Σχέδια μέσα στα σχέδια: κύρια έργα και δευτερεύοντα έργα

Σε αυτό το άρθρο

• Επισκόπηση κύριων έργων

• Εργασία με δευτερεύοντα έργα σε κύριο έργο

• Πώς επηρεάζονται οι πόροι όταν συνδυάζετε αρχεία

• Άλλοι τρόποι συνδυασμού αρχείων

Επισκόπηση κύριων έργων

Σκεφτείτε μια κύριο έργο ως μια συλλογή ενοποιημένων έργων που εμφανίζουν μια ιεραρχία μεταξύ πολλών σχετικών έργων. Τα έργα που εισάγονται σε ένα κύριο έργο ονομάζονται δευτερεύοντα έργα.

Όταν εισάγετε ένα δευτερεύον έργο, ένα μικρό εικονίδιο του Project το ξεχωρίζει από τις εργασίες σύνοψης που αποτελούν μέρος του κύριου έργου.

Στο κύριο έργο, τα δευτερεύοντα έργα εμφανίζονται ως εργασίες σύνοψης τις οποίες μπορείτε εύκολα να τακτοποιήσετε σε μια διάρθρωση.

Κάντε κλικ στο σύμβολο συν δίπλα σε ένα δευτερεύον έργο για να αναπτύξετε τις εργασίες αυτού του δευτερεύοντος έργου για προβολή.

Κάθε δευτερεύον έργο αντιπροσωπεύει μια διαφορετική φάση ή άλλη λειτουργική ομάδα στο κύριο έργο.

Όταν εισάγετε ένα δευτερεύον έργο στο κύριο έργο, τα δύο έργα συνδέονται και μπορείτε να προβάλετε όλες τις πληροφορίες του δευτερεύοντος έργου από το κύριο έργο.

Όταν ενημερώνετε ένα δευτερεύον έργο από το κύριο έργο, ενημερώνεται επίσης στο αρχείο προέλευσης. Εάν πρέπει απλώς να συνδυάσετε αρχεία για να δημιουργήσετε μια αναφορά ή να εκτυπώσετε μια προβολή των πληροφοριών συνδυασμένου έργου, μπορείτε επίσης να τα ενοποιήσετε προσωρινά σε μια προβολή.

Η δημιουργία κύριου έργου και δευτερευόντων έργων σάς επιτρέπει να αναλύσετε ένα μεγάλο έργο και να αναθέσετε τα τμήματά του στα απαραίτητα άτομα. Σε όρους διαχείρισης έργων, η ανάθεση δευτερευόντων έργων με αυτόν τον τρόπο δίνει ευθύνη σε εκείνους που κάνουν την εργασία και ταιριάζει με την αρχή με λογοδοσία. Σε όρους έργου, η δημιουργία δευτερευόντων έργων σε ένα κύριο έργο βοηθά τους διαχειριστές έργων να αποκτήσουν πρόσβαση και έλεγχο στα τμήματά τους στο χρονοδιάγραμμα.

Για να προσδιορίσετε εάν θα πρέπει να χωρίσετε ένα μεγάλο έργο σε κύριο έργο και δευτερεύοντα έργα, λάβετε υπόψη τα εξής:

• Το έργο σας είναι πολύ μεγάλο και λεπτομερές.     Εάν το έργο σας περιέχει περισσότερες από μερικές εκατοντάδες εργασίες, η διακοπή του σε δευτερεύοντα έργα μπορεί να διευκολύνει τη διαχείρισή του. Εάν ορισμένα τμήματα του έργου περιέχουν εργασίες που κατανέμονται σε περισσότερες λεπτομέρειες από άλλες, μπορεί να έχει νόημα να μετατρέψετε αυτά τα τμήματα σε δευτερεύοντα έργα, έτσι ώστε οι περισσότεροι χρήστες να βλέπουν μόνο μια συνάθροιση περιγραφής του δευτερεύοντος έργου, αλλά τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να το δουν με περισσότερες λεπτομέρειες. Ένα μεμονωμένο αρχείο είναι σχεδόν πάντα η ταχύτερη εναλλακτική λύση, αλλά η εστίαση σε ένα μόνο μέρος του έργου μπορεί να αξίζει τον κόπο.

