Αυτό το θέμα περιγράφει τις τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τροποποιήσετε μια υπάρχουσα αναφορά της Access. Access παρέχει δύο προβολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε αλλαγές στην έκθεσή σας: προβολή διάταξης και προβολή σχεδίασης. Η επιλογή της προβολής που θα χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από τη συγκεκριμένη εργασία που προσπαθείτε να ολοκληρώσετε. Μπορεί να καταλήξετε να χρησιμοποιείτε και τις δύο προβολές για να κάνετε τις αλλαγές σας.
Τι θέλετε να κάνετε;
Κατανόηση της προβολής διάταξης
Η προβολή διάταξης είναι η πιο διαισθητική προβολή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την τροποποίηση της αναφοράς και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σχεδόν όλες τις αλλαγές που θέλετε να κάνετε σε μια αναφορά στο Access. Στην προβολή διάταξης, η έκθεση εκτελείται στην πραγματικότητα, ώστε να μπορείτε να δείτε τα δεδομένα σας όσο θα εμφανίζονται κατά την εκτύπωση. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να κάνετε αλλαγές στη σχεδίαση της έκθεσης σε αυτή την προβολή. Επειδή μπορείτε να δείτε τα δεδομένα ενώ τροποποιείτε την έκθεση, είναι μια πολύ χρήσιμη προβολή για τη ρύθμιση του πλάτους των στηλών, την προσθήκη επιπέδων ομαδοποίησης ή την εκτέλεση σχεδόν οποιασδήποτε άλλης εργασίας που επηρεάζει την εμφάνιση και την αναγνωσιμότητα της αναφοράς. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά "Κατάλογος τηλεφώνων πελατών" σε προβολή διάταξης.
Η έκθεση που βλέπετε στην προβολή διάταξης δεν έχει ακριβώς την ίδια εμφάνιση με την εκτυπωμένη έκθεση. Για παράδειγμα, δεν υπάρχουν αλλαγές σελίδας στην προβολή διάταξης. Επίσης, εάν έχετε χρησιμοποιήσει τη Διαμόρφωση σελίδας για να μορφοποιήσετε την έκθεσή σας με στήλες, οι στήλες δεν εμφανίζονται στην προβολή διάταξης. Ωστόσο, η προβολή διάταξης παρέχει μια πολύ κοντινή προσέγγιση της εκτυπωμένης αναφοράς. Εάν θέλετε να δείτε πώς θα φαίνεται η έκθεση κατά την εκτύπωση, χρησιμοποιήστε την Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
Ορισμένες εργασίες δεν μπορούν να εκτελεστούν σε προβολή διάταξης και απαιτούν να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access θα εμφανίσει ένα μήνυμα που σας ενημερώνει ότι πρέπει να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης για να κάνετε μια συγκεκριμένη αλλαγή.
Κατανόηση της προβολής σχεδίασης
Η προβολή σχεδίασης σάς παρέχει μια πιο λεπτομερή προβολή της δομής της έκθεσής σας. Μπορείτε να δείτε τις ζώνες κεφαλίδας και υποσέλιδου για την έκθεση, τη σελίδα και τις ομάδες. Η έκθεση δεν εκτελείται στην πραγματικότητα σε προβολή σχεδίασης, επομένως δεν μπορείτε να δείτε τα υποκείμενα δεδομένα ενώ εργάζεστε. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε πιο εύκολα σε προβολή σχεδίασης από ό,τι στην προβολή διάταξης. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:
-
Προσθέστε μια μεγαλύτερη ποικιλία στοιχείων ελέγχου στην έκθεσή σας, όπως ετικέτες, εικόνες, γραμμές και ορθογώνια.
-
Να επεξεργαστείτε προελεύσεις στοιχείων ελέγχου μέσα στα ίδια τα πλαίσια κειμένου, χωρίς να χρησιμοποιήσετε το φύλλο ιδιοτήτων.
-
Αλλάξτε ορισμένες ιδιότητες που δεν είναι διαθέσιμες στην προβολή διάταξης.
Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά "Κατάλογος τηλεφώνων πελατών" σε προβολή σχεδίασης.
Εναλλαγή μεταξύ προβολών
Η Access παρέχει διάφορες μεθόδους για την εναλλαγή μεταξύ προβολών. Εάν η έκθεση είναι ήδη ανοιχτή, μπορείτε να μεταβείτε σε άλλη προβολή, κάνοντας ένα από τα εξής:
-
Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε από το μενού συντόμευσης.
