Οδηγός για τη σχεδίαση αναφορών

Σκιτσάρισμα της έκθεσής σας

Αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο — ίσως διαπιστώσετε ότι ο Οδηγός εκθέσεων της Access ή το εργαλείο Έκθεση (και τα δύο είναι διαθέσιμα στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Εκθέσεις) παρέχουν επαρκή σχεδίαση εκκίνησης για την έκθεσή σας. Ωστόσο, εάν αποφασίσετε να σχεδιάσετε την έκθεσή σας χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να δημιουργήσετε ένα πρόχειρο σκίτσο της έκθεσής σας σε ένα κομμάτι χαρτί σχεδιάζοντας ένα πλαίσιο όπου οδηγεί κάθε πεδίο και γράφοντας το όνομα πεδίου σε κάθε πλαίσιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα όπως το Word ή το Visio για να δημιουργήσετε μια μακέτα της αναφοράς. Όποια μέθοδο και αν χρησιμοποιείτε, φροντίστε να συμπεριλάβετε αρκετές γραμμές για να υποδείξετε τον τρόπο επανάληψης των δεδομένων.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή για πληροφορίες σχετικά με το προϊόν, στη συνέχεια πολλές επαναλαμβανόμενες γραμμές για τις πωλήσεις αυτού του προϊόντος και, τέλος, μια σειρά συνόλων πωλήσεων για το προϊόν. Στη συνέχεια, η ακολουθία επαναλαμβάνεται για το επόμενο προϊόν και ούτω καθεξής μέχρι το τέλος της αναφοράς. Εναλλακτικά, ίσως η αναφορά σας είναι μια απλή λίστα των δεδομένων στον πίνακα, οπότε το σχέδιό σας μπορεί να περιέχει μόνο μια σειρά γραμμών και στηλών.

Αφού δημιουργήσετε το σχέδιό σας, προσδιορίστε ποιον πίνακα ή πίνακες περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στην έκθεση. Εάν όλα τα δεδομένα περιέχονται σε έναν πίνακα, μπορείτε να βασίσετε την έκθεσή σας απευθείας σε αυτόν τον πίνακα. Πιο συχνά, τα δεδομένα που θέλετε αποθηκεύονται σε πολλούς πίνακες που πρέπει να συγκεντρώσετε σε ένα ερώτημα, για να μπορέσετε να τα εμφανίσετε στην έκθεση. Το ερώτημα μπορεί να ενσωματωθεί στην ιδιότητα RecordSource της αναφοράς ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό, αποθηκευμένο ερώτημα και να βασίσετε την αναφορά σε αυτό.

Αποφασίστε ποια δεδομένα θα τοποθετήσετε σε κάθε ενότητα αναφοράς

Κάθε αναφορά έχει μία ή περισσότερες ενότητες αναφορών. Η ενότητα που υπάρχει σε κάθε αναφορά είναι η ενότητα "Λεπτομέρειες". Αυτή η ενότητα επαναλαμβάνεται μία φορά για κάθε εγγραφή στον πίνακα ή το ερώτημα όπου βασίζεται η έκθεση. Άλλες ενότητες είναι προαιρετικές και επαναλαμβάνονται λιγότερο συχνά και χρησιμοποιούνται συνήθως για την εμφάνιση πληροφοριών που είναι κοινές σε μια ομάδα εγγραφών, μια σελίδα της έκθεσης ή ολόκληρης της αναφοράς.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει πού βρίσκεται κάθε ενότητα και πώς χρησιμοποιείται συνήθως η ενότητα.

Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη ή κατάργηση ενότητας κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή σελίδας σε αυτό το άρθρο. Μπορείτε να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου ομάδας χρησιμοποιώντας το παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο σε προβολή διάταξης ή σε προβολή σχεδίασης.

Αποφασίστε πώς θα τακτοποιήσετε τα δεδομένα λεπτομερειών

Οι περισσότερες αναφορές τακτοποιούνται είτε σε πίνακα είτε σε σωρευμένη διάταξη, αλλά Access σάς δίνει την ευελιξία να χρησιμοποιήσετε σχεδόν οποιαδήποτε διάταξη των εγγραφών και των πεδίων που θέλετε.