• Ο οργανισμός σας δεν είναι κεντρικός.     Σε μια αποκεντρωμένη ή κατανεμημένη εταιρεία, ένα κύριο έργο και δευτερεύοντα έργα παρέχουν στους εργαζόμενους μεγαλύτερο έλεγχο της δικής τους εργασίας από ό,τι ένα κεντρικό αρχείο έργου.

• Θέλετε να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα των μεθόδων σχεδιασμού του οργανισμού σας.     Εάν οι διαχειριστές χαμηλότερου επιπέδου είναι υπεύθυνοι και γνωρίζουν ποιες εργασίες απαιτούνται για το έργο, ίσως είναι πιο λογικό να τους δώσετε τη δυνατότητα να σχεδιάσουν την εργασία των ομάδων τους και, στη συνέχεια, να ενοποιήσουν τα αρχεία των έργων τους σε ένα κύριο έργο. Εάν ο σχεδιασμός από επάνω προς τα κάτω είναι ο κανόνας, μπορεί να θέλετε να αναδιοργανώσετε το αρχικό σχέδιο σε δευτερεύοντα έργα όταν εφαρμοστεί, έτσι ώστε μεμονωμένοι διαχειριστές έργου ή ομάδες να έχουν πρόσβαση και να ελέγχουν τα δικά τους χρονοδιαγράμματα.

• Εργάζεστε σε πολλά έργα.     Οι διαχειριστές έργων μπορεί να έχουν ένα σύνολο έργων στα οποία εργάζονται όλη την ώρα, είτε τα έργα είναι αλληλένδετα είτε όχι. Αντί να τα ανοίγετε ένα προς ένα, μπορείτε να ανοίξετε όλα τα δευτερεύοντα έργα ταυτόχρονα όταν ανοίγετε το κύριο έργο. Αυτή η προσέγγιση διευκολύνει επίσης τη δημιουργία αναφορών για πολλά έργα. Εάν τα έργα σχετίζονται μεταξύ τους, ο διαχειριστής έργου μπορεί να δημιουργήσει εξαρτήσεις εργασιών μεταξύ εργασιών σε διαφορετικά έργα. Η δημιουργία εξαρτήσεων μεταξύ έργων διευκολύνει τους διαφορετικούς διαχειριστές έργων να δουν τον τρόπο με τον οποίο η εργασία από άλλους διαχειριστές έργων επηρεάζει τα χρονοδιαγράμματά τους.

• Ορισμένα έργα είναι δευτερεύοντα σε άλλα.     Μπορείτε να απεικονίζετε με ακρίβεια την ιεραρχία πολλών έργων με την εισαγωγή διαφόρων έργων σε άλλα αρχεία. Η δομή των υποπροϊόντων που προκύπτει θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τις προτεραιότητες και τις αρμοδιότητες των μελών της ομάδας σας, καθώς και τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών σε διάφορους τομείς και τη συνολική προθεσμία.

• Πολλά άτομα μπορούν να τροποποιήσουν το έργο σας.     Ιδανικά, ένα αρχείο έργου ανήκει, διαχειρίζεται και τροποποιείται από έναν μόνο διαχειριστή έργου. Ωστόσο, συχνά ένα έργο αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου προγράμματος που ίσως χρειαστεί να διαχειριστούν οι διαχειριστές ανώτερου επιπέδου. Τα μέλη της ομάδας έργου μπορούν να διατηρήσουν την εστίαση στην εργασία τους προβολέοντάς την ως ξεχωριστό αρχείο και ο διαχειριστής έργου που ελέγχει το κύριο έργο μπορεί να συντονίσει το χρονοδιάγραμμα κάθε ομάδας δευτερεύοντος έργου.