-
Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου ή στη γραμμή τίτλου της έκθεσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε από το μενού συντόμευσης.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολή , κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή για εναλλαγή μεταξύ των διαθέσιμων προβολών. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος στην περιοχή Προβολή και, στη συνέχεια, να επιλέξετε μία από τις διαθέσιμες προβολές από το μενού.
-
Κάντε δεξί κλικ σε μια κενή περιοχή της ίδιας της έκθεσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε. Εάν η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ έξω από το πλέγμα σχεδίασης.
-
Κάντε κλικ σε ένα από τα μικρά εικονίδια προβολής στη γραμμή κατάστασης της Access.
Εάν η έκθεση δεν είναι ανοιχτή, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης για να την ανοίξετε σε προβολή έκθεσης. Για να ανοίξετε την έκθεση σε άλλη προβολή, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε από το μενού συντόμευσης.
Σημείωση: Εάν τροποποιείτε μια έκθεση στην οποία έχετε χρησιμοποιήσει τη διαμόρφωση σελίδας για να δημιουργήσετε πολλές στήλες (για παράδειγμα, μια αναφορά ετικέτας αλληλογραφίας), μπορείτε να προβάλετε μόνο τις στήλες σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Κατά την προβολή της έκθεσης σε προβολή έκθεσης ή σε προβολή διάταξης, η Access εμφανίζει τα δεδομένα σε μία μόνο στήλη.
Τροποποίηση της έκθεσης σε προβολή διάταξης
Αυτή η ενότητα περιγράφει ορισμένες από τις κοινές τροποποιήσεις της έκθεσης που μπορείτε να εκτελέσετε σε προβολή διάταξης.
Αλλαγή πλάτους στήλης ή πεδίου σε προβολή διάταξης
-
Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο στη στήλη που θέλετε να προσαρμόσετε.
Ένα περίγραμμα σχεδιάζεται γύρω από το στοιχείο για να υποδείξει ότι το πεδίο είναι επιλεγμένο.
-
Σύρετε το δεξιό ή το αριστερό άκρο του περιγράμματος μέχρι η στήλη να έχει το πλάτος που θέλετε.
Αλλαγή ύψους γραμμής ή πεδίου σε προβολή διάταξης
-
Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο στη γραμμή που θέλετε να προσαρμόσετε.
Ένα περίγραμμα σχεδιάζεται γύρω από το στοιχείο για να υποδείξει ότι το πεδίο είναι επιλεγμένο.
-
Σύρετε το επάνω ή το κάτω άκρο του περιγράμματος μέχρι η γραμμή να έχει το ύψος που θέλετε.
Προσθήκη πεδίου σε προβολή διάταξης
-
Από την καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα πεδίων.
Εμφανίζεται η λίστα των διαθέσιμων πεδίων. Εάν υπάρχουν διαθέσιμα πεδία σε άλλους πίνακες, αυτά θα εμφανιστούν στην περιοχή Πεδία διαθέσιμα σε άλλους πίνακες:.
-
Σύρετε ένα πεδίο από τη Λίστα πεδίων στην έκθεση. Καθώς μετακινείτε το πεδίο, μια επισημασμένη περιοχή θα υποδεικνύει πού θα τοποθετηθεί το πεδίο όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού.
Σημείωση: Για να προσθέσετε πολλά πεδία ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ σε κάθε πεδίο στη λίστα πεδίων που θέλετε. Στη συνέχεια, αφήστε το πλήκτρο CTRL και σύρετε τα πεδία στην έκθεση. Τα πεδία θα τοποθετηθούν το ένα δίπλα στο άλλο.
Κατανόηση των διατάξεων στοιχείων ελέγχου
Οι διατάξεις ελέγχου είναι οδηγοί που στοιχίζονται τα στοιχεία ελέγχου σας οριζόντια και κατακόρυφα για να δώσετε στην έκθεσή σας ομοιόμορφη εμφάνιση. Μπορείτε να θεωρήσετε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου ως πίνακα, όπου κάθε κελί του πίνακα περιέχει ένα στοιχείο ελέγχου. Οι ακόλουθες διαδικασίες σάς δείχνουν πώς μπορείτε να προσθέσετε, να καταργήσετε ή να αναδιατάξετε στοιχεία ελέγχου σε διατάξεις στοιχείων ελέγχου.
