Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο πίνακα ή για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα σε μια βάση δεδομένων της Access. Οι προεπιλεγμένες τιμές που ορίζετε θα εμφανίζονται στο πεδίο ή στο στοιχείο ελέγχου κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα εγγραφή στη βάση δεδομένων σας.
Σε αυτό το άρθρο
Κατανόηση προεπιλεγμένων τιμών
Προσθέτετε μια προεπιλεγμένη τιμή σε ένα πεδίο πίνακα ή στοιχείο ελέγχου φόρμας κάθε φορά που θέλετε η Access να εισάγει αυτόματα μια τιμή σε μια νέα εγγραφή. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε την Access να προσθέτει πάντα την τρέχουσα ημερομηνία στις νέες παραγγελίες.
Συνήθως, προσθέτετε μια προεπιλεγμένη τιμή στα πεδία του πίνακα. Μπορείτε να προσθέσετε την τιμή ανοίγοντας τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης και, στη συνέχεια, πληκτρολογώντας μια τιμή στην ιδιότητα Προεπιλεγμένη τιμή για το πεδίο. Εάν ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο πίνακα, η Access εφαρμόζει την τιμή σας σε όλα τα στοιχεία ελέγχου που βασίζετε σε αυτό το πεδίο. Εάν δεν συνδέετε ένα στοιχείο ελέγχου σε ένα πεδίο πίνακα ή συνδέεστε με δεδομένα σε άλλους πίνακες, ορίζετε μια προεπιλεγμένη τιμή για τα ίδια τα στοιχεία ελέγχου φόρμας.
Μπορείτε να ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για πεδία πίνακα που έχουν οριστεί στους τύπους δεδομένων "Σύντομο κείμενο", "Μεγάλο κείμενο", "Αριθμός", "Ημερομηνία/Ώρα", "Νομισματική μονάδα", "Ναι/Όχι" και "Υπερ-σύνδεση". Εάν δεν δώσετε μια τιμή, το πεδίο παραμένει null (κενό) μέχρι να εισαγάγετε μια τιμή. Αφού ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή, η Access εφαρμόζει αυτή την τιμή σε τυχόν νέες εγγραφές που προσθέτετε. Εάν θέλετε, μπορείτε να αλλάξετε την τιμή μιας εγγραφής από την προεπιλεγμένη τιμή σε μια άλλη τιμή, εκτός εάν ένας κανόνας επικύρωσης το απαγορεύει αυτό.
Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής για ένα πεδίο πίνακα
Όταν ορίζετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο πίνακα, τα στοιχεία ελέγχου που δεσμεύετε σε αυτό το πεδίο θα εμφανίζουν την προεπιλεγμένη τιμή.
Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να αλλάξετε.
-
Στην καρτέλα Γενικά , πληκτρολογήστε μια τιμή στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή .
Η τιμή που μπορείτε να εισαγάγετε εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων που έχει οριστεί για το πεδίο. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε =Date() για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας. Για παραδείγματα προεπιλεγμένων τιμών, ανατρέξτε στην ενότητα Παραδείγματα προεπιλεγμένων τιμών, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.
-
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.
Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής για ένα στοιχείο ελέγχου
Συνήθως, ορίζετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα στοιχείο ελέγχου μόνο όταν δεν συνδέετε αυτό το στοιχείο ελέγχου σε ένα πεδίο πίνακα ή όταν συνδέεστε με δεδομένα σε έναν άλλο πίνακα.
Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στη φόρμα που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο ελέγχου που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες ή πατήστε το πλήκτρο F4.
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Όλα στο φύλλο ιδιοτήτων, εντοπίστε την ιδιότητα Προεπιλεγμένη τιμή και, στη συνέχεια, εισαγάγετε την προεπιλεγμένη τιμή.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Ορισμός προεπιλεγμένης γραμμής για ένα πλαίσιο λίστας ή σύνθετο πλαίσιο
Από προεπιλογή, τα στοιχεία ελέγχου πλαισίου λίστας και σύνθετου πλαισίου εμφανίζουν δύο τύπους λίστας: λίστες τιμών και λίστες αναζήτησης. Μια λίστα τιμών είναι μια ενσωματωμένη στον κώδικα λίστα στοιχείων που βρίσκεται στην ιδιότητα Προέλευση γραμμής ενός πλαισίου λίστας ή στοιχείου ελέγχου σύνθετου πλαισίου. Αντίθετα, μια λίστα αναζήτησης λαμβάνει τα δεδομένα της από ένα πεδίο αναζήτησης (ένα πεδίο που χρησιμοποιεί ένα ερώτημα για την ανάκτηση δεδομένων από έναν άλλο πίνακα) και, στη συνέχεια, φορτώνει αυτά τα δεδομένα σε ένα στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου.
