Ενδέχεται να υπάρχουν φορές που θέλετε να ταξινομήσετε δεδομένα, όχι κατά αλφαβητική ή αριθμητική σειρά, αλλά κατά σειρά που ορίζεται από το χρήστη (ονομάζεται επίσης προσαρμοσμένη ή λογική σειρά). Για παράδειγμα, η ταξινόμηση τις καθημερινές έτσι ώστε η Δευτέρα να εμφανίζεται πρώτη έχει περισσότερο νόημα από την ταξινόμηση με αλφαβητική σειρά, όπου η Παρασκευή εμφανίζεται πρώτη. Μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων ενός πίνακα ή ερωτήματος ή στην προβολή φόρμας.
Τι θέλετε να κάνετε;
Ταξινόμηση ενός μικρού, πεπερασμένου αριθμού μοναδικών τιμών πεδίου
Σε αυτή τη διαδικασία, θα γράψετε μια παράσταση που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση IIf για την κατάταξη των τίτλων των υπαλλήλων.
Πρώτα, δημιουργήστε έναν πίνακα που περιέχει τρία πεδία — Τίτλος, Όνομα και Επώνυμο. Στο πεδίο Τίτλος, εισαγάγετε τις ακόλουθες τιμές για τέσσερις νέες εγγραφές:
-
Εσωτερικός συντονιστής πωλήσεων
-
Διευθυντής πωλήσεων
-
Εμπορικός αντιπρόσωπος
-
Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις
Στα πεδία "Όνομα" και "Επώνυμο" των τεσσάρων εγγραφών, πληκτρολογήστε τα ονόματα που θέλετε.
-
Τώρα, ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.
-
Προσθέστε στο πλέγμα τα πεδία που θέλετε, όπως "Όνομα", "Επώνυμο" και "Τίτλος".
-
Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή Πεδίο στην πρώτη κενή στήλη, κάντε κλικ στην επιλογή Ζουμ και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:
IIf ([Τίτλος] = "Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις"; 1; IIf ([Τίτλος] = "Διευθυντής πωλήσεων"; 2; IIf ([Τίτλος] = "Αντιπρόσωπος πωλήσεων"; 3; IIf ([Τίτλος] = "Συντονιστής πωλήσεων" 4, 5))))
Τίτλος είναι το όνομα του πεδίου που περιέχει τις τιμές που κατατάσσονται. Οι τιμές που περικλείονται σε εισαγωγικά είναι οι μεμονωμένες τιμές που αποθηκεύονται στο πεδίο. Η αριθμητική τιμή που ακολουθεί είναι η κατάταξη που έχει αντιστοιχιστεί σε αυτήν. Η προηγούμενη παράσταση εκχωρεί την κατάταξη 1 έως 4 σε τέσσερις διαφορετικούς τίτλους και εκχωρεί την κατάταξη 5 σε όλους τους άλλους. Κατά την εκτέλεση της ταξινόμησης, στους τίτλους που δεν αναφέρονται σε αυτή την παράσταση εκχωρείται η ίδια κατάταξη (5).
-
Στη γραμμή Ταξινόμηση για τη στήλη που περιέχει την παράσταση, κάντε κλικ στην επιλογή Αύξουσα.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Εναλλαγή φίλτρου.
Η συνάρτηση IIf επιστρέφει την αριθμητική τιμή που αντιστοιχεί στην τιμή του πεδίου "Τίτλος". Για παράδειγμα, εάν η τιμή στο πεδίο "Τίτλος" είναι "Διευθυντής πωλήσεων", ο αριθμός που έχει εκχωρηθεί είναι 2. Εάν υπάρχει μια τιμή στο πεδίο Τίτλος που δεν παρατίθεται ως όρισμα στη συνάρτηση — για παράδειγμα, Συντονιστής περιφέρειας — εκχωρείται ο αριθμός 5. Στη συνέχεια, το ερώτημα ταξινομεί αυτούς τους αριθμούς με αύξουσα σειρά.