Οι διατάξεις ελέγχου είναι δύο ποικιλίες: σε μορφή πίνακα και σε στοίβα.
-
Σε διατάξεις στοιχείων ελέγχου σε μορφή πίνακα, τα στοιχεία ελέγχου τακτοποιούνται σε γραμμές και στήλες, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο, με ετικέτες στο επάνω μέρος. Οι διατάξεις στοιχείων ελέγχου σε μορφή πίνακα εκτείνονται πάντα σε δύο ενότητες μιας αναφοράς. σε οποιαδήποτε ενότητα βρίσκονται τα στοιχεία ελέγχου, οι ετικέτες βρίσκονται στην ενότητα επάνω από αυτά. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια βασική διάταξη στοιχείου ελέγχου σε μορφή πίνακα.
-
Σε σωρευμένες διατάξεις, τα στοιχεία ελέγχου είναι τακτοποιημένα κατακόρυφα, όπως μπορεί να δείτε σε μια έντυπη φόρμα, με μια ετικέτα στα αριστερά κάθε στοιχείου ελέγχου. Οι σωρευμένες διατάξεις περιέχονται πάντα μέσα σε μία ενότητα αναφοράς. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια βασική διάταξη στοιχείου ελέγχου σε στοίβα.
Μπορείτε να έχετε πολλές διατάξεις στοιχείων ελέγχου οποιουδήποτε από τους δύο τύπους σε μια αναφορά. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια διάταξη πίνακα για να δημιουργήσετε μια γραμμή δεδομένων για κάθε εγγραφή και, στη συνέχεια, μία ή περισσότερες σωρευμένες διατάξεις από κάτω, που περιέχουν περισσότερα δεδομένα από την ίδια εγγραφή.
Δημιουργία νέας διάταξης στοιχείου ελέγχου
Η Access δημιουργεί αυτόματα διατάξεις στοιχείων ελέγχου στηλών στις ακόλουθες περιπτώσεις:
-
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα αναφορά κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναφορά
-
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα αναφορά κάνοντας κλικ στην επιλογή Κενή έκθεση
Σε μια υπάρχουσα αναφορά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα διάταξη στοιχείου ελέγχου, κάνοντας τα εξής:
-
Επιλέξτε ένα στοιχείο ελέγχου που θέλετε να προσθέσετε στη διάταξη.
-
Εάν θέλετε να προσθέσετε άλλα στοιχεία ελέγχου στην ίδια διάταξη, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και επιλέξτε επίσης αυτά τα στοιχεία ελέγχου.
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Στην καρτέλα Τακτοποίηση , στην ομάδα Πίνακας , κάντε κλικ στην επιλογή Σε μορφή πίνακα ή Σε στοίβα.
-
Κάντε δεξί κλικ στο επιλεγμένο στοιχείο ελέγχου ή στοιχεία ελέγχου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Διάταξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σε μορφή πίνακα ή Σε στοίβα .
-
Η Access δημιουργεί τη διάταξη στοιχείου ελέγχου και προσθέτει τα επιλεγμένα στοιχεία ελέγχου σε αυτή.
Εναλλαγή μιας διάταξης στοιχείου ελέγχου από πίνακα σε σωρευμένο ή από σωρευμένο σε πίνακα
Για να αλλάξετε μια ολόκληρη διάταξη από έναν τύπο διάταξης στον άλλο:
-
Επιλέξτε τη διάταξη του στοιχείου ελέγχου κάνοντας κλικ στον επιλογέα πορτοκαλί διάταξης στην επάνω αριστερή γωνία της διάταξης.
Όλα τα κελιά της διάταξης είναι επιλεγμένα.
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Στην καρτέλα Τακτοποίηση , στην ομάδα Πίνακας , κάντε κλικ στον τύπο διάταξης που θέλετε (σε μορφή πίνακα ή σε στοίβα).
-
Κάντε δεξί κλικ στη διάταξη στοιχείου ελέγχου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Διάταξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον τύπο διάταξης που θέλετε.
-
Η Access αναδιατάσσει τα στοιχεία ελέγχου στον τύπο διάταξης που επιλέξατε.
