para agregar una columna, haga clic en Agregar, haga clic en el campo o grupo de repetición para la que desea crear una columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
Nota: Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para quitar una columna, haga clic en la columna en la lista y, a continuación, haga clic en Quitar.
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Para modificar una columna, haga clic en la columna en la lista, haga clic en Modificar y, a continuación, realice los cambios apropiados.
Nota: Algunas opciones para agregar, quitar o modificar columnas están disponibles solo cuando se publica en un sitio de SharePoint.
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Especificar columnas de biblioteca de documentos al publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos
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Guardar la plantilla de formulario.
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En el menú archivo, haga clic en Publicar.
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En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.
Nota: Si está publicando un plantilla de formulario compatible con el explorador en un sitio de SharePoint, la casilla de verificación Habilitar este formulario rellenarlo utilizando un explorador no está disponible. Para crear un plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre InfoPath Forms Services.
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Haga clic en crear una nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.
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Escriba el nombre y una descripción para la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.
El nombre y la descripción de la plantilla de formulario aparecerá en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
Agregar una columna
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Haga clic en Agregar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Para agregar una nueva columna a la biblioteca de documentos, seleccione el campo cuyos datos que desee que aparezca en la columna, seleccione (ninguna: crear nueva columna en esta biblioteca) en la lista grupo de columnas de sitio y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Para usar una columna de sitio existente, seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista nombre de columna.
Nota: Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Quitar una columna
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Modificar una columna
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Escriba un nuevo nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista nombre de columna.
Nota: Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Cuando termine de definir las columnas de la biblioteca, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, compruebe que la información es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.
Especificar columnas de biblioteca de documentos al publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos
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Guardar la plantilla de formulario.
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En el menú archivo, haga clic en Publicar.
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En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.
Nota: Si está publicando un plantilla de formulario compatible con el explorador en un sitio de SharePoint, la casilla de verificación Habilitar este formulario rellenarlo utilizando un explorador no está disponible. Para crear un plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre InfoPath Forms Services.
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Haga clic en actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en la biblioteca de documentos que desea actualizar.
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Haga clic en Siguiente.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
Agregar una columna
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Haga clic en Agregar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Para agregar una nueva columna a la biblioteca de documentos, seleccione el campo cuyos datos que desee que aparezca en la columna, seleccione (ninguna: crear nueva columna en esta biblioteca) en la lista grupo de columnas de sitio y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Para usar una columna existente de la biblioteca de documentos o una columna de sitio, seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione el nombre en la lista nombre de columna.
Nota: Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Quitar una columna
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Modificar una columna
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Escriba un nuevo nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista nombre de columna.
Nota: Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Cuando termine de definir las columnas de la biblioteca, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, compruebe que la información es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.
