SharePoint ofrece una experiencia escalable y con características enriquecciones para administrar contenido. Si tiene que administrar un gran volumen de archivos, considere la posibilidad de usar una plantilla de sitio del Centro de documentación. Esta plantilla está optimizada para la administración de documentos a gran escala. Puede ahorrar tiempo y ayudarle a ser más eficaz. Con la plantilla se incluyen versiones, documentos, conjuntos de documentos, navegación por metadatos y tipos de contenido.
Un sitio del Centro de documentación funciona para ambos escenarios:
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Entorno de creación En un entorno de creación del Centro de documentación, los usuarios crean y editan miles de documentos o activos multimedia almacenados en un repositorio central.
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Archivo de contenido En un archivo de contenido, como una base de conocimiento, los usuarios almacenan o ven documentos.
Este artículo explica las características de una plantilla de sitio del Centro de documentación.
Para crear un centro de documentación, vea Usar plantillas para crear diferentes tipos de sitios de SharePoint
¿Qué hay en un sitio del Centro de documentación?
La plantilla de sitio del Centro de documentación contiene características que hacen que crear y administrar grandes conjuntos de documentos sea más fácil y eficaz. En la mayoría de los casos, un propietario del sitio puede agregar cada una de estas características por separado. La plantilla de sitio del Centro de documentación habilita automáticamente las características de administración de documentos recomendadas. En las siguientes secciones se describen brevemente estas características.
Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido. En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen frecuentemente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y se mantienen las versiones anteriores de cada documento. Además, los flujos de trabajo pueden controlar los ciclos de vida de los documentos.
Por el contrario, muy poca creación se produce en un archivo de contenido. Los usuarios solo ven o cargan documentos. La plantilla de sitio del Centro de documentación permite crear un tipo de archivo de contenido denominado archivos de base de conocimientos. Normalmente, las bases de conocimientos contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, miles de personas pueden acceder al contenido, principalmente para leerlo. Solo algunos cargarían nuevo contenido en el sitio.
En los elementos siguientes se describen algunas características de SharePoint que puede incluir en un sitio del Centro de documentación. Además de estas capacidades, algunas organizaciones personalizan la apariencia y la navegación de un Centro de documentos. Algunos agregan archivos elementos web.
Los metadatos administrados son un sistema que asigna ciertos términos a los documentos de SharePoint. Después, puede usar estos términos para clasificar los documentos. También puede usar metadatos para crear una herramienta de navegación eficaz para los usuarios que puedan ayudarles a encontrar rápidamente lo que quieren.
Por ejemplo, supongamos que su compañía tiene una base de conocimientos que contiene artículos que ayudan a los usuarios a solucionar problemas con los productos. Puede crear términos de metadatos que permitan a los usuarios filtrar información por producto, tipo de problema u otras propiedades.
En un sitio del Centro de documentación, cada elemento de contenido obtiene un identificador único que no está relacionado con la ubicación del documento, como un vínculo de dirección URL. Esto significa que si mueve o cambia el nombre del documento, el Id. permanece igual. Puede usar el id. para crear un vínculo permanente para el documento y minimizar los vínculos rotos.
Las versiones se habilitan automáticamente en un sitio del Centro de documentación. Esto significa que tiene automáticamente un historial de todas las diferentes versiones de un archivo. Por ejemplo, en un proceso de revisión de documentos, esto significa que tiene un registro de todas las actualizaciones que se especificaron durante el ciclo de revisión. Puede realizar un seguimiento de las actualizaciones, contactar con los respondedores, entre otros. Además, si surge un problema con la versión actual de un artículo, puede revertir rápidamente a la última versión correcta conocida.
Un tipo de contenido es un tipo específico de contenido junto con un grupo de configuración para el contenido. Cuando alguien crea un documento de un tipo de contenido definido, recibe automáticamente todos los ajustes apropiados para ese tipo de contenido. Un Centro de documentación puede tener una colección de tipos de contenido (distintos tipos de documentos, vídeo, plantillas, entre otros).
El organizador de contenido no se incluye automáticamente en un sitio del Centro de documentos; sin embargo, muchos usuarios lo agregan. El organizador de contenido es una característica de SharePoint que le permite administrar la organización general y la estructura de los elementos. Al usar metadatos o tipos de contenido, el organizador de contenido puede enrutar automáticamente documentos y otros elementos a ubicaciones específicas. Por ejemplo, en una knowledge base, es posible que el organizador de contenido enruta automáticamente todos los envíos nuevos a una biblioteca especial que recopile artículos para un producto específico.