Διαίρεση διάταξης ενός στοιχείου ελέγχου σε δύο διατάξεις
Μπορείτε να διαιρέσετε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου σε δύο διατάξεις, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και κάντε κλικ στα στοιχεία ελέγχου που θέλετε να μετακινήσετε στη νέα διάταξη στοιχείου ελέγχου.
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Στην καρτέλα Τακτοποίηση , στην ομάδα Πίνακας , κάντε κλικ στον τύπο διάταξης που θέλετε για τη νέα διάταξη (σε μορφή πίνακα ή σε στοίβα).
-
Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα στοιχεία ελέγχου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Διάταξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον τύπο διάταξης που θέλετε για τη νέα διάταξη.
-
Η Access δημιουργεί μια νέα διάταξη στοιχείου ελέγχου και προσθέτει τα επιλεγμένα στοιχεία ελέγχου σε αυτή.
Αναδιάταξη στοιχείων ελέγχου σε διάταξη στοιχείου ελέγχου
-
Μπορείτε να μετακινήσετε ένα στοιχείο ελέγχου μέσα σε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου σύροντάς το στη θέση που θέλετε. Καθώς σύρετε το πεδίο, μια οριζόντια ή κατακόρυφη γραμμή υποδεικνύει πού θα τοποθετηθεί όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού.
-
Μπορείτε να μετακινήσετε ένα στοιχείο ελέγχου από μια διάταξη στοιχείου ελέγχου σε μια άλλη διάταξη ελέγχου του ίδιου τύπου. Για παράδειγμα, μπορείτε να σύρετε ένα στοιχείο ελέγχου από μία διάταξη σε στοίβα σε μια άλλη διάταξη σε στοίβα, αλλά όχι σε διάταξη πίνακα.
Προσθήκη στοιχείων ελέγχου σε διάταξη στοιχείου ελέγχου
Για να προσθέσετε ένα νέο πεδίο από το τμήμα παραθύρου "Λίστα πεδίων" σε μια υπάρχουσα διάταξη στοιχείου ελέγχου
-
Απλώς σύρετε το πεδίο από το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων στη διάταξη. Μια οριζόντια ή κατακόρυφη γραμμή υποδεικνύει το σημείο όπου θα τοποθετηθεί το πεδίο όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού.
Για να προσθέσετε υπάρχοντα στοιχεία ελέγχου σε μια υπάρχουσα διάταξη στοιχείου ελέγχου
-
Επιλέξτε το πρώτο στοιχείο ελέγχου που θέλετε να προσθέσετε στη διάταξη στοιχείου ελέγχου.
-
Εάν θέλετε να προσθέσετε άλλα στοιχεία ελέγχου στην ίδια διάταξη, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και επιλέξτε επίσης αυτά τα στοιχεία ελέγχου. Μπορείτε να επιλέξετε στοιχεία ελέγχου σε άλλες διατάξεις στοιχείων ελέγχου.
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Εάν η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης, σύρετε τα επιλεγμένα πεδία στη διάταξη. Μια οριζόντια ή κατακόρυφη γραμμή υποδεικνύει το σημείο όπου θα τοποθετηθούν τα πεδία όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού.
-
Εάν η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή διάταξης:
-
Στην καρτέλα Τακτοποίηση , στην ομάδα Πίνακας , κάντε κλικ στον τύπο της διάταξης που θέλετε να προσθέσετε. Εάν θέλετε να προσθέσετε σε μια διάταξη πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογήΣε μορφή πίνακα. Εάν θέλετε να προσθέσετε σε μια διάταξη σε στοίβα, κάντε κλικ στην επιλογήΣωρευμένη.
Η Access δημιουργεί μια νέα διάταξη και προσθέτει τα επιλεγμένα στοιχεία ελέγχου σε αυτήν.
-
Σύρετε τη νέα διάταξη στην υπάρχουσα διάταξη. Μια οριζόντια ή κατακόρυφη γραμμή υποδεικνύει το σημείο όπου θα τοποθετηθούν τα πεδία όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού.
-
-
Κατάργηση στοιχείων ελέγχου από μια διάταξη στοιχείου ελέγχου
Η κατάργηση ενός στοιχείου ελέγχου από μια διάταξη στοιχείου ελέγχου σάς επιτρέπει να το τοποθετήσετε σε οποιοδήποτε σημείο της έκθεσης χωρίς να επηρεαστεί η τοποθέτηση άλλων στοιχείων ελέγχου.