  Ίσως έχει νόημα τα ορόσημα του κύριου έργου να καθοδηγούν τα ορόσημα κάθε ομάδας υποπροϊόντων, προκειμένου να διατηρούνται τα χρονοδιαγράμματα συντονισμένα για μια προθεσμία. Μπορείτε να συντονίσετε τα ορόσημα δημιουργώντας μια εξάρτηση μεταξύ των ορόσημων ή αντιγράφοντας και επικολλώντας τις εργασίες ορόσημου από το κύριο έργο σε κάθε δευτερεύον έργο.

• Το έργο σας έχει πολλούς ενδιαφερόμενους που ενδιαφέρονται για διαφορετικά τμήματα του έργου.     Όταν οι χρήστες θέλουν να δουν διαφορετικές λεπτομέρειες, οι διαχειριστές έργου μπορούν να τοποθετήσουν όλα τα αρχεία έργου σε ένα διακομιστή και να προσαρμόσουν διαφορετικές προβολές για διάφορους ενδιαφερόμενους. Το ίδιο αρχείο έργου μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως δευτερεύον έργο σε διαφορετικά κύρια έργα για την προσαρμογή των πληροφοριών που εμφανίζονται.

• Θέλετε τα δευτερεύοντα έργα σας να είναι μόνο για ανάγνωση.     Μπορείτε να διατηρήσετε πρόσθετο έλεγχο σε τμήματα ενός έργου, μετακινώντας εργασίες σε ένα δευτερεύον έργο και περιορίζοντας την πρόσβαση σε βασικά άτομα.

• Θέλετε να αναλύσετε την κρίσιμη διαδρομή για κάθε φάση εκτός από το συνολικό έργο.     Κάθε μεμονωμένο έργο περιέχει ένα κρίσιμη διαδρομή. Η ενοποίηση πολλών έργων σε ένα κύριο έργο διευκολύνει την προβολή της συνολικής εικόνας ως πολλών κρίσιμων διαδρομών στο κύριο έργο, διατηρώντας παράλληλα ξεχωριστές κρίσιμες διαδρομές για κάθε δευτερεύον έργο.

Εργασία με δευτερεύοντα έργα σε κύριο έργο

Όταν εισάγετε ένα δευτερεύον έργο σε ένα κύριο έργο, το δευτερεύον έργο αναπαρίσταται ως εργασία σύνοψης στη λίστα εργασιών και εμφανίζεται μια ένδειξη εικονιδίου έργου στο πεδίο Δείκτες . Το δευτερεύον έργο έχει εσοχή στο επίπεδο διάρθρωσης της γραμμής όπου το εισάγετε, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε εσοχή ή προεξοχή, ακριβώς όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη εργασία. Επειδή το δευτερεύον έργο αναπαρίσταται ως εργασία σύνοψης, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τις συνοπτικές πληροφορίες του, αλλά μπορείτε να αναπτύξετε τη διάρθρωση για να εμφανίσετε τις εργασίες του δευτερεύοντος έργου και να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες έργου στο κύριο αρχείο έργου.

Όταν αποθηκεύετε το κύριο έργο, οι αλλαγές στο δευτερεύον έργο αποθηκεύονται επίσης στο αρχείο προέλευσης του δευτερεύοντος έργου. Εάν θέλετε να εργαστείτε απευθείας στο αρχείο προέλευσης χωρίς να ανοίξετε το κύριο αρχείο έργου, οι αλλαγές στο αρχείο προέλευσης του δευτερεύοντος έργου ενημερώνονται αυτόματα στο κύριο αρχείο έργου.

