Ενδέχεται να υπάρχουν φορές που θέλετε να ταξινομήσετε εγγραφές στην Access με βάση μόνο το τμήμα μηνών των τιμών ημερομηνίας και να παραβλέψετε την ημέρα και το έτος. Εναλλακτικά, μπορεί να θέλετε να ταξινομήσετε εγγραφές με βάση μόνο τους πρώτους χαρακτήρες ενός πεδίου κειμένου. Αυτό το θέμα σάς δείχνει πώς μπορείτε να εκτελέσετε αυτές τις αναζητήσεις δημιουργώντας απλές παραστάσεις.
Τι θέλετε να κάνετε;
Ταξινόμηση με βάση μερικές τιμές ημερομηνίας
Όταν ταξινομείτε εγγραφές χρησιμοποιώντας μία από τις εντολές ταξινόμησης , ολόκληρη η τιμή ημερομηνίας — ημέρα, μήνας και έτος — χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της θέσης κάθε εγγραφής. Ας υποθέσουμε όμως ότι θέλετε να ταξινομήσετε τα γενέθλια με βάση μόνο τους μήνες στους οποίους συμβαίνουν και να αγνοήσετε το τμήμα ημέρας και έτους των τιμών.
Η ταξινόμηση μόνο σε ένα τμήμα των τιμών ημερομηνίας απαιτεί τη σύνταξη μιας παράστασης. Μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση τα δεδομένα σε έναν πίνακα ή τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος — αλλά πρέπει πρώτα να είστε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Γράφετε την παράσταση στην περιοχή ερωτήματος της καρτέλας Φίλτρο . Η παράσταση που δημιουργείτε εξάγει μόνο τα δεδομένα που θέλετε και, στη συνέχεια, τα χρησιμοποιεί ως βάση για την ταξινόμηση.
Εμφάνιση της καρτέλας "Φίλτρο"
-
Αλλάξτε τον πίνακα ή το ερώτημά σας σε προβολή φύλλου δεδομένων.
Εάν εργάζεστε με ένα ερώτημα, εκτελέστε το ερώτημα για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.
Η Access εμφανίζει μια νέα καρτέλα αντικειμένου με φίλτρο στο όνομα.
Δημιουργία της παράστασης
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.
-
Πληκτρολογήστε μια παράσταση στη γραμμή Πεδίο της πρώτης στήλης. Για παράδειγμα, για να ταξινομήσετε κατά μήνα ανεξάρτητα από το έτος, πληκτρολογήστε την παράσταση Παράσταση1: DatePart("μ";[Ημερομηνία_γέννησης]) στη γραμμή Πεδίο της πρώτης στήλης.
-
Για να ταξινομήσετε εγγραφές κατά ημέρες μέσα σε κάθε μήνα, πληκτρολογήστε Παράσταση2: DatePart("η";[Ημερομηνία_γέννησης]) στη γραμμή Πεδίο της δεύτερης στήλης.
Η συνάρτηση DatePart στην πρώτη στήλη ταξινομεί τις εγγραφές κατά μήνα και η συνάρτηση DatePart στη δεύτερη στήλη ταξινομεί τις εγγραφές κατά ημέρες μέσα σε κάθε μήνα.
-
Στη γραμμή Ταξινόμηση , επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα για κάθε μία από τις παραστάσεις.
Μια αύξουσα ταξινόμηση στην πρώτη στήλη εμφανίζει τον Ιανουάριο στο επάνω μέρος και τον Δεκέμβριο στο κάτω μέρος. Μια αύξουσα ταξινόμηση στη δεύτερη στήλη εμφανίζει το 1 στο επάνω μέρος και το 31 στο κάτω μέρος. Μια φθίνουσα σειρά ταξινόμησης κάνει το αντίθετο.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Εναλλαγή φίλτρου.
Ταξινόμηση με βάση μερικές τιμές κειμένου
Η ταξινόμηση με βάση μερικές τιμές κειμένου είναι παρόμοια με την ταξινόμηση με βάση μερικές τιμές ημερομηνίας. Πρέπει να συντάξετε μια παράσταση στο παράθυρο Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση για να εξαγάγετε τους χαρακτήρες που αποτελούν τη βάση για την ταξινόμηση.
Ας υποθέσουμε ότι το πεδίο "Πόλη" περιέχει τιμές όπως Βόρειο Σιάτλ, Νότιο Σιάτλ, Βόρεια Τακόμα ή Νότια Τακόμα. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αγνοήσετε την πρώτη λέξη και να ταξινομήσετε τις εγγραφές μόνο με τη δεύτερη λέξη.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.
-
Πληκτρολογήστε μια παράσταση στη γραμμή Πεδίο της πρώτης στήλης. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε =Mid([Πόλη], 7) για να παραβλέψετε τους πρώτους έξι χαρακτήρες στο πεδίο "Πόλη".
Η συνάρτηση Mid επιστρέφει μια δευτερεύουσα συμβολοσειρά που περιέχεται σε μια συγκεκριμένη συμβολοσειρά ή πεδίο. Σε αυτή την περίπτωση, για κάθε εγγραφή, η συνάρτηση επιστρέφει την τιμή ξεκινώντας από τον έβδομο χαρακτήρα (δηλαδή, μετά το διάστημα) στο πεδίο "Πόλη".
-
Στο κελί Ταξινόμηση , επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Εναλλαγή φίλτρου.