-
Επιλέξτε το στοιχείο ελέγχου που θέλετε να καταργήσετε από τη διάταξη. Για να επιλέξετε πολλά στοιχεία ελέγχου, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στα στοιχεία ελέγχου που θέλετε να καταργήσετε. Για να επιλέξετε όλα τα στοιχεία ελέγχου στη διάταξη, κάντε κλικ στο πλαίσιο επιλογέα διάταξης στην επάνω αριστερή γωνία της διάταξης.
-
Κάντε δεξί κλικ σε ένα από τα επιλεγμένα στοιχεία ελέγχου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Διάταξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση διάταξης.
Η Access καταργεί τα επιλεγμένα στοιχεία ελέγχου από τη διάταξη.
Συμβουλή: Για να αποτρέψετε την εισαγωγή ενός στοιχείου ελέγχου σε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου καθώς το μετακινείτε, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και, στη συνέχεια, σύρετε το στοιχείο ελέγχου στο σημείο που θέλετε.
Διαγραφή πεδίου ή στήλης
-
Κάντε κλικ στο πεδίο ή τη στήλη που θέλετε να διαγράψετε ή κάντε κλικ στην ετικέτα ή την επικεφαλίδα στήλης.
Η Access σχεδιάζει ένα περίγραμμα γύρω από το στοιχείο για να υποδείξει ότι είναι επιλεγμένο.
-
Πατήστε το πλήκτρο DELETE.
Αλλαγή διαμόρφωσης σελίδας
Χρησιμοποιήστε τις ομάδες Μέγεθος σελίδας και Διάταξη σελίδας στην καρτέλα Διαμόρφωση σελίδας για να αλλάξετε το μέγεθος, τον προσανατολισμό, τα περιθώρια και ούτω καθεξής.
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Διαμόρφωση σελίδας .
-
Στην ομάδα Μέγεθος σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Μέγεθος για να επιλέξετε διαφορετικό μέγεθος χαρτιού.
-
Στην ομάδα Μέγεθος σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Περιθώρια για να κάνετε προσαρμογές στα περιθώρια της έκθεσης.
-
Στην ομάδα Διάταξη σελίδας , κάντε κλικ στην επιλογή Κατακόρυφος ή Οριζόντιος για να αλλάξετε τον προσανατολισμό χαρτιού.
Αλλαγή της μορφοποίησης ενός πεδίου
-
Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να μορφοποιήσετε.
-
Στην καρτέλα Μορφοποίηση , χρησιμοποιήστε τα εργαλεία της ομάδας Γραμματοσειρά για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση που θέλετε.
Σύνδεση πλαισίου κειμένου σε διαφορετικό πεδίο (αλλαγή της προέλευσης στοιχείου ελέγχου ενός στοιχείου ελέγχου)
-
Κάντε κλικ μέσα στη στήλη ή στο πεδίο για το οποίο θέλετε να αλλάξετε την προέλευση του στοιχείου ελέγχου.
Ένα περίγραμμα σχεδιάζεται γύρω από το στοιχείο για να υποδείξει ότι το πεδίο είναι επιλεγμένο.
-
Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή, πατήστε το πλήκτρο F4 για να το εμφανίσετε.
-
Στην καρτέλα Δεδομένα του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα ControlSource στο νέο πεδίο. Μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο από την αναπτυσσόμενη λίστα ή μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια παράσταση στο πλαίσιο.
Αλλαγή της προέλευσης εγγραφών της έκθεσης
-
Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται, πατήστε το πλήκτρο F4 για να το εμφανίσετε.
-
Στην αναπτυσσόμενη λίστα στο επάνω μέρος του φύλλου ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορά.
-
Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
-
Στην αναπτυσσόμενη λίστα Προέλευση εγγραφών , επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για μια προέλευση εγγραφών ή κάντε κλικ στην επιλογή
Σημείωση: Εάν η έκθεση βασίζεται αυτή τη στιγμή σε έναν πίνακα, η Access ρωτά εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που βασίζεται στον πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να εμφανιστεί η Λειτουργία δόμησης ερωτημάτων και να δημιουργήσετε το ερώτημα ή κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να ακυρώσετε τη λειτουργία. Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, το νέο ερώτημα θα γίνει η προέλευση εγγραφών της έκθεσης. Θα δημιουργηθεί ως "ενσωματωμένο" ερώτημα — δηλαδή, ένα ερώτημα που είναι αποθηκευμένο στην ιδιότητα RecordSource της αναφοράς και όχι ως ξεχωριστό αντικείμενο ερωτήματος.