Ταξινόμηση μεγάλου αριθμού μοναδικών τιμών πεδίων
Εάν θέλετε να κατατάξετε μεγάλο αριθμό τιμών, ένας καλύτερος τρόπος για να ταξινομήσετε τα δεδομένα είναι να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναζήτησης.
Ας υποθέσουμε ότι ο πίνακας Employees αναφέρεται σε περισσότερους από 50 διαφορετικούς τίτλους. Θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναζήτησης και να προετοιμάσετε τον υπάρχοντα πίνακα για να αναζητήσετε τον νέο πίνακα. Στη συνέχεια, συσχετίζετε τους δύο πίνακες και δημιουργείτε ένα ερώτημα.
Δημιουργία πίνακα αναζήτησης και τροποποίηση του υπάρχοντος πίνακα
-
Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα αναζήτησης που θα αποθηκεύει τους τίτλους. Ονομάστε τον πίνακα tblTitles και ορίστε τα πεδία στους τύπους δεδομένων που υποδεικνύονται σε παρενθέσεις, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα:
TitleID (Αυτόματη Αρίθμηση)
Τίτλος (Text)
1
Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις
2
Διευθυντής πωλήσεων
3
Εμπορικός αντιπρόσωπος
4
Εσωτερικός συντονιστής πωλήσεων
-
Ορίστε το πεδίο TitleID ως πρωτεύον κλειδί.
-
Τροποποιήστε τον πίνακα "Υπάλληλος", ώστε να αναζητά τον πίνακα tblTitles.
-
Στην προβολή σχεδίασης, αλλάξτε το όνομα του πεδίου "Τίτλος" σε "Κωδ_Τίτλου".
-
Στη στήλη Τύπος δεδομένων , αλλάξτε τον Τύπο δεδομένων σε Αριθμός.
-
-
Στην καρτέλα Γενικά , στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, αλλάξτε το Μέγεθος πεδίου σε Ακέραιος μεγάλου μήκους.
-
Αποθηκεύστε τον πίνακα και παραβλέψτε την προειδοποίηση σχετικά με την απώλεια δεδομένων.
-
Μετάβαση σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Συμπληρώστε τη στήλη Τίτλοι με την τιμή TitleID που αντιστοιχεί στην τιμή του τίτλου.
Για παράδειγμα, για εγγραφές όπου η τιμή "Τίτλος" είναι "Διευθυντής πωλήσεων", πληκτρολογήστε 2. Για αντιπρόσωπο πωλήσεων, πληκτρολογήστε 3.
-
Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα.
Συσχέτιση των δύο πινάκων
-
Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Σχέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Σχέσεις.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Σχέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη πινάκων (ή Εμφάνιση πινάκων στην Access).
-
Επιλέξτε tblTitles και Employees και κάντε κλικ στην επιλογή Add για να τα προσθέσετε στο παράθυρο "Σχέσεις". Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.
-
Σύρετε το πεδίο TitleID από τον πίνακα tblTitles στο πεδίο TitleID στον πίνακα Employees.
Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων .
-
Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα πεδίων που εμφανίζονται στις δύο στήλες είναι και τα δύο TitleID, καθώς και ότι το πλαίσιο Τύπος σχέσης εμφανίζει το στοιχείο Ένα-προς-Πολλά. Μπορείτε να αλλάξετε τα ονόματα των πεδίων, εάν είναι απαραίτητο.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε τη σχέση.
Το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων κλείνει και αποθηκεύει τις αλλαγές.
-
Κλείστε την καρτέλα Σχέσεις .
Δημιουργία ερωτήματος
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη πινάκων (Εμφάνιση πίνακα στην Access), κάντε κλικ στην καρτέλα Πίνακες , κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Υπάλληλοι και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή tblTitles.
-
Προσθέστε τα πεδία EmployeeID, LastName και FirstName από τον πίνακα Employees και το πεδίο Title από τον πίνακα tblTitles στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
-
Μετάβαση σε προβολή φύλλου δεδομένων.