Διάταξη σε μορφή πίνακα    Μια διάταξη πίνακα είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι ετικέτες βρίσκονται στο επάνω μέρος και τα δεδομένα στοιχίζονται σε στήλες κάτω από τις ετικέτες. Ο πίνακας αναφέρεται στην εμφάνιση των δεδομένων που μοιάζουν με πίνακα. Αυτός είναι ο τύπος αναφοράς που δημιουργεί Access όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Αναφορά στην ομάδα Αναφορές της καρτέλας Δημιουργία. Η διάταξη σε μορφή πίνακα είναι καλή εάν η έκθεσή σας έχει σχετικά μικρό αριθμό πεδίων που θέλετε να εμφανίζονται σε απλή μορφή λίστας. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μιας διάταξης πίνακα.

Διάταξη σε στοίβα    Μια σωρευμένη διάταξη μοιάζει με μια φόρμα που συμπληρώνετε όταν ανοίγετε έναν τραπεζικό λογαριασμό ή κάνετε μια αγορά από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα λιανικής πώλησης. Κάθε τμήμα δεδομένων έχει την ετικέτα και τα πεδία σωρευμένα το ένα επάνω στο άλλο. Αυτή η διάταξη είναι καλή για αναφορές που περιέχουν πάρα πολλά πεδία ώστε να εμφανίζονται σε μορφή πίνακα — δηλαδή, το πλάτος των στηλών θα υπερβαίνει το πλάτος της έκθεσης. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μιας διάταξης σε στοίβα.

Μεικτή διάταξη    Μπορείτε να συνδυάσετε στοιχεία διάταξης πίνακα και σωρευμένων διατάξεων. Για παράδειγμα, για κάθε εγγραφή, μπορείτε να τακτοποιήσετε ορισμένα από τα πεδία σε μια οριζόντια γραμμή στο επάνω μέρος της ενότητας Λεπτομέρειες και να τακτοποιήσετε άλλα πεδία από την ίδια εγγραφή σε μία ή περισσότερες σωρευμένες διατάξεις κάτω από την επάνω γραμμή. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση μεικτής διάταξης. Τα πεδία "Αναγνωριστικό", "Επώνυμο" και "Όνομα" τακτοποιούνται σε διάταξη στοιχείου ελέγχου σε μορφή πίνακα και τα πεδία "Τίτλος εργασίας" και "Τηλέφωνο εργασίας" τακτοποιούνται σε διάταξη στοίβας. Σε αυτό το παράδειγμα, οι γραμμές πλέγματος χρησιμοποιούνται για να παρέχουν έναν οπτικό διαχωρισμό των πεδίων για κάθε υπάλληλο.

Διάταξη με στοίχιση    Εάν χρησιμοποιείτε τον "Οδηγό εκθέσεων" για να δημιουργήσετε την έκθεση, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια διάταξη με στοίχιση. Αυτή η διάταξη χρησιμοποιεί το πλήρες πλάτος της σελίδας για να εμφανίσει τις εγγραφές όσο το δυνατόν πιο συμπυκνωτικά. Φυσικά, μπορείτε να επιτύχετε τα ίδια αποτελέσματα χωρίς να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό εκθέσεων", αλλά μπορεί να είναι μια επίπονη διαδικασία για να ευθυγραμμίσετε ακριβώς τα πεδία. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με χρήση της διάταξης με στοίχιση του Οδηγού εκθέσεων.

Η διάταξη με στοίχιση είναι μια καλή διάταξη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν εμφανίζετε μεγάλο αριθμό πεδίων στην έκθεση. Στο προηγούμενο παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσετε μια διάταξη πίνακα για να εμφανίσετε τα ίδια δεδομένα, τα πεδία εκτείνονται εκτός του άκρου της σελίδας. Εάν χρησιμοποιείτε σωρευμένη διάταξη, κάθε εγγραφή καταλαμβάνει πολύ περισσότερο κατακόρυφο χώρο, γεγονός που σπαταλά χαρτί και καθιστά την αναφορά πιο δυσανάγνωστη.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή σελίδας

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

2. Επαληθεύστε ποιες ενότητες βρίσκονται ήδη στην αναφορά. Τα τμήματα διαχωρίζονται με σκιασμένες οριζόντιες γραμμές που ονομάζονται επιλογείς ενοτήτων. Η ετικέτα σε κάθε επιλογέα ενότητας υποδεικνύει ποια είναι η ενότητα ακριβώς κάτω από αυτήν.