Αναδίπλωση κειμένου σε πεδίο
-
Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο στο οποίο θέλετε να γίνει αναδίπλωση του κειμένου και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες. Διαφορετικά, απλώς κάντε κλικ στο πεδίο για να το επιλέξετε.
-
Στην καρτέλα Μορφή του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα CanGrow σεΝαι.
Προσθήκη γραμμών πλέγματος
Εάν τα στοιχεία ελέγχου περιέχονται σε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου, μπορείτε να προσθέσετε γραμμές πλέγματος για να παρέχετε περισσότερο οπτικό διαχωρισμό μεταξύ των στοιχείων ελέγχου.
-
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο σε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου.
Ένα περίγραμμα σχεδιάζεται γύρω από το πεδίο για να υποδείξει ότι είναι επιλεγμένο.
-
Στην καρτέλα Τακτοποίηση , στην ομάδα Πίνακας , κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμές πλέγματος.
-
Επιλέξτε το στυλ γραμμών πλέγματος που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να προσθέσετε γραμμές πλέγματος κάνοντας δεξί κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο σε μια διάταξη στοιχείου ελέγχου, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Διάταξη, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Γραμμές πλέγματος και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τον τύπο γραμμών πλέγματος που θέλετε.
Προσθήκη ή τροποποίηση λογότυπου ή άλλης εικόνας
Οι ακόλουθες διαδικασίες σάς δείχνουν πώς μπορείτε να προσθέσετε ένα λογότυπο σε μια αναφορά χρησιμοποιώντας το εργαλείο Λογότυπο και πώς μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος ενός στοιχείου ελέγχου εικόνας ή μιας εικόνας μέσα σε ένα στοιχείο ελέγχου εικόνας.
Προσθήκη λογότυπου
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο , κάντε κλικ στην επιλογή Λογότυπο.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή εικόνας .
-
Μεταβείτε στο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το αρχείο λογότυπου και κάντε διπλό κλικ στο αρχείο.
Η Access προσθέτει το λογότυπο στην επάνω αριστερή γωνία της έκθεσης.
Αλλαγή μεγέθους ενός στοιχείου ελέγχου που περιέχει ένα λογότυπο ή άλλη εικόνα
-
Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου που περιέχει την εικόνα.
Ένα περίγραμμα σχεδιάζεται γύρω από το στοιχείο ελέγχου για να υποδείξει ότι είναι επιλεγμένο.
-
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο περίγραμμα. Όταν ο δείκτης μετατραπεί σε διπλό βέλος, μπορείτε να τον σύρετε προς τις κατευθύνσεις που υποδεικνύονται από τα βέλη για να κάνετε το στοιχείο ελέγχου εικόνας μεγαλύτερο ή μικρότερο.
Σημειώστε ότι η προεπιλεγμένη τιμή για την ιδιότητα Λειτουργία μεγέθους μιας εικόνας είναι Απόσπασμα, που σημαίνει ότι η εικόνα θα παραμείνει στο ίδιο μέγεθος ανεξάρτητα από το μέγεθος ή το μικρό μέγεθος που κάνετε το στοιχείο ελέγχου εικόνας. Εάν θέλετε η εικόνα να γίνεται μεγαλύτερη ή μικρότερη καθώς αλλάζετε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου, κάντε τα εξής:
Αλλαγή μεγέθους του λογότυπου ή της εικόνας μέσα στο στοιχείο ελέγχου
-
Επιλέξτε την εικόνα.
-
Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε F4 για να το εμφανίσετε.