Πώς επηρεάζονται οι πόροι όταν συνδυάζετε αρχεία

Μετά τη συνένωση αρχείων σε ένα κύριο αρχείο έργου, οι πόροι και για τα δύο αρχεία παραμένουν ξεχωριστοί, ακριβώς όπως οι εργασίες σε ένα δευτερεύον έργο παραμένουν στο δευτερεύον έργο. Μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες πόρων στο κύριο έργο και οι αλλαγές θα αναπαραχθούν στο αρχείο προέλευσης του δευτερεύοντος έργου. Μπορείτε να προβάλετε όλους τους πόρους του κύριου έργου και των δευτερευόντων έργων μαζί στην προβολή Φύλλο πόρων , αλλά δεν μπορείτε να αντιστοιχίσετε έναν πόρο σε οποιοδήποτε άλλο έργο εκτός από το δευτερεύον έργο από το οποίο προήλθε.

Άλλοι τρόποι συνδυασμού αρχείων

• Συνολική εικόνα μη συσχετισμένων αρχείων

• Δημιουργία χώρου εργασίας για αρχεία έργου

Τα κύρια έργα και τα δευτερεύοντα έργα σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια ιεραρχία έργων που αντικατοπτρίζουν τη σχέση μεταξύ τους και, σε ορισμένες περιπτώσεις, τη δομή της εταιρείας σας. Ωστόσο, ενδέχεται να έχετε άλλους λόγους για τη συνένωση αρχείων έργου. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να τις συνδυάσετε προσωρινά για μια γρήγορη αναθεώρηση ή για εκτύπωση.

Συνολική εικόνα μη συσχετισμένων αρχείων

Χρησιμοποιήστε ενοποιημένα αρχεία εάν έχετε πολλά αρχεία που θέλετε να συνδυάσετε σε ένα παράθυρο, είτε τα αρχεία σχετίζονται είτε όχι. Ο συνδυασμός μη συσχετισμένων αρχείων σε ένα ενοποιημένο έργο διευκολύνει την προβολή πληροφοριών από πολλά έργα σε διάφορες προβολές και την εκτύπωσή τους. Μπορείτε να ενοποιήσετε αρχεία έργου εάν πρέπει να παρακολουθείτε πολλά τρέχοντα έργα, όπως όταν αναπτύσσετε διαφορετικά προϊόντα ταυτόχρονα. Μπορείτε να ταξινομήσετε και να ομαδοποιήσετε κατά ονόματα προϊόντων, προθεσμίες έργων και διαχειριστές, προκειμένου να βρείτε και να αξιολογήσετε τις συγκεκριμένες πληροφορίες που χρειάζεστε. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτυπώσετε ένα προβολή γραφήματος Gantt που περιλαμβάνει όλα τα έργα σας.

Δημιουργία χώρου εργασίας

Μια εναλλακτική λύση για τη συνολική εικόνα έργων είναι η δημιουργία ενός χώρου εργασίας που περιέχει μεμονωμένα αρχεία έργου, το καθένα ανοιχτό στο δικό του παράθυρο. Χρησιμοποιήστε ένα χώρο εργασίας εάν εργάζεστε συχνά με τα ίδια αρχεία έργου και δεν θέλετε να τα ενοποιήσετε σε ένα μεγάλο έργο.

Όταν ανοίγετε τα αρχεία και, στη συνέχεια, τα αποθηκεύετε ως χώρο εργασίας, το Project αποθηκεύει τα αρχεία και τις τρέχουσες ρυθμίσεις τους σε ένα μόνο αρχείο χώρου εργασίας. Στη συνέχεια, όταν ανοίγετε το αρχείο χώρου εργασίας, ανοίγετε όλα τα αρχεία που περιλαμβάνονται ταυτόχρονα. Κάθε έργο έχει το δικό του κουμπί στη γραμμή εργασιών, διευκολύνοντας τη μετάβαση από ένα έργο σε ένα άλλο.

Για να δημιουργήσετε ένα χώρο εργασίας, επιλέξτε ή ανοίξτε τα αρχεία έργου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο >Αποθήκευση χώρου εργασίας.

Αρχή της σελίδας