   

   Κάθε έκθεση έχει μια ενότητα "Λεπτομέρειες" και μπορεί επίσης να περιέχει ενότητες κεφαλίδας αναφοράς, κεφαλίδας σελίδας, υποσέλιδου σελίδας και υποσέλιδου έκθεσης. Επιπλέον, εάν υπάρχουν επίπεδα ομαδοποίησης στην έκθεση, μπορεί να δείτε κεφαλίδες ή υποσέλιδα ομάδας (όπως η κεφαλίδα "Αρχείο ως" που φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα). Από προεπιλογή, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα ομάδας ονομάζονται χρησιμοποιώντας το όνομα πεδίου ή την παράσταση που είναι η βάση της ομάδας. Σε αυτή την περίπτωση, το όνομα του πεδίου ομαδοποίησης είναι "Αρχείο ως".

3. Για να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας ή ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς στην έκθεσή σας, κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε επιλογέα ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεφαλίδα/Υποσέλιδο σελίδας ή Κεφαλίδα/Υποσέλιδο αναφοράς στο μενού συντόμευσης.

   Προσοχή: Εάν η ενότητα υπάρχει ήδη στην έκθεση, η Access σάς προειδοποιεί ότι θα διαγράψει την υπάρχουσα ενότητα και τα στοιχεία ελέγχου που περιέχει.

   Τώρα μπορείτε να μετακινήσετε υπάρχοντα στοιχεία ελέγχου ή να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου στις νέες ενότητες.

Access προσθέτει πάντα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας και αναφοράς σε ζεύγη. Δηλαδή, δεν μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα κεφαλίδας σελίδας ή έκθεσης χωρίς να προσθέσετε επίσης την αντίστοιχη ενότητα υποσέλιδου. Εάν δεν χρειάζεστε και τις δύο ενότητες, δεν μπορείτε να διαγράψετε μια ενότητα, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείτε σε ύψος μηδέν (0), για να αποφύγετε την προσθήκη επιπλέον κατακόρυφων διαστημάτων στην έκθεσή σας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο κάτω μέρος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείται μέχρι να μετατραπεί σε διπλό βέλος και, στη συνέχεια, σύρετε προς τα επάνω μέχρι να γίνει κρυφή η ενότητα. Εάν υπάρχουν στοιχεία ελέγχου στην ενότητα, πρέπει να τα διαγράψετε για να μπορέσετε να αποκρύψετε πλήρως την ενότητα.

Κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς ή σελίδας

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

2. Κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε επιλογέα ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεφαλίδα/Υποσέλιδο σελίδας ή Κεφαλίδα/Υποσέλιδο αναφοράς στο μενού συντόμευσης .

Εάν καταργείτε ένα ζεύγος κεφαλίδας και υποσέλιδου και αυτές οι ενότητες περιέχουν στοιχεία ελέγχου, Access σας προειδοποιεί ότι η διαγραφή των ενοτήτων θα διαγράψει επίσης τα στοιχεία ελέγχου και ότι δεν θα μπορείτε να αναιρέσετε την ενέργεια. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να καταργήσετε τις ενότητες και να διαγράψετε τα στοιχεία ελέγχου ή κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να ακυρώσετε τη λειτουργία.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός στυλ μορφοποίησης για ένα πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου

1. Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει το πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Μορφοποίηση , στην ομάδα Γραμματοσειρά , κάντε κλικ στο στυλ μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε.

   Access εφαρμόζει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο στο πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου στο οποίο δεν έχει εφαρμοστεί ήδη αυτός ο τύπος (αλλά όχι η τιμή) της μορφοποίησης σε μια προβολή που υποστηρίζει καταχώρηση δεδομένων, όπως προβολή φύλλου δεδομένων για έναν πίνακα ή ερώτημα ή προβολή φόρμας για μια φόρμα. Για παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο έχει μορφοποιηθεί με κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς και εφαρμόσετε ένα μπλε χρώμα γραμματοσειράς στο πλαίσιο κειμένου, Access μετατρέπει όλο το κείμενο σε μπλε, εκτός από αυτό που έχει μορφοποιηθεί ξεχωριστά ως κόκκινο. Ένα άλλο παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο είναι μορφοποιημένο με μέγεθος γραμματοσειράς 11 στιγμών και εφαρμόσετε μέγεθος γραμματοσειράς 14 στιγμών στο πλαίσιο κειμένου, Access εφαρμόζει το μέγεθος γραμματοσειράς 14 στιγμών σε όλο το κείμενο, εκτός από αυτό που έχει μορφοποιηθεί μεμονωμένα στις 11 στιγμές.