-
Στην καρτέλα Μορφή του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα Λειτουργία μεγέθους στην επιλογή που θέλετε:
|
Ρύθμιση |
Περιγραφή |
|
Αποκοπή |
Η εικόνα παραμένει στο ίδιο μέγεθος, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου εικόνας. Εάν κάνετε το στοιχείο ελέγχου εικόνας μικρότερο από την εικόνα, η εικόνα περ αποκοπή. |
|
Παραμόρφωση |
Η εικόνα επεκτείνεται κατακόρυφα και οριζόντια, ώστε να ταιριάζει με το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου εικόνας. Οι αρχικές αναλογίες εικόνας δεν διατηρούνται, επομένως αυτή η ρύθμιση μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μια παραμορφωμένη εικόνα, εκτός εάν ορίσετε με ακρίβεια το ύψος και το πλάτος του στοιχείου ελέγχου εικόνας. |
|
Ζουμ |
Καθώς το στοιχείο ελέγχου εικόνας αλλάζει μέγεθος, η εικόνα προσαρμόζεται ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο μεγάλη χωρίς να επηρεαστούν οι αρχικές αναλογίες εικόνας. |
Προσθήκη ή επεξεργασία τίτλου αναφοράς
Οι ακόλουθες διαδικασίες σάς δείχνουν πώς μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε μια ετικέτα που περιέχει τον τίτλο της αναφοράς.
Προσθήκη τίτλου σε αναφορά
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο , κάντε κλικ στην επιλογή Τίτλος.
Μια νέα ετικέτα προστίθεται στην κεφαλίδα της έκθεσης και το όνομα της έκθεσης εισάγεται για εσάς ως τίτλος της έκθεσης.
-
Όταν δημιουργείται η ετικέτα, το κείμενο στην ετικέτα επιλέγεται για εσάς, έτσι ώστε εάν θέλετε να αλλάξετε το κείμενο, μπορείτε απλώς να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τον τίτλο που θέλετε.
-
Πατήστε το πλήκτρο ENTER όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Επεξεργασία του τίτλου της αναφοράς
-
Κάντε διπλό κλικ στην ετικέτα που περιέχει τον τίτλο της έκθεσης για να τοποθετήσετε το δρομέα στην ετικέτα.
-
Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως τίτλο αναφοράς και πατήστε το πλήκτρο ENTER όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Προσθήκη αριθμών σελίδας, της τρέχουσας ημερομηνίας ή της τρέχουσας ώρας
Οι ακόλουθες διαδικασίες σάς δείχνουν πώς μπορείτε να προσθέσετε αριθμούς σελίδων σε μια αναφορά και πώς μπορείτε να προσθέσετε την τρέχουσα ημερομηνία ή την τρέχουσα ώρα.
Προσθήκη αριθμών σελίδας
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο , κάντε κλικ στην επιλογή Αριθμοί σελίδων.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αριθμοί σελίδων .
-
Επιλέξτε τη μορφοποίηση, τη θέση και τη στοίχιση που θέλετε για τους αριθμούς σελίδων.
-
Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση αριθμού πρώτης σελίδας εάν δεν θέλετε αριθμό στην πρώτη σελίδα.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Οι αριθμοί σελίδων προστίθενται στην αναφορά. Μεταβείτε στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης για να δείτε πώς θα φαίνονται οι αριθμοί όταν εκτυπώνετε την έκθεση.
Προσθήκη της ημερομηνίας ή της ώρας
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο , κάντε κλικ στην επιλογή Ημερομηνία και ώρα.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ημερομηνία και ώρα .
-
Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ημερομηνίας εάν δεν θέλετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία.
-
Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία, κάντε κλικ στη μορφή ημερομηνίας που θέλετε.
-
Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ώρας εάν δεν θέλετε να συμπεριλάβετε την ώρα.
-
Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε την ώρα, κάντε κλικ στη μορφή ώρας που θέλετε.
Ένα δείγμα της ημερομηνίας και της ώρας, στις μορφές που έχετε επιλέξει, εμφανίζεται στην περιοχή Δείγμα του παραθύρου διαλόγου.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Τροποποίηση της έκθεσης σε προβολή σχεδίασης
Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν μπορείτε να εκτελέσετε ορισμένες τροποποιήσεις στην έκθεσή σας σε προβολή διάταξης και πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προβολή σχεδίασης.
Προσθήκη αριθμών γραμμών
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Πλαίσιο κειμένου.
-
Κάντε κλικ σε μια ανοιχτή περιοχή της ενότητας όπου θέλετε να εμφανίζονται οι αριθμοί γραμμών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή θα είναι η ενότητα Λεπτομέρειες. Θα μετακινήσετε το πλαίσιο κειμένου στην τελική του θέση αργότερα.