Για λίστες τιμών και λίστες αναζήτησης, μπορείτε να καθορίσετε ποιο στοιχείο λίστας εμφανίζεται από προεπιλογή, αλλά ακολουθείτε μια διαφορετική διαδικασία για κάθε τύπο λίστας. Τα παρακάτω βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να ορίσετε προεπιλεγμένες τιμές για μια λίστα τιμών και μια λίστα αναζήτησης.
Ορισμός προεπιλογής για μια λίστα τιμών
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στη φόρμα που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε δεξί κλικ στο πλαίσιο λίστας ή στο στοιχείο ελέγχου πλαισίου κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες ή πατήστε το πλήκτρο F4.
-
Βεβαιωθείτε ότι η ιδιότητα Προέλευση γραμμής περιέχει μια λίστα τιμών. Τα στοιχεία σε μια λίστα τιμών περιβάλλονται από διπλά εισαγωγικά και διαχωρίζονται με ελληνικά ερωτηματικά. Για παράδειγμα, μπορεί να δείτε μια λίστα όπως αυτή: "Καλή";" Δίκαιη";" Φτωχοί".
-
Εάν η ιδιότητα Προέλευση γραμμής περιέχει ένα ερώτημα (μια συμβολοσειρά κειμένου που αρχίζει με SELECT), μεταβείτε στο επόμενο σύνολο βημάτων.
-
Στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή , πληκτρολογήστε τα εξής:
[control_name]. ItemData(n)
Σε αυτή την περίπτωση, control_name είναι το όνομα του πλαισίου λίστας ή του στοιχείου ελέγχου σύνθετου πλαισίου και n είναι ο αριθμός του στοιχείου λίστας που θέλετε να ορίσετε ως προεπιλεγμένο. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του στοιχείου ελέγχου, δείτε την τιμή στην ιδιότητα Name , που βρίσκεται στο επάνω μέρος του φύλλου ιδιοτήτων.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου με το όνομα Κάτοχος και θέλετε να χρησιμοποιήσετε την τρίτη τιμή στη λίστα ως προεπιλεγμένη τιμή. Πληκτρολογήστε τα εξής στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή :
[Κάτοχος]. ItemData(2)
Πληκτρολογείτε 2 αντί για 3 , επειδή το ItemData βασίζεται στο μηδέν, που σημαίνει ότι αρχίζει να μετράει στο μηδέν, όχι σε ένα.
-
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, επιστρέψτε στην προβολή φόρμας. Η επιλεγμένη προεπιλεγμένη τιμή θα πρέπει να εμφανίζεται στη λίστα ή στο σύνθετο πλαίσιο όταν προσθέτετε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων σας.
Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής για μια λίστα αναζήτησης
-
Ανοίξτε τον πίνακα που παρέχει τα δεδομένα προέλευσης για το πεδίο αναζήτησης σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Σημειώστε την τιμή κλειδιού που σχετίζεται με το στοιχείο που θέλετε να ορίσετε ως προεπιλεγμένη τιμή.
Σημείωση: Από προεπιλογή, η Access αποκρύπτει πεδία πρωτεύοντος και εξωτερικού κλειδιού. Εάν δεν βλέπετε το πεδίο κλειδιού, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί στη γραμμή κεφαλίδας του πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογή Επανεμφάνιση στηλών και, στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το πεδίο κλειδιού και κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που περιέχει το πεδίο αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Επιλέξτε το πεδίο αναζήτησης και, στην καρτέλα Γενικά , στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή , πληκτρολογήστε την τιμή κλειδιού που σημειώσατε στα βήματα 1 και 2. Αυτή είναι η τιμή που αντιστοιχεί στο στοιχείο λίστας που θέλετε να ορίσετε ως προεπιλεγμένη.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε 10 προμηθευτές και θέλετε το όνομα του προμηθευτή που χρησιμοποιείτε περισσότερο να εμφανίζεται από προεπιλογή. Για να το κάνετε αυτό, εντοπίστε την τιμή κλειδιού που προσδιορίζει μοναδικά τον προμηθευτή και καταχωρείτε αυτήν την τιμή κλειδιού στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή του πεδίου εξωτερικού κλειδιού.
-
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας, μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων και εισαγάγετε μια νέα εγγραφή. Η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται στο πεδίο αναζήτησης όταν προσθέτετε την εγγραφή.
Παραδείγματα προεπιλεγμένων τιμών
Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει και περιγράφει ορισμένες προεπιλεγμένες τιμές. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτά τα παραδείγματα για χρήση με τα δικά σας δεδομένα.
|
Παράσταση |
Προεπιλεγμένη τιμή πεδίου |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"Νέα Υόρκη, N.Y." |
Νέα Υόρκη, Ν.Υ. (σημειώστε ότι πρέπει να περικλείσετε την τιμή σε εισαγωγικά εάν περιλαμβάνει σημεία στίξης) |
|
"" |
Συμβολοσειρά μηδενικού μήκους |
|
Date( ) |
Η σημερινή ημερομηνία |
|
=Ναι |
Εμφανίζεται η ένδειξη "Ναι" στην τοπική γλώσσα του υπολογιστή |