   Πεδία "Συνημμένο"    Τα πεδία συνημμένου χρησιμοποιούν ένα ειδικό στοιχείο ελέγχου που δεν χρησιμοποιείται για οποιονδήποτε άλλο τύπο δεδομένων. Μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία σε μια εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα μόνο πεδίο συνημμένου, αλλά το πεδίο μπορεί να εμφανίσει πληροφορίες μόνο για ένα συνημμένο κάθε φορά. Από προεπιλογή, το στοιχείο ελέγχου επισύναψης εμφανίζει ένα εικονίδιο ή μια εικόνα, ανάλογα με τον τύπο αρχείου του συνημμένου που εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή από το στοιχείο ελέγχου. Εάν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες για το στοιχείο ελέγχου επισύναψης έτσι ώστε όλα τα συνημμένα αρχεία να εμφανίζονται ως εικονίδια ή έτσι ώστε το πεδίο να εμφανίζει απλώς ένα εικονίδιο συνδετήρα και τον αριθμό των συνημμένων. Με την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείτε ήδη ένα στοιχείο ελέγχου επισύναψης στην έκθεσή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη διαδικασία για να προσαρμόσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου για διαφορετικές χρήσεις του στοιχείου ελέγχου.

Ορισμός των ιδιοτήτων εμφάνισης για ένα πεδίο συνημμένου

1. Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου επισύναψης. Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε F4 για να το εμφανίσετε. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφή .

   Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα ως οδηγό για να ορίσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου επισύναψης.

   Ιδιότητα	Ρύθμιση
   Εμφάνιση ως	Η επιλογή Εικόνα/Εικονίδιο εμφανίζει τα γραφικά ως εικόνες και όλα τα άλλα αρχεία ως εικονίδια. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση. Το εικονίδιο εμφανίζει όλα τα αρχεία ως εικονίδια. Ο συνδετήρας εμφανίζει ένα εικονίδιο συνδετήρα ακολουθούμενο από τον αριθμό των συνημμένων σε παρενθέσεις.
   Προεπιλεγμένη εικόνα	Για να εμφανίζεται μια προεπιλεγμένη εικόνα στο στοιχείο ελέγχου επισύναψης όταν δεν υπάρχουν συνημμένα αρχεία, κάντε κλικ στην επιλογή στο πλαίσιο ιδιότητας, μεταβείτε στην εικόνα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Σημείωση: Η προεπιλεγμένη εικόνα δεν εμφανίζεται εάν η ιδιότητα Εμφάνιση ως έχει οριστεί σε Συνδετήρας.
   Στοίχιση εικόνας	Επιλέξτε τη στοίχιση που θέλετε από τη λίστα. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι Κέντρο. Η προσαρμογή αυτής της ρύθμισης μπορεί να προκαλέσει μη αναμενόμενα αποτελέσματα, ανάλογα με τη ρύθμιση της ιδιότητας Λειτουργία μεγέθους εικόνας .
   Λειτουργία μεγέθους εικόνας	Αυτή η ρύθμιση είναι διαθέσιμη μόνο εάν η ιδιότητα Εμφάνιση ως έχει οριστεί σε Εικόνα/Εικονίδιο. Το απόσπασμα εμφανίζει την εικόνα στο πραγματικό της μέγεθος. Η εικόνα περοπτίζεται εάν είναι πολύ μεγάλη για να χωρέσει μέσα στο στοιχείο ελέγχου. Η επέκταση τεντώνει την εικόνα έτσι ώστε να γεμίσει ολόκληρο το στοιχείο ελέγχου. Σημείωση: Εκτός εάν το στοιχείο ελέγχου επισύναψης έχει το ίδιο ακριβές μέγεθος με την εικόνα, η χρήση αυτής της ρύθμισης θα παραμορφώσει την εικόνα, ώστε να εμφανίζεται απλωμένη είτε κατακόρυφα είτε οριζόντια. Το ζουμ εμφανίζει την εικόνα όσο το δυνατόν μεγαλύτερο χωρίς περικοπή ή παραμόρφωση της εικόνας. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

3. Εάν χρησιμοποιείτε το στοιχείο ελέγχου για την εμφάνιση γραφικών, προσαρμόστε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου επισύναψης, ώστε να μπορείτε να δείτε την ποσότητα των λεπτομερειών που θέλετε.

Αρχή της σελίδας