Όταν κάνετε κλικ στην έκθεση, η Access δημιουργεί ένα νέο, μη δεσμευμένο πλαίσιο κειμένου.
-
Κάντε κλικ στην ετικέτα (στα αριστερά του νέου πλαισίου κειμένου) και πατήστε το πλήκτρο DELETE.
-
Κάντε κλικ μία φορά στο νέο πλαίσιο κειμένου για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ για να τοποθετήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου.
-
Πληκτρολογήστε =1 και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
-
Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε F4 για να το εμφανίσετε.
-
Στην καρτέλα Δεδομένα του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα Τρέχον άθροισμα σε Over All.
Σημείωση: Εάν πρόκειται για ομαδοποιημένη αναφορά και θέλετε η αρίθμηση να ξεκινά από το 1 για κάθε ομάδα, ορίστε την ιδιότητα σε Over Group.
-
Αλλάξτε το μέγεθος του πλαισίου κειμένου σε μικρότερο πλάτος τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού επάνω από τη λαβή αλλαγής μεγέθους στο δεξιό άκρο του πλαισίου κειμένου και σύροντάς το προς τα αριστερά. Αφήστε αρκετό χώρο για τον μεγαλύτερο αριθμό γραμμής που θα περιμένατε να δείτε σε αυτήν την αναφορά.
-
Εάν είναι απαραίτητο, κάντε χώρο για το πλαίσιο κειμένου στο αριστερό άκρο της ενότητας Λεπτομέρειες, σύροντας τα υπάρχοντα στοιχεία ελέγχου σε αυτή την ενότητα προς τα δεξιά ή αλλάζοντας το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου που βρίσκεται στο αριστερό άκρο αυτής της ενότητας.
-
Σύρετε το νέο πλαίσιο κειμένου στη θέση που θέλετε στην έκθεση.
-
Μεταβείτε σε προβολή έκθεσης, προεπισκόπηση εκτύπωσης ή προβολή διάταξης για να δείτε τους αριθμούς γραμμών.
Εμφάνιση κεφαλίδας ομάδας στο επάνω μέρος κάθε σελίδας
Για τις ομάδες που εκτείνονται σε πολλές σελίδες, είναι χρήσιμο να εμφανίζεται η κεφαλίδα ομάδας στο επάνω μέρος κάθε σελίδας, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε σε ποια ομάδα βρίσκονται τα δεδομένα. Μπορείτε να επιλέξετε μια κεφαλίδα ομάδας σε προβολή διάταξης, αλλά είναι ευκολότερο να το κάνετε αυτό σε προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε διπλό κλικ στον επιλογέα ενότητας κεφαλίδας ομάδας (την οριζόντια γραμμή επάνω από την ενότητα κεφαλίδας ομάδας).
-
Στην καρτέλα Μορφή του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα Επανάληψη ενότητας σε Ναι.
Άνοιγμα δευτερεύουσας αναφοράς στο δικό της παράθυρο προβολής σχεδίασης
Όταν ανοίγετε μια έκθεση σε προβολή σχεδίασης, τυχόν δευτερεύουσες αναφορές που περιέχονται στην έκθεση ανοίγουν επίσης σε προβολή σχεδίασης. Ωστόσο, κάθε δευτερεύουσα αναφορά εμφανίζεται μέσα στο στοιχείο ελέγχου δευτερεύουσας αναφοράς και όχι ως ξεχωριστό παράθυρο. Δεδομένου ότι το στοιχείο ελέγχου δευτερεύουσας αναφοράς είναι συχνά πολύ μικρό για να εργαστείτε εύκολα, συνήθως είναι πιο βολικό να ανοίξετε τη δευτερεύουσα αναφορά στο δικό της παράθυρο και, στη συνέχεια, να την επεξεργαστείτε. Για να ανοίξετε μια δευτερεύουσα αναφορά σε ένα νέο παράθυρο, κάντε ένα από τα εξής:
-
Επιλέξτε τη δευτερεύουσα αναφορά και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Δευτερεύουσα αναφορά σε νέο παράθυρο.
-
Κάντε κλικ μία φορά έξω από το στοιχείο ελέγχου δευτερεύουσας αναφοράς για να βεβαιωθείτε ότι δεν είναι επιλεγμένο και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ μέσα στο στοιχείο ελέγχου δευτερεύουσας αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δευτερεύουσα αναφορά σε νέο παράθυρο.
